Bahasa Melayu

Bagaimana meyakinkan bos anda untuk mendapatkan alat yang tepat bagi kerja anda?

convince-your-boss-new-software

Pernahkah anda berasa hari kerja anda dipenuhi dengan tugasan berulang yang boleh diautomasikan, sehingga anda sukar memberikan nilai yang bermakna? Atau mungkin anda keletihan kerana terpaksa menghabiskan berjam-jam menguruskan timbunan kertas secara manual?

Apabila beban kerja yang memenatkan jiwa terus bertimbun, anda mula mencari penyelesaian teknologi yang inovatif, dengan harapan dapat meningkatkan kecekapan untuk diri sendiri dan syarikat anda. Walaupun anda mungkin merasakan teknologi adalah jawapan yang jelas, satu cabaran baharu timbul:

Bagaimana anda memujuk bos anda untuk melabur dalam penyelesaian teknologi tersebut?

Mendapatkan bos anda untuk memperuntukkan sumber bagi teknologi baharu boleh menjadi satu cabaran, terutamanya jika mereka yakin bahawa syarikat boleh terus maju dengan kaedah tradisional, walaupun dalam dunia yang didorong oleh teknologi masa kini (yang, secara jujurnya, adalah tanggapan yang silap).

Untuk mengubah perspektif ketua anda yang dihormati tetapi mungkin berhati-hati itu, berikut adalah beberapa strategi untuk membantu mendapatkan pelaburan penting tersebut. Tetapi terlebih dahulu, baca panduan penggunaan ini:

Mulakan dengan minda yang betul

Kami telah mengikuti beberapa perbincangan mengenai perkara ini dan mendapati bahawa melengkapkan diri dengan minda yang betul adalah perkara yang amat penting.

Untuk bermula, memulakan dengan "Saya mahu syarikat menggunakan teknologi X" adalah pendekatan yang salah. Jika itulah minda anda, anda sudah berdepan dengan pertempuran yang berat.

Anda tidak mahu menggunakan "teknologi X", anda mahu memperbaiki perniagaan dan menjadikan keadaan lebih baik untuk diri sendiri, rakan sekerja, dan pengurus. Walaupun "teknologi X" mungkin adalah jawapannya, ia tidak seharusnya menjadi titik permulaan anda.

Kesilapan biasa adalah tergesa-gesa kepada penyelesaian sebelum memahami masalah sepenuhnya. Pada peringkat awal, anda mungkin tidak mengetahui masalah itu sebaik yang anda sangka. Konflik yang anda alami dengan rakan sekerja mungkin lebih berkaitan dengan masalah proses atau manusia, bukan semata-mata soal alat (walaupun kami perlu katakan, berdasarkan pengalaman kami, alat yang tepat boleh menyelesaikan banyak masalah proses dan manusia).

Jadi mulakan dengan soalan: Apakah masalah yang anda cuba selesaikan? Apabila cadangan anda menjawab soalan itu, ia menjadi lebih mudah untuk dipromosikan, atau anda mungkin menyedari ia tidak berbaloi untuk diteruskan.

Cara paling mudah untuk mendapatkan pihak pengurusan berubah ialah dengan menyelesaikan masalah mereka, bukan masalah anda. Jika mereka berpuas hati dengan kualiti dan kelajuan penyelesaian semasa, mereka tidak akan nampak keperluan untuk berubah. Dengar masalah mereka dan bagaimana ia boleh dikaitkan dengan masalah anda.

Pada akhirnya, proses itu mungkin tidak sentiasa membawa kepada penyelesaian teknologi yang anda bayangkan pada mulanya, tetapi sekurang-kurangnya anda berjaya menyelesaikan bukan sahaja masalah anda sendiri, tetapi juga masalah seluruh pasukan yang ingin anda selesaikan dengan tentangan paling minimum. Dan mungkin itulah saat anda mula memenangi hati orang ramai dan ia menjadi lebih mudah untuk mengemukakan cadangan lain pada masa hadapan.

Fahami sudut pandang bos anda

Sebelum memulakan pembentangan anda, adalah penting untuk terlebih dahulu memahami minda dan keutamaan bos anda. Dengan meletakkan diri anda di tempat mereka, anda boleh menyesuaikan cadangan anda untuk menangani kebimbangan mereka dan selaras dengan visi mereka untuk syarikat.

Kebanyakan pembuat keputusan berhati-hati dalam menerima teknologi baharu, terutamanya jika mereka memberi tumpuan kepada matlamat jangka pendek seperti mengurus aliran tunai dan memastikan operasi harian berjalan lancar. Untuk berjaya, anda perlu memahami kebimbangan bos anda bagi menanganinya secara langsung, iaitu:

  • Sensitiviti bajet: Bos anda mungkin melihat teknologi baharu sebagai perbelanjaan yang tidak perlu. Dalam kes ini, tumpukan kepada penjimatan jangka panjang dan pulangan pelaburan (ROI). Gunakan data, seperti penanda aras industri, untuk meredakan kebimbangan tentang kos awal. Kami akan melihat butiran lanjut dalam bahagian kemudian.
  • Kebimbangan tentang gangguan: Ramai bos bimbang bagaimana teknologi baharu akan mengganggu aliran kerja sedia ada, termasuk penentangan daripada pekerja, tempoh pembelajaran yang panjang, atau kemungkinan masa henti. Dalam kes ini, anda boleh bekerjasama dengan pasukan Rework untuk membantu menyediakan pelan pelancaran berperingkat yang membolehkan peralihan yang lancar dan merangkumi latihan yang sewajarnya.
  • Keraguan tentang keputusan: Keadaan menjadi lebih sukar jika bos anda pernah mengalami pengalaman negatif dengan pelaburan teknologi sebelum ini. Dalam kes sedemikian, kongsikan kajian kes dan contoh nyata daripada perniagaan yang serupa untuk membina kepercayaan, terutamanya dalam industri yang sama.

Seperti yang anda perasan, ia tidak pernah hanya tentang teknologi yang canggih dan inovatif sahaja. Dengan menangani kebimbangan ini terlebih dahulu, anda menunjukkan bahawa anda memahami perspektif bos anda dan membina kepercayaan, memposisikan diri anda sebagai seorang penyelesai masalah.

Dan sekiranya ini memberikan anda lebih banyak pandangan, ini adalah pendapat daripada pihak pengurusan atasan yang kami kumpulkan daripada Reddit:

"Saya seorang Pengarah. Anda perlu bersedia untuk memiliki penerimaan dan pengoperasian teknologi tersebut. Anda perlu bertanggungjawab terhadap sokongan teknikal sehingga ia benar-benar disepadukan. Anda perlu memahami dan mampu menjelaskan mengapa teknologi baharu itu berbaloi untuk beralih kepadanya.

Adakah anda bersedia menjelaskan mengapa teknologi ini adalah penyelesaian yang lebih baik dan mempromosikannya di seluruh organisasi? Saya mempunyai ramai orang yang meminta saya meluluskan teknologi baharu, tetapi mereka tidak bersedia untuk melakukan kerja yang terlibat. Mereka mahukan SAYA yang memastikan semua orang menerima teknologi yang lebih baharu itu. Peningkatan ini sering menimbulkan isu latihan, masalah proses, dan boleh menyebabkan keletihan apabila projek itu ternyata lebih sukar daripada yang dijangkakan.

Adakah anda akan kekal? Tidak akan anda kehilangan 80% minat anda sepanjang proses ini?

Saya juga tidak mahu teknologi lama, tetapi ia sering memerlukan lebih banyak daripada yang anda mungkin bersedia untuknya. Anda perlu membuktikan kepada bos anda bahawa anda memiliki peralihan dan penerimaan tersebut. Anda tidak seharusnya mempunyai perkara lain yang lebih penting untuk dikerjakan."

Ia memang tidak semakin mudah, bukan?

Kini anda sudah bersedia, inilah strategi kejayaan anda

Bahagian ini sangat taktikal.

3.1. Bina konsensus bersama rakan sekerja dan ketua pasukan

Cabaran operasi selalunya bersifat sistemik, bermakna anda bukan satu-satunya yang mengalami ketidakcekapan tersebut. Daripada bertindak bersendirian, cari rakan sekerja yang menghadapi masalah yang sama dan boleh menyokong cadangan anda. Walaupun pengurusan atasan mungkin mudah menolak permintaan individu, mereka akan sukar mengabaikannya apabila ia menjadi isu mendesak bagi seluruh pasukan.

Seperti yang kami sebutkan sebelum ini, mulakan dengan mendengar. Jangan tergesa-gesa kepada penyelesaian dan membawa teknologi itu dahulu.

Dalam perbincangan awal bersama pasukan, fokuskan perbualan kepada apa yang tidak berjalan dengan baik dan bagaimana ia memberi kesan kepada perniagaan. Biarkan orang lain mengemukakan idea, cabarkan mereka apabila perlu, dan pandu perbincangan tersebut. Jika penyelesaian muncul secara organik, ia akan lebih diterima ramai. Jangan meletakkan diri anda sebagai orang yang mempunyai "penyelesaian sempurna." Sebaliknya, biarkan penyelesaian teknologi itu kelihatan jelas kepada semua orang melalui konsensus.

Selain itu, tumpukan usaha anda untuk mendapatkan sokongan daripada pengurus pertengahan. Mereka bekerja rapat dengan pasukan, mempunyai pemahaman mendalam tentang masalah yang dihadapi, dan mempunyai autoriti yang mencukupi untuk membuat cadangan strategik kepada kepimpinan kanan.

3.2. Sediakan analisis kos-faedah

Pada akhirnya, wang berbicara.

Apabila membuat keputusan pelaburan, kebimbangan utama kepimpinan adalah, tidak menghairankan, faedah kepada syarikat. Ketika memperjuangkan teknologi baharu, sediakan analisis kos-faedah yang terperinci.

Analisis kos-faedah hendaklah menjadi dokumen yang berasingan daripada cadangan utama. Cadangan utama, lebih pendek, ringkas, terus ke inti pati, menarik dengan penceritaan. Analisis kos-faedah pula, sedetail yang mungkin.

Kategori kos pelaburan:

  • Kos pembelian perisian biasanya boleh dijangkakan seperti yang dipaparkan dalam sebut harga, tetapi mungkin meningkat disebabkan lesen atau ciri tambahan.
  • Kos perkakasan berbeza-beza bergantung kepada sama ada sistem itu on-premises atau berasaskan cloud. (Bagi Rework, tiada kos perkakasan.)
  • Kos pelaksanaan teknikal merangkumi aktiviti seperti konfigurasi dan pengujian, dengan kemungkinan kos tersembunyi seperti perjalanan perunding dan lebih masa pekerja.
  • Kos latihan timbul daripada keperluan melatih pekerja menggunakan perisian baharu, yang sering memerlukan perkhidmatan tambahan. Bagi Rework, kami mengenakan bayaran untuk perkhidmatan orientasi kami berdasarkan bilangan sesi latihan.
  • Kos pengurusan perubahan mungkin termasuk pengambilan pakar untuk membantu kakitangan menerima sistem baharu.

Kategori faedah:

  • Faedah ketara: Ini memberi kesan langsung kepada pertumbuhan hasil atau pengoptimuman kos. Faedah ketara mudah diukur dengan membandingkan prestasi kewangan sebelum dan selepas pelaburan teknologi. Antara faedah ketara termasuk:
    • Peningkatan hasil
    • Pengembangan bahagian pasaran
    • Pengurangan kos transaksi
    • Pengurangan kos buruh

Contoh: Cadangkan bagaimana menggunakan Rework boleh mengurangkan kos buruh dan membebaskan usaha pengurusan dengan mengautomasikan tugasan manual yang berulang, membolehkan seluruh syarikat memberi tumpuan kepada aktiviti bernilai tinggi dan menjana lebih banyak hasil.

  • Faedah tidak ketara: Walaupun faedah ini memberi kesan positif kepada operasi, ia tidak dikaitkan secara langsung dengan metrik ekonomi, menjadikannya lebih sukar untuk dikuantifikasikan tetapi tetap penting untuk kejayaan jangka panjang. Faedah tidak ketara termasuk:
    • Peningkatan kepuasan pelanggan
    • Peningkatan semangat pekerja
    • Peningkatan ketelusan dalam aliran kerja

Contoh: Dengan aliran kerja yang divisualisasikan oleh Rework, pasukan anda akan mengalami kerjasama yang lebih baik dan mengurangkan salah faham.

ROI akhir dikira menggunakan formula:

ROI = (Pulangan Pelaburan - Kos Pelaburan) / Kos Pelaburan * 100.

Kami akan meneliti dengan lebih mendalam elemen-elemen formula ini dalam artikel lain. Perlu diketahui bahawa ROI bukanlah formula kewangan yang boleh dikira dengan tepat, jadi ia hanya perlu menjadi salah satu faktor yang dipertimbangkan ketika menilai perisian.

3.3. Cipta cerita yang meyakinkan dan menarik

Setelah anda mendapat sokongan pasukan dan mengumpulkan data yang meyakinkan, langkah seterusnya adalah membentangkan kes anda dengan cara yang memikat pihak pengurusan atasan. Menstrukturkan cadangan anda menggunakan model penceritaan SCORe adalah kaedah yang berkesan.

  • S (Situasi): Ini adalah latar belakang cerita anda.
  • Co (Komplikasi): Ini adalah konflik atau masalah yang dihadapi oleh audiens anda (atau mungkin isu tersembunyi yang belum mereka sedari).
  • R (Penyelesaian): Ini adalah penyelesaian kepada konflik itu, iaitu idea yang ingin anda cadangkan.
  • E (Bukti): Ini adalah contoh dan bukti yang telah anda kumpulkan sebelumnya. Dengan membentangkannya, anda memberi masa kepada audiens untuk menyerap dan memahami idea anda.

Berikut adalah versi paling ringkas pembentangan anda menggunakan model S.Co.R.E, dengan Rework sebagai contoh:

  • Situasi (S): Syarikat anda kini bergantung kepada proses manual untuk mengurus operasi harian, seperti penugasan tugas dan kerjasama pasukan. Kaedah lapuk ini menyebabkan tarikh akhir terlepas, masalah komunikasi, dan kehilangan produktiviti.
  • Komplikasi (Co): Sistem semasa tidak boleh diskalakan seiring pertumbuhan syarikat. Jumlah tugasan telah berganda sejak setahun lalu, tetapi proses tetap sama, mengakibatkan pertindihan tugas, kakitangan yang terlebih beban, dan kesesakan dalam penyiapan projek. Pasukan bergelut untuk mengikut perkembangan, menyebabkan kelewatan yang memberi kesan kepada kepuasan pelanggan.
  • Penyelesaian (R): Pelaksanaan platform pengurusan kerja Rework boleh memperkemas penugasan tugas, mengautomasikan proses berulang, dan mewujudkan ruang terpusat untuk kerjasama pasukan. Ini akan mengurangkan pertindihan tugas dan salah faham dengan ketara, sambil membebaskan pekerja untuk memberi tumpuan kepada aktiviti yang lebih strategik.
  • Bukti (E): Rework telah berjaya membantu perniagaan yang serupa mengurangkan ketidakcekapan operasi. Sebagai contoh, 3FS Technology, yang beralih daripada Monday.com dan Asana kepada Rework, menyaksikan peningkatan 100% dalam bilangan pelanggan dalam masa 3 bulan dan mengurangkan proses sokongan pelanggan sebanyak lebih daripada separuh.

Kesimpulan

Meyakinkan bos anda untuk menerima teknologi baharu bukanlah tugas yang mudah. Ia memerlukan kesabaran, pemahaman mendalam tentang keperluan syarikat, dan kesanggupan untuk mengemudi cabaran seperti kebimbangan bajet, gangguan operasi, dan keraguan tentang keputusan.

Prosesnya boleh menjadi panjang dan menuntut, tetapi ganjarannya berbaloi. Dengan mengambil pemilikan inisiatif ini dan menunjukkan komitmen anda untuk memperbaiki perniagaan, anda mempamerkan kepimpinan, kemahiran penyelesaian masalah, dan pemahaman mendalam tentang matlamat syarikat. Anda menjadi penyokong yang dipercayai untuk perubahan positif, memposisikan diri anda sebagai seseorang yang mengambil berat tentang kejayaan jangka panjang organisasi.

Dan apabila anda bersedia untuk mengambil langkah seterusnya, Rework akan sentiasa ada untuk membantu anda melaksanakan penyelesaian yang tepat, memastikan bahawa anda dan syarikat anda terus berkembang maju.