3FS Technology transforma sus operaciones con Rework y duplica su número de clientes en 3 meses
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Nuestro equipo en Rework conversó con el Sr. Ivan, Managing Director, y el Sr. Jordan Ng, Operation Manager de 3FS Technology, sobre cómo superar las ineficiencias operativas. Descubra cómo optimizamos sus procesos clave, reemplazamos Monday.com y Asana, y preparamos a 3FS para el crecimiento.
3FS TECHNOLOGY SDN BHD
Fundada en: 2018
Número de empleados: más de 15
Industria: proveedor de tecnología (POS)
Con sede en Malasia
Adquirió el paquete Business Operation de Rework en mayo de 2024
Utilizó Rework para optimizar la implementación y el proceso de ventas
Presentación de 3FS Technology Company
Fundada en 2018, 3FS Technology es un proveedor líder de soluciones de Point of Sale (POS) en Malasia. Su gama de servicios incluye sistemas POS, CRM, software de contabilidad y soluciones de nómina. La empresa cuenta actualmente con más de 1200 clientes en toda Malasia, en su mayoría pequeñas y medianas empresas (PYMEs) de los sectores de alimentos y bebidas (F&B), retail y servicios.
Fundada sobre el principio de brindar un servicio excepcional, 3FS Technology busca ayudar a los negocios tradicionales a lograr la transformación digital ofreciendo soluciones tecnológicas asequibles y efectivas. Los valores fundamentales de la empresa, según destaca el Sr. Ivan, Managing Director, incluyen el compromiso con el "servicio primero" y un profundo sentido de responsabilidad hacia sus clientes.
Aunque la empresa solo contaba con 10 empleados cuando adoptó Rework, el Sr. Ivan enfatizó la importancia de adquirir tecnología de forma temprana para lograr una mejor entrega de servicio y un crecimiento sostenible a largo plazo.
Aumentar la satisfacción del cliente optimizando el proceso de implementación
Antes de adoptar Rework, 3FS Technology enfrentaba ineficiencias en sus procesos de implementación, con una fuerte dependencia de métodos manuales. Esto generaba malentendidos frecuentes, trabajo duplicado y retrasos en el servicio al cliente. "Cuando los clientes solicitaban soporte fuera del horario de oficina, nuestros empleados a menudo olvidaban dar seguimiento, ya que no había herramientas para rastrear estas tareas", explicó el Sr. Ivan sobre el desafío.
En un intento por abordar estos desafíos, 3FS Technology adoptó inicialmente Asana, pero sus limitaciones se hicieron evidentes rápidamente. "Antes usábamos Asana, pero no ofrecía el nivel de automatización que necesitábamos", explicó el Sr. Jordan, Operation Manager de la empresa.
Un ejemplo específico de esta ineficiencia era el uso de Google Forms para recopilar la información de los clientes antes del proceso de instalación y capacitación en sitio. "Antes, nuestro equipo de ventas enviaba formularios de Google a los clientes para que completaran la información. Luego, nuestro equipo administrativo tenía que descargar e ingresar manualmente los datos en tareas de Asana, para después asignarlas al equipo técnico. Este proceso era propenso a errores y retrasos", compartió el Sr. Jordan.
Rework fue la solución que estaban buscando. La información que proporcionan los clientes puede enviarse directamente al sistema de Rework, algo que el equipo considera "muy impresionante".
El formulario web generado por Rework. La información enviada a través de este formulario se envía directamente al sistema de Rework.
Otra frustración particular que tenían con Asana era la falta de avance automático de tareas. "En Asana, las tareas y la información no pasaban automáticamente al siguiente empleado cuando se completaban. Tampoco podíamos revisar el checklist requerido en cada etapa".
"Ahora, después de usar Rework, podemos establecer automáticamente plazos y requisitos para cada etapa del proceso, para garantizar un servicio estándar", agregó el Sr. Jordan.
Los pendientes e información requeridos que los empleados a cargo de una etapa determinada deben completar antes de entregar el trabajo a la siguiente persona
Este cambio provocó una reducción drástica en el tiempo necesario para implementar nuevos sistemas para los clientes, de 14 días a solo 5, lo que mejoró enormemente la satisfacción del cliente.
"Antes, en realidad recibíamos múltiples quejas de nuestros clientes por lo lento de nuestro soporte. Ahora, eso rara vez ocurre", agregó el Sr. Ivan.
Prepararse para el crecimiento resolviendo los problemas de gestión de leads
Más allá de mejorar el proceso de implementación, Rework también abordó los desafíos que enfrentaba 3FS Technology en la gestión de oportunidades de venta.
Anteriormente, el equipo de ventas dependía de una combinación de métodos manuales y Monday CRM para hacer seguimiento de los leads. Rework reemplazó tanto a Monday.com como a Asana, ofreciendo una plataforma unificada que optimizó la operación.
"A veces, nuestro equipo de ventas solía olvidar dar seguimiento a los clientes debido a un retraso en el tiempo en que recibían la información, pero ahora Rework nos asegura que nunca perdamos ninguna oportunidad", explicó el Sr. Jordan.
Un ejemplo del proceso de ventas visualizado en la aplicación Rework Flows
Esta integración le ha permitido a 3FS Technology manejar un mayor volumen de clientes sin comprometer la calidad del servicio.
"En el momento en que implementamos Rework, teníamos solo 600 clientes y eso ya era abrumador. Pero en 3 meses, ahora podemos dar soporte a 1200 clientes", dijo el Sr. Jordan.
La capacidad de gestionar tanto tareas como leads dentro de una sola plataforma le ha permitido a 3FS Technology optimizar sus estrategias de ventas y mejorar el rendimiento general. "Con Rework, es fácil monitorear el progreso de nuestro equipo y asegurarnos de que no haya atrasos. Los reportes son mucho más convenientes de leer que en Asana. Podemos hacer seguimiento de la calidad de nuestros leads y del desempeño del personal, lo que nos permite tomar decisiones informadas", agregó el Sr. Ivan.
Los reportes integrados de Rework facilitan que los líderes de la empresa hagan seguimiento de la operación diaria
Mirando atrás al esfuerzo conjunto
Para 3FS Technology, la principal preocupación siempre había sido cómo lograr un onboarding efectivo. "Hay muchas opciones de software en el mercado, pero la falta de orientación en el onboarding siempre ha sido nuestra principal dificultad. Rework hizo un excelente trabajo guiándonos durante la configuración e implementación", explicó el Sr. Jordan.
"La parte más difícil fue descubrir cómo estructurar nuestros workflows, pero con el apoyo de Rework, fue sencillo."
Dicho esto, el rol del Sr. Jordan como Operation Manager fue crucial para el éxito de la implementación. Su profundo conocimiento de los procesos y su habilidad con la tecnología le permitieron configurar todos los workflows en Rework con facilidad.
"Al Sr. Jordan solo le tomó de siete a diez días hacer el onboarding de sus equipos, lo cual fue increíblemente rápido en comparación con las típicas dos a tres semanas que otras empresas podrían necesitar", dijo el Sr. Kevin, Customer Success Manager de Rework para 3FS.
Toda esta experiencia ha sido transformadora para 3FS Technology. Al reemplazar tanto Monday.com como Asana, Rework brindó una solución integral que no solo resolvió los desafíos críticos, sino que también mejoró enormemente la eficiencia general. Como resumió el Sr. Jordan: "Si tuviéramos que encargarnos de las tareas diarias y resolver asuntos operativos, no tendríamos tiempo para hacer crecer el negocio. Rework nos ha permitido enfocarnos en nuestro futuro, ahorrando tiempo en gestión y pensando de manera estratégica sobre la dirección de nuestra empresa."
