SharePoint vs Box: ¿qué plataforma de gestión documental encaja mejor con su equipo en 2026?

Actualizado en septiembre de 2026

Si usted gestiona documentos en una empresa mediana en 2026, probablemente esté eligiendo entre dos tipos de software muy distintos. SharePoint ya no es algo que se compre por separado. Es un componente que llega incluido en el plan de Microsoft 365 que su empresa ya paga por el correo, Teams y las aplicaciones de Office. Box es lo opuesto: un producto independiente que usted evalúa, presupuesta e implementa a propósito, precisamente porque el almacenamiento de archivos, el uso compartido externo y la seguridad del contenido merecen su propia partida.

Esa diferencia importa más este año que antes. Microsoft retiró en 2026 los planes independientes de SharePoint Online, así que la opción de "solo SharePoint" en la que algunos equipos confiaron durante años ya no está a la venta para compradores nuevos. Y la promesa estrella de Box de "almacenamiento ilimitado", con la que se mide a todos los competidores, solo entra en vigor una vez superado el nivel de entrada, un detalle con el que la página de marketing no abre. Si usted es director de TI, responsable de registros o responsable de operaciones y está decidiendo si apoyarse más en la suscripción de Microsoft 365 que ya tiene o incorporar una plataforma de contenido dedicada, aquí están las cuentas honestas de ambas, incluido lo que cambió del lado de Microsoft este año y lo que dice la propia página de precios de Box una vez que se lee más allá de la cifra principal. Para la visión completa de la categoría, consulte El mejor software de gestión documental en 2026.

TL;DR

Para quién está diseñada realmente cada plataforma

SharePoint rara vez tiene un único "comprador" deliberado. Viene dentro de la suscripción de Microsoft 365 que un administrador de TI ya renovó por el correo y Office, y se crea un sitio la primera vez que un equipo necesita un lugar donde poner archivos compartidos. Casi nadie realiza una evaluación formal de plataforma documental antes de adoptarlo, porque nunca se eligió, se heredó.

El comprador de Box es distinto. Suele ser seguridad de TI, operaciones legales o un responsable de contenido o registros que tiene una razón concreta por la que una unidad compartida genérica no basta: enviar rutinariamente archivos grandes a clientes o proveedores, necesitar controles de acceso basados en clasificación o no querer confiar en el uso compartido de "cualquiera con el enlace" para contenido regulado.

Datos Clave

• Microsoft puso fin el 31 de mayo de 2026 a las compras nuevas de SharePoint Online Plan 1 y Plan 2 independientes, y de OneDrive for Business Plan 1 y Plan 2. Las renovaciones de los clientes existentes continúan solo hasta enero de 2027, con el fin del servicio en diciembre de 2029, según el anuncio de Partner Center de Microsoft.
• La cuota total de almacenamiento de SharePoint por organización es calculada, no ilimitada: 1TB más 10GB por cada licencia de SharePoint adquirida, con un exceso valorado en torno a $0.20 por gigabyte al mes, según la propia documentación de límites de SharePoint Online de Microsoft.
• La afirmación de "almacenamiento ilimitado" de Box es genuina, pero solo desde el nivel Business ($15/usuario/mes, facturado anualmente). Business Starter, el nivel de entrada de $5/usuario/mes, llega a un tope de 100GB, según la propia página de precios de Box.
• Todo plan de pago de Box, incluido Business Starter, tiene un mínimo de 3 usuarios, así que un equipo de 1 o 2 personas no puede comprar un plan empresarial de Box en ningún nivel, según la página de precios de Box.
• Los empleados dedican en promedio 1.8 horas al día, 9.3 horas a la semana, a buscar y reunir información, según la investigación de McKinsey sobre la economía social, el impuesto exacto al que contribuye una plataforma documental mal gobernada.

El modelo de contenido subyacente: sitios y bibliotecas vs una única nube de contenido

Esta diferencia estructural condiciona casi todo lo demás en esta comparación.

SharePoint organiza el contenido en torno a sitios. Cada sitio tiene sus propias bibliotecas de documentos, carpetas y grupos de permisos, y una empresa mediana suele terminar con decenas de sitios, uno por equipo o proyecto, cada uno gobernado por quien lo creó. Los tipos de contenido y los metadatos administrados existen y se pueden configurar, pero en la práctica la mayoría de los sitios se gestionan con convenciones de carpetas y no con disciplina de metadatos, porque nada en la interfaz obliga a nadie a rellenar un campo de metadatos.

Box trata a toda la organización como una sola nube de contenido en lugar de una colección de sitios independientes. Sigue habiendo una jerarquía de carpetas, pero los permisos se establecen por archivo o carpeta mediante roles de colaborador con nombre (Owner, Co-owner, Editor, Viewer, Uploader, Previewer) en lugar de un modelo de permisos distinto para cada sitio. Existen plantillas de metadatos para los equipos que las quieran, pero son opcionales, no la columna vertebral obligatoria que son en un sistema centrado primero en metadatos.

Límites de almacenamiento y lo que cuestan realmente

Aquí es donde la reputación de ambas plataformas más se aleja de lo que realmente se publica.

El almacenamiento de SharePoint es un fondo calculado, no una cifra fija: 1TB por organización más 10GB por cada licencia de SharePoint adquirida. Con 25 usuarios con licencia, son 1.25TB de almacenamiento común de sitios. Con 100 usuarios, unos 2TB. Ese fondo está separado de la asignación de 1TB de OneDrive de cada usuario, y superarlo cuesta aproximadamente $0.20 por gigabyte al mes.

La historia de almacenamiento de Box es más sencilla una vez que se sabe dónde está la línea. Business Starter, el nivel de entrada anual de $5/usuario/mes, llega a un tope de 100GB en total, compartidos por toda la cuenta, no por usuario. El "almacenamiento ilimitado" empieza en Business ($15/usuario/mes anual) y se mantiene en todos los niveles superiores. Los límites de carga por archivo también escalan por nivel, de 2GB en Starter hasta 500GB en Enterprise Advanced.

Colaboración y uso compartido externo

Ambas plataformas permiten incorporar a personas externas a un archivo. La mecánica, y los supuestos por defecto, difieren.

El uso compartido externo de SharePoint funciona mediante la configuración de uso compartido del tenant de Microsoft 365 y las cuentas de invitado de Entra ID. Un enlace puede limitarse a "cualquiera", "personas de su organización" o "personas específicas", y un administrador controla cuáles de esas opciones están siquiera disponibles en todo el tenant. Funciona con fluidez cuando la parte externa también tiene una identidad de Microsoft con la cual autenticarse; se vuelve más torpe cuando no.

Box se construyó precisamente en torno a este escenario: compartir archivos grandes con personas que no tienen ninguna relación con su tenant. Cada archivo o carpeta recibe un rol de colaborador (Owner, Co-owner, Editor, Viewer, Uploader, Previewer), y cada enlace compartido puede llevar una contraseña, una fecha de vencimiento y una restricción de descarga, independientemente de que el destinatario tenga o no una cuenta de Box.

Seguridad y detección de amenazas: Microsoft Purview vs Box Shield

El cifrado en reposo y en tránsito es un mínimo en ambas plataformas. La brecha se abre en la capa superior: la detección de amenazas y el acceso basado en clasificación.

Las herramientas de seguridad más profundas de SharePoint funcionan mediante Microsoft Purview: etiquetas de confidencialidad, políticas de prevención de pérdida de datos y señales de riesgo interno. Un tenant de Business Premium obtiene DLP y etiquetado básicos; las herramientas más pesadas, clasificadores entrenables y gestión avanzada de riesgos internos, están tras una licencia E5 o un complemento independiente de Purview que la mayoría de los clientes medianos de nivel Business no tiene.

Box Shield es una compra aparte en todos los niveles, de Business Starter a Enterprise, según la propia página de Shield de Box. Añade detección de malware y ransomware basada en deep learning, controles de acceso basados en clasificación que restringen la descarga o la impresión de contenido sensible y alertas que se integran con herramientas SIEM y CASB. Box Shield Pro añade encima del nivel base un AI Classification Agent, un AI Threat Analysis Agent y la detección de actividad de ransomware.

Gobernanza, retención y eDiscovery

"Retención básica" y "las herramientas de retención que una auditoría de cumplimiento realmente pide" son dos puntos de precio distintos en ambas plataformas.

Las políticas de retención básicas de SharePoint vienen con los planes Business y Enterprise. La declaración de registros y el eDiscovery avanzado requieren una licencia Microsoft Purview E5 o el complemento independiente de Purview, algo que no se incluye en los planes Business Basic, Standard ni Premium que compra la mayoría de las empresas medianas.

Box Governance, que cubre las retenciones, la disposición y las retenciones legales, es un complemento de pago en todos los niveles, incluido Enterprise, según la propia página de precios de Box. Es un reflejo de Shield: las herramientas de nivel de gobernanza de Box se tarifican como un producto propio sin importar el plan base en el que esté.

Automatización de flujos de trabajo: Power Automate vs Box Automate

Llevar un documento del borrador a la aprobación es un ejercicio realmente distinto en cada plataforma.

Las opciones nativas de workflow de SharePoint son aprobaciones básicas integradas en las bibliotecas de documentos y en Teams, más Power Automate para cualquier cosa más elaborada. Power Automate puede construir flujos reales y sofisticados, pero los conectores premium y los niveles de uso superiores se licencian por separado del plan base de Microsoft 365.

El propio generador de workflows sin código de Box, que actualmente se llama Box Automate, se concentra en los niveles superiores. Business y Business Plus obtienen una automatización más ligera mediante integraciones de terceros (Zapier, conectores de Power Automate); el generador nativo aparece como "Advanced workflows" en Enterprise Plus, y los workflows agénticos completos con generación automática de documentos llegan solo en Enterprise Advanced, un nivel de contactar a ventas.

Ecosistema de aplicaciones y API

Las historias de integración de las dos plataformas apuntan en direcciones distintas: una es más profunda dentro de su propia suite, la otra está hecha para situarse bajo las de todos los demás.

El ecosistema de SharePoint es el propio de Microsoft: Teams, la Power Platform y la Microsoft Graph API, que rige cómo Copilot y cualquier otra herramienta de Microsoft 365 leen el contenido de SharePoint.

El ecosistema de Box es más neutral: Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace, Slack, DocuSign y un amplio marketplace de aplicaciones de terceros, conectados mediante una REST API con una asignación mensual de llamadas publicada, 50,000 llamadas/mes en Business y Business Plus, 100,000/mes en Enterprise y Enterprise Plus.

Funciones de AI: Microsoft 365 Copilot vs Box AI

Ambos proveedores restringen su función de AI a niveles específicos, y la lógica de esa restricción no es idéntica.

Microsoft 365 Copilot no está incluido en Business Basic ni en Apps for Business. Business Standard y Business Premium, los dos SKU citados a lo largo de este artículo a $23.50 y $32.00 por usuario al mes, incluyen Copilot directamente en ese precio en lugar de tarifarlo como un complemento aparte.

Box AI sigue una forma similar: no incluido en Business Starter, incluido como "Integrated Box AI" en Business y Business Plus, con topes explícitos de unidades de uso a partir de Enterprise: 1,000 unidades de AI al mes en Enterprise, 2,000 en Enterprise Plus y 20,000 en Enterprise Advanced.

Carga de administración: quién se encarga de esto día a día

Alguien tiene que ser responsable de cada plataforma, y las dos difieren en quién es y en qué se rompe si el rol queda vacante.

La administración de SharePoint está distribuida por diseño: un administrador global de Microsoft 365 gestiona el tenant, pero los propietarios de cada sitio, a menudo accidentales, controlan la estructura y los permisos del día a día dentro de sus propios sitios. Nadie hace cumplir de forma centralizada un estándar de nombres o de metadatos a menos que la organización construya deliberadamente una política de gobernanza de SharePoint sobre la plataforma.

Box concentra la administración en una consola central, con "Advanced admin controls" que llegan en Business Plus y se amplían en Enterprise. Un administrador con nombre suele ser responsable de los niveles de permiso, la política de Shield y las reglas de retención de Governance, en lugar de que esa responsabilidad se reparta entre decenas de propietarios de sitios accidentales.

Migración y dependencia del proveedor

Traer contenido rara vez es lo difícil en cualquiera de las dos plataformas. Sacarlo, o razonar cuánto costaría irse, es donde las dos divergen.

El contenido de SharePoint ya está dentro de su tenant si usted usa Microsoft 365 para cualquier otra cosa, así que en la práctica no hay migración para un equipo que solo necesita un lugar donde poner archivos. Exportar el contenido es sencillo para un único tenant mediante Microsoft Graph y las API de SharePoint, pero su capa documental sigue ligada a la decisión de renovación de Microsoft 365 que tome su empresa para el correo y Office.

Box es agnóstica respecto del contenido por diseño y un destino habitual de las herramientas de migración de gestión documental, con sincronización mediante clientes de escritorio, arrastrar y soltar o un socio de migración. El riesgo real de dependencia no es técnico, es la economía del almacenamiento: dejar un nivel de Box con almacenamiento ilimitado por una plataforma con medición en otro lugar puede ser un golpe real al presupuesto una vez que se ve el número real de gigabytes que se estaba almacenando.

Estructura de licencias y precios

Ninguno de los proveedores lo hace trivial, pero por razones distintas: uno ya no vende el producto por separado, el otro publica precios granulares por nivel con un mínimo de puestos asociado.

Microsoft puso fin por completo a SharePoint independiente. Las compras nuevas de SharePoint Online Plan 1 y Plan 2 independientes, y de OneDrive for Business Plan 1 y Plan 2, se detuvieron después del 31 de mayo de 2026; las renovaciones continúan solo hasta enero de 2027, con el fin del servicio en diciembre de 2029, según el anuncio de Partner Center de Microsoft. Los clientes nuevos obtienen SharePoint solo como parte de un plan empresarial de Microsoft 365: Business Basic a $7.00/usuario/mes, Apps for Business a $10.00/usuario/mes (sin Copilot), Business Standard con Copilot a $23.50/usuario/mes o Business Premium con Copilot a $32.00/usuario/mes, cada uno con suscripción anual y cada uno con 1TB de OneDrive por usuario. Esos planes Business tienen un tope de 300 usuarios por tenant.

Box siempre ha sido independiente, y cada plan se publica con detalle. Business Starter cuesta $7/usuario/mes mensual o $5/usuario/mes facturado anualmente, 100GB de almacenamiento, mínimo de 3 usuarios. Business es $20 mensual o $15 anual con almacenamiento ilimitado, también con un mínimo de 3 usuarios. Business Plus es $33 mensual o $25 anual; Enterprise es $47 mensual o $35 anual; Enterprise Plus se lista en $50/usuario/mes con el precio anual detrás de un selector de cuenta; Enterprise Advanced es solo de contactar a ventas. Box no publica un tope de usuarios en ningún nivel.

Costo con 25, 100 y 500 puestos

Dos monedas complicarían esta tabla si la comparación fuera con M-Files; aquí ambos proveedores facturan en dólares, lo que hace las cuentas más limpias, pero el propio número de puestos introduce una arruga que conviene señalar con claridad antes de las cifras: los planes Business de Microsoft tienen un tope de 300 usuarios por tenant, así que una organización de 500 puestos en realidad no puede comprar Business Basic ni Business Standard a ningún precio. Box no tiene tal tope, solo un mínimo de 3 que no importa una vez superados los 25 puestos.

Haga la misma cuenta con los niveles superiores de Box si los complementos de seguridad importan a escala: Business Plus a $25/usuario/mes anual cuesta $7,500/año con 25 puestos, $30,000/año con 100 y $150,000/año con 500. Nada de eso incluye Box Shield ni Box Governance, que se tarifican aparte en todos los niveles, así que añada esas cotizaciones antes de comparar un total de Box con un total de SharePoint que ya tiene los fundamentos de Purview incluidos en Business Premium.

Cuándo SharePoint es la decisión correcta

• Su necesidad documental realmente es solo almacenamiento compartido, historial de versiones y coautoría de Office, sin un requisito dedicado de seguridad del contenido detrás
• Quiere cero proveedores adicionales y cero inicios de sesión adicionales sobre la suscripción de Microsoft 365 que ya paga
• Su uso compartido externo es ligero, sobre todo colaboración interna con algún invitado ocasional, y no un hábito rutinario de intercambiar archivos grandes con clientes o socios
• Este año no presupuesta complementos de seguridad del contenido, como detección de malware y ransomware, como una partida propia

Cuándo Box es la decisión correcta

• Comparte con regularidad archivos grandes con personas ajenas a su organización, clientes, proveedores o contratistas, y necesita un control granular sobre lo que pueden hacer con esos archivos
• La seguridad y la gobernanza del contenido (detección de malware y ransomware, acceso basado en clasificación, retenciones) merecen presupuestarse como un producto propio, no como una ocurrencia tardía añadida a una suite que ya posee
• Opera una pila de software mixta, Salesforce más Google Workspace más Slack, por ejemplo, y quiere una sola capa de contenido que no esté ligada a ninguna suite de productividad
• Ha calculado el precio del nivel Business a $15/usuario/mes anual y ha confirmado que el almacenamiento ilimitado resuelve su problema real, no el del nivel Starter de 100GB

Marco de decisión

Parta del problema operativo real, no de la marca que ya reconoce.

El veredicto: si su problema documental es realmente solo almacenamiento compartido y colaboración en Office, el encaje nativo de SharePoint con Microsoft es difícil de superar, y además ya está pagado. Si el problema real es compartir archivos grandes de forma segura con personas ajenas a su empresa y demostrar que puede detectar una carga de malware antes de que se propague, los complementos de seguridad dedicados de Box resuelven algo para lo que un componente de suite incluido nunca se diseñó por sí solo.

Qué hacer a continuación

1. Compruebe en qué plan de Microsoft 365 está realmente su organización antes de suponer que el almacenamiento de SharePoint es ilimitado o que se sigue vendiendo por separado. Si está en un SKU heredado independiente de SharePoint o OneDrive, confirme ahora su fecha de renovación con el calendario de retiro de Microsoft.
2. Nombre su dolor real antes de nombrar una plataforma. "Necesitamos almacenamiento compartido con coautoría de Office" tiene forma de SharePoint. "Necesitamos compartir archivos grandes de forma segura con personas ajenas a nuestra empresa" tiene forma de Box.
3. Calcule el precio de Box en el nivel que corresponda a su necesidad, no con la cifra de entrada de la página de inicio. Confirme por escrito si Shield, Governance y los topes de uso de Box AI están incluidos o son una compra aparte en el nivel que evalúa.
4. Haga las cuentas de almacenamiento con su plantilla real antes de suponer que el fondo de SharePoint no es un problema, y no dé por hecho que la afirmación de almacenamiento ilimitado de Box aplica por debajo del nivel Business.
5. Si no está seguro de que una plataforma dedicada sea siquiera la categoría correcta, consulte nuestra guía del mejor software de gestión documental, o vea cómo se compara SharePoint con una alternativa basada primero en metadatos en nuestra comparación de SharePoint vs M-Files.

---

Recursos relacionados:

• El mejor software de gestión documental en 2026
• Las mejores alternativas a SharePoint en 2026
• Las mejores alternativas a Box en 2026
• SharePoint vs M-Files
• Las mejores alternativas a OneDrive en 2026
• Box vs Dropbox Business
• Google Drive vs OneDrive
• Las mejores alternativas a M-Files en 2026
• Las mejores alternativas a Egnyte en 2026