Perangkap produktiviti

Produktiviti adalah salah satu perkataan yang sering kita dengar dalam perniagaan, tetapi kita jarang berhenti untuk bertanya, apakah maksudnya yang sebenar? Ia sering digunakan sebagai lencana kehormatan ("Saya sangat produktif hari ini") atau sebagai KPI pengurusan ("Mari kita tingkatkan produktiviti pasukan suku tahun ini").

Namun jika kita menyelami lebih dalam, kita menyedari bahawa pemahaman kita tentang produktiviti penuh dengan distorsi. Perasaan bimbang bahawa "kita sepatutnya boleh melakukan lebih banyak lagi" adalah satu isyarat. Ada sesuatu dalam cara kita berfikir tentang produktiviti yang tidak betul.

Mari kita jelaskan: ini bukan masalah motivasi. Kebanyakan pemimpin sudah berusaha keras. Isu ini terletak pada apa yang kita percaya sebagai rupa produktiviti dan bagaimana kepercayaan tersebut secara senyap membawa kita ke dalam perangkap. Kenal pasti perangkap ini, dan anda boleh mula mengubah cara masa dan tenaga anda digunakan.

Aktiviti bukan pencapaian

Tempat kerja masa kini gemar dengan kesibukan yang ketara. Jadual penuh, balasan pantas, pergerakan berterusan, semuanya mewujudkan ilusi kemajuan. Tetapi kebanyakan ini hanyalah bunyi bising, sementara tiada apa yang sebenarnya mendorong perniagaan ke hadapan.

Ketakutan untuk disalah faham atau tidak dilihat mendorong orang untuk mengutamakan ketampakan berbanding impak. Pasukan melompat antara mesyuarat, e-mel, dan kemas kini, hanya untuk meyakinkan diri mereka bahawa semuanya terkawal. Produktiviti menjadi satu persembahan sementara keputusan penting ditangguhkan dan kerja sebenar tersingkir.

Kekeliruan antara output berbanding hasil ini adalah antara penirisan terbesar kepada produktiviti peribadi. Ia mengalihkan tumpuan kita kepada perkara yang kelihatan, segera, dan reaktif berbanding perkara yang bernilai, strategik, dan berkekalan.

Mitos berbilang tugas

Berbilang tugas terasa perlu apabila anda memimpin merentas fungsi: anda boleh menyertai mesyuarat maya sambil masih berbual dengan kumpulan lain, atau membalas urutan mel.

Alat seperti aplikasi sembang pasukan memburukkan keadaan. Anda mungkin sedang mengerjakan model kewangan atau menggubal cadangan kritikal, hanya untuk terganggu oleh notifikasi "soalan ringkas".

Ini memecah tumpuan anda dan menarik anda ke dalam komunikasi segerak, iaitu kerja yang menuntut respons segera, walaupun ia boleh ditunggu. Orang cenderung menganggap responsif sebagai produktiviti.

Walau bagaimanapun, penyelidik telah membuktikan bahawa otak tidak dapat melakukan dua tugasan kognitif sekaligus. Peralihan konteks yang berterusan ini menghasilkan shallow work, iaitu tugasan reaktif dan berdampak rendah yang mewujudkan pergerakan tanpa kemajuan. Sementara itu, deep work, iaitu pemikiran fokus dan bernilai tinggi, tersingkir.

Tidak menghairankan bahawa strategi menderita apabila tiada sesiapa yang mempunyai masa untuk berfikir secara mendalam. Kajian menunjukkan orang mengambil masa lebih lama dan berprestasi lebih buruk apabila melakukan berbilang tugas berbanding menumpukan pada satu tugasan pada satu masa.

Apabila metrik menjadi sasaran

Apa yang diukur diuruskan. Tetapi kadangkala, apa yang diuruskan dimanipulasi.

Bahaya muncul apabila KPI dianggap sebagai matlamat berbanding sebagai isyarat. Pasukan yang ditugaskan untuk "menutup tiket dengan lebih cepat" mungkin mencapai angka tersebut dengan mengejar respons pantas berbanding menyelami masalah pelanggan secara mendalam. Sasaran jualan dicapai, tetapi dengan mengorbankan kesesuaian pelanggan jangka panjang.

Individu mula mengoptimumkan untuk metrik yang dikaji semula, walaupun ia menjejaskan hasil perniagaan yang sepatutnya disokongnya. Apabila metrik menjadi misi, organisasi akhirnya mengejar riak kosong berbanding nilai sebenar.

Kos kerja tidak kelihatan

Sesetengah sumbangan paling bernilai dalam perniagaan tidak mudah dilihat. Menjelaskan proses yang bercelaru. Membimbing ahli pasukan. Menenangkan ketegangan antara jabatan. Berfikir secara mendalam tentang sesuatu keputusan sebelum membuatnya. Jenis kerja ini sering tidak meninggalkan kesan digital, namun ia mewujudkan kestabilan, hala tuju, dan kepercayaan.

Sayangnya, dalam budaya yang taksub dengan output, kerja tidak kelihatan sering diabaikan demi kemenangan pantas atau hasil yang mencolok. Dan apabila usaha di sebalik tabir secara senyap dipinggirkan, organisasi kehilangan sesuatu yang penting: keupayaannya untuk berfikir ke hadapan, mencegah isu, dan berkembang secara mampan.

Jika anda menilai produktiviti hanya berdasarkan berapa banyak yang dihasilkan, anda akan mengabaikan apa yang sebenarnya menyatukan perniagaan anda.

Alat bukan jalan pintas kepada kejelasan

Alat baharu menjanjikan untuk menjadikan kerja lebih mudah, lebih cepat, dan lebih teratur. Dan banyak yang berjaya, jika diperkenalkan pada masa yang tepat, untuk sebab yang tepat. Tetapi terlalu sering, pasukan mencari alat untuk menyelesaikan masalah yang berakar pada sesuatu yang lebih mendalam: proses yang tidak jelas dan jangkaan yang tidak diucapkan.

Orang - Proses - Alat, ketiga-tiga elemen ini mesti berfungsi dalam keseimbangan. Tetapi dalam praktiknya, banyak perniagaan terus melompat ke alat tanpa terlebih dahulu menjelaskan proses atau menyediakan orang. Apabila itu berlaku, alat tersebut tidak menyelesaikan masalah. Ia hanya menambah lapisan geseran yang lain.

Sebelum mengembangkan dengan perisian, perlahankan dan dokumentasikan prosesnya. Jadikan kerja kelihatan. Tentukan peranan, tanggungjawab, dan aliran yang ideal. Hanya selepas itu alat sepatutnya masuk untuk menyokong sistem yang sudah berfungsi pada skala kecil.

Mengapa semua ini penting

Perangkap produktiviti ini tidak selalu kelihatan seperti masalah pada mulanya. Ia bercampur ke dalam tabiat harian kita, irama pasukan kita, alat dan sistem kita.

Tetapi lama-kelamaan, ia mengikis tenaga anda sebagai pemimpin. Jika anda pernah melihat seminggu penuh dan tertanya-tanya, Mengapa rasanya kita tidak ke mana-mana? Inilah sebabnya.

Setelah anda melihat corak-corak ini dengan jelas, anda boleh mula mengubahnya. Tetapi sekarang kita tahu apa yang bukan produktiviti, apakah produktiviti yang sebenar?