Panduan daripada Google untuk membantu anda mengurangkan mesyuarat yang tidak berguna

Penyelidikan ke atas 19 juta mesyuarat dan 6,500 profesional merentasi UK, Jerman, dan AS mendedahkan pembaziran $457 bilion dalam mesyuarat. Walaupun mesyuarat penting untuk membuat keputusan, tinjauan Doodle menyerlahkan ketidakcekapannya:

• 44% bergelut untuk menyelesaikan kerja akibat mesyuarat yang berlebihan.
• 43% meninggalkan mesyuarat tanpa kejelasan tentang perkara utama.
• 26% berkata mesyuarat yang tidak baik menjejaskan hubungan pelanggan dan pembekal. Mesyuarat tanpa henti telah menjadi tabiat, namun ia sering membuang masa, menguras semangat, dan membunuh motivasi.

Salah satu syarikat paling berjaya di dunia, iaitu Google, telah menetapkan kriterianya untuk mesyuarat yang patut diadakan. Pendekatan ini bertujuan menghapuskan pembaziran masa dan meningkatkan motivasi pekerja.

Perniagaan anda mungkin tidak sebesar atau sepelbagai Google, tetapi terdapat banyak yang boleh anda pelajari daripada cara mereka menjalankan mesyuarat.

Jangan adakan mesyuarat kecuali ia benar-benar perlu

Sebelum menjadualkan mesyuarat, tanya diri anda: Adakah ia benar-benar perlu? Adakah ia berbaloi untuk menarik pekerja anda keluar daripada kerja mereka bagi duduk di bilik persidangan?

Dalam buku "How Google Works", Eric Schmidt, bekas CEO dan kini Pengerusi Eksekutif Alphabet Inc., berkongsi bagaimana beliau meminta pasukannya mewujudkan garis panduan mesyuarat bagi semua pekerja Google.

Salah satu peraturan utama ialah hanya mengadakan mesyuarat jika ia benar-benar perlu. Pekerja digalakkan untuk tidak menjadualkan mesyuarat tanpa tujuan yang jelas.

Penyelidikan menunjukkan bahawa hampir 67% mesyuarat sama ada tidak berguna atau boleh diperkemas. Inilah sebabnya anda perlu mempertimbangkan semula cara anda mendekatinya.

Anda boleh menggunakan pendekatan ini dalam perniagaan anda dengan menjawab soalan-soalan berikut setiap kali mesyuarat dijadualkan:

• Apakah tujuan mesyuarat tersebut?
• Bolehkah tujuan itu dicapai melalui panggilan telefon atau e-mel sebaliknya?
• Adakah isu itu mendesak?
• Adakah isu itu penting?
• Adakah terdapat cara lain untuk menanganinya?

Bagi banyak syarikat yang tidak cekap, penyelesaian pertama kepada sebarang isu nampaknya adalah mesyuarat eksekutif yang besar. Sebaliknya, ambil pengajaran daripada Google dan fikir dengan teliti sebelum membuat keputusan akhir untuk mengadakan satu.

Sediakan agenda yang jelas untuk setiap mesyuarat

Mesyuarat tanpa agenda atau struktur yang jelas boleh dengan cepat tersasar dan berlarutan selama berjam-jam. Untuk meningkatkan produktiviti, sentiasa buat garis besar yang jelas tentang topik yang akan dibincangkan. Yang lebih penting lagi, kongsikan agenda dengan peserta sekurang-kurangnya 24 jam lebih awal supaya mereka boleh bersedia dan menyumbang dengan berkesan.

Kita tidak mempunyai sepanjang hari untuk mesyuarat. Mewujudkan penjajaran sejak awal menggalakkan peserta membentangkan pandangan mereka secara ringkas, kekal fokus dan selaras dengan objektif bagi memberikan nilai yang paling besar.

Di Google, Marissa Mayer (bekas eksekutif Google dan CEO Yahoo) menghadiri hampir 70 mesyuarat seminggu dan dikenali sebagai salah seorang pembuat keputusan yang paling kreatif dan berkesan. Peraturan utamanya untuk sebarang mesyuarat ialah mempunyai agenda yang jelas dan disediakan dengan baik. Pekerja perlu menyediakan agenda terlebih dahulu jika mereka ingin berjumpa dengannya. Pendekatan ini membantu beliau dan eksekutif Google lain mengurangkan mesyuarat yang tidak perlu.

Tentukan pembuat keputusan akhir untuk setiap mesyuarat

Adakah anda sering menghadiri mesyuarat di mana semua orang mempunyai suara yang sama, membawa kepada kebuntuan dan tiada cara yang jelas untuk bergerak ke hadapan?

Situasi ini terlalu biasa.

Itulah sebabnya Google memastikan setiap mesyuarat mempunyai pemimpin yang jelas dan bertanggungjawab membuat keputusan akhir. Orang ini menguruskan mesyuarat, menetapkan agenda, dan memutuskan siapa yang perlu hadir. Dengan cara ini, walaupun berlaku perbahasan dan percanggahan pendapat, keputusan akhir sentiasa dibuat, memastikan pasukan terus bergerak ke hadapan.

Anda boleh menggunakan peraturan ini untuk mesyuarat di semua peringkat. Walaupun dalam sesi sumbangsaran yang kecil, pastikan ada pemimpin bagi memastikan mesyuarat berada di landasan dan berjalan dengan lancar.

Semua yang hadir dalam mesyuarat mesti mempunyai sebab yang jelas untuk berada di sana

Pernahkah anda berasa kecewa atau ketinggalan kerana tidak dijemput ke mesyuarat penting atau perbincangan antara jabatan?

Jika jawapannya ya, anda tidak bersendirian.

Kristen Gill, Naib Presiden Operasi Perniagaan di Google, percaya ramai orang dijemput ke mesyuarat hanya sebagai "lencana kehormatan" dan tidak benar-benar menyumbang. Untuk mengubah pemikiran ini, Kristen melaksanakan peraturan 10 orang Google, yang menyatakan bahawa semakin sedikit orang dalam mesyuarat, semakin baik, dan bilangannya tidak sepatutnya melebihi 10 orang.

Penyelidikan menunjukkan bahawa mesyuarat dengan kurang daripada 10 orang selalunya lebih berkesan dan meyakinkan.

Cara mudah untuk melakukan ini ialah dengan bertanya mengapa seseorang tertentu dijemput ke mesyuarat itu. Sama ada orang tersebut menyumbang secara langsung kepada mesyuarat atau tidak?

Jangan galakkan orang menghadiri mesyuarat hanya untuk berasa penting atau bertindak sebagai penonton. Setiap peserta hendaklah mempunyai sebab yang jelas dan sah untuk berada di sana.

Jelaskan item tindakan dan tugaskan tanggungjawab menggunakan pendekatan "Buck stops here"

Salah satu sebab utama kebanyakan mesyuarat membuang masa ialah kerana orang berkumpul, membincangkan pelbagai idea, tetapi gagal menentukan dengan jelas item tindakan dan tanggungjawab individu.

Apabila tanggungjawab tidak ditugaskan dengan jelas, semua orang menganggap orang lain akan menguruskan tugasan tersebut.

Google turut menghadapi masalah yang serupa tetapi menanganinya dengan kaedah "Buck stops here". Ringkasnya, setiap item tindakan yang dibincangkan dalam mesyuarat mesti mempunyai tarikh akhir dan seorang yang bertanggungjawab secara langsung terhadapnya. Ini serupa dengan pendekatan D.R.I. (Directly Responsible Individual) Apple.

Peraturan ini terpakai untuk semua mesyuarat, termasuk sesi sumbangsaran dan penjanaan idea. Setelah mesyuarat diadakan, ia tidak boleh tamat tanpa item tindakan yang ditugaskan dengan tanggungjawab yang jelas.

Pendekatan mudah ini membantu Google membangunkan dan melancarkan lebih 100 ciri Google+ dalam masa hanya 90 hari.

Google sinonim dengan inovasi dan eksperimentasi berterusan. Pengasas Google mengikuti prinsip "melancarkan strategi lebih awal dan kerap" dalam setiap aspek perniagaan.

Ini membolehkan mereka menguji produk dan ciri baharu dengan cepat dalam kumpulan kecil, mengukur prestasi, dan membuat perubahan mengikut keperluan.

Berkat budaya ini, pengambilan keputusan di Google sepenuhnya berdasarkan bukti data, bukan pendapat peribadi. Ini juga merupakan salah satu poin utama dalam "9 Prinsip Inovasi" Marissa Mayer.

Pendekatan yang serupa hendaklah diterapkan dalam mesyuarat bagi membantu membina dan mempromosikan budaya ketelusan dalam syarikat. Jangan biarkan sesuatu keputusan dibuat tanpa bukti yang jelas berasaskan data.

Putuskan hubungan daripada e-mel, telefon pintar, dan gangguan tidak perlu yang lain

Penyelidikan menunjukkan bahawa hampir 87% orang berpendapat menjawab telefon dan menghantar mesej semasa mesyuarat adalah tidak sesuai. Namun, kebanyakan orang masih melakukannya.

Menggunakan telefon pintar atau komputer riba dalam mesyuarat yang pantas dan penting bukan sahaja mengganggu anda tetapi juga mengganggu orang lain. Keadaan menjadi lebih teruk apabila sesetengah syarikat membenarkan teh atau snek semasa mesyuarat.

Memecahkan tabiat ini tidak mudah kerana ia sebahagian daripada budaya syarikat. Eric Schmidt sendiri mengakui bahawa sukar untuk meyakinkan pekerja menutup komputer riba mereka semasa mesyuarat, tetapi Google tetap cuba membuat perubahan ini.

Percepatkan pengambilan keputusan dengan mesyuarat berdiri

Mesyuarat berdiri sering dilihat sebagai sebahagian daripada budaya syarikat permulaan. Tetapi lebih daripada itu, kajian di Universiti Washington menunjukkan bahawa orang cenderung lebih bertenaga, terlibat, dan produktif apabila menyertai mesyuarat berdiri.

Dalam kebanyakan mesyuarat kemas kini status, peserta dikehendaki berdiri dan bukannya duduk. Anda boleh menggunakan pendekatan ini untuk jenis mesyuarat lain juga.

Kristen Gill malah menyokong berjalan semasa mesyuarat apabila diperlukan. Falsafahnya di Google mudah: Jika sesuatu keputusan sedang menunggu untuk dibuat, ia hendaklah diuruskan segera, walaupun itu bermakna berjalan ke pejabat pembuat keputusan dan mengadakan mesyuarat berdiri.

Pastikan mesyuarat berlangsung di bawah 15 minit

Menurut Hukum Parkinson, mesyuarat syarikat tidak sepatutnya berlangsung lebih daripada 15 minit. Elakkan menjadualkan mesyuarat yang berlangsung 1 atau 2 jam. Sudah tentu, tidak semua mesyuarat boleh diselesaikan dengan cepat, jadi bersedia untuk fleksibel jika terdapat sebab yang sah untuk melanjutkan masa.

Tempoh masa 15 minit ini juga mempunyai asas saintifik. Menurut kurator TED Chris Anderson, 18 minit ialah tempoh ideal untuk menangkap perhatian orang. Apa sahaja yang berkisar pada tempoh ini membawa kepada produktiviti dan fokus yang lebih tinggi. Itulah sebabnya kebanyakan ceramah TED berlangsung antara 15-18 minit.

Kira dan jejaki kos setiap mesyuarat untuk meningkatkan kesedaran

Setiap kali anda dan pekerja anda mengadakan mesyuarat, terdapat kos langsung dan tidak langsung yang terlibat. Gaji anda ialah kos yang paling ketara. Penyelidikan menunjukkan bahawa setelah seseorang pekerja meninggalkan meja mereka untuk mesyuarat, biasanya mengambil masa kira-kira 25 minit untuk mereka memfokuskan semula kerja mereka.

Kebanyakan orang tidak menyedari bahawa mesyuarat datang dengan kos. Jika mereka sedar, mereka kemungkinan besar akan lebih berhati-hati tentang cara mereka membelanjakan masa kerja mereka.

Anda boleh melakukan ini dengan mudah melalui penjejakan kos mesyuarat dan berkongsinya dengan pekerja pada penghujung bulan. Apabila angka menunjukkan bahawa pekerja telah menghabiskan 30-35 jam dalam mesyuarat, berserta kos yang berkaitan, pasukan anda kemungkinan besar akan lebih berhati-hati pada masa hadapan.

Tetapkan pemasa untuk mempercepatkan proses mesyuarat

Mesyuarat anda boleh dengan mudah tersasar akibat perbahasan hangat atau perbincangan tentang produk kreatif. Tetapi seperti yang disebutkan sebelum ini, mesyuarat mempunyai kos, jadi anda perlu memastikannya berada di landasan, sama seperti agenda.

Jake Knapp, rakan kongsi reka bentuk di GV (cabang usaha niaga Google), melakukan ini dengan pemasa yang mudah. Untuk mesyuarat 30 minit, Jake menetapkan pemasa dan meletakkannya di tempat yang semua orang boleh melihatnya. Peraturannya mudah, apabila pemasa berbunyi, mesyuarat tamat.

Pemasa mempunyai kesan psikologi yang kuat, mewujudkan rasa kemendesakan bagi semua orang dalam mesyuarat. Jika seseorang diberikan 5 minit untuk bercakap dan melebihi masa, pemasa memperjelaskan siapa yang bertanggungjawab menyebabkan mesyuarat berjalan lama.

Jangan jadikan mesyuarat sebagai satu beban!

Kesimpulannya, mesyuarat tidak perlu menjadi pembunuh produktiviti. Kuncinya ialah menjadikannya bertujuan, ringkas, dan relevan, dan anda bukan sahaja akan menjimatkan masa tetapi juga meningkatkan penglibatan dan semangat pekerja.

Seperti yang pernah dikatakan oleh Peter Drucker, "Perkara paling penting dalam komunikasi ialah mendengar apa yang tidak dikatakan." Dengan menjadikan mesyuarat lebih berfokus dan cekap, anda memberi ruang kepada idea dan pandangan sebenar untuk muncul.

Jadi, bagaimana mesyuarat anda berjalan setakat ini?