Um guia do Google para reduzir reuniões inúteis

Uma pesquisa com 19 milhões de reuniões e 6.500 profissionais no Reino Unido, na Alemanha e nos EUA revela um impressionante desperdício de US$ 457 bilhões com reuniões. Embora as reuniões sejam essenciais para a tomada de decisões, a pesquisa da Doodle destaca sua ineficiência:

• 44% têm dificuldade em concluir o trabalho por causa do excesso de reuniões.
• 43% saem das reuniões sem clareza sobre os principais pontos discutidos.
• 26% dizem que reuniões mal conduzidas prejudicam o relacionamento com clientes e fornecedores. Reuniões intermináveis se tornaram um hábito, mas costumam desperdiçar tempo, esgotar o ânimo da equipe e matar a motivação.

Uma das empresas mais bem-sucedidas do mundo, o Google, estabeleceu seus próprios critérios para decidir se uma reunião vale a pena. Essa abordagem busca eliminar o desperdício de tempo e aumentar a motivação dos funcionários.

Sua empresa pode não ser tão grande ou diversa quanto o Google, mas há muito a aprender com a forma como eles conduzem suas reuniões.

Não marque uma reunião a menos que seja absolutamente necessária

Antes de agendar uma reunião, pergunte a si mesmo: isso é realmente necessário? Vale a pena tirar seus funcionários do trabalho para se sentarem em uma sala de reunião?

No livro "How Google Works", Eric Schmidt, ex-CEO e atual Presidente Executivo da Alphabet Inc., contou como pediu à sua equipe que criasse diretrizes de reunião para todos os funcionários do Google.

Uma das regras principais é só marcar uma reunião se ela for absolutamente necessária. Os funcionários são incentivados a não agendar reuniões sem um propósito claro.

Pesquisas mostram que quase 67% das reuniões são inúteis ou poderiam ser simplificadas. É por isso que você precisa repensar sua abordagem em relação a elas.

Você pode aplicar isso ao seu negócio respondendo a estas perguntas toda vez que uma reunião for agendada:

• Qual é o objetivo da reunião?
• Esse objetivo pode ser alcançado por telefone ou e-mail?
• A questão é urgente?
• A questão é importante?
• Existe outra forma de resolvê-la?

Para muitas empresas ineficientes, a primeira solução para qualquer problema parece ser uma grande reunião executiva. Em vez disso, aprenda com o Google e pense com cuidado antes de tomar a decisão final de marcar uma reunião.

Tenha uma pauta clara para cada reunião

Uma reunião sem pauta ou estrutura clara pode facilmente sair do rumo e se arrastar por horas. Para melhorar a produtividade, sempre crie um roteiro claro dos temas a serem discutidos. Mais importante ainda, compartilhe a pauta com os participantes com pelo menos 24 horas de antecedência, para que possam se preparar e contribuir de forma eficaz.

Não temos o dia todo para reuniões. Estabelecer alinhamento desde o início incentiva os participantes a apresentarem suas opiniões de forma concisa, mantendo o foco no tema e alinhados com os objetivos, para entregar o máximo de valor.

No Google, Marissa Mayer (ex-executiva do Google e CEO da Yahoo) tinha quase 70 reuniões por semana e era conhecida como uma das tomadoras de decisão mais criativas e eficazes. Sua regra principal para qualquer reunião era ter uma pauta clara e bem preparada. Os funcionários precisavam enviar a pauta com antecedência caso quisessem se reunir com ela. Essa abordagem ajudou ela e outros executivos do Google a reduzir reuniões desnecessárias.

Defina um responsável final pela decisão em cada reunião

Você costuma participar de reuniões em que todos têm voz igual, gerando impasses e nenhum caminho claro a seguir?

Essa situação é mais comum do que parece.

Por isso o Google garante que toda reunião tenha um líder claro, responsável pela decisão final. Essa pessoa conduz a reunião, define a pauta e decide quem deve participar. Dessa forma, mesmo com debates e divergências, uma decisão final sempre é tomada, mantendo a equipe em movimento.

Você pode aplicar essa regra em reuniões de todos os níveis. Mesmo em pequenas sessões de brainstorming, garanta que haja um líder para manter a reunião no rumo certo e funcionando bem.

Todos os presentes na reunião devem ter um motivo claro para estar ali

Você já se sentiu desapontado ou excluído por não ter sido convidado para uma reunião importante ou uma discussão entre departamentos?

Se a resposta for sim, você não está sozinho.

Kristen Gill, Vice-Presidente de Operações de Negócios do Google, acredita que muitas pessoas são convidadas para reuniões apenas como uma "medalha de honra" e não contribuem de fato. Para mudar essa mentalidade, Kristen implementou a regra das 10 pessoas do Google, que determina que, quanto menos pessoas em uma reunião, melhor, e o número não deve ultrapassar 10.

Pesquisas mostram que reuniões com menos de 10 pessoas costumam ser mais eficazes e persuasivas.

Uma forma simples de aplicar isso é perguntar por que uma determinada pessoa foi convidada para a reunião. Se essa pessoa contribuiu diretamente para a reunião ou não.

Não incentive as pessoas a participarem de reuniões apenas para se sentirem importantes ou como espectadores. Cada participante deve ter um motivo claro e válido para estar ali.

Esclareça os itens de ação e atribua responsabilidades com a abordagem "Buck stops here"

Um dos principais motivos pelos quais a maioria das reuniões desperdiça tempo é que as pessoas se reúnem, discutem ideias diferentes, mas não conseguem definir claramente os itens de ação e as responsabilidades individuais.

Quando as responsabilidades não são claramente atribuídas, todo mundo presume que outra pessoa vai cuidar da tarefa.

O Google enfrentou um problema semelhante, mas o resolveu com o método "Buck stops here". Em outras palavras, todo item de ação discutido em uma reunião precisa ter um prazo e uma pessoa diretamente responsável por ele. Isso é parecido com a abordagem D.R.I. (Directly Responsible Individual) da Apple.

Essa regra se aplica a todas as reuniões, incluindo sessões de brainstorming e geração de ideias. Uma vez realizada, a reunião não pode terminar sem que os itens de ação sejam atribuídos com responsabilidades claras.

Essa abordagem simples ajudou o Google a desenvolver e lançar mais de 100 funcionalidades do Google+ em apenas 90 dias.

O Google é sinônimo de inovação e experimentação constante. Os fundadores do Google seguem o princípio de "lançar estratégias cedo e com frequência" em todos os aspectos do negócio.

Isso permite que testem rapidamente novos produtos e funcionalidades em pequenos grupos, meçam o desempenho e façam mudanças conforme necessário.

Graças a essa cultura, a tomada de decisões no Google é totalmente baseada em evidências orientadas por dados, e não em opiniões pessoais. Esse é também um dos pontos-chave dos "9 Princípios de Inovação" de Marissa Mayer.

Uma abordagem semelhante deve ser aplicada nas reuniões para ajudar a construir e promover uma cultura de transparência dentro da empresa. Não deixe que uma decisão seja tomada sem evidências claras baseadas em dados.

Desconecte-se de e-mails, smartphones e outras distrações desnecessárias

Pesquisas mostram que quase 87% das pessoas consideram inadequado atender ligações e enviar mensagens durante reuniões. No entanto, a maioria continua fazendo isso.

Usar um smartphone ou notebook em uma reunião importante e de ritmo acelerado não só distrai você, mas também incomoda os outros. A situação piora ainda mais quando algumas empresas permitem chá ou lanches durante as reuniões.

Quebrar esses hábitos não é fácil, já que fazem parte da cultura da empresa. O próprio Eric Schmidt admitiu que é difícil convencer os funcionários a fechar os notebooks durante as reuniões, mas o Google ainda assim tenta promover essa mudança.

Acelere a tomada de decisões com reuniões em pé

As reuniões em pé costumam ser vistas como parte da cultura de startups. Mas, além disso, um estudo da Universidade de Washington mostrou que as pessoas tendem a ficar mais energizadas, engajadas e produtivas ao participar de reuniões em pé.

Na maioria das reuniões de status, os participantes precisam ficar em pé em vez de sentados. Você pode aplicar essa abordagem a outros tipos de reunião também.

Kristen Gill até apoia caminhar durante as reuniões quando necessário. Sua filosofia no Google é simples: se uma decisão está esperando para ser tomada, ela deve ser resolvida imediatamente, mesmo que isso signifique caminhar até a sala do responsável pela decisão e ter uma reunião em pé.

Mantenha as reuniões com menos de 15 minutos

De acordo com a Lei de Parkinson, as reuniões da empresa não devem durar mais de 15 minutos. Evite agendar reuniões de 1 ou 2 horas. Claro, nem todas as reuniões podem ser concluídas rapidamente, então seja flexível quando houver um motivo válido para estender o tempo.

O intervalo de 15 minutos também tem base científica. Segundo Chris Anderson, curador do TED, 18 minutos é o tempo ideal para capturar a atenção das pessoas. Qualquer duração próxima a esse limite leva a maior produtividade e foco. É por isso que a maioria das palestras do TED dura entre 15 e 18 minutos.

Calcule e acompanhe o custo de cada reunião para gerar consciência

Toda vez que você e seus funcionários têm uma reunião, existem custos diretos e indiretos envolvidos. O salário é o custo mais óbvio. Pesquisas mostram que, quando um funcionário sai de sua mesa para uma reunião, leva cerca de 25 minutos para retomar o foco no trabalho.

A maioria das pessoas não percebe que as reuniões têm custos. Se percebessem, provavelmente seriam mais conscientes sobre como usam o tempo de trabalho.

Você pode fazer isso facilmente acompanhando os custos das reuniões e compartilhando-os com os funcionários no final do mês. Quando os números mostram que os funcionários passaram de 30 a 35 horas em reuniões, junto com os custos associados, sua equipe provavelmente ficará mais atenta no futuro.

Defina um cronômetro para acelerar o processo da reunião

Suas reuniões podem facilmente sair do rumo por causa de debates acalorados ou discussões sobre produtos criativos. Mas, como mencionado antes, reuniões têm custos, então você precisa mantê-las no rumo certo, assim como a pauta.

Jake Knapp, sócio de design na GV (o braço de investimentos do Google), faz isso com um simples cronômetro. Para reuniões de 30 minutos, Jake ativa o cronômetro e o posiciona onde todos possam vê-lo. A regra é simples: quando o cronômetro tocar, a reunião termina.

O cronômetro tem um forte efeito psicológico, criando uma sensação de urgência para todos na reunião. Se alguém recebe 5 minutos para falar e ultrapassa o tempo, o cronômetro deixa claro quem é responsável por prolongar a reunião.

Não transforme reuniões em uma obrigação chata!

Em conclusão, reuniões não precisam ser um assassino de produtividade. O segredo é mantê-las objetivas, concisas e relevantes, e você não só vai economizar tempo, mas também aumentar o engajamento e o ânimo dos funcionários.

Como disse Peter Drucker: "A coisa mais importante na comunicação é ouvir o que não foi dito." Ao tornar as reuniões mais focadas e eficientes, você abre espaço para que ideias e insights genuínos surjam.

Então, como estão indo suas reuniões?