Die besten SharePoint-Alternativen 2026: 13 Dokumentenmanagement-Plattformen für Teams, die Microsoft verlassen

Aktualisiert im August 2026

Welche SharePoint-Alternativen 2026 die besten sind, hängt davon ab, was Sie tatsächlich ersetzen: Box oder Egnyte für unkompliziertes Cloud-Content-Management, M-Files für metadatengesteuerte Records ohne Ordnerchaos, Laserfiche für regulierte Aktenführung im öffentlichen Sektor oder Rework für Teams, die Dokumente im selben Datensatz wie den Deal oder das Projekt halten wollen, aus dem sie entstanden sind. Dieser Leitfaden hat alle 13 Plattformen dort mit den Preisseiten der Anbieter abgeglichen, wo ein Preis veröffentlicht ist, Stand August 2026, und jede Schätzung von Dritten mit (reported) gekennzeichnet, statt sie als vom Anbieter bestätigt darzustellen. Für die breitere Kategorie Dokumentenmanagement jenseits des SharePoint-Umfelds lesen Sie die beste Dokumentenmanagement-Software.

SharePoint selbst bleibt eine wirklich leistungsfähige Plattform, doch viele Teams wachsen aus den Teilen heraus, für die niemand Budget eingeplant hat. Site-Wildwuchs und vererbte Berechtigungen häufen sich an, bis niemand mehr weiß, wer eigentlich wer was sehen darf: Laut den eigenen Berechtigungsaudits von EPC Group gewähren 30 bis 40 % der SharePoint-Sites mehr Zugriff, als sie sollten. Der Administrationsaufwand, diesen Wildwuchs zu bändigen, wird schleichend zur Teilzeit- oder Vollzeitaufgabe von jemandem. Die Suche enttäuscht ohne kuratierte Metadaten und verwaltete Eigenschaften, denn das Relevanz-Ranking von SharePoint beruht auf einer Struktur, die ein Team selbst aufbauen und pflegen muss, und funktioniert nicht von selbst gut. Im großen Maßstab stoßen Teams immer wieder an dieselben festen Grenzen: einen Schwellenwert von 5.000 Elementen für Listenansichten, den Microsoft zufolge in SharePoint Online nicht geändert werden kann, und eine weiche Obergrenze von etwa 300.000 Dateien, ab der die Synchronisierung von OneDrive und Team-Sites ins Stocken gerät. Und eine Dokumentenbibliothek ist kein Records-System: Aufbewahrungspläne, Legal Holds und Audit-Trails brauchen eine Compliance-Ebene, die die meisten Teams über dem vorhandenen Speicher nie vollständig konfigurieren. Bei den meisten der folgenden Tools bedeutet „SharePoint verlassen“, es für eine bestimmte Aufgabe zu verlassen (Records, Erfassung, externe Freigabe), nicht Microsoft 365 ganz aufzugeben.

Wichtige Fakten

• Wissensarbeiter verbringen etwa 19 % der Arbeitswoche, rund 1,8 Stunden pro Tag, mit der Suche nach internen Informationen oder mit der Suche nach Kollegen, die sie haben. (McKinsey Global Institute)
• Der globale Markt für Dokumentenmanagementsysteme soll von $11,48 Milliarden im Jahr 2026 auf $18,66 Milliarden bis 2030 wachsen, eine CAGR von 12,9 %. (Research and Markets)
• Die eigenen SharePoint-Berechtigungsaudits von EPC Group zeigen, dass 30 bis 40 % der Sites mehr Zugriff gewähren, als sie sollten, die Wurzel der meisten Governance-Probleme rund um die Frage „Wer darf das sehen?“. (EPC Group)
• Die eigene Servicebeschreibung von Microsoft begrenzt den gesamten SharePoint-Speicher pro Organisation auf 1 TB plus 10 GB pro lizenziertem Benutzer, nicht auf den unbegrenzten Pool, den viele Käufer annehmen. (Microsoft Learn)
• Die globalen durchschnittlichen Kosten einer Datenpanne lagen 2025 bei $4,44 Millionen, eine Erinnerung daran, dass es ebenso wichtig ist, wer auf welches Dokument zugreifen kann, wie wo es gespeichert ist. (IBM)

Schnellvergleichstabelle

1. Box: Enterprise Content Management mit integrierter Governance

Box hat sich als die Cloud-Content-Plattform etabliert, der Enterprise-IT tatsächlich vertraut: starke Admin-Kontrollen, ein optionales Shield-Add-on für Bedrohungserkennung und Klassifizierung sowie ein Partner-Ökosystem (Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace, DocuSign), das so tief reicht, dass Box selten allein in einem Stack steht. Für ein Team, das den Governance-Anspruch von SharePoint ohne den Site- und Berechtigungs-Wildwuchs von SharePoint will, ist Box der naheliegendste gleichwertige Wechsel.

Die eigene Preisseite von Box zeigt ohne Durchklicken durch einen Kaufprozess keine genauen Beträge, wirbt aber selbst mit Preisen ab $5 pro Benutzer und Monat, und unabhängige Tracker beziffern Business Starter mit $5 pro Benutzer und Monat (100 GB), Business mit $15 pro Benutzer und Monat mit unbegrenztem Speicher und Business Plus mit $25 pro Benutzer und Monat mit zusätzlichen Workflow- und AI-Werkzeugen, alle bei jährlicher Abrechnung mit mindestens 3 Benutzern (reported, Vendr, Capterra). Enterprise und Enterprise Plus sind individuelle Angebote.

Preise: Business Starter $5 pro Benutzer und Monat (100 GB), Business $15 pro Benutzer und Monat (unbegrenzter Speicher), Business Plus $25 pro Benutzer und Monat, alle jährlich mit mindestens 3 Benutzern; Enterprise und Enterprise Plus sind individuelle Angebote. Am besten geeignet für: IT- und Sicherheitsteams, die Governance auf SharePoint-Niveau ohne den Site-Wildwuchs von SharePoint wollen. Lesen Sie die besten Box-Alternativen, wenn Box selbst nicht passt. Nicht ideal für: Einzelnutzer oder Teams mit weniger als 3 Arbeitsplätzen, da jeder Business-Tarif mindestens 3 Benutzer voraussetzt.

2. M-Files: Metadatengesteuertes Dokumentenmanagement ohne Ordner

Das ganze Versprechen von M-Files ist eine Absage an den Ordner: Statt einen Vertrag unter Kunde > Projekt > Jahr abzulegen, versehen Sie ihn mit Attributen dafür, was er ist (Dokumenttyp, Kunde, Status), und finden ihn von überall über die Suche nach diesen Attributen. Dieses Metadaten-zuerst-Modell ist eine echte Antwort auf das Problem „In welchem dieser sechs Ordner habe ich es abgelegt?“, das die meisten SharePoint-Dokumentenbibliotheken nach einigen Jahren Nutzung plagt, und es ist der Grund, warum M-Files immer wieder in Projekten zur Dokumentenlenkung nach ISO 9001 und im Qualitätsmanagement auftaucht. Lesen Sie die Dokumentationsanforderungen nach ISO 9001, wenn das Ihr konkretes Problem ist.

M-Files veröffentlicht genau einen Preis: Essentials für €65 pro Arbeitsplatz und Monat. Der Enterprise-Tarif ist nur auf Anfrage erhältlich, zugeschnitten auf Umfang, Compliance-Anforderungen und AI-Nutzungsvolumen. (M-Files) Wenn diese beiden Ihre tatsächliche engere Auswahl sind, behandelt SharePoint vs. M-Files den direkten Vergleich, einschließlich der Möglichkeit, M-Files als Governance-Ebene auf SharePoint zu betreiben, statt es zu ersetzen.

Preise: Essentials €65 pro Arbeitsplatz und Monat, veröffentlicht. Enterprise ist ein individuelles Angebot nach Umfang, Governance und AI-Nutzung. Am besten geeignet für: Regulierte oder qualitätsorientierte Teams, die Dokumente nach Attribut statt nach Ordnerpfad finden wollen. Lesen Sie die besten M-Files-Alternativen oder DocuWare vs. M-Files für einen genaueren Blick auf die Kategorie der Metadaten-zuerst-Systeme. Nicht ideal für: Teams, die eine vertraute Ordnerhierarchie behalten wollen, statt ein neues mentales Modell zu übernehmen.

3. Egnyte: Governance für Hybrid-Cloud und On-Premise

Das Alleinstellungsmerkmal von Egnyte ist die flexible Bereitstellung: Inhalte können in der Cloud, auf einem lokalen Server oder an beiden Orten liegen und sich dazwischen synchronisieren. Das ist wichtig für Life Sciences, das Baugewerbe und andere Branchen, in denen bestimmte Daten aus Compliance- oder Latenzgründen on-premise bleiben müssen. Die Governance- und Klassifizierungswerkzeuge für Inhalte sind integriert und nicht wie bei einigen Wettbewerbern ein kostenpflichtiges Add-on.

Egnyte veröffentlicht seine Preise direkt: Business für $22 pro Benutzer und Monat (100GB, bis zu 100 Benutzer), Enterprise Lite für $39 pro Benutzer und Monat (150GB, unbegrenzt viele Benutzer) und Elite für $48 pro Benutzer und Monat (150GB), alle bei jährlicher Abrechnung und mit AI-Funktionen in jedem Tarif. Ultimate ist ein individuelles Angebot. (Egnyte)

Preise: Business $22 pro Benutzer und Monat, Enterprise Lite $39 pro Benutzer und Monat, Elite $48 pro Benutzer und Monat, alle bei jährlicher Abrechnung; Ultimate ist ein individuelles Angebot. Am besten geeignet für: Regulierte oder außendienstgeprägte Branchen, deren Inhalte sowohl on-premise als auch in der Cloud liegen müssen. Nicht ideal für: Teams, die unbegrenzten Speicher brauchen, ohne einen individuellen Ultimate-Tarif zu bezahlen.

4. DocuWare: Workflow-intensive Dokumentenverarbeitung und AP-Automatisierung

Die Stärke von DocuWare liegt darin, was mit einem Dokument nach der Erfassung geschieht: Die intelligente Indexierung liest Daten automatisch aus Rechnungen und Formularen aus und leitet sie dann durch Genehmigungs-Workflows. Das macht DocuWare zu einer häufigen Wahl für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und andere papierlastige Back-Office-Prozesse, für die SharePoint nie gebaut wurde.

DocuWare veröffentlicht auf seiner Hauptpreisseite keinen einzelnen festen Preis, nennt aber in der eigenen FAQ für Cloud-Preise eine Spanne von etwa £10 bis £60 pro Benutzer und Monat je nach Konfiguration, wobei Lizenzen für benannte Benutzer bei größeren Mengen von etwa £57 auf £20 pro Benutzer sinken und Workflow-Benutzerpakete mit etwa £46 im Monat pro Fünferpaket angesetzt sind (vom Anbieter veröffentlichte Spanne, DocuWare).

Preise: Nur auf Anfrage; die eigene FAQ von DocuWare nennt für Cloud-Preise eine Spanne von etwa £10-£60 pro Benutzer und Monat je nach Konfiguration. Am besten geeignet für: Back-Office-Teams, die die Verarbeitung von Rechnungen und Formularen automatisieren wollen und nicht nur Dateien speichern. Lesen Sie die besten DocuWare-Alternativen oder DocuWare vs. M-Files, um zu sehen, wie es sich gegenüber dem Metadaten-zuerst-Ansatz schlägt. Nicht ideal für: Teams, die vor einem Gespräch mit dem Vertrieb eine genaue Zahl wollen.

5. Google Workspace (Google Drive): Dokumente dort, wo Gmail und Meet bereits zu Hause sind

Für ein Unternehmen, das bereits Gmail, Google Meet und Google Docs nutzt, ist Drive der Weg des geringsten Widerstands: Echtzeit-Zusammenarbeit, die älter ist als die entsprechende Funktion von SharePoint, vertraute Freigabekontrollen auf Consumer-Niveau und Dateispeicher, der einfach zum selben Login gehört, statt ein zweites System, das bereitgestellt werden muss.

Google Workspace veröffentlicht klare Preise pro Benutzer: Business Starter für $7 pro Benutzer und Monat (30GB gemeinsamer Speicher pro Person), Standard für $14 pro Benutzer und Monat (2TB pro Benutzer) und Plus für $22 pro Benutzer und Monat (5TB pro Benutzer), alle bei monatlicher Abrechnung; Neukunden erhalten für die ersten 20 Benutzer 12 Monate lang einen Einführungspreis. Enterprise ist ein individuelles Angebot mit erweiterbarem Speicher. (Google Workspace)

Preise: Business Starter $7 pro Benutzer und Monat, Standard $14 pro Benutzer und Monat, Plus $22 pro Benutzer und Monat, bei monatlicher Abrechnung (Jahrestarife verfügbar); Enterprise ist individuell. Am besten geeignet für: Teams, die bereits auf Gmail und Meet standardisiert sind und Dokumentenspeicher im selben Login wünschen. Lesen Sie die besten Google-Workspace-Alternativen, wenn Workspace selbst nicht passt. Nicht ideal für: Teams, die integrierte Aufbewahrungspläne und Legal Holds benötigen, ohne Google Vault separat hinzuzufügen.

6. Rework (E-Office): Dokumente im selben Datensatz wie die Arbeit, zu der sie gehören

Das E-Office-Modul von Rework übernimmt die amtliche Dokumentenverarbeitung und das Records Management auf derselben Plattform wie CRM, Projekte, Verträge, Aufgaben und die People-App. So liegt ein Dokument im selben Datensatz wie der Kunde, der Deal oder der Prozess, zu dem es gehört, statt zwischen einem Dokumentenspeicher und dem System zu synchronisieren, das die Arbeit tatsächlich steuert. Ein unterzeichneter Vertrag, ein Kundenergebnis oder eine Personalakte liegt neben dem Account-, Projekt- oder Mitarbeiterdatensatz, aus dem sie entstanden ist, und nicht in einer parallelen SharePoint-Site, die jemand daran denken muss zu aktualisieren.

Rework veröffentlicht keinen Preis für E-Office. Rework verkauft Paketpläne, keine Dokumentenmanagement-Lizenzen pro Benutzer, und E-Office wird pro Organisation angeboten; unter rework.com/pricing finden Sie die veröffentlichten Produktlinien, oder fragen Sie das Team nach einem Angebot für E-Office.

Preise: Rework veröffentlicht keinen Preis für E-Office. Die Preise werden pro Organisation angeboten; siehe rework.com/pricing. Am besten geeignet für: Mittelgroße Teams (etwa 20-200 Personen), die Dokumente und Records an dieselben CRM-, Projekt- und People-Daten binden wollen, statt an ein separates System. Wenn speziell Verträge die Lücke sind, lesen Sie die beste Vertragsmanagement-Software. Nicht ideal für: Teams, die Office-natives Co-Authoring, einen ECM-Spezialisten für regulierte Records-Erfassung mit hohem Volumen, ein Legal-DMS der Klasse iManage/NetDocuments, ein On-Premise-Archiv oder Einzelkäufer brauchen; Rework verkauft keine Lizenzen für einzelne Arbeitsplätze.

7. Laserfiche: Tiefe bei öffentlichem Sektor und regulierter Aktenführung

Laserfiche hat jahrzehntelange Erfahrung genau in dem Sektor, mit dem SharePoint Schwierigkeiten hat: Behörden, Gesundheitswesen und andere regulierte Back Offices, die formale Aufbewahrungspläne, rechtssichere Aussonderung und eine ausgereifte Workflow-/BPM-Engine hinter jedem Datensatz brauchen, nicht nur ein Laufwerk mit nachträglich aufgesetzten Berechtigungen.

Laserfiche veröffentlicht seine Cloud-Preise direkt: Professional für $73 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ($875 pro Benutzer und Jahr) mit mindestens 5 Benutzern, Business für $93 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ($1.115 pro Benutzer und Jahr) mit mindestens 25 Benutzern und Business+ für $42 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ($500 pro Benutzer und Jahr) mit mindestens 500 Benutzern. Diese Mindestmengen zählen für ein kleines Team mehr als der Listenpreis: Die Untergrenze von Professional liegt bei $4.380 im Jahr, bevor jemand ein einziges Dokument gescannt hat. Für Cloud Starter und das selbst gehostete Laserfiche 12 gibt es keinen veröffentlichten Preis, und professionelle Services sind ausgenommen. (Laserfiche)

Preise: Veröffentlicht. Professional $73 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (mindestens 5 Benutzer), Business $93 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (mindestens 25 Benutzer), Business+ $42 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (mindestens 500 Benutzer). Cloud Starter und das selbst gehostete Laserfiche 12 werden separat angeboten. (Laserfiche) Am besten geeignet für: Behörden, Gesundheitswesen und andere regulierte Back Offices, die formale Aufbewahrung und Aussonderung integriert brauchen. Nicht ideal für: Kleine Teams ohne Records-Auftrag, die den günstigstmöglichen Einstieg wollen.

8. Dropbox Business: Einfache Synchronisierung, minimaler Admin-Aufwand

Das Versprechen von Dropbox ist seit über einem Jahrzehnt gleich geblieben: Dateisynchronisierung, die auf jedem Gerät einfach funktioniert, mit einer Administration, für die kein eigener Administrator nötig ist. Für ein Team, dessen Problem mit dem „Dokumentenmanagement“ in Wirklichkeit lautet „Wir brauchen Dateien, die zuverlässig synchronisiert werden, und Links, die funktionieren“, ist Dropbox bei der Einfachheit weiterhin schwer zu schlagen.

Dropbox veröffentlicht seine Preise direkt: Standard für $15 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ($18 pro Monat bei monatlicher Abrechnung), offen für Teams ab 1 Person, mit Speicher ab 3TB für das Team; und Advanced für $24 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ($30 pro Monat bei monatlicher Abrechnung), erforderlich sind 3 oder mehr Personen, mit Speicher ab 15TB für das Team. (Dropbox) Dropbox hat die Formulierung vom unbegrenzten Speicher („so viel Platz, wie Sie brauchen“) bei Advanced bereits 2023 beendet und durch das heutige Modell ab 15TB pro Lizenz ersetzt.

Preise: Standard $15 pro Benutzer und Monat jährlich ($18 pro Monat bei monatlicher Abrechnung); Advanced $24 pro Benutzer und Monat jährlich ($30 pro Monat bei monatlicher Abrechnung, mindestens 3 Benutzer, Speicher ab 15TB für das Team). Am besten geeignet für: Teams, die zuverlässige Dateisynchronisierung und -freigabe ohne eigenes Dokumentenmanagement-Projekt wollen. Lesen Sie die besten Dropbox-Alternativen für die breitere Kategorie der Dateisynchronisierung. Nicht ideal für: Teams, die integrierte Aufbewahrung, Legal Holds oder Audit-Trails über die einfache Versionshistorie hinaus benötigen.

9. Confluence: Lebendige Dokumentation, kein Dateiarchiv

Confluence löst ein anderes Problem als die meisten Tools dieser Liste: Statt statische Dateien zu speichern, ist es der Ort, an dem Produkt- und Engineering-Teams lebendige Dokumentation, Wikis und Spezifikationen schreiben, die aktuell bleiben und eng mit den Jira-Tickets verknüpft sind, die diese Dokumente beschreiben. Für ein Team, dessen „SharePoint-Problem“ in Wirklichkeit ein veraltetes Wiki ist, passt Confluence natürlicher als jeder Wechsel des Dateispeichers.

Der Free-Tarif von Confluence deckt bis zu 10 Benutzer ab. Drittanbieter-Tracker nennen für Standard etwa $5,42 pro Benutzer und Monat und für Premium etwa $10,44 pro Benutzer und Monat, wobei Premium unbegrenzte Automatisierung, erweiterte Admin-Kontrollen und bevorzugten Support ergänzt (reported). Enterprise ist ein individuelles Angebot.

Preise: Kostenlos bis zu 10 Benutzer; Standard ~$5,42 pro Benutzer und Monat (reported); Premium ~$10,44 pro Benutzer und Monat (reported); Enterprise individuell. Am besten geeignet für: Engineering- und Produktteams, die Entscheidungen und Spezifikationen neben Jira dokumentieren. Lesen Sie die besten Confluence-Alternativen, wenn Wikis und nicht Dateispeicher die eigentliche Lücke sind. Nicht ideal für: Teams, die ein echtes Dokumentenarchiv mit Aufbewahrungsrichtlinie statt eines Wikis brauchen.

10. OpenText Content Cloud: Tiefe ERP-Integration im Enterprise-Maßstab

OpenText Content Cloud (mit den Linien Extended ECM und Content Suite) ist für große Unternehmen gebaut, die Inhalte direkt an SAP, Salesforce oder andere führende Kernsysteme anbinden müssen, mit einer Tiefe bei Governance und Informationsmanagement, die nur wenige Wettbewerber dieser Liste zu erreichen versuchen.

OpenText veröffentlicht keine Preise; Angebote hängen von Modulen, Hosting und Integrationsumfang ab. Schätzungen von Dritten beziffern die gesamten Kosten im ersten Jahr für ein mittelgroßes Unternehmen (500-2.000 Mitarbeitende) auf etwa $150.000 bis $600.000 einschließlich Lizenzen und Implementierung, bei größeren, komplexeren Bereitstellungen auf über $1 Million (reported).

Preise: Nur auf Anfrage; die berichteten Kosten im ersten Jahr liegen bei mittelgroßen Enterprise-Bereitstellungen üblicherweise bei $150.000-$600.000 und mehr und können im größeren Maßstab $1 Million übersteigen. Am besten geeignet für: Große Unternehmen, die Inhalte direkt an ihre führenden ERP- und CRM-Systeme anbinden müssen. Nicht ideal für: Mittelstandsteams ohne das Budget oder den Zeitplan für einen Enterprise-ECM-Rollout.

11. Hyland (OnBase / Alfresco): Zwei Enterprise-ECM-Wege unter einem Dach

Hyland besitzt zwei unterschiedliche Linien für Enterprise Content Management: OnBase, ein lange etabliertes proprietäres ECM mit Stärken bei Workflows im Gesundheitswesen, bei Finanzdienstleistern und in Behörden, und Alfresco, auf Open-Core-Grundlagen aufgebaut und oft wegen seiner Flexibilität und des niedrigeren Einstiegspreises pro Benutzer gewählt. Welches passt, hängt davon ab, ob ein Team eine schlüsselfertige Branchenlösung (OnBase) oder eine besser konfigurierbare Plattform (Alfresco) will.

Keines der beiden Produkte veröffentlicht Preise. Schätzungen von Dritten beziffern OnBase auf etwa $56 bis $100 pro Benutzer und Monat, während der Content-Services-Kerntarif von Alfresco je nach ergänzten Governance- und Automatisierungsfunktionen mit etwa $2-$15 pro Benutzer und Monat angegeben wird (reported).

Preise: Bei beiden Produkten nur auf Anfrage; OnBase kostet berichteten Angaben zufolge $56 bis $100 pro Benutzer und Monat, der Kerntarif von Alfresco berichteten Angaben zufolge $2-$15 pro Benutzer und Monat (reported). Am besten geeignet für: Regulierte Unternehmen, die zwischen einem schlüsselfertigen Branchen-ECM (OnBase) und einer besser konfigurierbaren Open-Core-Plattform (Alfresco) wählen. Nicht ideal für: Teams, die vor einem Gespräch mit dem Vertrieb transparente Preise wollen.

12. Zoho WorkDrive: Die Budgetoption im Zoho-Ökosystem

Das Argument für Zoho WorkDrive ist einfach: Es hat mit großem Abstand die niedrigsten Kosten pro Benutzer dieser Liste und fügt sich direkt in die deutlich größere Zoho-Suite (CRM, Projects, Books) ein, für ein Unternehmen, das bereits darauf standardisiert ist, ohne eine zusätzliche Anbieterbeziehung allein für Dateispeicher aufzubauen.

Zoho veröffentlicht gestaffelte Preise pro Benutzer: Starter für $2,50 pro Benutzer und Monat ($3 pro Benutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung), Team für $4,50 pro Benutzer und Monat und Business für $9,00 pro Benutzer und Monat, alle mit mindestens 3 Benutzern und mit automatisch wachsendem Speicher bei hinzugefügten Benutzern (reported, übereinstimmend über mehrere Tracker für 2026). Enterprise, für 200+ Benutzer, ist ein individuelles Angebot.

Preise: Starter $2,50 pro Benutzer und Monat, Team $4,50 pro Benutzer und Monat, Business $9,00 pro Benutzer und Monat, alle jährlich mit mindestens 3 Benutzern (reported); Enterprise individuell ab 200+ Benutzern. Am besten geeignet für: Budgetbewusste Teams, die bereits Zoho CRM oder Zoho Projects nutzen. Nicht ideal für: Teams, die Governance und Compliance auf Enterprise-Niveau jenseits einfacher Freigabekontrollen brauchen.

13. Revver: Unbegrenzter Speicher und AI in jedem Tarif, Preis nach Lizenzmix

Revver (früher eFileCabinet) zielt auf kleine bis mittelgroße Dienstleistungs- und Buchhaltungsunternehmen, die noch mit Papierablagen oder einem chaotischen gemeinsamen Laufwerk arbeiten, mit einem auf Einfachheit ausgerichteten Angebot: unbegrenzter Speicher und unbegrenzte AI-Funktionen in jedem Tarif sowie die Möglichkeit, Lizenztypen innerhalb eines Teams zu mischen, statt alle auf denselben Tarif zu zwingen.

Revver veröffentlicht auf seiner Preisseite drei benannte Tarife direkt: Basic für $25 pro Benutzer und Monat, Essentials für $67 pro Benutzer und Monat und Full für $87 pro Benutzer und Monat, wobei Mengenrabatte die Kosten pro Benutzer je nach Lizenzanzahl auf bis zu $4, $39 bzw. $56 senken. Gastbenutzer erhalten externen Zugriff ohne Kosten. (Revver)

Preise: Basic $25 pro Benutzer und Monat, Essentials $67 pro Benutzer und Monat, Full $87 pro Benutzer und Monat, mit Mengenpreisen von berichtet bis zu $4/$39/$56 pro Benutzer. Am besten geeignet für: Kleine bis mittelgroße Dienstleistungs- und Buchhaltungsunternehmen, die die Papierablage durch Dokumentenmanagement mit unbegrenztem Speicher ersetzen. Nicht ideal für: Größere Unternehmen, die ERP-taugliche Integration oder Records-Tiefe auf Niveau des öffentlichen Sektors brauchen.

Die echten Stärken von SharePoint und warum Teams trotzdem wechseln

SharePoint hat seine Stellung als Platzhirsch verdient. Wenn ein Unternehmen ohnehin für Microsoft 365 zahlt, ist SharePoint am Rand praktisch kostenlos, und das Co-Authoring in Word, Excel und PowerPoint bleibt von keinem Wettbewerber dieser Liste erreicht. Die Integration mit Teams und der Power Platform (Power Automate, Power Apps) macht Dokumentenbibliotheken zum Rückgrat echter Workflows, das Partner-Ökosystem ist das größte der Kategorie, und die Compliance-Werkzeuge im E3/E5-Tarif decken über Microsoft Purview Aufbewahrung, eDiscovery und Vertraulichkeitskennzeichnung in einer Tiefe ab, die nur wenige reine Dokumentenmanagement-Anbieter erreichen. Für ein Team mit der Admin-Kapazität, all das zu konfigurieren, bleibt SharePoint ein starker Standard, und ein vollständiger Abschied von Microsoft 365 ist selten der richtige Schritt.

Doch das eigenständige Produkt hat sich bereits unter den Käufern verändert. Ende Januar 2026 kündigte Microsoft an, die eigenständigen SharePoint-Online-Tarife Plan 1 und Plan 2 (und die entsprechenden eigenständigen OneDrive-for-Business-Tarife) einzustellen. Das Verkaufsende war am 31. Mai 2026, das Lebensende folgt im Januar 2027 und der vollständige Support endet im Dezember 2029. (Microsoft Partner Center) Zum Zeitpunkt dieses Artikels können Neukunden SharePoint nicht mehr einzeln kaufen; es ist gebündelt in Microsoft 365 Business Basic ($7 pro Benutzer und Monat, jährlich), Business Standard mit Copilot ($23,50 pro Benutzer und Monat, jährlich) oder Business Premium mit Copilot ($32 pro Benutzer und Monat, jährlich). (Microsoft)

Auch beim Speicher sind Annahmen veraltet. Die eigene Servicebeschreibung von Microsoft begrenzt den gesamten SharePoint-Speicher pro Organisation auf 1 TB plus 10 GB pro lizenziertem Benutzer, nicht auf einen unbegrenzten Pool: Ein Mandant mit 200 Benutzern erhält insgesamt etwa 3 TB, und der Mehrverbrauch kostet $0,20 pro GB und Monat. (Microsoft Learn) Die alte Aussage vom „unbegrenzten Speicher“ im Zusammenhang mit dem früheren OneDrive for Business Plan 2 taucht in der aktuellen Microsoft-Dokumentation nirgends mehr auf. Auf Listen- und Bibliotheksebene ist der Schwellenwert von 5.000 Elementen für Listenansichten fest und kann laut der eigenen Support-Dokumentation von Microsoft in SharePoint Online nicht geändert werden, was für jede Liste oder Bibliothek, die über einige tausend Zeilen hinauswächst, indizierte, gefilterte Ansichten erzwingt. (Microsoft Support) Auch die Synchronisierung hat eine eigene weiche Obergrenze: Microsoft empfiehlt für zuverlässige Leistung nicht mehr als 300.000 Dateien in einer einzelnen synchronisierten Bibliothek.

Nichts davon macht SharePoint zu einem schlechten Produkt. Es macht es zu einem Produkt mit echten Grenzen, auf die ein Team irgendwann stößt, und genau deshalb werden die meisten der oben genannten Tools zusätzlich zu Microsoft 365 eingeführt und nicht stattdessen, jedes für die eine Aufgabe (Records, Erfassung, externe Freigabe, Dokumentenlenkung auf ISO-Niveau), für die SharePoint nicht gezielt gebaut wurde.

Wie Sie wählen: Entscheidungsrahmen

Führen Sie den Favoriten, der diesen Rahmen übersteht, durch ein breiteres Audit Ihrer Dokumenten-Workflows, bevor Sie einen großen Content-Bestand migrieren.

Die nächsten Schritte

Ordnen Sie Ihre tatsächliche Lücke, Records, Erfassung, Synchronisierung oder Wikis, dem Entscheidungsrahmen oben zu und laden Sie dann einen echten Inhaltsbestand in Ihre beiden Favoriten statt in eine Sandbox-Demo: Migrieren Sie eine wirklich unaufgeräumte SharePoint-Site samt Berechtigungen und sehen Sie, welches Tool diese Inhalte sechs Monate später am besten auffindbar macht. Wenn die Lücke darin besteht, dass Dokumente und Records losgelöst von der CRM-Pipeline oder dem Projekt liegen, aus dem sie entstanden sind, beginnen Sie mit dem E-Office-Modul von Rework und vergleichen es mit einer fokussierten Content-Plattform wie Box oder M-Files.