Googles Leitfaden, um sinnlose Meetings zu reduzieren

Eine Studie zu 19 Millionen Meetings und 6.500 Fachleuten in Großbritannien, Deutschland und den USA zeigt erschreckende 457 Milliarden Dollar, die in Meetings verschwendet werden. Meetings sind zwar unerlässlich für die Entscheidungsfindung, doch Doodles Umfrage macht ihre Ineffizienz deutlich:

• 44 % haben Schwierigkeiten, ihre Arbeit aufgrund zu vieler Meetings zu erledigen.
• 43 % verlassen Meetings, ohne die zentralen Erkenntnisse zu kennen.
• 26 % geben an, dass schlechte Meetings die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten schädigen. Endlose Meetings sind zur Gewohnheit geworden, verschwenden aber oft Zeit, senken die Moral und töten die Motivation.

Eines der erfolgreichsten Unternehmen der Welt, Google, hat eigene Kriterien dafür festgelegt, wann sich ein Meeting überhaupt lohnt. Dieser Ansatz zielt darauf ab, Zeitverschwendung zu eliminieren und die Motivation der Mitarbeitenden zu steigern.

Ihr Unternehmen muss nicht so groß oder vielfältig wie Google sein, es gibt trotzdem viel zu lernen aus der Art, wie dort Meetings geführt werden.

Halten Sie kein Meeting ab, wenn es nicht absolut notwendig ist

Bevor Sie ein Meeting planen, fragen Sie sich: Ist es wirklich notwendig? Lohnt es sich, Ihre Mitarbeitenden von ihrer Arbeit wegzureißen, damit sie in einem Konferenzraum sitzen?

In dem Buch „How Google Works" berichtete Eric Schmidt, ehemaliger CEO und heutiger Executive Chairman von Alphabet Inc., wie er sein Team bat, Meeting-Richtlinien für alle Google-Mitarbeitenden zu erstellen.

Eine der wichtigsten Regeln lautet: Ein Meeting sollte nur abgehalten werden, wenn es absolut notwendig ist. Mitarbeitende werden dazu ermutigt, keine Meetings ohne klaren Zweck anzusetzen.

Studien zeigen, dass fast 67 % aller Meetings entweder sinnlos sind oder gestrafft werden könnten. Deshalb sollten Sie überdenken, wie Sie an Meetings herangehen.

Sie können das in Ihrem Unternehmen anwenden, indem Sie bei jeder Meeting-Planung diese Fragen beantworten:

• Was ist der Zweck des Meetings?
• Lässt sich dieser Zweck stattdessen mit einem Anruf oder einer E-Mail erreichen?
• Ist das Thema dringend?
• Ist das Thema wichtig?
• Gibt es eine andere Möglichkeit, es zu klären?

Bei vielen ineffizienten Unternehmen scheint die erste Lösung für jedes Problem ein großes Führungsmeeting zu sein. Nehmen Sie sich stattdessen ein Beispiel an Google und denken Sie sorgfältig nach, bevor Sie die endgültige Entscheidung treffen, eines abzuhalten.

Haben Sie für jedes Meeting eine klare Agenda

Ein Meeting ohne klare Agenda oder Struktur kann schnell aus dem Ruder laufen und sich über Stunden hinziehen. Um die Produktivität zu verbessern, erstellen Sie immer eine klare Übersicht der zu besprechenden Themen. Noch wichtiger: Teilen Sie die Agenda mindestens 24 Stunden im Voraus mit den Teilnehmenden, damit sie sich vorbereiten und effektiv beitragen können.

Uns steht nicht der ganze Tag für Meetings zur Verfügung. Eine klare Ausrichtung von Anfang an ermutigt die Teilnehmenden, ihre Standpunkte präzise darzustellen, beim Thema zu bleiben und sich an den Zielen zu orientieren, um den größten Nutzen zu liefern.

Bei Google hielt Marissa Mayer (ehemalige Google-Führungskraft und CEO von Yahoo) fast 70 Meetings pro Woche ab und galt als eine der kreativsten und effektivsten Entscheidungsträgerinnen. Ihre wichtigste Regel für jedes Meeting war eine klare und gut vorbereitete Agenda. Mitarbeitende mussten die Agenda im Voraus einreichen, wenn sie sich mit ihr treffen wollten. Dieser Ansatz half ihr und anderen Google-Führungskräften, unnötige Meetings zu reduzieren.

Benennen Sie für jedes Meeting eine endgültige Entscheidungsträgerin oder einen endgültigen Entscheidungsträger

Kennen Sie das, wenn in einem Meeting alle das gleiche Mitspracherecht haben, was zu Blockaden und keinem klaren Ausweg führt?

Diese Situation ist allzu häufig.

Deshalb stellt Google sicher, dass jedes Meeting eine klare Leitung hat, die für die endgültige Entscheidung verantwortlich ist. Diese Person leitet das Meeting, legt die Agenda fest und entscheidet, wer teilnehmen soll. So wird selbst bei Debatten und Meinungsverschiedenheiten immer eine endgültige Entscheidung getroffen, und das Team kommt voran.

Sie können diese Regel auf Meetings aller Ebenen anwenden. Stellen Sie selbst in kleinen Brainstorming-Sitzungen sicher, dass es eine Leitung gibt, die das Meeting auf Kurs hält und reibungslos gestaltet.

Jede Person im Meeting muss einen klaren Grund haben, dort zu sein

Haben Sie sich jemals enttäuscht oder ausgeschlossen gefühlt, weil Sie nicht zu einem wichtigen Meeting oder einer abteilungsübergreifenden Diskussion eingeladen wurden?

Wenn ja, sind Sie nicht allein.

Kristen Gill, Vice President of Business Operations bei Google, ist der Meinung, dass viele Menschen nur als „Ehrenabzeichen" zu Meetings eingeladen werden, ohne tatsächlich einen Beitrag zu leisten. Um diese Denkweise zu ändern, führte Kristen Googles 10-Personen-Regel ein: Je weniger Personen in einem Meeting, desto besser, mehr als 10 Personen sollten es nicht sein.

Studien zeigen, dass Meetings mit weniger als 10 Personen oft effektiver und überzeugender sind.

Eine einfache Möglichkeit, das umzusetzen, besteht darin, bei jeder Einladung zu fragen, warum eine bestimmte Person eingeladen wird. Hat diese Person direkt zum Meeting beigetragen oder nicht?

Ermutigen Sie niemanden, an Meetings teilzunehmen, nur um sich wichtig zu fühlen oder als Zuschauer zu fungieren. Jede teilnehmende Person sollte einen klaren, triftigen Grund haben, dort zu sein.

Klären Sie Aktionspunkte und weisen Sie Verantwortlichkeiten mit dem „Buck stops here"-Ansatz zu

Einer der Hauptgründe, warum die meisten Meetings Zeit verschwenden, ist, dass Menschen zusammenkommen, verschiedene Ideen diskutieren, aber es versäumen, klare Aktionspunkte und individuelle Verantwortlichkeiten festzulegen.

Wenn Verantwortlichkeiten nicht klar zugewiesen sind, geht jeder davon aus, dass sich jemand anderes um die Aufgabe kümmert.

Google stand vor einem ähnlichen Problem, löste es aber mit der „Buck stops here"-Methode. Kurz gesagt: Jeder in einem Meeting besprochene Aktionspunkt muss eine Frist und eine direkt verantwortliche Person haben. Das ähnelt Apples D.R.I.-Ansatz (Directly Responsible Individual).

Diese Regel gilt für alle Meetings, einschließlich Brainstorming- und Ideenfindungssitzungen. Ist ein Meeting einmal abgehalten, kann es nicht enden, ohne dass Aktionspunkte mit klaren Verantwortlichkeiten zugewiesen wurden.

Dieser einfache Ansatz half Google dabei, in nur 90 Tagen über 100 Funktionen von Google+ zu entwickeln und zu veröffentlichen.

Google ist ein Synonym für Innovation und ständiges Experimentieren. Die Gründer von Google folgen dem Prinzip, „Strategien früh und häufig zu launchen", in jedem Bereich des Unternehmens.

Das ermöglicht es ihnen, neue Produkte und Funktionen schnell in kleinen Gruppen zu testen, die Leistung zu messen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.

Dank dieser Kultur basiert die Entscheidungsfindung bei Google vollständig auf datengestützten Erkenntnissen, nicht auf persönlichen Meinungen. Das ist auch einer der Kernpunkte in Marissa Mayers „9 Prinzipien der Innovation".

Ein ähnlicher Ansatz sollte in Meetings angewendet werden, um eine Kultur der Transparenz im Unternehmen aufzubauen und zu fördern. Lassen Sie keine Entscheidung ohne klare, datengestützte Belege treffen.

Trennen Sie sich von E-Mail, Smartphones und anderen unnötigen Ablenkungen

Studien zeigen, dass fast 87 % der Menschen es für unangemessen halten, während Meetings zu telefonieren oder zu schreiben. Trotzdem tun es die meisten.

Ein Smartphone oder Laptop in einem schnelllebigen, wichtigen Meeting zu nutzen, lenkt Sie nicht nur ab, sondern stört auch andere. Es wird noch schlimmer, wenn manche Unternehmen Tee oder Snacks während Meetings erlauben.

Diese Gewohnheiten zu durchbrechen ist nicht einfach, da sie Teil der Unternehmenskultur sind. Eric Schmidt selbst gab zu, dass es schwer ist, Mitarbeitende dazu zu bringen, ihre Laptops während Meetings zu schließen, aber Google versucht trotzdem, diese Änderung durchzusetzen.

Beschleunigen Sie die Entscheidungsfindung mit Stand-up-Meetings

Stand-up-Meetings gelten oft als Teil der Startup-Kultur. Aber mehr noch: Eine Studie der University of Washington zeigte, dass Menschen bei Stand-up-Meetings tendenziell energiegeladener, engagierter und produktiver sind.

Bei den meisten Status-Update-Meetings müssen die Teilnehmenden stehen, statt zu sitzen. Sie können diesen Ansatz auch auf andere Arten von Meetings anwenden.

Kristen Gill befürwortet sogar das Gehen während Meetings, wenn nötig. Ihre Philosophie bei Google ist einfach: Wenn eine Entscheidung ansteht, sollte sie sofort getroffen werden, auch wenn das bedeutet, zum Büro der entscheidenden Person zu gehen und dort ein Stand-up-Meeting abzuhalten.

Halten Sie Meetings unter 15 Minuten

Gemäß dem Parkinsonschen Gesetz sollten Unternehmensmeetings nicht länger als 15 Minuten dauern. Vermeiden Sie es, Meetings zu planen, die 1 oder 2 Stunden dauern. Natürlich lässt sich nicht jedes Meeting schnell abschließen, seien Sie also flexibel, wenn es einen triftigen Grund gibt, die Zeit zu verlängern.

Der 15-Minuten-Rahmen hat auch eine wissenschaftliche Grundlage. Laut TED-Kurator Chris Anderson sind 18 Minuten die ideale Länge, um die Aufmerksamkeit der Menschen zu gewinnen. Alles in diesem Zeitrahmen führt zu höherer Produktivität und Fokus. Deshalb dauern die meisten TED-Talks zwischen 15 und 18 Minuten.

Berechnen und verfolgen Sie die Kosten jedes Meetings, um das Bewusstsein zu schärfen

Jedes Mal, wenn Sie und Ihre Mitarbeitenden ein Meeting abhalten, entstehen sowohl direkte als auch indirekte Kosten. Ihr Gehalt ist der offensichtlichste Kostenfaktor. Studien zeigen, dass es nach dem Verlassen des Schreibtisches für ein Meeting in der Regel etwa 25 Minuten dauert, bis man sich wieder auf die Arbeit konzentrieren kann.

Die meisten Menschen sind sich nicht bewusst, dass Meetings mit Kosten verbunden sind. Wüssten sie es, würden sie wahrscheinlich achtsamer mit ihrer Arbeitszeit umgehen.

Sie können das ganz einfach umsetzen, indem Sie die Kosten von Meetings verfolgen und sie am Ende des Monats mit den Mitarbeitenden teilen. Wenn die Zahlen zeigen, dass Mitarbeitende 30 bis 35 Stunden in Meetings verbracht haben, zusammen mit den damit verbundenen Kosten, wird Ihr Team künftig wahrscheinlich achtsamer sein.

Stellen Sie einen Timer, um den Meeting-Prozess zu beschleunigen

Ihre Meetings können leicht durch hitzige Debatten oder Diskussionen über kreative Produkte aus dem Ruder laufen. Aber wie bereits erwähnt, haben Meetings Kosten, deshalb müssen Sie sie auf Kurs halten, genau wie die Agenda.

Jake Knapp, Design-Partner bei GV (Googles Venture-Arm), macht das mit einem einfachen Timer. Bei 30-minütigen Meetings stellt Jake den Timer und platziert ihn so, dass alle ihn sehen können. Die Regel ist einfach: Läuft der Timer ab, endet das Meeting.

Der Timer hat eine starke psychologische Wirkung und erzeugt bei allen im Meeting ein Gefühl der Dringlichkeit. Bekommt jemand 5 Minuten Redezeit und überzieht, macht der Timer deutlich, wer dafür verantwortlich ist, dass das Meeting länger dauert.

Machen Sie Meetings nicht zur Last!

Zusammenfassend lässt sich sagen: Meetings müssen kein Produktivitätskiller sein. Der Schlüssel liegt darin, sie zweckorientiert, prägnant und relevant zu halten, so sparen Sie nicht nur Zeit, sondern steigern auch das Engagement und die Moral der Mitarbeitenden.

Wie Peter Drucker einmal sagte: „Das Wichtigste in der Kommunikation ist, zu hören, was nicht gesagt wird." Indem Sie Meetings fokussierter und effizienter gestalten, schaffen Sie Raum für echte Ideen und Erkenntnisse.

Also: Wie laufen Ihre Meetings?