Struktur Kontrak: Membangun Kerangka Hukum yang Mendukung Bisnis

Seorang VP Penjualan menyaksikan sebuah transaksi senilai $750.000 terjebak dalam peninjauan hukum selama enam minggu sementara para pesaing bergerak cepat. Pelanggan menginginkan perubahan pada bahasa tanggung jawab hukum, kepemilikan data, dan hak penghentian. Setiap perubahan memerlukan peninjauan hukum, perdebatan internal, penilaian risiko, dan beberapa putaran revisi. Sementara itu, juara kehilangan kredibilitas, urgensi hilang, dan alternatif kompetitif mulai terlihat menarik. Transaksi akhirnya ditutup, tetapi dua perwakilan penjualan melewatkan kuota mereka pada kuartal itu menunggu persetujuan hukum yang bisa dicegah dengan struktur kontrak yang lebih baik.

Struktur kontrak mempengaruhi tingkat penutupan sebesar 20% hingga 35%, namun sebagian besar perusahaan B2B menganggap perjanjian hukum sebagai hambatan yang diperlukan daripada enabler strategis. Mereka menegosiasikan setiap transaksi dari awal, memperlakukan setiap redline pelanggan sebagai sah, dan tidak memiliki aturan yang jelas tentang apa yang dapat diterima versus apa yang memerlukan tinjauan eksekutif. Hasilnya? Siklus penjualan yang panjang, pelanggan yang frustrasi, dan tim hukum yang terbebani dengan pekerjaan kontrak.

Struktur kontrak yang baik menyeimbangkan perlindungan hukum dengan kecepatan. Struktur ini mengatur kerangka kerja master yang menangani 80% dari ketentuan hukum sekali, sehingga pembelian di masa depan hanya memerlukan formulir pesanan sederhana. Struktur ini menciptakan standar di mana dimungkinkan sambil tetap fleksibel di mana dibutuhkan. Struktur ini memberikan tim penjualan panduan yang jelas tentang apa yang dapat mereka terima tanpa menunggu hukum.

B2B Contract Components

Kontrak B2B enterprise biasanya memiliki beberapa dokumen yang bekerja bersama. Memahami pengaturan ini membantu Anda menutup transaksi lebih cepat dan menghindari menegosiasikan kembali ketentuan standar berkali-kali.

Lapisan dasar adalah Master Service Agreement (MSA) atau Terms and Conditions Anda yang mengatur hubungan. Dokumen ini mengatur ketentuan umum, hal-hal hukum, dan kebijakan yang berlaku untuk semuanya. Setelah ditandatangani, dokumen ini jarang berubah.

Lapisan komersial memiliki Order Forms atau Statements of Work (SOW) yang menjelaskan apa yang dibeli pelanggan, harganya, dan deliverable. Dokumen ini mereferensikan MSA dan menambahkan detail khusus pembelian tanpa memerlukan negosiasi hukum penuh.

Dokumen pendukung menangani kebutuhan khusus: Data Processing Agreements (DPA) untuk GDPR dan privasi, Professional Services Agreements (PSA) untuk konsultasi atau implementasi, dan addendum keamanan atau kepatuhan untuk industri yang diatur.

Struktur multi-dokumen ini menciptakan kecepatan. Setelah Anda menegosiasikan MSA sekali, pembelian di masa depan hanya memerlukan formulir pesanan sederhana. Bandingkan dengan menegosiasikan kontrak penuh setiap kali, yang membunuh siklus dan menghabiskan sumber daya hukum.

Core Contract Documents

Master Service Agreement (MSA)

MSA menetapkan fondasi hukum dari hubungan pelanggan. Ini mencakup ketentuan umum yang berlaku untuk semua transaksi: definisi, kepemilikan kekayaan intelektual, kerahasiaan, garansi, pembatasan tanggung jawab, ganti rugi, resolusi sengketa, dan hukum yang berlaku. Setelah ditandatangani, MSA tetap berlaku untuk semua pembelian di masa depan.

MSA biasanya berkisar dari 15 hingga 40 halaman tergantung pada kompleksitas produk dan profil risiko. Mereka mengatasi kekhawatiran hukum secara komprehensif sehingga formulir pesanan dapat sederhana. Investasi dalam negosiasi MSA terbayar melalui transaksi berikutnya yang lebih cepat.

Bagian MSA utama mencakup ketentuan komersial (pembayaran, kerangka penetapan harga, ketentuan langganan), ketentuan umum dan kondisi (garansi, pernyataan, mekanik hukum), komitmen tingkat layanan (uptime, dukungan, kinerja), penyediaan data dan keamanan (kepemilikan, perlindungan, kepatuhan), dan tanggung jawab dan ganti rugi (batas, perlindungan bersama, pengecualian).

Statement of Work (SOW)

SOW menentukan proyek berbasis deliverable: implementasi, pengembangan khusus, keterlibatan konsultasi, atau layanan profesional. Mereka merinci ruang lingkup, deliverable, jadwal, milestone, kriteria penerimaan, dan penetapan harga khusus proyek. SOW mereferensikan MSA untuk ketentuan hukum sambil fokus pada spesifikasi proyek. Memahami pembuatan SOW yang efektif memastikan harapan deliverable yang jelas.

SOW yang efektif spesifik tentang apa yang akan disampaikan dan kapan. Bahasa ruang lingkup yang samar menciptakan sengketa. Deliverable yang jelas dengan kriteria penerimaan konkret mencegah ketidaksepakatan tentang apakah kondisi telah terpenuhi. Sertakan pengecualian eksplisit untuk mencegah scope creep.

Order Form

Formulir pesanan mendokumentasikan pembelian langganan yang termasuk dalam kerangka kerja MSA. Mereka menentukan produk atau layanan yang dibeli, jumlah, harga, durasi langganan, persyaratan pembayaran, dan ketentuan pembaruan. Formulir pesanan biasanya berjalan 1 hingga 3 halaman dan memerlukan negosiasi minimal karena ketentuan hukum ada di MSA.

Desain formulir pesanan untuk kecepatan: deskripsi produk yang jelas, penetapan harga yang transparan, blok tanda tangan sederhana, dan referensi eksplisit ke MSA yang berlaku. Semakin cepat pelanggan dapat meninjau dan menandatangani formulir pesanan, semakin cepat transaksi ditutup.

Data Processing Agreement (DPA)

DPA mengatasi persyaratan privasi dan perlindungan data, khususnya untuk GDPR, CCPA, dan peraturan privasi lainnya. Mereka menentukan bagaimana Anda memproses data pelanggan, langkah-langkah keamanan, daftar sub-processor, prosedur pelanggaran data, dan hak data pelanggan. Banyak enterprise memerlukan DPA sebelum membeli perangkat lunak apa pun yang memproses data pribadi.

Buat DPA standar yang memenuhi persyaratan peraturan tanpa negosiasi. Peraturan privasi menetapkan kewajiban yang jelas; DPA mendokumentasikan bagaimana Anda memenuhinya. DPA standar menutup persyaratan ini dengan cepat daripada menegosiasikan ketentuan data deal demi deal.

Professional Services Agreement (PSA)

PSA mengatur layanan konsultasi, pelatihan, atau dukungan terpisah dari langganan perangkat lunak. Mereka menetapkan persyaratan pengiriman layanan, standar profesional, kriteria penerimaan, dan ketentuan komersial untuk layanan. PSA sering mereferensikan MSA untuk ketentuan hukum umum sambil fokus pada ketentuan khusus layanan.

Gunakan PSA ketika layanan cukup besar untuk menjamin perjanjian terpisah atau ketika layanan mungkin dibeli oleh pelanggan yang tidak memiliki langganan perangkat lunak. Untuk layanan implementasi sederhana yang dikemas dengan perangkat lunak, SOW yang mereferensikan MSA mungkin cukup.

Master Agreement Strategy

Strategi MSA secara dramatis meningkatkan kecepatan transaksi dengan menegosiasikan ketentuan hukum sekali daripada berulang kali. Setelah negosiasi MSA awal, pembelian berikutnya hanya memerlukan formulir pesanan yang mereferensikan MSA. Ini mengubah proses hukum 4 hingga 8 minggu menjadi tanda tangan yang sama hari.

Benefits and Structure

MSA menguntungkan kedua belah pihak. Pelanggan menegosiasikan persyaratan yang menguntungkan sekali dan tahu persyaratan tersebut berlaku untuk semua pembelian di masa depan. Tim hukum meninjau posisi standar Anda sekali daripada deal demi deal. Procurement memiliki ketentuan yang telah disetujui sebelumnya yang mempercepat pembelian.

Bisnis Anda mendapat manfaat dari transaksi berikutnya yang lebih cepat, biaya hukum yang berkurang, negosiasi yang dapat diprediksi di mana Anda telah menetapkan posisi yang dapat diterima, dan kepercayaan tim penjualan tentang persyaratan apa yang akan disetujui. Investasi MSA awal membayar dividen yang berkelanjutan.

Commercial Terms

Sertakan kerangka kerja komersial dalam MSA Anda tanpa penetapan harga tertentu. Tetapkan bagaimana Anda menetapkan harga (per pengguna, per transaksi, berjenjang), opsi persyaratan pembayaran (pembayaran di muka tahunan, triwulanan, bulanan), jenis biaya apa yang mungkin diterapkan (overage, layanan profesional, dukungan), dan bagaimana perubahan penetapan harga dengan pembaruan (klausa eskalasi, pemicu renegosiasi).

Ini memungkinkan formulir pesanan hanya menentukan tingkat penetapan harga tanpa memperdebatkan metodologi penetapan harga. Jika MSA menetapkan penetapan harga per pengguna dengan pembayaran di muka tahunan, formulir pesanan hanya perlu menyatakan "100 pengguna pada $100 per pengguna per tahun."

General Terms and Conditions

Ketentuan umum Anda mencakup mekanik hukum: garansi (apa yang Anda janjikan tentang produk), pernyataan (pernyataan fakta), pembatasan garansi (apa yang Anda tidak janjikan), kekayaan intelektual (kepemilikan IP Anda dan data pelanggan), kerahasiaan (perlindungan bersama), dan durasi dan penghentian (berapa lama perjanjian berlangsung dan bagaimana kedua belah pihak dapat keluar).

Ketentuan ini jarang berubah karena mencerminkan posisi hukum standar Anda. Negosiasikan mereka secara menyeluruh dalam MSA sehingga Anda tidak menegosiasikan kembali deal demi deal. Sebagian besar ketentuan ini standar di seluruh perangkat lunak B2B dengan variasi kecil.

Service Level Commitments

Sertakan kerangka kerja SLA dalam MSA Anda: komitmen uptime, waktu respons dukungan, standar kinerja, metodologi pengukuran, dan solusi untuk kegagalan. Tentukan tingkat layanan yang berbeda berdasarkan tingkat (standar, premium, enterprise) sehingga pelanggan dapat memilih tingkat yang sesuai di formulir pesanan.

Bahasa SLA sering memerlukan negosiasi, khususnya dengan pelanggan enterprise yang memiliki persyaratan ketat. Sertakan kerangka kerja SLA dalam MSA untuk menegosiasikan ketentuan ini sekali daripada di setiap formulir pesanan.

Data and Security Provisions

Tangani kepemilikan data, standar keamanan, sertifikasi kepatuhan, prosedur notifikasi pelanggaran, retensi dan penghapusan data, dan manajemen sub-processor. Ketentuan ini memenuhi tinjauan keamanan dan persyaratan privasi tanpa negosiasi deal demi deal.

Referensikan standar industri dan sertifikasi (SOC 2, ISO 27001, kepatuhan GDPR) dalam MSA Anda. Ini menunjukkan kedewasaan keamanan dan mengurangi beban kuesioner keamanan pelanggan dalam pembelian berikutnya.

Liability and Indemnification

Tetapkan batas tanggung jawab, pengecualian dari tanggung jawab, ganti rugi bersama untuk klaim tertentu, dan periode pembatasan. Ketentuan tanggung jawab sering kali merupakan ketentuan kontrak yang paling dinegosiasikan karena mereka mengalokasikan risiko antar pihak.

Kembangkan posisi standar pada batas tanggung jawab (biasanya 12 bulan biaya yang dibayarkan atau nilai kontrak total), tanggung jawab tak terbatas untuk klaim tertentu (pelanggaran IP, pelanggaran data, kelalaian besar), dan ganti rugi bersama (setiap pihak memberikan ganti rugi kepada pihak lain untuk jenis klaim tertentu).

Order Form Efficiency

Formulir pesanan harus ditutup dalam jam atau hari, bukan minggu. Rancang untuk kecepatan dengan menyertakan hanya detail khusus pembelian: produk atau layanan, jumlah dan harga, tanggal durasi (awal dan akhir), jadwal pembayaran, persyaratan pembaruan, dan ketentuan khusus untuk pembelian ini.

Referensikan MSA secara eksplisit: "Formulir Pesanan ini diatur oleh Master Service Agreement yang tertanggal [TANGGAL] antara [PIHAK]." Ini membuat jelas bahwa ketentuan MSA berlaku tanpa mengulanginya. Jika tidak ada MSA, formulir pesanan Anda harus mereferensikan ketentuan dan kondisi standar Anda.

Aktifkan tanda tangan elektronik pada formulir pesanan. DocuSign, Adobe Sign, atau alat serupa memungkinkan pelanggan menandatangani dalam hitungan menit daripada mencetak, menandatangani, memindai, dan mengirim email. Manajemen e-signature yang efektif menghilangkan gesekan yang menunda transaksi secara tidak perlu.

Term Length and Commitment

Initial Term Duration

Sebagian besar kontrak SaaS B2B menjalankan durasi awal tahunan dengan durasi lebih pendek untuk pelanggan SMB (bulanan atau triwulanan) dan durasi lebih lama untuk transaksi enterprise (2 hingga 3 tahun). Panjang durasi awal mempengaruhi penetapan harga, persyaratan pembayaran, dan tingkat komitmen pelanggan.

Durasi tahunan memberikan keseimbangan yang baik: cukup lama untuk pelanggan mencapai nilai dan untuk Anda memulihkan biaya akuisisi, cukup pendek sehingga komitmen tidak menciptakan kecemasan pembeli yang berlebihan. Transaksi multi-tahun memerlukan diskon atau insentif lain untuk membenarkan komitmen yang diperpanjang.

Auto-Renewal Mechanisms

Klausa auto-renewal memperpanjang kontrak secara otomatis kecuali salah satu pihak memberikan pemberitahuan penghentian dalam jendela yang ditentukan (biasanya 30 hingga 90 hari sebelum pembaruan). Ini melindungi Anda dari non-pembaruan administratif di mana pelanggan yang puas cukup lupa untuk memperbarui.

Nyatakan ketentuan auto-renewal dengan jelas: "Perjanjian ini secara otomatis diperbaharui untuk durasi satu tahun berikutnya kecuali salah satu pihak memberikan pemberitahuan tertulis tentang non-pembaruan setidaknya 60 hari sebelum tanggal pembaruan." Ini memberikan pelanggan persyaratan pemberitahuan yang jelas sambil menetapkan pembaruan sebagai standar.

Termination Provisions

Tentukan bagaimana kontrak berakhir: kedaluwarsa durasi, kesepakatan bersama, pelanggaran material, kebangkrutan, atau penghentian untuk kemudahan. Setiap jenis penghentian memiliki persyaratan pemberitahuan yang berbeda dan efek.

Penghentian untuk kemudahan (salah satu pihak dapat mengakhiri tanpa alasan) umum terjadi dengan kontrak bulanan tetapi jarang terjadi dengan kesepakatan tahunan atau multi-tahun. Penghentian untuk pelanggaran material memerlukan pemberitahuan dan kesempatan untuk memperbaiki. Tentukan mekanisme ini dengan jelas untuk mencegah sengketa.

Early Termination Rights

Beberapa pelanggan meminta hak untuk mengakhiri lebih awal jika keadaan berubah: pemotongan anggaran, perubahan bisnis, atau masalah kinerja. Hak penghentian awal meningkatkan risiko churn Anda dan harus dibatasi dengan hati-hati.

Jika Anda memberikan hak penghentian awal, sertakan kondisi: komitmen durasi minimum (tidak dapat mengakhiri di 6 bulan pertama), biaya penghentian (bayar nilai kontrak yang tersisa dengan diskon), atau pemicu tertentu (merger, penutupan unit bisnis, kegagalan kinerja material dengan periode perbaikan).

Flexibility vs Standardization

Strategi kontrak Anda harus menyeimbangkan standarisasi untuk efisiensi dengan fleksibilitas untuk diferensiasi kompetitif dan kebutuhan pelanggan. Standarisasi di mana perlindungan dan efisiensi penting. Fleks di mana persyaratan khusus pelanggan masuk akal.

When to Use Standard Agreements

Gunakan template MSA dan formulir pesanan standar Anda untuk 80% hingga 90% transaksi. Perjanjian standar memungkinkan siklus cepat, tinjauan hukum yang dapat diprediksi, dan kepercayaan tim penjualan. Jika setiap transaksi memerlukan negosiasi khusus, Anda tidak memiliki standar yang efektif.

Terapkan standar untuk transaksi pasar kecil dan menengah di mana penyesuaian tidak dijustifikasi berdasarkan ukuran transaksi. Untuk transaksi enterprise di atas ambang batas tertentu, terima bahwa negosiasi diperlukan tetapi gunakan standar Anda sebagai titik awal.

Acceptable Variation Ranges

Tentukan variasi yang dapat diterima yang dapat disetujui oleh penjualan dan deal desk tanpa tinjauan hukum. Misalnya, Anda mungkin mengizinkan variasi batas tanggung jawab dalam kisaran tertentu (12 hingga 24 bulan biaya), fleksibilitas persyaratan pembayaran (triwulanan atau bulanan daripada tahunan), atau penambahan DPA standar untuk kepatuhan privasi.

Buat playbook yang menentukan variasi yang dapat diterima dan memerlukan eskalasi untuk apa pun di luar kisaran yang ditentukan. Ini memberdayakan tim penjualan sambil melindungi dari konsesi berlebihan.

Red-Line Management

Ketika pelanggan redline kontrak, lacak penyediaan mana yang mereka ubah. Pola muncul: sebagian besar pelanggan meminta 5 hingga 10 perubahan yang sama. Perbarui template standar Anda untuk membuat perubahan tersebut secara proaktif atau kembangkan respons standar yang menjelaskan mengapa Anda tidak dapat menerima perubahan tertentu.

Kategorikan redline sebagai dapat diterima (setujui secara otomatis), dapat dinegosiasikan (diskusikan tetapi umumnya mengakomodasi), atau tidak dapat diterima (tolak kecuali strategis). Ini mempercepat tinjauan dengan fokus waktu hukum pada ketentuan yang benar-benar diperdebatkan. Menguasai teknik negosiasi ketentuan untuk menangani permintaan redline umum secara efisien.

Legal Review Efficiency

Kurangi beban tinjauan hukum dengan memberdayakan penjualan dan deal desk dengan wewenang persetujuan yang jelas untuk variasi standar, membuat template untuk skenario umum, mengembangkan playbook yang mengatasi permintaan pelanggan yang sering, dan mengeskalasikan hanya masalah yang benar-benar kompleks.

Ukur waktu tinjauan hukum dan identifikasi hambatan. Jika negosiasi tanggung jawab secara konsisten memerlukan 2 minggu, kembangkan standar tanggung jawab yang lebih fleksibel atau playbook yang lebih baik. Jika ketentuan data memperlambat transaksi, buat template DPA standar. Tangani pola, bukan hanya transaksi individu.

Contract Negotiation Workflow

Rancang alur kerja negosiasi kontrak Anda untuk kecepatan tanpa mengorbankan perlindungan. Alur kerja khas mencakup pemilihan template (set kontrak mana yang akan digunakan), penyesuaian untuk persyaratan transaksi tertentu, tinjauan pelanggan dan redline, tinjauan internal terhadap perubahan pelanggan, negosiasi ketentuan yang diperdebatkan, perutean persetujuan, dan eksekusi.

Initial Draft and Template Selection

Mulai dengan template yang sesuai berdasarkan jenis dan ukuran transaksi. Transaksi kecil menggunakan perjanjian sederhana dengan negosiasi minimal. Transaksi pasar menengah menggunakan MSA standar dengan fleksibilitas moderat. Transaksi enterprise menggunakan MSA penuh yang mengharapkan negosiasi.

Berdayakan tim penjualan untuk menghasilkan perjanjian awal dari template menggunakan CPQ Anda atau alat deal desk. Semakin cepat pelanggan menerima draft perjanjian, semakin cepat negosiasi dimulai.

Red-Line Exchange

Kirim kontrak yang bersih untuk tinjauan pelanggan. Pelanggan redline ketentuan yang ingin mereka ubah. Tinjau redline mereka secara efisien dengan membandingkan standar Anda dan playbook. Terima perubahan yang dapat diterima segera, negosiasikan item yang dapat dinegosiasikan, dan jelaskan mengapa Anda tidak dapat menerima perubahan yang tidak dapat diterima.

Batasi putaran redline. Setelah 2 hingga 3 pertukaran, pindah ke panggilan atau pertemuan untuk menyelesaikan masalah yang tersisa. Negosiasi email tentang bahasa hukum yang kompleks sering memperpanjang siklus secara tidak perlu. Panggilan 30 menit dengan pengacara dapat menyelesaikan masalah yang akan memakan waktu berminggu-minggu melalui email.

Legal Collaboration

Tim hukum melindungi perusahaan dari risiko yang tidak dapat diterima sambil memungkinkan bisnis. Tim hukum terbaik memahami tujuan bisnis dan menemukan cara kreatif untuk mencapainya dalam parameter risiko yang dapat diterima. Mereka adalah mitra bisnis, bukan penjaga yang hanya mengatakan tidak.

Ciptakan kolaborasi penjualan dan hukum yang kuat. Libatkan hukum sejak dini dalam transaksi yang kompleks. Libatkan penjualan dalam pelatihan hukum sehingga mereka memahami mengapa istilah tertentu penting. Bangun saling menghormati dan tujuan bersama di sekitar penutupan transaksi pada tingkat risiko yang dapat diterima.

Approval Routing

Rute kontrak untuk persetujuan berdasarkan tingkat risiko dan ukuran transaksi. Transaksi kecil standar mungkin hanya memerlukan persetujuan manajer penjualan. Transaksi enterprise besar dengan syarat yang dinegosiasikan memerlukan persetujuan hukum, keuangan, dan eksekutif. Rancang perutean untuk kecepatan sambil memastikan tinjauan yang sesuai. Tetapkan alur kerja persetujuan internal yang jelas untuk mencegah hambatan.

Gunakan alur kerja persetujuan otomatis dalam CRM atau sistem kontrak Anda. Perutean email manual menambah hari ke siklus persetujuan. Alur kerja otomatis dengan SLA yang jelas dan eskalasi membuat transaksi tetap bergerak.

Common Contract Negotiation Points

Liability Caps and Limitations

Pelanggan sering meminta batas tanggung jawab yang lebih tinggi daripada standar Anda. Standar Anda mungkin membatasi tanggung jawab pada 12 bulan biaya yang dibayarkan; mereka meminta 24 bulan atau nilai kontrak total. Negosiasikan berdasarkan ukuran transaksi, profil risiko, dan cakupan asuransi.

Pertahankan tanggung jawab tak terbatas untuk jenis klaim tertentu: pelanggaran kekayaan intelektual, pelanggaran data yang disebabkan oleh kelalaian Anda, kelalaian besar atau kesalahan yang disengaja, dan pelanggaran kerahasiaan. Risiko ini tidak boleh dibatasi karena mereka mewakili kewajiban fundamental.

Indemnification Scope

Ketentuan ganti rugi menentukan siapa yang mengkompensasi siapa untuk jenis klaim apa. Struktur khas mencakup ganti rugi bersama (kedua belah pihak memberikan ganti rugi satu sama lain untuk klaim tertentu), atau ganti rugi asimetris di mana satu pihak memiliki kewajiban yang lebih luas.

Ganti rugi SaaS standar: Anda memberikan ganti rugi kepada pelanggan untuk klaim pelanggaran IP, mereka memberikan ganti rugi kepada Anda untuk klaim yang timbul dari data mereka atau penggunaan produk Anda. Tolak ganti rugi luas untuk semua klaim; batasi ke kategori yang spesifik dan sesuai.

Data Ownership and Portability

Pelanggan menginginkan konfirmasi yang jelas bahwa mereka memiliki data mereka dan dapat mengekstraknya kapan saja. Ini masuk akal dan harus standar. Tentukan bahwa pelanggan memiliki data mereka, Anda dapat menggunakan data untuk menyediakan layanan, pelanggan dapat mengekspor data dalam format standar, dan Anda menghapus data setelah penghentian per jadwal yang disepakati.

Portabilitas data mengurangi biaya switching, yang memprihatinkan beberapa vendor. Namun, menolak portabilitas data menciptakan permusuhan pelanggan dan gagal bagaimanapun karena peraturan sering kali memerlukan hal itu. Buat kepemilikan data dan portabilitas sebagai posisi standar.

Audit Rights

Pelanggan enterprise sering meminta hak untuk mengaudit kepatuhan Anda terhadap ketentuan kontrak, khususnya komitmen keamanan, privasi, dan SLA. Hak audit menciptakan beban operasional tetapi masuk akal untuk pelanggan enterprise besar dengan sensitivitas data yang signifikan.

Batasi hak audit ke frekuensi yang masuk akal (sekali per tahun), persyaratan pemberitahuan di muka (30 hingga 60 hari), hanya jam kerja, dan metode non-disruptif. Izinkan pelanggan menggunakan auditor pihak ketiga daripada datang di tempat. Tawarkan untuk memberikan laporan SOC 2 sebagai pengganti audit jika memungkinkan.

Change Management

Pelanggan menginginkan perlindungan terhadap perubahan unilateral ke fitur produk, praktik keamanan, atau ketentuan. Tetapkan ketentuan manajemen perubahan yang menyeimbangkan kebutuhan Anda untuk evolusi produk dengan kebutuhan pelanggan akan stabilitas.

Pendekatan standar: Anda dapat membuat perubahan dengan pemberitahuan yang wajar (30 hingga 90 hari), perubahan yang merugikan secara material memberi pelanggan hak penghentian, dan Anda tidak akan secara material mengurangi fungsionalitas tanpa pemberitahuan. Ini memungkinkan Anda untuk berkembang sambil melindungi pelanggan dari perubahan yang merugikan.

Contract Repository and Management

Setelah ditandatangani, kontrak memerlukan manajemen berkelanjutan: penyimpanan, organisasi, pelacakan pembaruan, pemantauan kewajiban, dan manajemen amandemen. Manajemen kontrak yang buruk menciptakan risiko kepatuhan, peluang pembaruan yang terlewat, dan ketidakpuasan pelanggan.

Gunakan sistem manajemen kontrak yang menyimpan semua perjanjian, melacak tanggal dan kewajiban utama, mengingatkan pada tenggat waktu pembaruan, memberikan repositori yang dapat dicari, dan terintegrasi dengan CRM Anda. Opsi populer termasuk Ironclad, ContractWorks, atau manajemen kontrak native CRM.

Ekstrak istilah utama ke data terstruktur: nilai kontrak, tanggal mulai dan akhir, ketentuan auto-renewal, persyaratan pemberitahuan, komitmen SLA, dan istilah penetapan harga. Ini memungkinkan pelaporan dan analisis yang menginformasikan keputusan bisnis.

Conclusion

Struktur kontrak bukan hanya dokumen hukum. Ini adalah arsitektur strategis yang mempercepat atau memperlambat transaksi. Perusahaan yang menangani kontrak dengan baik telah menguasai model MSA-plus-order-form yang menegosiasikan ketentuan hukum sekali dan menutup transaksi di masa depan dengan cepat. Mereka telah membangun standar di mana dimungkinkan sambil tetap fleksibel di mana dibutuhkan. Mereka telah memberikan tim penjualan aturan yang jelas tentang perubahan yang dapat diterima sambil melindungi dari risiko yang buruk.

Bangun strategi kontrak Anda di sekitar kecepatan dan standar. Buat template yang menunjukkan posisi standar Anda. Kembangkan playbook yang menangani permintaan pelanggan umum. Biarkan penjualan dan deal desk menangani perubahan standar. Tarik hukum secara strategis pada hal-hal yang kompleks daripada setiap transaksi. Ukur waktu siklus kontrak dan terus optimalkan.

Tujuannya bukan membunuh tinjauan hukum. Ini adalah memastikan tinjauan hukum fokus pada risiko nyata daripada menegosiasikan ketentuan standar berkali-kali. Keseimbangan itu mempercepat transaksi sambil menjaga Anda tetap terlindungi. Ini memerlukan investasi dalam template, playbook, pelatihan, dan sistem. Imbal hasilnya adalah siklus yang lebih cepat, tingkat penutupan yang lebih tinggi, dan biaya hukum yang lebih rendah yang membayar diri mereka sendiri berkali-kali lipat.

Pelajari Lebih Lanjut