Bahasa Indonesia

Bagaimana cara meyakinkan atasan untuk memberikan alat yang tepat?

Cara meyakinkan atasan untuk membeli perangkat lunak baru

Pernahkah Anda merasa hari kerja Anda dipenuhi tugas-tugas berulang yang sebenarnya bisa diotomatiskan, sehingga nilai yang Anda hasilkan sangat terbatas? Atau mungkin Anda sudah kelelahan karena harus mengelola tumpukan pekerjaan manual berjam-jam setiap hari?

Saat beban kerja yang melelahkan terus menumpuk, Anda mulai mencari solusi teknologi inovatif dengan harapan dapat meningkatkan efisiensi, baik untuk diri sendiri maupun perusahaan. Meskipun teknologi terasa seperti jawaban yang sudah jelas, tantangan baru pun muncul:

Bagaimana cara meyakinkan atasan untuk berinvestasi dalam solusi teknologi ini?

Mendorong atasan mengalokasikan sumber daya untuk teknologi baru bisa jadi sulit, terutama jika mereka yakin perusahaan masih bisa berkembang dengan cara-cara tradisional, bahkan di dunia yang sudah sangat bergantung pada teknologi saat ini (yang sejujurnya merupakan pandangan yang keliru).

Untuk mengubah perspektif atasan yang Anda hormati namun mungkin bersikap hati-hati, berikut sejumlah strategi untuk mengamankan investasi yang sangat dibutuhkan itu. Namun sebelumnya, baca panduan penggunaan ini terlebih dahulu:

Mulai dengan pola pikir yang tepat

Kami telah mengikuti berbagai diskusi mengenai hal ini dan menemukan bahwa membekali diri dengan pola pikir yang tepat sangat penting untuk mengatasi masalah ini.

Sebagai permulaan, memulai dengan "Saya ingin perusahaan mengadopsi teknologi X" adalah pendekatan yang salah. Jika itu pola pikir Anda, Anda sudah menghadapi perjuangan berat sejak awal.

Anda tidak ingin sekadar "mengadopsi teknologi X", melainkan ingin meningkatkan bisnis dan membuat segalanya lebih baik bagi diri sendiri, rekan kerja, dan para manajer. Meskipun "teknologi X" bisa jadi jawabannya, bukan di sana seharusnya Anda memulai.

Kesalahan umum adalah langsung melompat ke solusi sebelum benar-benar memahami masalahnya. Di awal, Anda mungkin belum mengenal masalah tersebut sebaik yang Anda kira. Konflik yang terjadi dengan rekan kerja bisa lebih berkaitan dengan masalah proses atau orang, bukan semata soal alat (meski kami harus katakan, berdasarkan pengalaman kami, alat yang tepat dapat menyelesaikan banyak masalah proses dan orang).

Jadi, mulailah dengan pertanyaan: Masalah apa yang sedang Anda selesaikan? Ketika proposal Anda menjawab pertanyaan itu, akan lebih mudah untuk "menjualnya", atau Anda mungkin menyadari bahwa hal itu tidak layak untuk dikejar.

Cara termudah mendorong manajemen berubah adalah dengan menyelesaikan masalah mereka, bukan masalah Anda. Jika mereka sudah puas dengan kualitas dan kecepatan solusi saat ini, mereka tidak akan melihat alasan untuk berubah. Dengarkan masalah mereka dan cari tahu bagaimana masalah itu berkaitan dengan masalah Anda.

Pada akhirnya, proses itu mungkin tidak selalu mengarah pada solusi teknologi yang awalnya Anda bayangkan, tetapi setidaknya Anda berhasil menyelesaikan bukan hanya masalah Anda sendiri, melainkan juga masalah seluruh tim dengan resistensi yang paling kecil. Dan mungkin di situlah Anda mulai memenangkan kepercayaan orang-orang sehingga lebih mudah untuk mengajukan saran lain ke depannya.

Pahami sudut pandang atasan Anda

Sebelum menyampaikan proposal, penting untuk terlebih dahulu memahami pola pikir dan prioritas atasan Anda. Dengan menempatkan diri pada posisi mereka, Anda dapat menyesuaikan proposal agar menjawab kekhawatiran mereka dan selaras dengan visi mereka untuk perusahaan.

Kebanyakan pengambil keputusan berhati-hati dalam mengadopsi teknologi baru, terutama jika mereka berfokus pada tujuan jangka pendek seperti mengelola arus kas dan menjaga kelancaran operasional sehari-hari. Untuk berhasil, Anda perlu memahami kekhawatiran atasan agar dapat mengatasinya secara langsung, yaitu:

  • Sensitivitas anggaran: Atasan Anda mungkin melihat teknologi baru sebagai pengeluaran yang tidak perlu. Dalam hal ini, fokuslah pada penghematan jangka panjang dan imbal hasil investasi (ROI). Gunakan data, seperti tolok ukur industri, untuk meredakan kekhawatiran tentang biaya awal. Kita akan membahasnya lebih detail di bagian selanjutnya.
  • Kekhawatiran terhadap gangguan: Banyak atasan khawatir bagaimana teknologi baru akan mengganggu alur kerja yang ada, termasuk resistensi karyawan, kurva pembelajaran yang panjang, atau potensi downtime. Dalam hal ini, Anda dapat bekerja sama dengan tim Rework untuk membantu mempersiapkan rencana peluncuran bertahap yang memungkinkan transisi yang lancar dan mencakup pelatihan yang memadai.
  • Skeptisisme terhadap hasil: Situasi menjadi semakin sulit jika atasan Anda pernah mengalami pengalaman buruk dengan investasi teknologi di masa lalu. Dalam kasus seperti itu, bagikan studi kasus dan contoh nyata dari bisnis serupa untuk membangun kepercayaan, terutama dari industri yang sama.

Seperti yang Anda perhatikan, ini tidak pernah sekadar tentang teknologi baru yang mengkilap dan inovatif. Dengan mengatasi kekhawatiran ini sejak awal, Anda menunjukkan bahwa Anda memahami perspektif atasan dan membangun kepercayaan, serta memposisikan diri sebagai seorang pemecah masalah.

Dan jika ini memberi Anda wawasan lebih lanjut, berikut adalah pendapat dari manajemen atas yang kami kumpulkan dari Reddit:

"Saya seorang Direktur. Anda perlu bersedia untuk memiliki proses adopsi dan operasionalisasi teknologi tersebut. Anda harus bertanggung jawab atas dukungan teknis hingga teknologi itu sepenuhnya terintegrasi. Anda perlu memahami dan mampu menjelaskan mengapa teknologi baru ini layak untuk dituju.

Apakah Anda siap menjelaskan mengapa teknologi ini adalah solusi yang lebih baik dan menjadi pengusungnya di seluruh organisasi? Sudah banyak orang yang meminta saya menyetujui teknologi baru, tetapi mereka tidak siap melakukan pekerjaan yang diperlukan. Mereka ingin SAYA yang membuat semua orang mengadopsi teknologi baru itu. Peningkatan tersebut seringkali menimbulkan masalah pelatihan, masalah proses, dan dapat menyebabkan kelelahan ketika proyek ternyata lebih sulit dari yang diperkirakan.

Apakah Anda akan tetap di sini? Apakah Anda tidak akan kehilangan 80% motivasi Anda di tengah jalan?

Saya juga tidak menginginkan teknologi lama, tetapi seringkali dibutuhkan lebih dari yang mungkin Anda siapkan. Anda perlu membuktikan kepada atasan bahwa Anda memiliki transisi dan adopsi tersebut. Seharusnya tidak ada hal lain yang lebih penting untuk dikerjakan."

Memang tidak semakin mudah, bukan?

Kini setelah Anda siap, inilah strategi kemenangan Anda

Bagian ini sangat taktis.

3.1. Bangun konsensus bersama rekan kerja dan pemimpin tim

Tantangan operasional seringkali bersifat sistemik, artinya Anda bukan satu-satunya yang mengalami inefisiensi tersebut. Alih-alih berjalan sendiri, cari rekan-rekan yang menghadapi masalah serupa dan dapat mendukung proposal Anda. Sementara manajemen atas mungkin mudah mengabaikan permintaan individu, mereka akan jauh lebih sulit mengabaikannya ketika itu menjadi isu mendesak bagi seluruh tim.

Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, mulailah dengan mendengarkan. Jangan langsung melompat ke solusi dan menghadirkan teknologi lebih dulu.

Dalam survei awal dengan tim, jaga agar percakapan tetap berfokus pada apa yang tidak berjalan dan bagaimana hal itu berdampak pada bisnis. Biarkan orang lain menyampaikan ide, tantang mereka bila perlu, dan arahkan diskusi. Jika solusi muncul secara organik, solusi tersebut akan lebih diterima secara luas. Jangan tampilkan diri sebagai orang yang memiliki "solusi sempurna". Sebaliknya, biarkan solusi teknologi terasa jelas bagi semua orang berdasarkan konsensus.

Selain itu, fokuskan upaya Anda untuk mendapatkan dukungan dari manajer menengah. Mereka bekerja dekat dengan tim, memiliki pemahaman mendalam tentang pain point yang ada, dan memiliki cukup otoritas untuk memberikan rekomendasi strategis kepada pimpinan senior.

3.2. Siapkan analisis biaya-manfaat

Pada akhirnya, angka yang berbicara.

Ketika membuat keputusan investasi, perhatian utama pimpinan adalah, tidak mengherankan, manfaat bagi perusahaan. Saat mengadvokasi teknologi baru, siapkan analisis biaya-manfaat yang terperinci.

Analisis biaya-manfaat harus menjadi dokumen terpisah dari proposal utama. Proposal utama lebih singkat, padat, langsung ke inti, dan menarik dengan storytelling. Analisis biaya-manfaat dibuat sedetail mungkin.

Kategori biaya investasi:

  • Biaya pembelian perangkat lunak biasanya dapat diprediksi seperti yang tercantum dalam penawaran harga, tetapi dapat meningkat karena lisensi atau fitur tambahan.
  • Biaya perangkat keras bervariasi tergantung apakah sistemnya on-premises atau berbasis cloud. (Dalam kasus Rework, tidak ada biaya ini.)
  • Biaya implementasi teknis mencakup kegiatan seperti konfigurasi dan pengujian, dengan potensi biaya tersembunyi seperti perjalanan konsultan dan lembur karyawan.
  • Biaya pelatihan muncul dari kebutuhan melatih karyawan menggunakan perangkat lunak baru, yang sering memerlukan layanan tambahan. Dalam kasus Rework, kami mengenakan biaya untuk layanan orientasi berdasarkan jumlah sesi pelatihan.
  • Biaya manajemen perubahan mungkin mencakup perekrutan ahli untuk membantu staf mengadopsi sistem baru.

Kategori manfaat:

  • Manfaat nyata: Ini secara langsung memengaruhi pertumbuhan pendapatan atau optimalisasi biaya. Manfaat nyata mudah diukur dengan membandingkan kinerja keuangan sebelum dan sesudah investasi teknologi. Beberapa manfaat nyata meliputi:
    • Peningkatan pendapatan
    • Perluasan pangsa pasar
    • Pengurangan biaya transaksi
    • Penurunan biaya tenaga kerja

Contoh: Usulkan bagaimana penggunaan Rework dapat mengurangi biaya tenaga kerja dan membebaskan upaya manajemen dengan mengotomatiskan tugas manual yang berulang, sehingga seluruh perusahaan dapat fokus pada aktivitas bernilai lebih tinggi dan menghasilkan lebih banyak pendapatan.

  • Manfaat tidak nyata: Meskipun manfaat ini berdampak positif pada operasional, manfaat ini tidak langsung terkait dengan metrik ekonomi, sehingga lebih sulit untuk dikuantifikasi namun tetap penting bagi keberhasilan jangka panjang. Manfaat tidak nyata meliputi:
    • Peningkatan kepuasan pelanggan
    • Peningkatan semangat karyawan
    • Transparansi alur kerja yang lebih baik

Contoh: Dengan alur kerja yang divisualisasikan oleh Rework, tim Anda akan mengalami kolaborasi yang lebih baik dan mengurangi miskomunikasi.

ROI akhir dihitung menggunakan rumus:

ROI = (Imbal Hasil Investasi - Biaya Investasi) / Biaya Investasi * 100.

Kami akan membahas lebih dalam elemen-elemen rumus ini di artikel lain. Perlu diketahui bahwa ROI bukan rumus keuangan yang dapat dihitung secara tepat, sehingga hanya boleh menjadi salah satu faktor yang dipertimbangkan saat mengevaluasi perangkat lunak.

3.3. Susun cerita yang persuasif dan menarik

Setelah mendapatkan dukungan tim dan mengumpulkan data yang meyakinkan, langkah selanjutnya adalah menyajikan kasus Anda dengan cara yang memikat manajemen atas. Menyusun proposal di sekitar model storytelling SCORe adalah metode yang ampuh.

  • S (Situation/Situasi): Ini adalah latar belakang cerita Anda.
  • Co (Complication/Komplikasi): Ini adalah konflik atau masalah yang dihadapi audiens (atau mungkin masalah tersembunyi yang belum mereka sadari).
  • R (Resolution/Resolusi): Ini adalah solusi atas konflik tersebut, yakni ide yang ingin Anda ajukan.
  • E (Evidence/Bukti): Ini adalah contoh dan bukti yang telah Anda kumpulkan sebelumnya. Dengan menyajikannya, Anda memberi audiens waktu untuk menyerap dan memahami ide Anda.

Berikut adalah versi paling sederhana dari presentasi Anda menggunakan model S.Co.R.E, dengan Rework sebagai contoh:

  • Situasi (S): Perusahaan Anda saat ini mengandalkan proses manual untuk mengelola operasional sehari-hari, seperti penugasan tugas dan kolaborasi tim. Metode yang sudah ketinggalan zaman ini menyebabkan tenggat waktu yang terlewat, hambatan komunikasi, dan hilangnya produktivitas.
  • Komplikasi (Co): Sistem saat ini tidak dapat diskalakan seiring pertumbuhan perusahaan. Volume tugas telah berlipat ganda dalam setahun terakhir, tetapi prosesnya tetap sama, sehingga mengakibatkan duplikasi tugas, karyawan yang kelebihan beban, dan bottleneck dalam penyelesaian proyek. Tim kesulitan untuk mengikuti perkembangan, menyebabkan keterlambatan yang berdampak pada kepuasan pelanggan.
  • Resolusi (R): Mengimplementasikan platform manajemen kerja Rework dapat menyederhanakan penugasan tugas, mengotomatiskan proses berulang, dan menciptakan ruang terpusat untuk kolaborasi tim. Ini akan secara drastis mengurangi duplikasi tugas dan miskomunikasi sekaligus membebaskan karyawan untuk fokus pada aktivitas yang lebih strategis.
  • Bukti (E): Rework telah berhasil membantu bisnis serupa mengurangi inefisiensi operasional. Misalnya, 3FS Technology, yang beralih dari Monday.com dan Asana ke Rework, melihat peningkatan jumlah pelanggan sebesar 100% dalam 3 bulan dan memangkas proses dukungan pelanggan lebih dari setengahnya.

Kesimpulan

Meyakinkan atasan untuk merangkul teknologi baru bukanlah tugas yang mudah. Hal ini membutuhkan kesabaran, pemahaman mendalam tentang kebutuhan perusahaan, dan kesiapan untuk menghadapi tantangan seperti kekhawatiran anggaran, gangguan operasional, dan skeptisisme terhadap hasil.

Prosesnya bisa panjang dan menuntut, tetapi hasilnya sepadan. Dengan mengambil kepemilikan atas inisiatif ini dan menunjukkan komitmen Anda untuk meningkatkan bisnis, Anda memperlihatkan kepemimpinan, kemampuan memecahkan masalah, dan pemahaman mendalam tentang tujuan perusahaan. Anda menjadi advokat terpercaya untuk perubahan positif, memposisikan diri sebagai seseorang yang peduli terhadap keberhasilan jangka panjang organisasi.

Dan ketika Anda siap untuk melangkah lebih jauh, Rework akan ada untuk membantu Anda mengimplementasikan solusi yang tepat, memastikan bahwa baik Anda maupun perusahaan dapat berkembang.