E-Signature Management: Digital Contract Execution Technology

Saya melihat dua perusahaan menutup kesepakatan yang identik kuartal lalu. Kontrak yang sama. Kompleksitas yang sama. Jadwal waktu yang sama sekali berbeda.

Perusahaan A (masih menggunakan kertas):

  • Senin: Finalisasi kontrak, cetak, kirim via kurir
  • Rabu: Tiba di kantor pelanggan
  • Kamis: Seseorang mengarahkannya ke legal
  • Senin berikutnya: Legal menyetujui, mengirimkan ke CFO
  • Rabu berikutnya: CFO menandatangani, memindai, mengirim kembali via email
  • Jumat berikutnya: Perwakilan penjualan menerima, mengarahkan untuk counter-signature
  • Senin berikutnya: Akhirnya dieksekusi dan diarsipkan

Total waktu: 11 hari kerja

Perusahaan B (menggunakan e-signature):

  • Senin pukul 10 pagi: Finalisasi kontrak, kirim via DocuSign
  • Senin pukul 2 siang: Legal meninjau dan menyetujui
  • Senin pukul 4 sore: CFO menandatangani
  • Senin pukul 4:15 sore: Auto-routes untuk counter-signature
  • Senin pukul 5 sore: Sepenuhnya dieksekusi, secara otomatis diarsipkan

Total waktu: 7 jam

Kontrak yang sama. 94% lebih cepat. Itulah yang e-signature lakukan.

Dengarkan, jika Anda masih mencetak kontrak pada tahun 2026, Anda tidak hanya tidak efisien. Anda secara aktif kehilangan kesepakatan kepada pesaing yang dapat menutup dalam hitungan jam bukan minggu. E-signature bukan lagi sesuatu yang bagus untuk dimiliki. Itu sudah menjadi standar industri.

Panduan ini mencakup segalanya yang Anda butuhkan: memilih platform yang tepat, mengimplementasikannya tanpa merusak proses yang ada, dan sebenarnya menggunakannya untuk menutup kesepakatan lebih cepat. Ini adalah komponen penting dari strategi contract execution yang lebih luas.

Apakah E-Signatures Benar-benar Sah?

Ya. Dan mereka sudah sah selama 25 tahun.

Setiap kali saya mengimplementasikan e-signature di perusahaan, seseorang bertanya apakah itu "nyata" atau mengikat secara hukum. Jawaban singkat: benar-benar ya. E-signatures memiliki bobot hukum yang sama dengan yang ditulis tangan di praktis setiap yurisdiksi yang penting.

United States: ESIGN Act dan UETA

ESIGN Act (disahkan pada 2000): Tanda tangan elektronik sama sah dengan tanda tangan tulisan tangan untuk perdagangan antar negara bagian dan internasional. Itu saja. Itu adalah hukumnya.

Ada beberapa persyaratan meskipun:

  • Semua pihak harus menyetujui penggunaan tanda tangan elektronik
  • Anda harus menyimpan catatan yang tepat
  • Tanda tangan harus jelas dikaitkan dengan dokumen
  • Anda perlu dapat mereproduksinya nanti jika diperlukan

UETA (Uniform Electronic Transactions Act): 47 negara bagian telah menerapkan ini. Pada dasarnya mengatakan hal yang sama di tingkat negara bagian. Jika Anda berbisnis di AS, Anda terlindungi.

European Union: eIDAS Regulation

EU memiliki tiga tingkat e-signatures:

  • Sederhana (e-signature standar, seperti DocuSign)
  • Lanjutan (memerlukan verifikasi identitas khusus)
  • Berkualifikasi (keamanan tertinggi, menggunakan otoritas sertifikat)

Untuk sebagian besar kesepakatan B2B, e-signatures sederhana berfungsi dengan baik. Jika Anda melakukan transaksi bernilai tinggi atau menangani industri regulasi, Anda mungkin memerlukan Lanjutan atau Berkualifikasi.

Kabar baiknya? Sebagian besar platform mendukung kepatuhan eIDAS. Anda hanya perlu mengkonfigurasinya dengan benar.

Bagian Lain Dunia

Kanada: PIPEDA mengatakan e-signatures baik-baik saja dengan persetujuan Australia: Electronic Transactions Act 1999 (mereka dilindungi) Asia-Pasifik: Sebagian besar ekonomi utama memiliki kerangka kerja Amerika Latin: Adopsi yang berkembang, meskipun persyaratan berbeda menurut negara

Bottom line: Kecuali Anda melakukan sesuatu yang benar-benar khusus, e-signatures secara hukum sah. Perhatian Anda yang lebih besar harus memilih platform yang memenuhi persyaratan industri atau regional Anda yang spesifik. Ini sangat penting saat menavigasi legal review process dengan pelanggan Anda.

Mengapa Anda Harus Peduli dengan E-Signatures

Mari saya jelaskan apa yang benar-benar terjadi ketika Anda beralih dari kertas ke digital.

Kecepatan: Jam Bukan Minggu

Kontrak kertas membutuhkan waktu rata-rata 5-15 hari kerja. E-signatures? 4-24 jam.

Itu adalah pengurangan 80-95%. Bukan peningkatan kecil. Yang sangat besar.

Dan itu penting karena:

  • Anda mengenali pendapatan lebih cepat (kritis untuk quote-to-cash process Anda)
  • Pembeli tidak punya waktu untuk ragu-ragu selama penundaan
  • Perwakilan Anda menghabiskan waktu menjual bukan mengejar tanda tangan
  • Pelanggan benar-benar dapat mulai menggunakan apa yang mereka beli

Tidak Ada Lagi Email Status

Anda tahu email itu. "Apakah Anda mendapatkan kontrak?" "Siapa yang memilikinya sekarang?" "Kapan menurut Anda Anda akan menandatangani?"

Hilang. Anda mendapatkan visibilitas real-time tepat di mana kontraknya berada. Platform mengirimkan pengingat otomatis. Anda dapat melihat apakah seseorang telah melihatnya tetapi belum menandatangani.

Tidak ada lagi pencetakan. Tidak ada pemindaian. Tidak ada pengiriman surat. Tidak ada perutean manual. Itu hanya... bekerja.

Jejak Audit Aktual

Setiap platform e-signature melacak segalanya:

  • Kapan dikirim
  • Siapa yang membukanya dan kapan
  • Alamat IP dan perangkat yang digunakan
  • Tepat ketika setiap orang menandatangani
  • Rantai kepemilikan lengkap

Jika Anda pernah diaudit atau berakhir dalam sengketa, Anda memiliki catatan yang tidak dapat diubah. Jauh lebih baik daripada jejak kertas.

Tanda Tangan Dari Mana Saja

CFO pelanggan Anda sedang libur di Italia? Dia dapat menandatangani dari ponselnya. Kontak pengadaan Anda bekerja dari rumah? Tidak masalah.

Pertemuan fisik tidak diperlukan. Geografi tidak penting. Zona waktu mengganggu tetapi dapat dikelola.

Ini menjadi jelas selama COVID, tetapi masih benar sekarang. Penandatanganan jarak jauh bukan hanya nyaman. Ini penting.

Bagian Uang

Mari kita bicarakan angka nyata. Katakanlah Anda menutup 100 kontrak per tahun:

Apa yang Anda bayar sekarang:

  • Pengiriman: $30 per kontrak = $3,000
  • Waktu perwakilan (mengejar tanda tangan): ~3 jam × $50/jam = $150 per kesepakatan = $15,000
  • Waktu admin: ~1 jam × $30/jam = $30 per kesepakatan = $3,000
  • Kertas, pencetakan, penyimpanan: ~$100 total

Total: $21,100 tahunan

Platform e-signature: $2,000-5,000 tahunan

Anda menghemat: $16,000-19,000 (320-950% ROI)

Dan itu sebelum Anda menghitung kesepakatan yang tidak Anda kehilangan karena proses Anda lebih cepat dari pesaing.

Memilih Platform E-Signature

Ada empat platform yang penting. Saya telah menggunakan semuanya. Inilah yang perlu Anda ketahui.

DocuSign

Siapa mereka: Yang besar. 85% pangsa pasar di enterprise.

Apa yang mereka baik:

  • Mereka memiliki setiap fitur yang Anda butuhkan (dan beberapa yang tidak)
  • 450+ integrasi dengan praktis semuanya
  • Keamanan dan kepatuhan terbaik (jika Anda regulasi, Anda akan berakhir di sini)
  • Bekerja di 188 negara
  • Otomasi workflow lanjutan yang benar-benar berfungsi

Siapa yang harus membelinya:

  • Perusahaan enterprise dengan workflow kompleks
  • Industri yang regulasi (healthcare, finance, government)
  • Perusahaan yang memerlukan banyak integrasi
  • Operasi global

Biayanya: $25-65+ per pengguna/bulan

Pembicaraan nyata: Mahal, tetapi Anda mendapatkan apa yang Anda bayar. Jika Anda perusahaan besar, Anda akan berakhir di sini bagaimanapun.

Adobe Sign

Siapa mereka: Solid nomor dua. Bagian dari ekosistem Adobe.

Apa yang mereka baik:

  • Terintegrasi sempurna dengan produk Adobe (jelas)
  • FedRAMP authorized (kontraktor pemerintah membutuhkan ini)
  • Alat persiapan dokumen yang sangat baik
  • API yang kuat jika Anda membangun hal-hal khusus
  • Keamanan dan kepatuhan yang baik

Siapa yang harus membelinya:

  • Anda sudah menggunakan produk Adobe
  • Kontraktor pemerintah
  • Anda memerlukan pengeditan dokumen yang berat
  • Anda menginginkan workflow khusus

Biayanya: $19-49+ per pengguna/bulan

Pembicaraan nyata: Jika Anda sudah dalam ekosistem Adobe, ini adalah no-brainer. Kalau tidak, mungkin tidak.

PandaDoc

Siapa mereka: Fokus penjualan. Melakukan proposal, quote, DAN kontrak.

Apa yang mereka baik:

  • Platform all-in-one (proposal melalui signature)
  • Integrasi CRM yang bagus (Salesforce, HubSpot, Pipedrive)
  • CPQ built-in (mendukung quote generation workflow)
  • Analitik penjualan yang benar-benar berguna
  • Manajemen template yang tidak buruk

Siapa yang harus membelinya:

  • Tim penjualan B2B
  • Anda menginginkan satu alat untuk proposal DAN kontrak
  • Perusahaan mid-market (50-500 orang)
  • Sales enablement adalah prioritas

Biayanya: $19-59 per pengguna/bulan

Pembicaraan nyata: Jika tim penjualan Anda memerlukan lebih dari sekadar e-signatures, ini layak dilihat. Jangan membelinya hanya untuk signature meskipun.

HelloSign (sekarang Dropbox Sign)

Siapa mereka: Platform sederhana dan developer-friendly.

Apa yang mereka baik:

  • Super mudah digunakan
  • API yang bagus dan dokumentasi developer
  • Embedded signing (jika Anda menginginkannya di aplikasi Anda)
  • Integrasi Dropbox
  • Opsi termurah yang tidak buruk

Siapa yang harus membelinya:

  • Perusahaan teknologi yang membangun workflow khusus
  • Anda menginginkan sederhana dan mudah
  • Anda memiliki developer yang dapat menangani integrasi
  • Bisnis yang lebih kecil mengamati biaya

Biayanya: $15-40 per pengguna/bulan

Pembicaraan nyata: Jika Anda tidak memerlukan semua lonceng dan peluit, ini mungkin cukup. Baik untuk tim yang lebih kecil.

Cara Benar-benar Memilih Satu

Mulai dengan integrasi: Apa yang benar-benar perlu Anda hubungkan? CRM? CPQ? CLM? Penyimpanan dokumen? Buat daftar. Kemudian periksa platform mana yang memiliki integrasi tersebut.

Periksa kepatuhan: Apakah Anda dalam industri yang regulasi? Healthcare membutuhkan HIPAA. Finance membutuhkan SOC 2. Government membutuhkan FedRAMP. Jangan lewatkan ini.

Cocokkan kompleksitas workflow:

  • Penandatanganan satu-ke-satu sederhana? Platform apa pun berfungsi.
  • Multi-party dengan routing? Anda akan memerlukan DocuSign atau Adobe.
  • Bidang bersyarat dan rantai persetujuan? Pasti DocuSign.

Lakukan matematikaannya: Hitung volume transaksi bulanan Anda. Hitung pengguna yang memerlukan lisensi. Kemudian benar-benar hitung biaya tahunan. Beberapa platform mengenakan biaya per envelope, lainnya per pengguna.

Uji pengalaman: Daftar trial gratis. Kirim kontrak uji ke diri sendiri di ponsel. Buat rekan kerja Anda yang paling tidak tech-savvy mencobanya. Jika mereka tidak dapat mengerti, pelanggan Anda juga tidak akan.

Cara Benar-benar Mengimplementasikan Ini

Anda telah memilih platform. Sekarang Anda perlu meluncurkannya tanpa merusak segalanya. Inilah caranya.

Minggu 1-2: Cari Tahu Apa yang Anda Butuhkan

Pertama, petakan proses Anda saat ini. Bukan apa yang Anda inginkan. Apa itu sebenarnya.

  • Bagaimana kontrak bergerak melalui organisasi Anda sekarang?
  • Di mana hal-hal macet?
  • Sistem apa yang perlu berbicara satu sama lain?
  • Siapa yang memerlukan akses?

Tulis. Kemudian lakukan demo vendor dengan kontrak aktual Anda, bukan data demo mereka. Kirim kontrak nyata melalui platform. Uji integrasi yang Anda benar-benar butuhkan.

Buat scorecard sederhana:

  • Apakah itu melakukan apa yang kami butuhkan? (40%)
  • Apakah itu terhubung ke sistem kami? (25%)
  • Dapatkah tim kami benar-benar menggunakannya? (15%)
  • Berapa biaya sebenarnya? (10%)
  • Apakah dukungan layak? (10%)

Minggu 3-6: Hubungkan ke Sistem Anda

Di sinilah sebagian besar implementasi gagal. Jangan lewatkan integrasi.

Integrasi CRM: Atur objek kontrak Anda di CRM. Konfigurasikan pembuatan dokumen sehingga secara otomatis menarik data. Atur trigger (kapan harus dikirim?). Pastikan pembaruan status mengalir kembali ke CRM.

Integrasi CPQ (jika Anda memiliki satu): Auto-generate kontrak dari quote yang disetujui. Pindahkan semua pricing dan terms. Hubungkan status kontrak ke tahap peluang Anda.

Integrasi CLM (jika Anda memiliki satu): Route kontrak yang dieksekusi ke repositori Anda. Atur workflow pasca-signature. Konfigurasi pengingat pembaruan. Ini terintegrasi dengan keseluruhan deal desk operations Anda.

Penyimpanan dokumen: Auto-archive kontrak yang dieksekusi di suatu tempat yang terorganisir. Pastikan orang-orang benar-benar dapat menemukannya nanti.

Minggu 7-8: Bangun Template Anda

Ambil kontrak standar Anda dan ubah menjadi template. Petakan bidang data ke CRM/CPQ Anda. Konfigurasikan siapa yang menandatangani dalam urutan apa.

Anda akan memerlukan template untuk:

  • Master Services Agreements
  • Statements of Work
  • Order forms
  • NDAs
  • Amendments dan renewals

Namai konsisten. Tag menurut use case dan region. Version control penting. Uji setiap template sebelum Anda go live.

Minggu 9: Konfigurasi Workflow

Logika routing: Sebagian besar kesepakatan B2B memerlukan penandatanganan berurutan (satu orang demi satu orang). Beberapa dapat melakukan paralel (semua sekaligus). Sebagian besar berakhir sebagai hybrid.

Pengingat: Mulai dengan Hari 3, Hari 7, Hari 14. Anda akan menyesuaikan berdasarkan apa yang berhasil.

Expiration: 30 hari adalah standar. Kirim peringatan di Hari 25.

Routing kondisional: Jika Anda memiliki rantai persetujuan berbeda berdasarkan ukuran kesepakatan atau region, atur sekarang. Jangan terlalu cerdas di sini.

Minggu 10: Latih Tim Anda

Tim penjualan memerlukan:

  • Cara mengirim kontrak dari CRM
  • Cara memeriksa status signature
  • Apa yang dilakukan ketika seseorang terjebak
  • Cara menjawab pertanyaan pelanggan (tercakup dalam pelatihan closing call execution Anda)

Tim legal/contracts memerlukan:

  • Cara memperbarui template
  • Cara mengonfigurasi workflow kompleks
  • Cara menarik jejak audit
  • Siapa yang harus dihubungi ketika hal-hal rusak

Executive memerlukan:

  • Cara menandatangani di ponsel
  • Di mana menemukan item pending
  • Itu saja. Buat sederhana.

Hal yang menghadap pelanggan: Buat panduan "Cara Menandatangani" satu halaman. Buat FAQ. Berikan mereka kontak dukungan yang akan benar-benar merespons.

Merancang Workflow yang Benar-benar Berfungsi

Anda memiliki tiga pola dasar. Pilih yang sesuai dengan bagaimana pelanggan Anda benar-benar menyetujui hal-hal.

Sequential Signing (Paling Umum)

Ini adalah: Kirim → Legal meninjau → CFO menandatangani → Anda countersign

Gunakan ini ketika ada jelas hierarki persetujuan. Legal perlu meninjau sebelum keuangan dapat menandatangani. Atau procurement perlu menyetujui sebelum executive dapat menandatangani.

Pros: Memberlakukan urutan persetujuan yang tepat. Mencegah orang junior menandatangani hal yang tidak seharusnya.

Cons: Lambat. Jika satu orang pergi berlibur, semua berhenti.

Ini adalah apa yang paling banyak kesepakatan B2B butuhkan.

Parallel Signing (Cepat tetapi Berisiko)

Ini adalah: Kirim → Legal DAN CFO menandatangani pada waktu yang sama → Anda countersign setelah keduanya

Gunakan ini ketika tidak ada hierarki persetujuan. Semua orang setara. Biasanya partnerships atau co-signers.

Pros: Cepat. Tidak ada bottleneck.

Cons: Mungkin melanggar proses persetujuan internal pelanggan mereka. Sulit dikelola jika seseorang memiliki pertanyaan.

Jangan gunakan ini kecuali Anda yakin proses mereka memungkinkan.

Hybrid (Paling Realistis)

Ini adalah: Kirim → Legal meninjau → CFO dan Procurement menandatangani secara paralel → Anda countersign

Beberapa langkah harus terjadi secara berurutan. Yang lain dapat terjadi pada waktu yang sama.

Ini adalah apa yang akan Anda akhiri untuk kesepakatan enterprise yang kompleks.

Satu Aturan yang Penting

Cocokkan proses persetujuan aktual pelanggan Anda.

Selama negosiasi, tanyakan:

  • "Siapa yang perlu meninjau ini di pihak Anda?"
  • "Apa urutan yang khas?"
  • "Ada persetujuan khusus yang diperlukan?"

Kemudian konfigurasikan workflow untuk cocok persis dengan apa yang mereka katakan. Jenis discovery ini adalah persis apa yang harus Anda tangkap dalam mutual action plan Anda.

Jangan asumsikan. Jangan gunakan workflow "standar" Anda. Tanyakan, kemudian cocokkan.

Reminder Cadence

Mulai dengan ini:

  • Hari 0: Kirim dengan tenggat waktu
  • Hari 3: Pengingat pertama
  • Hari 7: Pengingat kedua
  • Hari 14: Escalation (plus beri tahu pengirim)

Untuk kesepakatan end-of-quarter yang mendesak:

  • Hari 0: Kirim
  • Hari 1: Pengingat pertama
  • Hari 2: Pengingat kedua
  • Hari 3: Ambil telepon

Untuk renewals (kurang mendesak):

  • Hari 0: Kirim
  • Hari 7: Pengingat pertama
  • Hari 14: Pengingat kedua
  • Hari 21: Escalation

Expiration

Atur ke 30 hari. Ini menciptakan urgensi tanpa menjadi konyol.

Kirim peringatan di Hari 25: "Ini kedaluwarsa dalam 5 hari."

Kapan memperpanjang:

  • Kesepakatan enterprise dengan siklus persetujuan panjang
  • Kesepakatan melintasi hari libur
  • Pelanggan secara eksplisit meminta lebih banyak waktu

Conditional Routing (Deal Size)

Inilah setup umum:

  • Di bawah $50K: Procurement saja
  • $50K-$250K: Procurement → Finance
  • Lebih dari $250K: Procurement → Finance → Legal → Executive

Atau menurut jenis kontrak:

  • MSA: Legal harus meninjau
  • Order form di bawah MSA yang ada: Penjualan ops saja
  • SOW: Persetujuan manajemen proyek

Atau menurut region:

  • North America: Workflow standar
  • EMEA: Tambahkan review privasi data
  • APAC: Counter-signature entitas lokal diperlukan

Atur ini sekali. Jangan pikirkan mereka lagi.

Hal Kepatuhan yang Tidak Bisa Anda Abaikan

Record Retention

ESIGN Act mengatakan Anda perlu:

  • Menyimpan catatan dalam format yang dapat Anda reproduksi
  • Menyimpan signature dengan dokumen
  • Memberikan semua pihak akses
  • Mempertahankan selama diperlukan (biasanya 7+ tahun)

Cukup simpan semuanya sebagai PDF/A. Sertifikat penyelesaian disertakan dengan jejak audit penuh. Cadangkan di mana saja off-site. Simpan setidaknya 7 tahun.

Authentication Levels

Ada lima tingkat. Sebagian besar perusahaan menggunakan Tingkat 1 atau 2.

Tingkat 1: Email (apa yang digunakan sebagian besar orang) Signer mendapat email, klik link, tanda tangan. Itu saja.

Baik untuk: Kontrak B2B standar

Tingkat 2: Access code Anda mengirim kode terpisah. Mereka perlu memasukkannya sebelum menandatangani.

Baik untuk: Kontrak bernilai sedang di mana Anda menginginkan keamanan sedikit lebih

Tingkat 3: Knowledge-based authentication (KBA) Signer menjawab pertanyaan berdasarkan riwayat kredit. "Jalan mana yang pernah Anda tinggali?"

Baik untuk: Transaksi bernilai tinggi, industri regulasi

Tingkat 4: Phone/SMS Mereka mendapat SMS dengan kode. Masukkan kode untuk menandatangani.

Baik untuk: Kontrak sensitif, verifikasi identitas ekstra

Tingkat 5: Digital certificates (keamanan tertinggi) Menggunakan PKI. Diperlukan untuk signature eIDAS Qualified di EU.

Baik untuk: Industri regulasi, kontrak pemerintah

Reality check: Sebagian besar kontrak B2B menggunakan Tingkat 1 (email). Hanya pergi lebih tinggi jika Anda regulasi atau menangani hal-hal berisiko tinggi.

GDPR (Jika Anda Memiliki Pelanggan Eropa)

Anda perlu:

  • Mendapatkan persetujuan untuk memproses data mereka
  • Memberitahu mereka di mana Anda menyimpannya
  • Biarkan mereka mengakses atau menghapus data mereka
  • Dokumentasikan mengapa Anda memproses

Pastikan platform Anda memiliki:

  • Perjanjian pemrosesan data yang patuh GDPR
  • Data centers EU (atau setidaknya pilihan)
  • Enkripsi dalam transit dan at rest

Hal-hal Spesifik Industri

Healthcare (HIPAA): Dapatkan Business Associate Agreement dari platform Anda. Pastikan mereka mengenkripsi semuanya. Periksa kontrol akses dan logging audit mereka.

Perusahaan publik (SOX): Anda memerlukan jejak audit untuk eksekusi kontrak. Segregasi of duties. Bukti workflow persetujuan.

Layanan keuangan: SEC/FINRA record-keeping. Dokumentasi AML. Verifikasi KYC.

Jika Anda dalam industri regulasi, bicarakan dengan tim kepatuhan Anda sebelum memilih platform. Ini bukan opsional. Pertimbangkan persyaratan ini dalam close plan development Anda.

Membuat Orang Benar-benar Menandatangani

Tingkat penyelesaian Anda tergantung pada betapa mudahnya Anda membuat ini. Inilah yang berhasil.

Tulis Instruksi Jelas

Jangan cukup mengirim kontrak dengan "silahkan tanda tangan." Beritahu mereka apa yang mereka tanda tangani.

Subject: Acme Corp Contract - Signature Required by June 15

Hey Sarah,

Here's our contract for the consulting project we discussed. Need your signature by June 15 so we can kick off on schedule.

Quick summary:
- Total: $50,000
- Term: 6 months
- Start: July 1

Questions? Call me at 555-1234 or reply to this email.

Thanks,
John

Mengapa ini berhasil: Mereka tahu apa yang mereka tanda tangani, mengapa itu penting, dan siapa yang harus dihubungi jika mereka bingung.

Buat Sederhana

  • Sedikit mungkin penanda tangan (jangan tambahkan orang yang tidak perlu menandatangani)
  • Hanya bidang yang diperlukan (bidang opsional membingungkan orang)
  • Pre-fill semuanya yang bisa (nama perusahaan, judul, tanggal)

Setiap bidang atau signer ekstra menurunkan tingkat penyelesaian Anda.

Optimalkan untuk Mobile

60% orang akan mencoba menandatangani di ponsel mereka terlebih dahulu. Jika pengalaman penandatanganan Anda buruk di mobile, mereka akan menunda.

Uji template Anda di:

  • iPhone dan Android
  • Layar kecil dan besar
  • Safari, Chrome, dan apa pun lagi yang orang gunakan

Jika Anda tidak dapat dengan mudah menandatangani di ponsel, perbaiki template Anda.

Track Progress

Untuk tim Anda: Bangun dashboard yang menunjukkan status sent/viewed/signed/completed. Atur pemberitahuan ketika orang mengambil tindakan. Anda harus selalu tahu siapa yang terjebak.

Untuk pelanggan: Tunjukkan kepada mereka "Anda adalah penanda tangan 1 dari 3" sehingga mereka tahu di mana mereka dalam prosesnya. Beritahu mereka apa yang terjadi setelah mereka menandatangani. Kirim email konfirmasi segera.

Ketika Hal-hal Salah

Anda akan menemukan masalah ini. Inilah cara memperbaikinya.

"Mereka Tidak Pernah Menerima Email"

Biasanya ada di folder spam mereka. Kadang-kadang keamanan email korporat mereka membloknya.

Perbaiki:

  1. Minta mereka memeriksa spam/junk
  2. Kirim ulang dari platform
  3. Buat mereka daftar putih domain e-signature Anda
  4. Gunakan email pribadi jika email korporat tidak akan berhasil

"Authentication Failed"

Pertanyaan KBA didasarkan pada riwayat kredit. Jika mereka telah pindah baru-baru ini atau memiliki file kredit tipis, pertanyaan mungkin ketinggalan zaman atau tidak mungkin dijawab.

Perbaiki:

  1. Beralih ke metode autentikasi berbeda
  2. Gunakan access code bukan KBA
  3. Kirim kode via teks atau email terpisah

"Itu Stuck on Someone"

Mereka sedang liburan. Atau mereka meninggalkan perusahaan. Atau mereka tidak benar-benar memiliki otoritas untuk menandatangani.

Perbaiki:

  1. Ambil telepon dan hubungi mereka
  2. Cari tahu siapa yang benar-benar harus menandatangani
  3. Batalkan kontrak dan kirim ulang ke orang yang tepat
  4. Jawab pertanyaan apa pun yang mereka miliki

Jangan cukup terus mengirim pengingat. Hubungi.

"Itu Expired Before We Could Sign"

Expiration 30 hari Anda mencapai sebelum mereka bisa menandatangani. Atau itu melintasi periode liburan.

Perbaiki:

  1. Kirim ulang (update tanggal jika diperlukan)
  2. Perpanjang expiration jika Anda tahu mereka memerlukan lebih banyak waktu
  3. Follow up proaktif sebelum kedaluwarsa selanjutnya

"I Can't Sign on Mobile"

Kompatibilitas browser. Pop-up blockers. Aplikasi ketinggalan zaman.

Perbaiki:

  1. Coba browser berbeda
  2. Matikan pop-up blockers
  3. Update aplikasi mobile
  4. Gunakan versi web bukan aplikasi (atau sebaliknya)

Metrics Yang Benar-benar Penting

Lacak ini. Abaikan semuanya yang lain.

Time to Signature

Waktu median dari pengiriman ke sepenuhnya dieksekusi. Pecahkan menurut penanda tangan untuk menemukan bottleneck. Lacak dari waktu ke waktu.

Jika itu semakin lambat, sesuatu rusak.

Completion Rate

Berapa persentase kontrak yang Anda kirim benar-benar ditandatangani?

Juga lacak:

  • Berapa banyak kedaluwarsa tidak ditandatangani (Anda perlu follow up lebih cepat)
  • Berapa banyak yang dilihat tetapi tidak ditandatangani (sesuatu membingungkan mereka)

Di mana Itu Gets Stuck

Signer mana yang merupakan bottleneck? Legal? Finance? Procurement?

Setelah Anda tahu, Anda dapat memperbaikinya (pengingat lebih baik, pre-approvals, apa saja).

Mobile vs Desktop

Berapa banyak orang menandatangani di mobile? Apa tingkat penyelesaian menurut perangkat?

Jika penyelesaian mobile jauh lebih rendah daripada desktop, pengalaman mobile Anda mungkin buruk.

Cara Memperbaiki Penandatanganan Lambat

Jika time to signature lambat:

  • Periksa reminder cadence Anda (apakah Anda menunggu terlalu lama antara pengingat?)
  • Temukan penanda tangan bottleneck (selalu legal? selalu finance?)
  • Sederhanakan workflow (terlalu banyak langkah?)
  • Buat instruksi lebih jelas

Jika completion rate rendah:

  • Di mana orang-orang menyerah? (penanda tangan pertama? penanda tangan ketiga?)
  • Apakah kontraknya terlalu panjang atau kompleks?
  • Apakah Anda mengirim ke orang yang tepat?
  • Apakah instruksi Anda cukup jelas?

Jika mobile completion rendah:

  • Uji template Anda di ponsel
  • Optimalkan untuk tampilan mobile
  • Tambahkan instruksi khusus mobile

Reports untuk Orang Berbeda

Kepemimpinan penjualan menginginkan:

  • Waktu rata-rata untuk signature (trending)
  • Dampak pada panjang siklus penjualan
  • Perwakilan mana yang tercepat

Legal/compliance menginginkan:

  • Laporan jejak audit
  • Metrik kepatuhan
  • Penggunaan template dan versi

Finance menginginkan:

  • Dampak pengakuan pendapatan
  • Penghematan biaya
  • ROI

The Bottom Line

Jika Anda masih mencetak kontrak pada tahun 2026, Anda kehilangan kesepakatan.

Bukan karena kontrak kertas tidak sah. Karena pesaing Anda dapat menutup dalam hitungan jam sementara Anda menunggu hari untuk pengiriman kurir.

Kecepatan: 10 hari vs 10 jam bukan perbedaan kecil. Ini perbedaan antara menutup kesepakatan dan kehilangannya ke seseorang yang bergerak lebih cepat.

Pengalaman: Pelanggan mengharapkan digital. Mereka mengharapkan mobile. Mereka mengharapkan menandatangani dari mana pun mereka berada. Meminta mereka mencetak, menandatangani, dan memindai adalah gesekan yang akan mereka hindari dengan membeli dari orang lain.

Operasi: Tracking manual memerlukan waktu dan uang. Celah kepatuhan menciptakan risiko. Penyimpanan kertas mahal dan bodoh.

Implementasi membutuhkan waktu 2-6 minggu untuk sebagian besar perusahaan. Anda akan mendapatkan kembali biaya di kuartal pertama hanya dari penghematan waktu.

Tetapi keuntungan nyata bertambah. Signature lebih cepat berarti pengakuan pendapatan lebih cepat. Siklus penjualan lebih pendek. Tingkat menang lebih tinggi. Pengalaman pelanggan lebih baik.

Pilih platform. Integrasikan. Latih tim Anda. Optimalkan workflow.

Kemudian tutup kesepakatan dalam hitungan jam bukan minggu.

Learn More

Siap untuk mengoptimalkan seluruh operasi closing Anda? Lihat contract execution dan quote-to-cash process.

Related resources: