¿Cómo convencer a su jefe para que le dé la herramienta adecuada para su trabajo?
¿Alguna vez ha sentido que su jornada laboral está llena de tareas repetitivas que podrían automatizarse y que le dejan poco espacio para aportar valor real? ¿O quizás ha llegado a un punto de agotamiento después de pasar horas gestionando manualmente grandes volúmenes de documentación?
A medida que el peso del trabajo monótono se acumula, comienza a buscar soluciones tecnológicas innovadoras con la esperanza de mejorar la eficiencia tanto para usted como para su empresa. Aunque la tecnología parezca la respuesta evidente, surge un nuevo desafío:
¿Cómo persuadir a su jefe para que invierta en estas soluciones tecnológicas?
Lograr que su jefe destine recursos a una nueva tecnología puede ser complicado, especialmente si está convencido de que la empresa puede prosperar con métodos tradicionales, incluso en el mundo actual impulsado por la tecnología (lo cual, francamente, es una idea equivocada).
Para cambiar la perspectiva de su respetado, pero quizás cauteloso, superior, aquí encontrará algunas estrategias que le ayudarán a asegurar esa inversión vital. Pero primero, lea estas instrucciones de uso:
Comience con la mentalidad correcta
Hemos seguido varias discusiones sobre este tema y hemos descubierto que equiparse con la mentalidad adecuada es fundamental para resolver este problema.
Para empezar, comenzar con "quiero que la empresa adopte la tecnología X" es el enfoque equivocado. Si esa es su mentalidad, ya está enfrentando una batalla cuesta arriba.
No quiere adoptar "la tecnología X", quiere mejorar el negocio y hacer las cosas mejor para usted, sus colegas y sus directivos. Aunque "la tecnología X" podría ser la respuesta, no debería ser su punto de partida.
Un error común es saltar a las soluciones antes de comprender completamente el problema. Al principio, probablemente no conoce el problema tan bien como cree. Los conflictos que tiene con sus colegas pueden deberse más a problemas de proceso o de personas que a una cuestión de herramientas (aunque debemos decir que, en nuestra experiencia, la herramienta adecuada puede resolver muchos problemas de proceso y de personas).
Así que comience con la pregunta: ¿Qué problema está resolviendo? Cuando su propuesta responde a eso, es más fácil de vender, o quizás se dará cuenta de que no vale la pena perseguirlo.
La forma más sencilla de lograr que la dirección cambie es resolviendo sus problemas, no los suyos. Si están satisfechos con la calidad y la velocidad de la solución actual, no verán la necesidad de cambiar. Escuche sus problemas y cómo pueden conectarse con los suyos.
Al final, ese proceso puede que no siempre lleve a la solución tecnológica que imaginó al principio, pero al menos logrará resolver no solo su problema, sino el de todo el equipo, con la menor resistencia posible. Y quizás sea entonces cuando comience a ganarse a las personas y le resulte más fácil plantear otras sugerencias más adelante.
Comprenda el punto de vista de su jefe
Antes de lanzarse con su propuesta, es fundamental comprender la mentalidad y las prioridades de su jefe. Al ponerse en su lugar, podrá adaptar su propuesta para abordar sus preocupaciones y alinearse con su visión para la empresa.
La mayoría de los responsables de la toma de decisiones son cautelosos a la hora de adoptar nuevas tecnologías, especialmente si se centran en objetivos a corto plazo como gestionar el flujo de caja y mantener el buen funcionamiento de las operaciones diarias. Para tener éxito, necesita comprender las preocupaciones de su jefe y abordarlas directamente:
- Sensibilidad presupuestaria: Su jefe puede ver la nueva tecnología como un gasto innecesario. En este caso, enfóquese en los ahorros a largo plazo y el retorno de la inversión (ROI). Utilice datos, como referencias del sector, para disipar las preocupaciones sobre el costo inicial. Profundizaremos en esto en secciones posteriores.
- Preocupaciones por la interrupción del trabajo: Muchos jefes se preocupan por cómo la nueva tecnología interrumpirá los flujos de trabajo existentes, incluyendo la resistencia de los empleados, las largas curvas de aprendizaje o el posible tiempo de inactividad. En este caso, puede trabajar con el equipo de Rework para preparar un plan de despliegue por fases que permita una transición sin problemas e incluya la formación adecuada.
- Escepticismo sobre los resultados: Se vuelve aún más difícil si su jefe tuvo experiencias negativas con inversiones tecnológicas en el pasado. En tales casos, comparta casos de estudio y ejemplos del mundo real de empresas similares para generar confianza, especialmente dentro del mismo sector.
Como puede observar, nunca se trata solo de la tecnología brillante e innovadora. Al abordar estas preocupaciones desde el principio, demuestra que comprende la perspectiva de su jefe y genera confianza, posicionándose como un solucionador de problemas.
Y en caso de que esto le aporte más perspectiva, esta es una opinión de la alta dirección que hemos recogido de Reddit:
"Soy Director. Debe estar dispuesto a asumir la adopción y la puesta en marcha de la tecnología. Debe ser responsable del soporte técnico hasta que esté completamente integrada. Debe comprender y ser capaz de explicar por qué la nueva tecnología merece ser adoptada.
¿Está preparado para explicar por qué esta tecnología es una mejor solución y defenderla en toda la organización? He tenido muchas personas pidiéndome que apruebe nuevas tecnologías, pero no estaban dispuestas a hacer el trabajo que ello implica. Quieren que YO consiga que todos adopten la nueva tecnología. La actualización a menudo genera problemas de formación, problemas de proceso, y puede llevar al agotamiento cuando el proyecto resulta ser más difícil de lo esperado.
¿Va a quedarse? ¿No perderá el 80% de su interés durante el proceso?
Yo tampoco quiero tecnologías obsoletas, pero a menudo requiere más de lo que probablemente está preparado para afrontar. Necesita demostrar a su jefe que asume esa transición y adopción. No debería tener nada más importante en qué trabajar."
No se hace más fácil, ¿verdad?
Ahora que está preparado, aquí está su estrategia ganadora
Ahora esta parte se vuelve muy táctica.
3.1. Construya consenso con sus colegas y líderes de equipo
Los desafíos operativos son a menudo sistémicos, lo que significa que usted no es el único que experimenta las ineficiencias. En lugar de actuar en solitario, busque colegas que enfrenten problemas similares y que puedan respaldar su propuesta. Si bien la alta dirección podría desestimar fácilmente la solicitud de una sola persona, le resultará mucho más difícil ignorarla cuando se trata de un problema urgente para todo el equipo.
Como mencionamos anteriormente, comience escuchando. No se apresure a la solución ni saque la tecnología a relucir todavía.
En las primeras conversaciones con los equipos, mantenga el diálogo centrado en lo que no está funcionando y en cómo eso impacta al negocio. Deje que los demás propongan ideas, desafíelas cuando sea necesario y oriente la discusión. Si la solución surge de forma orgánica, tendrá una aceptación mucho mayor. No se presente como el que tiene la "solución perfecta". En cambio, deje que la solución tecnológica parezca obvia para todos por consenso.
Además, concentre sus esfuerzos en conseguir el apoyo de los mandos intermedios. Trabajan directamente con el equipo, conocen bien los problemas del día a día y tienen suficiente autoridad para hacer recomendaciones estratégicas a la alta dirección.
3.2. Prepare un análisis costo-beneficio
Al final del día, el dinero es el que habla.
Cuando se toman decisiones de inversión, la preocupación principal de la dirección es, comprensiblemente, el beneficio para la empresa. Al abogar por una nueva tecnología, prepare un análisis costo-beneficio detallado.
El análisis costo-beneficio debe ser un documento separado de la propuesta principal. La propuesta principal debe ser más corta, concisa, directa al punto y atractiva con un relato convincente. El análisis costo-beneficio, tan detallado como sea posible.
Categorías de costos de inversión:
- Costos de adquisición de software: generalmente predecibles según las cotizaciones de precios, pero pueden aumentar por licencias o funcionalidades adicionales.
- Costos de hardware: varían según si el sistema es local (on-premises) o cloud. (En el caso de Rework, ninguno.)
- Costos de implementación técnica: incluyen actividades como configuración y pruebas, con posibles costos ocultos como desplazamientos de consultores y horas extra de empleados.
- Costos de formación: surgen de la necesidad de capacitar a los empleados en el nuevo software, lo que a menudo requiere servicios adicionales. En el caso de Rework, cobramos por nuestro servicio de incorporación según el número de sesiones de formación.
- Costos de gestión del cambio: pueden incluir la contratación de expertos para ayudar al personal a adoptar los nuevos sistemas.
Categorías de beneficios:
- Beneficios tangibles: Afectan directamente al crecimiento de los ingresos o a la optimización de costos. Los beneficios tangibles se miden fácilmente comparando el desempeño financiero antes y después de la inversión tecnológica. Algunos ejemplos incluyen:
- Incremento de ingresos
- Expansión de cuota de mercado
- Reducción de costos de transacción
- Menores costos de mano de obra
Ejemplo: Proponga cómo el uso de Rework podría reducir los costos de mano de obra y liberar esfuerzos de gestión al automatizar tareas manuales repetitivas, permitiendo que toda la empresa se enfoque en actividades de mayor valor y genere más ingresos.
- Beneficios intangibles: Aunque estos beneficios impactan positivamente en las operaciones, no están directamente vinculados a métricas económicas, lo que los hace más difíciles de cuantificar, pero igualmente cruciales para el éxito a largo plazo. Los beneficios intangibles incluyen:
- Mejora de la satisfacción del cliente
- Mayor motivación de los empleados
- Mayor transparencia en los flujos de trabajo
Ejemplo: Con los flujos de trabajo visualizados de Rework, sus equipos experimentarán una mejor colaboración y reducirán los malentendidos.
El ROI final se calcula con la siguiente fórmula:
ROI = (Retorno de la Inversión - Costos de Inversión) / Costos de Inversión * 100.
Profundizaremos en los elementos de esta fórmula en otro artículo. Tenga en cuenta que el ROI no es una fórmula financiera que pueda calcularse con precisión, por lo que debe ser solo uno de los factores a considerar al evaluar un software.
3.3. Elabore un relato persuasivo y atractivo
Una vez que haya conseguido el apoyo del equipo y reunido datos convincentes, el siguiente paso es presentar su caso de una manera que cautive a la alta dirección. Estructurar su propuesta siguiendo el modelo de relato SCORe es un método muy efectivo.
- S (Situación): Es el contexto de su historia.
- Co (Complicación): Es el conflicto o problema al que se enfrenta su audiencia (o quizás un problema oculto que aún no han identificado).
- R (Resolución): Es la solución al conflicto, la idea que desea proponer.
- E (Evidencia): Son los ejemplos y pruebas que ha recopilado previamente. Al presentarlos, le da a la audiencia tiempo para asimilar y comprender su idea.
Aquí está la versión más sencilla de su presentación utilizando el modelo S.Co.R.E, con Rework como ejemplo:
- Situación (S): Su empresa actualmente depende de procesos manuales para gestionar las operaciones diarias, como la asignación de tareas y la colaboración en equipo. Estos métodos obsoletos están generando plazos incumplidos, fallos de comunicación y pérdida de productividad.
- Complicación (Co): El sistema actual no es escalable a medida que la empresa crece. El volumen de tareas se ha duplicado en el último año, pero los procesos siguen siendo los mismos, lo que genera duplicación de tareas, empleados sobrecargados y cuellos de botella en la finalización de proyectos. El equipo lucha por mantener el ritmo, causando retrasos que afectan la satisfacción del cliente.
- Resolución (R): Implementar la plataforma de gestión del trabajo de Rework puede agilizar la asignación de tareas, automatizar procesos repetitivos y crear un espacio centralizado para la colaboración del equipo. Esto reducirá drásticamente la duplicación de tareas y los malentendidos, liberando a los empleados para que se enfoquen en actividades más estratégicas.
- Evidencia (E): Rework ha ayudado exitosamente a empresas similares a reducir las ineficiencias operativas. Por ejemplo, 3FS Technology, que migró de Monday.com y Asana a Rework, vio un incremento del 100% en el número de clientes en 3 meses y redujo el proceso de soporte al cliente en más de la mitad.
Conclusión
Convencer a su jefe de adoptar una nueva tecnología no es tarea sencilla. Requiere paciencia, un profundo entendimiento de las necesidades de la empresa y disposición para navegar desafíos como las preocupaciones presupuestarias, las interrupciones operativas y el escepticismo sobre los resultados.
El proceso puede ser largo y exigente, pero las recompensas valen la pena. Al asumir la iniciativa y demostrar su compromiso con la mejora del negocio, muestra liderazgo, capacidad para resolver problemas y un profundo entendimiento de los objetivos de la empresa. Se convierte en un defensor confiable del cambio positivo, posicionándose como alguien que se preocupa por el éxito a largo plazo de la organización.
Y cuando esté listo para dar el siguiente paso, Rework estará ahí para ayudarle a implementar las soluciones adecuadas, garantizando que tanto usted como la empresa prosperen.
Principal Product Marketing Strategist