Wie Sie Ihren Chef davon überzeugen, Ihnen das richtige Werkzeug für Ihre Arbeit zu geben?

Haben Sie sich schon einmal gefühlt, als würde Ihr Arbeitstag von sich wiederholenden Aufgaben beherrscht, die sich leicht automatisieren ließen, während Sie kaum Mehrwert schaffen? Oder sind Sie erschöpft davon, stundenlang manuell Stapel von Papierkram zu bearbeiten?

Wenn sich die Last dieser ermüdenden Arbeit häuft, beginnen Sie nach innovativen technologischen Lösungen zu suchen, in der Hoffnung, die Effizienz für sich und Ihr Unternehmen zu steigern. Auch wenn Technologie für Sie die offensichtliche Antwort sein mag, entsteht eine neue Herausforderung:

Wie überzeugen Sie Ihren Chef, in diese technologischen Lösungen zu investieren?

Es kann schwierig sein, Ihren Chef dazu zu bringen, Ressourcen für neue Technologien bereitzustellen, besonders wenn er überzeugt ist, dass das Unternehmen auch mit traditionellen Methoden erfolgreich sein kann, selbst in der heutigen technologiegetriebenen Welt (was, offen gesagt, ein verfehlter Gedanke ist).

Um die Sichtweise Ihrer geschätzten, aber vielleicht vorsichtigen Führungskraft zu ändern, finden Sie hier einige Strategien, die Ihnen helfen, diese wichtige Investition zu sichern. Aber lesen Sie zunächst diese Gebrauchsanweisung:

Mit der richtigen Einstellung beginnen

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Wir haben mehrere Diskussionen zu diesem Thema verfolgt und festgestellt, dass es entscheidend ist, sich mit der richtigen Einstellung auszustatten.

Zunächst: Der Einstieg mit „Ich möchte, dass das Unternehmen Technologie X einführt" ist der falsche Ansatz. Mit dieser Haltung kämpfen Sie von Anfang an gegen den Strom.

Sie wollen nicht „Technologie X" einführen, Sie wollen das Geschäft verbessern und die Dinge besser machen, für sich selbst, Ihre Kolleginnen und Kollegen und Ihre Vorgesetzten. „Technologie X" könnte zwar die Antwort sein, aber dort sollten Sie nicht anfangen.

Ein häufiger Fehler ist, zu schnell zur Lösung zu springen, ohne das Problem vollständig zu verstehen. Am Anfang kennen Sie das Problem wahrscheinlich weniger gut, als Sie denken. Die Konflikte mit Ihren Kolleginnen und Kollegen können eher auf Prozess- oder Menschenprobleme zurückzuführen sein als auf fehlende Tools (wenngleich das richtige Tool erfahrungsgemäß viele Prozess- und Menschenprobleme aus der Welt schafft).

Beginnen Sie also mit der Frage: Welches Problem wollen Sie lösen? Wenn Ihr Vorschlag diese Frage beantwortet, lässt er sich leichter verkaufen, oder Sie stellen fest, dass es sich nicht lohnt, ihn weiterzuverfolgen.

Der einfachste Weg, das Management zur Änderung zu bewegen, besteht darin, deren Probleme zu lösen, nicht Ihre eigenen. Wenn sie mit der Qualität und Geschwindigkeit der aktuellen Lösung zufrieden sind, sehen sie keinen Handlungsbedarf. Hören Sie auf ihre Probleme und wie diese mit Ihren zusammenhängen.

Am Ende führt dieser Prozess vielleicht nicht immer zur technologischen Lösung, die Sie sich ursprünglich vorgestellt haben. Aber zumindest lösen Sie nicht nur Ihr eigenes Problem, sondern auch das des gesamten Teams, und das mit dem geringsten Widerstand. Und vielleicht ist das genau der Moment, in dem Sie die Unterstützung anderer gewinnen und es leichter wird, später weitere Vorschläge einzubringen.

Die Perspektive Ihres Chefs verstehen

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Bevor Sie mit Ihrem Pitch beginnen, ist es wichtig, zunächst die Denkweise und Prioritäten Ihres Chefs zu verstehen. Indem Sie sich in seine Lage versetzen, können Sie Ihren Vorschlag so gestalten, dass er seine Bedenken anspricht und mit seiner Vision für das Unternehmen übereinstimmt.

Die meisten Entscheidungsträger sind bei der Einführung neuer Technologien vorsichtig, besonders wenn sie sich auf kurzfristige Ziele konzentrieren, wie die Steuerung des Cashflows und einen reibungslosen Tagesbetrieb. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie die Bedenken Ihres Chefs verstehen, um sie direkt anzusprechen:

• Budgetempfindlichkeit: Ihr Chef sieht neue Technologie möglicherweise als unnötige Ausgabe. Konzentrieren Sie sich in diesem Fall auf langfristige Einsparungen und den Return on Investment (ROI). Nutzen Sie Daten, wie Branchen-Benchmarks, um Bedenken hinsichtlich der Anfangskosten zu zerstreuen. Mehr dazu in späteren Abschnitten.
• Bedenken wegen Störungen: Viele Chefs machen sich Sorgen, wie neue Technologie bestehende Arbeitsabläufe beeinträchtigt, einschließlich Widerstand der Mitarbeitenden, langer Lernkurven oder möglicher Ausfallzeiten. In diesem Fall können Sie gemeinsam mit dem Rework-Team einen schrittweisen Rollout-Plan erarbeiten, der einen reibungslosen Übergang ermöglicht und angemessene Schulungen beinhaltet.
• Skepsis gegenüber Ergebnissen: Es wird noch schwieriger, wenn Ihr Chef negative Erfahrungen mit Technologieinvestitionen gemacht hat. Teilen Sie in solchen Fällen Case Studies und Beispiele aus der Praxis ähnlicher Unternehmen, um Vertrauen aufzubauen, insbesondere aus derselben Branche.

Wie Sie sehen, geht es nie nur um die glänzende, innovative Technologie. Indem Sie diese Bedenken von vornherein ansprechen, zeigen Sie, dass Sie die Perspektive Ihres Chefs verstehen und Vertrauen aufbauen, indem Sie sich als jemand positionieren, der Probleme löst.

Und falls dies weitere Einsichten liefert: Hier ist eine Meinung aus dem oberen Management, die wir auf Reddit gesammelt haben:

„Hier spricht ein Director. Sie müssen bereit sein, die Einführung und Operationalisierung der Technologie zu übernehmen. Sie müssen für den technischen Support verantwortlich sein, bis die Technologie vollständig integriert ist. Sie müssen verstehen und erklären können, warum die neue Technologie es wert ist, auf sie umzusteigen.

Sind Sie bereit zu erklären, warum diese Technologie eine bessere Lösung ist, und sie im gesamten Unternehmen zu vertreten? So viele Menschen haben mich gebeten, neue Technologien zu genehmigen, aber sie waren nicht bereit, die damit verbundene Arbeit zu leisten. Sie wollen, dass ICH dafür sorge, dass alle die neuere Technologie einführen. Das Upgrade bringt häufig Schulungsprobleme, Prozessprobleme und kann zu Burnout führen, wenn sich das Projekt als schwieriger herausstellt als erwartet.

Werden Sie bleiben? Werden Sie nicht 80 % Ihres Interesses auf dem Weg verlieren?

Ich möchte auch keine veralteten Technologien, aber es erfordert oft mehr, als Sie wahrscheinlich vorbereitet sind zu leisten. Sie müssen Ihrem Chef beweisen, dass Sie diesen Übergang und die Einführung in der Hand haben. Sie sollten nichts Besseres zu tun haben."

Es wird nicht gerade einfacher, oder?

Jetzt, da Sie vorbereitet sind, hier Ihre Gewinnstrategie

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Jetzt wird es sehr taktisch.

3.1. Konsens mit Ihren Kolleginnen, Kollegen und Teamleitern aufbauen

Operative Herausforderungen sind oft systemischer Natur, das heißt, Sie sind nicht die Einzige oder der Einzige, die oder der unter den Ineffizienzen leidet. Anstatt alleine vorzugehen, suchen Sie Kolleginnen und Kollegen, die ähnliche Probleme haben und Ihren Vorschlag unterstützen können. Während das obere Management die Anfrage einer Einzelperson leicht ignorieren kann, wird es deutlich schwieriger, das Problem zu übergehen, wenn es ein dringendes Anliegen des gesamten Teams ist.

Wie bereits erwähnt: Beginnen Sie damit, zuzuhören. Springen Sie noch nicht zur Lösung und bringen Sie die Technologie noch nicht ins Spiel.

Halten Sie die Gespräche in frühen Umfragen mit den Teams auf das ausgerichtet, was nicht funktioniert und wie sich das auf das Geschäft auswirkt. Lassen Sie andere Ideen einbringen, hinterfragen Sie diese bei Bedarf und lenken Sie die Diskussion. Wenn die Lösung organisch entsteht, wird sie breiter akzeptiert. Präsentieren Sie sich nicht als der- oder diejenige mit der „perfekten Lösung". Lassen Sie stattdessen die technologische Lösung durch Konsens für alle offensichtlich erscheinen.

Konzentrieren Sie Ihre Bemühungen auch darauf, die Unterstützung der mittleren Führungsebene zu gewinnen. Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen, kennen die Pain Points genau und haben genug Autorität, um strategische Empfehlungen an die Geschäftsführung weiterzugeben.

3.2. Eine Kosten-Nutzen-Analyse erstellen

Am Ende des Tages spricht das Geld.

Bei Investitionsentscheidungen ist das Hauptanliegen der Führungsebene, wenig überraschend, der Nutzen für das Unternehmen. Wenn Sie für neue Technologie eintreten, bereiten Sie eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse vor.

Die Kosten-Nutzen-Analyse sollte ein separates Dokument vom Hauptvorschlag sein. Hauptvorschlag: kürzer, prägnant, auf den Punkt, ansprechend durch Storytelling. Kosten-Nutzen-Analyse: so detailliert wie möglich.

Kategorien der Investitionskosten:

• Software-Anschaffungskosten sind in der Regel in den Preisangeboten vorhersehbar, können aber aufgrund zusätzlicher Lizenzen oder Funktionen steigen.
• Hardwarekosten variieren je nachdem, ob das System on-premises oder cloud-basiert ist. (Im Fall von Rework: keine.)
• Technische Implementierungskosten umfassen Aktivitäten wie Konfiguration und Tests, mit potenziellen versteckten Kosten wie Reisekosten für Berater und Überstunden der Mitarbeitenden.
• Schulungskosten entstehen durch die Notwendigkeit, Mitarbeitende in neue Software einzuweisen, was häufig zusätzliche Dienstleistungen erfordert. Bei Rework berechnen wir unseren Onboarding-Service nach der Anzahl der Schulungssitzungen.
• Change-Management-Kosten können die Einstellung von Expertinnen und Experten umfassen, die dem Personal helfen, neue Systeme einzuführen.

Nutzenkategorien:

• Direkte Vorteile: Diese wirken sich unmittelbar auf das Umsatzwachstum oder die Kostenoptimierung aus. Direkte Vorteile lassen sich leicht messen, indem man die finanzielle Leistung vor und nach der Technologieinvestition vergleicht. Einige direkte Vorteile sind:
  • Gesteigerter Umsatz
  • Marktanteilsexpansion
  • Geringere Transaktionskosten
  • Niedrigere Arbeitskosten

Beispiel: Zeigen Sie auf, wie der Einsatz von Rework Arbeitskosten senken und Managementaufwand freisetzen kann, indem sich wiederholende manuelle Aufgaben automatisiert werden, sodass das gesamte Unternehmen sich auf höherwertige Aktivitäten konzentrieren und mehr Umsatz generieren kann.

• Indirekte Vorteile: Obwohl diese Vorteile die Abläufe positiv beeinflussen, sind sie nicht direkt mit wirtschaftlichen Kennzahlen verknüpft, was sie schwerer quantifizierbar, aber für den langfristigen Erfolg ebenso entscheidend macht. Indirekte Vorteile umfassen:
  • Verbesserte Kundenzufriedenheit
  • Gesteigertes Mitarbeiterengagement
  • Höhere Transparenz in den Arbeitsabläufen

Beispiel: Mit den visualisierten Arbeitsabläufen von Rework werden Ihre Teams eine bessere Zusammenarbeit erleben und Missverständnisse reduzieren.

Der finale ROI wird nach folgender Formel berechnet:

ROI = (Return on Investment minus Investitionskosten) / Investitionskosten x 100.

Auf die Elemente dieser Formel werden wir in einem anderen Artikel eingehen. Beachten Sie, dass der ROI keine Finanzkennzahl ist, die sich exakt berechnen lässt, und daher nur einen der Faktoren bei der Software-Bewertung darstellen sollte.

3.3. Eine überzeugende und ansprechende Geschichte entwickeln

Sobald Sie die Unterstützung des Teams gewonnen und überzeugende Daten gesammelt haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihren Fall so zu präsentieren, dass er die Geschäftsführung fesselt. Ihren Vorschlag um das Storytelling-Modell SCORe zu strukturieren ist eine wirkungsvolle Methode.

• S, Situation: Das ist der Hintergrund Ihrer Geschichte.
• Co, Komplikation: Das ist der Konflikt oder das Problem, mit dem Ihr Publikum konfrontiert ist (oder vielleicht ein verborgenes Problem, das es noch nicht erkannt hat).
• R, Lösung: Das ist die Lösung des Konflikts, die Idee, die Sie vorschlagen möchten.
• E, Evidenz: Das sind die Beispiele und Belege, die Sie im Voraus gesammelt haben. Indem Sie diese präsentieren, geben Sie dem Publikum Zeit, Ihre Idee zu verarbeiten und zu verstehen.

Hier ist die einfachste Version Ihrer Präsentation mit dem S.Co.R.E-Modell, am Beispiel von Rework:

• Situation (S): Ihr Unternehmen verlässt sich derzeit auf manuelle Prozesse zur Verwaltung des Tagesbetriebs, wie Aufgabenzuweisungen und Teamzusammenarbeit. Diese veralteten Methoden führen zu verpassten Fristen, Kommunikationsproblemen und Produktivitätsverlust.
• Komplikation (Co): Das aktuelle System ist nicht skalierbar, wenn das Unternehmen wächst. Das Aufgabenvolumen hat sich im letzten Jahr verdoppelt, aber die Prozesse sind gleich geblieben, was zu Aufgabendopplung, überlasteten Mitarbeitenden und Bottlenecks beim Projektabschluss führt. Das Team kämpft darum, Schritt zu halten, was zu Verzögerungen führt, die die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.
• Lösung (R): Die Implementierung der Work-Management-Plattform von Rework kann Aufgabenzuweisungen rationalisieren, sich wiederholende Prozesse automatisieren und einen zentralen Raum für die Teamzusammenarbeit schaffen. Dadurch werden Aufgabendopplung und Missverständnisse deutlich reduziert, während Mitarbeitende sich auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können.
• Evidenz (E): Rework hat ähnlichen Unternehmen erfolgreich geholfen, operative Ineffizienzen zu reduzieren. Zum Beispiel sah 3FS Technology, das von Monday.com und Asana zu Rework gewechselt ist, eine 100-prozentige Steigerung der Kundenzahl innerhalb von 3 Monaten und reduzierte den Kundensupport-Prozess um mehr als die Hälfte.

Fazit

Ihren Chef davon zu überzeugen, neue Technologie einzuführen, ist keine leichte Aufgabe. Es erfordert Geduld, ein tiefes Verständnis der Unternehmensanforderungen und die Bereitschaft, Herausforderungen wie Budgetbedenken, operative Störungen und Skepsis gegenüber Ergebnissen zu meistern.

Der Prozess kann lang und anspruchsvoll sein, aber die Ergebnisse sind es wert. Indem Sie die Initiative übernehmen und Ihr Engagement für die Verbesserung des Unternehmens unter Beweis stellen, zeigen Sie Führungsstärke, Problemlösungskompetenz und ein tiefes Verständnis der Unternehmensziele. Sie werden zu einer vertrauenswürdigen Fürsprecherin oder einem vertrauenswürdigen Fürsprecher für positive Veränderungen und positionieren sich als jemanden, dem der langfristige Erfolg der Organisation am Herzen liegt.

Und wenn Sie bereit sind, den nächsten Schritt zu machen, steht Ihnen Rework dabei zur Seite, die richtigen Lösungen zu implementieren, damit sowohl Sie als auch das Unternehmen erfolgreich sind.