Multitasking: Apakah Berhasil dan Cara Melakukannya dengan Lebih Baik

Multitasking tidak berhasil, setidaknya tidak seperti yang dibayangkan kebanyakan orang. Ketika Anda beralih antara dua hal yang sama-sama membutuhkan pemikiran terfokus, seperti menyusun proposal sambil setengah mendengarkan panggilan, otak Anda tidak mengerjakan keduanya sekaligus. Otak beralih bolak-balik dengan cepat, dan setiap peralihan memakan waktu dan akurasi yang tidak bisa Anda ambil kembali.

Itu tidak berarti menjalankan beberapa tugas sekaligus selalu keliru. Pasangkan tugas yang menuntut dengan sesuatu yang benar-benar otomatis, seperti melipat cucian sambil bercakap dengan teman, dan Anda memang bisa melakukan keduanya. Keterampilan yang layak dibangun bukanlah "multitasking dengan lebih baik." Melainkan mengetahui kombinasi mana yang aman, melindungi kombinasi yang tidak aman, dan beralih ke single-tasking atau batching ketika pekerjaannya benar-benar penting.

Fakta Utama

Fakta Utama: Multitasking

• Psikolog David Meyer memperkirakan bahwa hambatan mental akibat perpindahan antartugas dapat memakan hingga 40% waktu produktif seseorang, menurut American Psychological Association.
• Orang melanjutkan pekerjaan yang terinterupsi rata-rata dalam 23 menit 15 detik, dan kembali mengerjakannya pada hari yang sama 81,9% dari waktu, menurut riset Gloria Mark di UC Irvine yang dilaporkan oleh Gallup.
• Hanya 2,5% peserta dalam studi mengemudi dengan 200 orang yang memenuhi syarat sebagai "supertasker", yaitu tidak menunjukkan penurunan kinerja saat mengerjakan dua tugas yang menuntut sekaligus, menurut riset Watson dan Strayer tahun 2010.
• Para media multitasker berat justru berkinerja lebih buruk, bukan lebih baik, pada tes peralihan tugas dibandingkan multitasker ringan, temuan studi Stanford 2009 yang diterbitkan di PNAS.
• Perhatian tetap tertinggal pada tugas yang belum selesai setelah Anda beralih darinya, fenomena yang disebut peneliti Sophie Leroy sebagai "residu perhatian" (attention residue) dalam studinya tahun 2009 tentang peralihan tugas.

Apa arti multitasking sebenarnya

"Multitasking" dipakai untuk tiga hal yang berbeda, dan perbedaannya menentukan apakah ia berhasil.

Pemrosesan paralel sejati terjadi ketika dua tugas berjalan bersamaan dengan memakai sistem mental yang berbeda, hampir tanpa tumpang tindih perhatian. Berjalan kaki sambil mendengarkan podcast adalah contoh yang baik: berjalan sebagian besar bersifat otomatis begitu Anda mempelajarinya, sehingga nyaris tidak bersaing dengan perhatian yang Anda berikan pada podcast.

Peralihan tugas adalah yang sebenarnya dimaksud kebanyakan orang ketika mereka mengatakan sedang multitasking. Anda tidak mengerjakan dua hal secara bersamaan. Anda bergantian di antara keduanya dengan cepat, dan setiap peralihan menarik dari kumpulan terbatas yang sama yang disebut psikolog kendali eksekutif, sistem mental yang memutuskan apa yang difokuskan dan aturan mana yang berlaku untuk tugas di depan Anda. Menulis laporan sambil membalas pesan Slack adalah peralihan tugas yang berkedok multitasking.

Fokus berurutan, atau single-tasking, adalah mengerjakan satu tugas yang menuntut perhatian sampai selesai atau sampai Anda sengaja menjedanya, lalu berpindah ke tugas berikutnya. Dari ketiganya, ini yang paling tidak glamor, dan untuk pekerjaan apa pun yang menuntut kognisi, ini yang menghasilkan keluaran terbanyak per jam.

Sebagian besar yang disebut multitasking di tempat kerja adalah baris tengah. Itulah sebabnya jawaban jujur untuk "apakah multitasking berhasil" adalah: jarang, dan sebagian besar tidak seperti yang diharapkan orang.

Apakah multitasking berhasil? Apa yang sebenarnya ditunjukkan riset

Jawaban singkatnya, untuk pekerjaan yang menuntut kognisi, tidak. Orang-orang yang mempelajarinya sebagai profesi sudah menyatakan hal ini selama lebih dari dua dekade, meskipun angka yang paling sering dikutip tentangnya kerap disalahgunakan.

Psikolog David Meyer mengatakan bahwa hambatan mental akibat perpindahan antartugas dapat memakan hingga 40% waktu produktif seseorang. Itu perkiraan nyata dari peneliti nyata, dan American Psychological Association melaporkannya langsung di halaman risetnya tentang multitasking. Namun itu bukan temuan satu studi terkontrol. Tidak ada makalah terbitan yang mengukur kehilangan produktivitas 40%. Itu adalah penggambaran Meyer atas keseluruhan riset biaya peralihan, bukan titik data yang bisa dilacak ke satu eksperimen.

Studi yang ditinjau sejawat di balik riset yang lebih luas itu adalah Rubinstein, Meyer, dan Evans (2001), diterbitkan di Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance. Dalam empat eksperimen, para peneliti meminta orang bergantian antara perangkat aturan yang berbeda (mengklasifikasikan bentuk dengan satu cara, lalu cara lain; menyelesaikan aritmetika dengan satu cara, lalu cara lain) dan mengukur seberapa besar waktu yang dikeluarkan oleh peralihan itu sendiri. Temuannya: peralihan membawa penalti waktu yang nyata dan terukur, dan penalti itu bertambah seiring tugas makin kompleks dan kurang dikenal. Peralihan sederhana yang sudah terlatih lebih murah. Yang kompleks dan asing lebih mahal, kadang jauh lebih mahal.

Dua studi lain melengkapi gambaran ini:

Tidak satu pun dari ini mengatakan multitasking mustahil. Mereka mengatakan ia punya biaya, bahwa biayanya nyata dan berulang di berbagai rancangan riset, dan bahwa biayanya lebih buruk untuk jenis pekerjaan yang justru paling ingin dilindungi kebanyakan profesional: tugas kompleks, tidak rutin, dan sarat penilaian. Ketelitian adalah salah satu korban pertama, karena menangkap kesalahan halus membutuhkan fokus berkelanjutan yang diganggu oleh peralihan.

Mengapa biaya peralihan menumpuk: mekanisme di balik biayanya

Riset Meyer menggambarkan peralihan terjadi dalam dua tahap: "pergeseran tujuan" (keputusan berhenti dari satu tugas dan memulai yang lain) dan "aktivasi aturan" (mematikan aturan mental tugas lama dan menyalakan aturan tugas baru). Setiap tahap memakan sepersekian detik, yang terdengar sepele sampai Anda menghitung seberapa sering itu terjadi: satu jam kerja bisa mencakup puluhan peralihan aplikasi, pengecekan notifikasi, dan pergantian percakapan. Biaya kecil yang terus berulang menumpuk menjadi biaya besar.

Riset lapangan Gloria Mark di UC Irvine, yang melacak pekerja kantoran sungguhan sepanjang hari mereka, memberi angka pada sisi manusiawi hal ini. Orang melanjutkan pekerjaan yang terinterupsi rata-rata dalam 23 menit 15 detik, dan kembali mengerjakannya pada hari yang sama 81,9% dari waktu, menurut wawancaranya dengan Gallup. Namun melanjutkan tidak sama dengan mengambil kembali dengan mulus. Riset Mark juga menemukan bahwa orang biasanya menyelesaikan sekitar dua tugas lain di antaranya sebelum kembali ke tugas semula, dan sekitar 44% interupsi dimulai oleh diri sendiri, bukan disebabkan orang lain, yang berarti sebagian besar biaya ini ada dalam kendali Anda untuk dikurangi.

Ada mekanisme kedua yang bekerja melawan Anda bahkan setelah Anda secara teknis sudah beralih: residu perhatian. Riset Sophie Leroy tahun 2009 menemukan bahwa orang harus benar-benar berhenti memikirkan satu tugas sebelum bisa berkinerja baik pada tugas berikutnya, dan bahwa pekerjaan yang belum selesai dan terinterupsi meninggalkan semacam bayangan mental yang terus menarik perhatian, efek yang paling kuat ketika tugas yang ditinggalkan berada di bawah tekanan waktu atau belum lengkap. Membangun disiplin diri untuk menutup sebuah siklus, meski singkat, sebelum beralih tugas secara terukur mengurangi residu itu.

Efek kumulatifnya tampak sebagai stres sama seperti hilangnya waktu: peralihan terus-menerus menjaga sistem saraf dalam keadaan waspada tingkat rendah, karena setiap interupsi adalah keputusan kecil yang belum terselesaikan tentang apa yang layak mendapat perhatian berikutnya.

Kapan multitasking sebenarnya tidak masalah

Inilah bagian yang hilang dalam versi "multitasking itu buruk" dari percakapan ini: memasangkan tugas tidak masalah, kadang benar-benar produktif, ketika salah satu dari kedua tugas tidak memerlukan perhatian sadar. Panduan American Psychological Association sendiri menyatakannya dengan lugas: memasukkan cucian ke mesin cuci sambil berbicara dengan teman kemungkinan besar tidak masalah, karena melipat dan memulai siklus cuci cukup otomatis sehingga tidak bersaing dengan percakapan.

Aturan praktisnya sederhana: pasangkan satu tugas otomatis dengan satu tugas yang menuntut, jangan pernah dua tugas yang menuntut. "Otomatis" berarti Anda bisa melakukannya sambil memikirkan hal lain sama sekali, seperti pengemudi berpengalaman menyusuri rute komuter yang dikenal tanpa melacak setiap belokan secara sadar.

Perhatikan bahwa sisi kanan bukan "multitasking buruk" versus "multitasking baik" di sisi kiri. Itu aturan dasar yang sama yang diterapkan secara konsisten: ketika kedua tugas memakai perhatian terfokus, salah satunya kalah, dan Anda biasanya tidak bisa memilih yang mana. Itulah argumen untuk prioritisasi: tentukan sebelumnya tugas mana dalam pasangan mana pun yang mendapat perhatian sungguh-sungguh Anda, alih-alih menemukan jawabannya setelah kesalahan terjadi.

Para "supertasker": bagi siapa multitasking benar-benar berhasil

Jika memasangkan dua tugas yang menuntut hampir selalu memakan biaya, mengapa sebagian orang berkeras bahwa mereka pengecualian? Riset Watson dan Strayer memberi jawaban yang sebagian, dan merendahkan hati.

Dalam studi 2010, 200 peserta menyelesaikan simulasi mengemudi sendirian dan dikombinasikan dengan tugas memori auditori yang menuntut. Hampir semua orang berkinerja lebih buruk pada salah satu atau kedua tugas ketika mengerjakannya bersamaan. Namun 2,5% peserta, lima orang dari dua ratus, tidak menunjukkan penurunan kinerja yang terukur sama sekali. Dalam kondisi satu tugas, para "supertasker" ini mencetak skor di kuartil teratas pada ukuran mengemudi dan memori secara terpisah, dan dalam kondisi gabungan sebagian mengungguli angka satu tugas mereka sendiri. Pemeriksaan statistik menyingkirkan kebetulan acak sebagai penjelasan.

Itu kemampuan yang benar-benar langka, bukan keterampilan yang bisa Anda latih dalam satu akhir pekan. Tidak ada tes mandiri yang andal untuk mengenali supertasker, sehingga asumsi perencanaan yang jujur bagi hampir semua orang, termasuk yang percaya diri, adalah bahwa mereka termasuk dalam 97,5%. Membangun tim atau sistem pribadi di atas harapan menjadi pengecualian adalah taruhan yang hampir selalu kalah.

Apa yang dilakukan media multitasking kronis terhadap perhatian

Ada anggapan umum bahwa multitasker berat menjadi lebih mahir seiring latihan, seperti keterampilan lain yang menajam dengan pengulangan. Studi Stanford 2009 oleh Ophir, Nass, dan Wagner menguji anggapan itu secara langsung, dan menemukan sebaliknya.

Para peneliti mengelompokkan orang berdasarkan seberapa sering mereka biasa ber-multitasking lintas media (mengirim pesan, menjelajah, berkirim pesan, menonton, sering kali beberapa sekaligus) dan menguji semua orang pada tugas kognitif yang sama. Media multitasker berat tidak mengungguli multitasker ringan dalam peralihan tugas. Mereka berkinerja lebih buruk: lebih rentan terhadap interferensi dari informasi lingkungan yang tidak relevan dan ingatan yang tidak relevan, serta lebih lambat dan kurang akurat khususnya pada tes peralihan tugas, keterampilan yang justru diharapkan paling terlatih pada mereka.

Interpretasi para peneliti: multitasker kronis mengembangkan gaya perhatian yang luas dan mudah teralihkan, bukan yang terlatih dan terfokus. Latihan tidak membangun keunggulan; tampaknya malah mengikis kemampuan menyaring yang diandalkan pekerjaan berorientasi hasil. Itu alasan yang bagus untuk memperlakukan "saya multitasking sepanjang hari, saya sudah terbiasa" sebagai tanda peringatan, bukan kredensial.

Apa yang dilakukan sebagai gantinya: batching dan single-tasking

Jika peralihan tugas adalah biaya bawaan dan multitasking sejati hanya berhasil untuk pasangan otomatis-plus-menuntut, jawaban praktisnya adalah mengurangi seberapa sering Anda beralih antartugas yang menuntut sejak awal. Dua teknik melakukan sebagian besar pekerjaannya.

Batching mengelompokkan tugas-tugas kecil yang serupa ke dalam blok terjadwal alih-alih mengerjakannya saat datang. Setiap notifikasi yang Anda jawab detik itu juga adalah peralihan kecil yang Anda timbulkan sendiri, interupsi yang dimulai sendiri yang ditandai riset Gloria Mark sebagai sekitar 44% dari total. Batching mengubah puluhan peralihan yang tersebar menjadi satu atau dua yang terencana.

Single-tasking melindungi satu blok waktu untuk satu pekerjaan yang menuntut, dengan biaya peralihan dibayar sekali di awal dan sekali di akhir, bukan terus-menerus sepanjang waktu.

Beberapa kebiasaan kecil membuat kedua teknik ini bertahan. Tutup siklus sebelum Anda beralih: bahkan catatan satu baris tentang di mana Anda berhenti secara terukur mengurangi residu perhatian yang digambarkan riset Leroy, karena memberi izin kepada otak Anda untuk berhenti menahan tugas yang belum selesai secara aktif. Matikan lencana notifikasi untuk apa pun yang tidak benar-benar kritis waktu, dan perlakukan daftar tugas Anda sebagai antrean, bukan dashboard: bekerjalah dari satu daftar yang diprioritaskan alih-alih berpindah-pindah antaraplikasi sambil berusaha mengingat apa yang mendesak. Keterampilan organisasi yang kuat dan pendekatan yang jelas terhadap penetapan tujuan membuat batching berkelanjutan, bukan satu sistem lagi yang ambruk setelah seminggu yang sibuk. Kebiasaan manajemen waktu yang solid sebenarnya hanyalah batching dan single-tasking yang diterapkan secara konsisten, hari demi hari.

Cara melindungi perhatian di tim

Kebiasaan individu hanya bisa sejauh itu jika lingkungan di sekitar Anda menghukum single-tasking. Jika balasan cepat yang dihargai, orang akan terus menyalakan notifikasi apa pun yang dikatakan artikel produktivitas kepada mereka. Melindungi perhatian di tingkat tim membutuhkan norma yang disengaja, bukan sekadar tekad pribadi.

Tetapkan ekspektasi waktu respons yang eksplisit. Jika "mendesak" tidak didefinisikan, segalanya menjadi mendesak secara default dan tidak ada yang merasa aman untuk fokus bekerja. Norma seperti "obrolan dibalas di hari yang sama, email dalam 24 jam, hanya peringatan yang ditandai yang berarti tinggalkan apa pun yang sedang Anda kerjakan" memungkinkan orang melakukan single-tasking tanpa khawatir tampak tidak responsif. Keterprediksian di sini adalah bagian dari yang membuat seseorang dapat diandalkan, yang sulit dipisahkan dari keandalan.

Utamakan pembaruan asinkron daripada interupsi langsung. Pembaruan status tertulis yang dibaca orang sesuai jadwalnya sendiri melindungi lebih banyak waktu fokus tim daripada informasi yang sama yang disampaikan sebagai lima ping terpisah sepanjang hari.

Lindungi blok fokus di kalender bersama. Jika pimpinan memesan di atas "waktu fokus", norma itu langsung mati. Memperlakukan blok yang dilindungi sama sahnya dengan rapat klien adalah yang membuat kebijakan itu nyata.

Alihkan pekerjaan non-penilaian dari piring individu alih-alih menginterupsi orang untuk itu. Jika sebuah tugas sebenarnya tidak memerlukan keahlian spesifik seseorang, solusinya bukan meminta mereka ber-multitasking di sekitarnya. Solusinya adalah mendelegasikannya kepada orang yang memang tugasnya itu, atau membangun proses yang lebih ringan yang sama sekali tidak memerlukan perhatian seorang spesialis.

Contohkan dari atas. Pemimpin yang terlihat melakukan single-tasking, menutup laptop di rapat, dan tidak menjawab pesan selama blok fokus orang lain menetapkan standar yang sesungguhnya, apa pun yang tertulis di buku panduan tim.

Multitasking bukan cacat karakter atau trik produktivitas, melainkan trade-off yang spesifik dan terukur. Pasangkan tugas otomatis dengan tugas yang menuntut dan biayanya hampir nol. Pasangkan dua tugas yang menuntut dan itu memakan waktu dan akurasi yang nyata, dan riset tentang biaya peralihan, pemulihan dari interupsi, dan residu perhatian semuanya menunjuk ke arah yang sama. Tim yang melindungi fokus secara sengaja, mengelompokkan apa yang bisa dikelompokkan, dan melakukan single-tasking pada apa yang benar-benar penting tidak sedang bersikap berlebihan. Mereka hanya bekerja sesuai cara perhatian benar-benar berfungsi, bukan melawannya.

Bacaan Terkait

• Manajemen Waktu
• Keterampilan Prioritisasi
• Ketelitian
• Disiplin Diri
• Manajemen Stres
• Keterampilan Organisasi