HubSpot Sales Hub vs Insightly vs Monday CRM: Welches passt 2026 wirklich zu Ihrem Unternehmen?

Von Calvin D. · Aktualisiert am 26. August 2026

HubSpot Sales Hub, Insightly und Monday CRM landen ständig auf derselben Shortlist, und allein das führt zu schlechten Entscheidungen. Sie lesen sich wie drei CRMs, die um denselben Deal konkurrieren. Das tun sie nicht. Jedes ist eine andere Wette darauf, wofür ein CRM überhaupt da ist, und der schnellste Weg, drei Demo-Termine zu verschwenden, ist, alle drei zu bewerten, als lösten sie dasselbe Problem mit einer anderen Oberfläche.

HubSpot Sales Hub ist die Plattform-Wette: das tiefste Ökosystem der drei, die beste kostenlose Stufe und eine Preisleiter, die absichtlich teuer wird, weil das eigentliche Geschäftsmodell darin besteht, Sie in Marketing Hub und Service Hub zu ziehen, sobald Sales Hub bewiesen hat, dass sich der Aufbau um einen gemeinsamen Kontaktdatensatz lohnt. Insightly ist das CRM mit Projektanbindung: Es hört nicht an dem Tag auf, eine Beziehung zu verfolgen, an dem ein Deal abgeschlossen wird, sondern wandelt die gewonnene Opportunity in ein Delivery-Projekt um. Genau das braucht eine Agentur, eine Beratung oder jedes Dienstleistungsunternehmen, bei dem der Verkauf der Beginn der Arbeit ist, nicht ihr Ende. Monday CRM ist das Work-OS-CRM: Es ist das, wonach ein Team greift, das ohnehin in monday.com lebt, damit die Pipeline auf denselben Boards liegt wie alles andere, was es betreibt, und es gewinnt durch Flexibilität und visuelle Konfiguration, nicht durch vertriebsspezifische Tiefe.

Dieser Vergleich bepreist alle drei bei 5, 20 und 60 Seats, dem Bereich, in dem ein reales Vertriebsteam tatsächlich liegt, mit Zahlen, die im August 2026 direkt von der jeweiligen Preisseite des Anbieters stammen. Er behandelt auch die Falle, die jeder Anbieter mindestens einmal stellt: HubSpots verpflichtende Onboarding-Gebühr, Insightlys AppConnect-Aufpreis und mondays Mindestanzahl an Seats. Wenn Sie zuerst das größere Feld sehen möchten, behandelt die Übersicht beste CRM-Software 2026 15 Plattformen, bevor Sie auf diese drei eingrenzen.

Wichtige Fakten

Wichtige Fakten: HubSpot Sales Hub, Insightly und Monday CRM im Jahr 2026

• Die Stufen Professional und Enterprise von HubSpot Sales Hub tragen jeweils eine verpflichtende einmalige Onboarding-Gebühr zusätzlich zum Seat-Preis, $1.500 und $3.500, und in beiden Stufen werden auch Sequenzen und Forecasting freigeschaltet. In der Free- oder Starter-Stufe gibt es beides gar nicht. (HubSpot Sales Hub pricing)
• Insightlys Plus-Stufe, der günstigste kostenpflichtige Plan, hat weder Lead-Zuweisung bzw. Routing noch Workflow-Automatisierung. Beides erfordert Professional, $49/Seat/Monat. (Insightly pricing)
• Insightlys AppConnect, die Schicht, die das CRM mit QuickBooks, Xero und DocuSign verbindet, ist ein separates kostenpflichtiges Produkt ab $249/Monat für 25.000 Tasks, plus $3.000 Einrichtungsgebühr, zusätzlich zu der CRM-Stufe, die Sie ohnehin bezahlen. (Insightly pricing)
• Monday CRM verlangt in jeder kostenpflichtigen Stufe ein Minimum von 3 Seats, bei Basic, Standard und Pro gleichermaßen. Ein Team mit 2 Personen kann zu keinem Preis 2 Seats kaufen. (monday CRM pricing)
• Monday CRMs Basic-Stufe, $12/Seat/Monat, wird ganz ohne Automatisierungen und ohne E-Mail-Sequenzen ausgeliefert. Standard ($17/Seat/Monat) ergänzt einfache Automatisierung; Pro ($28/Seat/Monat) ist für E-Mail-Sequenzen erforderlich. (monday CRM pricing)
• Alle drei Anbieter verlegen das, was die meisten Vertriebsteams ein echtes CRM nennen würden (Routing oder Sequenzen, plus nennenswerte Automatisierung), in ihre dritte Stufe: HubSpot Professional, Insightly Professional und monday CRM Pro. Keines der drei liefert diese Kombination in seinem günstigsten kostenpflichtigen Plan.
• Wenn HubSpots Plattform-Wette Sie irgendwann in Marketing Hub zieht, ist das ein separater Kauf, abgerechnet nach Anzahl der Marketing-Kontakte, nicht nach Seats: 1.000 Kontakte enthalten bei Starter, 2.000 bei Professional, 10.000 bei Enterprise, wobei Überschreitungen getrennt von dem bepreist werden, was Sie ohnehin pro Seat für Sales Hub zahlen. (HubSpot Marketing Hub pricing)

HubSpot Sales Hub vs Insightly vs Monday CRM auf einen Blick

Wofür jedes Tool tatsächlich gebaut wurde

HubSpot vereint den Kundendatensatz. Insightly verbindet Vertrieb und Delivery. monday CRM erweitert gemeinsame Boards.

HubSpot Sales Hub: Die Plattform-Wette

HubSpots eigentliches Produkt war nie Sales Hub allein, sondern das Flywheel: Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub und CMS Hub teilen sich einen Kontaktdatensatz, sodass Gewinnen, Konvertieren und Halten eines Kunden auf denselben Daten aufbauen, statt auf drei getrennten Systemen. Das kostenlose CRM existiert, um diesen Kontaktdatensatz in Ihr Unternehmen zu bringen, bevor Sie einen Cent ausgegeben haben, denn HubSpots Geschäftsmodell hing nie davon ab, das reine Vertriebsbudget zu gewinnen. Es ist darauf angelegt, das System zu werden, das irgendwann jede Abteilung teilt.

Diese Wette zahlt sich aus, wenn Sie Marketing und Vertrieb bereits gemeinsam betreiben oder das planen. Lead-Scoring, Formularausfüllungen und Lifecycle-Phase liegen auf demselben Datensatz, den ein Vertriebsmitarbeiter ohnehin sieht, ohne dass ein Integrationsprojekt nötig ist. Sie zahlt sich nicht aus, wenn Sie immer nur eine Vertriebspipeline wollten. Sie bezahlen weiterhin eine Plattform, die um drei Abteilungen herum entworfen wurde, und die Preisleiter spiegelt das wider: Die Stufe, in der HubSpot tatsächlich etwas leistet (Sequenzen, Forecasting, echte Automatisierung), kostet das 12,9-Fache des Seat-Preises der Einstiegsstufe, noch bevor die verpflichtende Onboarding-Gebühr anfällt. Und sobald Sie den Marketing-Hub-Köder schlucken, taucht ein zweiter Abrechnungshebel auf: die Kontaktanzahl, nicht Seats, mit getrennt bepreisten Überschreitungen gegenüber Ihrem Sales-Hub-Abonnement. Wenn das Ökosystem der Reiz ist, der Preis aber nicht, behandelt der Leitfaden zu den besten HubSpot-Alternativen günstigere Optionen, die trotzdem automatisieren. HubSpots Ökosystem-Argument wird in unserem Vergleich HubSpot vs Copper gegen ein deutlich schmaleres, Gmail-natives CRM geprüft, dessen Herausforderer die Plattform-Wette ganz überspringt.

Insightly: Das CRM mit Projektanbindung

Insightly löst ein Problem, das die meisten CRMs völlig ignorieren: was passiert, sobald ein Vertriebsmitarbeiter einen Deal auf Closed Won setzt. In den meisten Tools ist die Antwort eine E-Mail an das Delivery-Team und die Hoffnung, dass der Kontext die Übergabe überlebt. In Insightly wird die gewonnene Opportunity automatisch in ein verfolgtes Projekt umgewandelt und nimmt den Kontakt, die Organisation, die Deal-Notizen und alle benutzerdefinierten Felder mit. Das Delivery-Team öffnet denselben Datensatz, den das Vertriebsteam bearbeitet hat, kein leeres Blatt.

Diese eine Fähigkeit ist das gesamte Verkaufsargument, und sie ist wirklich selten. Für eine Unternehmensberatung, eine Marketingagentur oder einen IT-Dienstleister, bei denen jeder Verkauf zu einem Projekt mit Meilensteinen und einem Delivery-Team wird, ist das ein echter Konsolidierungsgewinn gegenüber einem CRM plus einem separaten PM-Tool, die durch nicht mehr als gute Absichten verbunden sind. Wo Insightly ehrlich gesagt dünner ist, liegt alles vor dem Abschluss: kein natives Multichannel-Chat, und Lead-Zuweisung gibt es gar nicht, bis Sie für Professional zahlen. Wenn die Brücke vom Deal zum Projekt nicht der Grund Ihrer Suche ist, lohnt sich ein Blick in den Leitfaden zu den besten Insightly-Alternativen, bevor Sie sich festlegen.

Monday CRM: Das Work-OS-CRM

Monday CRM ist kein CRM, das eine Work-Management-Schicht bekommen hat. Es ist umgekehrt: mondays Board-, Spalten- und Automatisierungs-Grundbausteine, dieselben, die seine Produkte für Projekte, Marketing und Entwicklung antreiben, wurden erweitert, um eine Vertriebspipeline abzudecken. Sie konfigurieren es mit farbigen Statusspalten und benutzerdefinierten Feldern so, dass es wie ein CRM aussieht, und wenn Ihr Unternehmen ohnehin in monday-Boards denkt, ist diese Konsolidierung real. Ein Login, gemeinsame Dashboards, Automatisierungen, die von einem Sales-Board auf ein Delivery-Board übergreifen können, ohne Integration.

Der Kompromiss ist, dass nichts vorverdrahtet ausgeliefert wird. Lead-Routing, SLA-Durchsetzung und alles, was einem nativen Vertriebssequenz-Tool ähnelt, muss aus Automatisierungsrezepten zusammengesetzt statt aus einem Menü konfiguriert werden, und diese Arbeit fällt auf die Person, die Ihre monday-Instanz verantwortet. Für ein Unternehmen, in dem der Vertrieb wirklich die letzte Funktion ist, die auf eine Plattform wechselt, die alle anderen schon nutzen, ist das ein fairer Tausch. Für ein Team, dessen Hauptproblem speziell das Sales Operations ist, ist es, als versuche man, einen eckigen Pflock in ein rundes Board zu drücken. Der Leitfaden zu den besten Monday-CRM-Alternativen zeigt, was Sie sich ansehen sollten, wenn Sie immer wieder an diese Lücke stoßen.

Seat-Minimums und wo echte CRM-Funktionalität freigeschaltet wird

Die günstigste kostenpflichtige Stufe jedes dieser drei Anbieter ist ein Lockvogel, wenn Sie das Tool eigentlich für Sequenzen, Forecasting oder automatisiertes Lead-Routing kaufen. Keiner der drei enthält diese Kombination in seinem Einstiegsplan. Alle drei verlangen den Sprung in die dritte Stufe, bevor sich das Produkt wie ein funktionierendes Vertriebs-CRM verhält statt wie eine aufgemotzte Kontaktliste.

Mondays Minimum wiegt schwerer, als es aussieht. Ein gründergeführter Vertrieb mit 2 Personen kann Monday CRM buchstäblich zu keinem Preis kaufen, ohne für einen Seat zu zahlen, den niemand nutzt. HubSpot und Insightly haben in ihren kostenpflichtigen Stufen keine solche Untergrenze, nur eine Obergrenze für HubSpots kostenlosen Plan.

Berechtigungen und rollenbasierter Zugriff werden bei jedem Anbieter in der obersten Stufe tiefer, wobei nur HubSpot echtes Forecasting über Team-Hierarchien ausdrücklich auf seiner Preisseite nennt. Insightlys Sprung zu Enterprise betrifft vor allem Audit-Logging und Sandboxes statt granularer Berechtigungssätze auf Feldebene, und monday beschränkt seine Formulierung zu „erweiterter Sicherheit und Berechtigungen“ auf die Ultimate-Stufe mit individuellem Angebot. Wenn rollenbasierter Zugriff eine harte Anforderung ist, klären Sie die Einzelheiten direkt mit dem Vertrieb, statt Gleichstand über alle drei anzunehmen; Rollen und Berechtigungen behandelt, wonach Sie tatsächlich fragen sollten.

Entscheidung nach Geschäftsziel

Passung nach Team und Rolle

Bevor Sie sich allein nach der Teampassung auf eine Shortlist festlegen, lohnt sich ein Blick darauf, wo Ihre eigene Organisation im RevOps-Reifegradmodell tatsächlich steht. Ein Team, das Lead-Übergaben noch manuell zusammenflickt, hat von Insightlys oder HubSpots eingebautem Routing mehr als von mondays Flexibilität, und ein Team, das dem manuellen Routing überall sonst schon entwachsen ist, weiß das meist selbst.

Preise bei realen Teamgrößen: 5, 20 und 60 Seats

Listenpreis und realer Preis sind hier nicht dieselbe Geschichte. Die günstigste Stufe jedes Anbieters gehört zu einem Plan, der entweder eine Seat-Untergrenze hat oder genau die Funktion nicht enthält, die die Kategorie kaufenswert macht. Hier folgt die vollständige Leiter jedes Anbieters, danach das, was ein reales Team tatsächlich zahlt.

HubSpot Sales Hub

Quelle: HubSpot Sales Hub pricing.

Insightly

Quelle: Insightly pricing. Keine dauerhaft kostenlose Stufe, nur 14 Tage Testversion. AppConnect (Integrationen mit externen Apps wie QuickBooks, Xero und DocuSign) ist ein separates Produkt ab $249/Monat für 25.000 Tasks plus $3.000 Einrichtungsgebühr, zusätzlich zu der CRM-Stufe, die Sie ohnehin bezahlen.

Monday CRM

Quelle: monday CRM pricing.

Echte Kosten bei 5, 20 und 60 Seats: Einstiegsstufe

HubSpots Einstiegsstufe ist bei jeder hier betrachteten Seat-Zahl mit großem Abstand die günstigste. Aber ein Vergleich allein der Einstiegsstufen belohnt den Anbieter mit dem dünnsten Produkt: Sequenzen, Forecasting und Workflow-Automatisierung gibt es in dieser Zeile nirgends. Unser Vergleich HubSpot vs Freshsales führt dieselbe Falle der Einstiegsstufe gegen einen Konkurrenten vor, der native Telefonie und Chat bündelt statt Insightlys Projektübergabe oder mondays Boards.

Echte Kosten bei 5, 20 und 60 Seats: Die Stufe, die tatsächlich als Vertriebs-CRM funktioniert

Das ist der Wendepunkt, auf den es tatsächlich ankommt, denn er bepreist die Stufe, in der jeder Anbieter aufhört, eine Kontaktliste zu sein, und zu einem funktionierenden CRM wird. Allein beim Seat-Preis liegt HubSpot Professional beim 1,8-Fachen von Insightly Professional und beim 3,2-Fachen von monday CRM Pro, ein Verhältnis, das bei jeder Seat-Zahl in diesem Bereich gilt, sobald die Onboarding-Gebühr im zweiten Jahr entfällt. Derselbe Aufschlag der Professional-Stufe zeigt sich in unserem Vergleich HubSpot vs Zoho CRM gegenüber Zoho CRMs deutlich günstigerer Leiter, wo die Lücke noch größer wird, sobald Sie die Stufen nach Funktionsumfang statt nach Namen abgleichen. Diese Lücke enthält nicht Insightlys AppConnect, falls Ihr Team es braucht (rechnen Sie bei der Standard-Stufe mit etwa $2.988/Jahr plus einmalig $3.000 Einrichtung), und sie ändert nichts daran, dass monday CRM Pro, das auf dieser Stufe günstigste der drei, immer noch keine native Lead-Routing-Logik hat, die die anderen beiden irgendwann ausliefern.

Für Teams, die stattdessen die oberste Stufe von HubSpot oder Insightly brauchen, gilt das Muster der Tendenz nach weiter: HubSpot Enterprise kostet $150/Seat/Monat plus $3.500 Onboarding-Gebühr gegenüber Insightly Enterprise mit $99/Seat/Monat und gar keiner Gebühr, ein Unterschied beim Seat-Preis vom etwa 1,5-Fachen, der sich im ersten Jahr weiter vergrößert. Monday CRMs Ultimate-Stufe gibt es nur auf Angebot, daher ist sie auf diesem Niveau nicht direkt vergleichbar.

Implementierung und Change Management

Keines der drei braucht eine dedizierte Einstellung, um zu starten. Der Unterschied liegt darin, wo der Aufwand landet: bei HubSpot auf einer Rechnung, bei Insightly auf einem zweiten Abonnement, wenn AppConnect im Spiel ist, und bei monday bei der Person, die am Ende die Board-Logik verantwortet.

Migration und Lock-in: Was ein Ausstieg jeweils kostet

Keines dieser drei Tools erhebt eine formale Gebühr für vorzeitige Kündigung. Jahresverträge sind bei allen die übliche SaaS-Verpflichtung ohne Rückerstattung während der Laufzeit, sodass es beim Wechsel wirklich um Neuaufbauzeit und versunkene Einrichtungsausgaben geht, nicht um einen Posten auf einer Schlussrechnung, außer wo ein Anbieter eine Vorabgebühr erhoben hat, die nicht mit Ihnen mitwandert.

Das Muster über alle drei: Die Kosten des Ausstiegs stehen nicht auf einer Rechnung, sondern in den Stunden, die jemand damit verbringt, Automatisierungslogik neu aufzubauen, die nie ein portables Format hatte. Genau diese Art von Kosten unterschätzen die wahren Kosten des Software-Wildwuchses typischerweise, wenn ein Team nur den Seat-Preis des neuen Tools gegen den des alten rechnet.

Risiko und Governance

Alle drei bleiben im August 2026 unabhängig aktive, kaufbare Produkte, keines übernommen, umbenannt oder eingestellt. Börsennotierter Besitz ist nicht automatisch sicherer als privater, bedeutet aber mehr offengelegte Finanzdaten, an denen sich die Stabilität des Anbieters messen lässt, was sich lohnt abzuwägen, wenn Einkauf oder Rechtsabteilung Teil Ihrer Freigabe sind.

Wann HubSpot Sales Hub die richtige Wahl ist

• Sie betreiben Marketing und Vertrieb über denselben Kontaktdatensatz oder planen das, und Sie sind bereit, dafür irgendwann Marketing Hub zu kaufen.
• Eine kostenlose oder günstige Starter-Einführung reicht heute wirklich aus, und Sie wollen Spielraum, später ohne Anbieterwechsel in Professional hineinzuwachsen.
• Ihre Integrationsanforderungen sind ungewöhnlich; HubSpots App Marketplace mit über 2.000 Einträgen ist mit großem Abstand der breiteste der drei.
• Sie können die Onboarding-Gebühr von $1.500 oder $3.500 als bekannten, ausgewiesenen Posten einplanen statt als Überraschung auf der ersten Rechnung.
• Sie wollen die größte Auswahl an Implementierungspartnern und Beratern, falls Sie den Rollout nicht selbst bauen möchten.

Wann Insightly die richtige Wahl ist

• Ihr Geschäft hat bei jedem Kunden wirklich zwei Phasen, einen Verkauf und danach ein Delivery-Engagement, und der Kontextverlust bei der Übergabe kostet derzeit echte Zeit oder Kundenvertrauen.
• Sie sind eine Agentur, Beratung oder ein Dienstleistungsunternehmen, bei dem AppConnects native Konnektoren (QuickBooks, Xero, DocuSign) einen Stapel Zapier-Zaps ersetzen, für die Sie bereits zahlen.
• Sie wollen Lead-Routing und Automatisierung ohne HubSpots Aufschlag in der Professional-Stufe; Insightly Professional liegt beim Seat-Preis bei etwa der Hälfte von HubSpot.
• Natives Multichannel-Chat gehört nicht zu der Art, wie Ihr Team verkauft; E-Mail genügt.
• Sie verwalten eine komplexe Stakeholder-Landkarte, mehrere Kontakte in mehreren Organisationen, die einem Deal zugeordnet sind, was die meisten CRMs schlecht abbilden.

Wann Monday CRM die richtige Wahl ist

• Ihr Unternehmen arbeitet bereits mit monday.com für Projekte, Marketing oder Operations, und das CRM auf dieser Plattform entfernt ein Login und ein Datensilo, statt eines hinzuzufügen.
• Ihr Vertriebsprozess ist wirklich nicht standardmäßig, und ein festes Objektmodell aus Kontakt, Unternehmen und Deal würde Ihnen mehr im Weg stehen als helfen.
• Sie haben die interne Ops-Kapazität, Boards, Spalten und Automatisierungsrezepte zu konfigurieren, oder sind bereit, sie aufzubauen, denn hier kommt nichts vorverdrahtet.
• Teamübergreifende Sichtbarkeit (Vertrieb, Delivery, Marketing und Operations sehen dieselben Boards) ist wichtiger als vertriebsspezifische Reporting-Tiefe.
• Sie wollen die niedrigsten Kosten der drei in der Stufe, die echte Automatisierung und Sequenzen enthält, sobald Sie das Minimum von 3 Seats überschritten haben.

Entscheidungsrahmen

Die nächsten Schritte

Wählen Sie die Stufe, die zu dem passt, wofür Sie das Tool kaufen, nicht die Zahl auf der Startseite. Führen Sie einen zweiwöchigen Pilot mit echten Deals in dieser Stufe durch: HubSpot Professional, wenn der gemeinsame Datensatz für Marketing und Vertrieb der Reiz ist, Insightly Professional, wenn die Übergabe vom Deal zum Projekt das Problem ist, das Sie lösen, monday CRM Pro, wenn Ihr Team bereits auf monday.com-Boards lebt. Laden Sie echte Kontakte, bearbeiten Sie echte Deals und beobachten Sie, was in Woche zwei kaputtgeht, nicht was in der Demo gut aussieht.

Wenn keines der drei so recht passt, sobald Sie ehrlich zur tatsächlich bepreisten Seat-Zahl sind, sollten Sie das offen benennen. Ein wachsendes Team, dessen Leads inzwischen gleichzeitig aus Anzeigen, WhatsApp, Chat und Empfehlungen eintreffen und dessen Vertrieb, Marketing und Delivery alle denselben Kontaktdatensatz brauchen, ohne drei getrennte Hub-Abonnements, einen AppConnect-Aufpreis oder eine selbstgebaute Automatisierungsschicht, ist meist dem entwachsen, was jedes dieser drei einzeln sein sollte. Das ist eine andere, kleinere Kategorie: CRM, Lead-Routing und ein gemeinsamer Multichannel-Posteingang in einem Produkt, nicht aus Einzelteilen zusammengesetzt. Sehen Sie, wie Rework im Vergleich zu HubSpot Sales Hub, Insightly und Monday CRM abschneidet, falls diese Lücke näher an Ihrem eigentlichen Problem liegt. Rework bündelt diese Kombination als Revenue Engine ab $159/Monat bei jährlicher Abrechnung mit 5 Marketing- und 5 Sales-Seats (rework.com/pricing). Es hat ein kleineres Ökosystem als HubSpots Marktplatz, und es hat weder Insightlys native Umwandlung von Deal in Projekt noch mondays Flexibilität auf Board-Ebene, ist also nicht die Antwort, wenn eine dieser drei konkreten Stärken die eigentliche Anforderung ist. Aber wenn die realen Kosten, die Sie vermeiden wollen, eine verpflichtende Onboarding-Gebühr auf der einen Seite, ein Aufpreis pro Integration auf der anderen oder eine selbstgebaute Automatisierungsschicht bei der dritten sind, lohnt sich ein Blick, bevor Sie einen Jahresvertrag mit einem der drei oben unterschreiben.

Bevor Sie eines davon in einer Demo ansehen, behandelt die CRM-Checkliste für Käufer die Fragen, die Sie zuerst beantworten sollten, und Rollen und Berechtigungen ist lesenswert, wenn die Zugriffskontrolle ebenso wichtig wird wie die Pipeline-Funktionen. Und wenn Sie unabhängig davon, welches der drei Sie wählen, von einem Altsystem migrieren, behandelt der CRM-Migrationsleitfaden die Bereinigungsarbeit, die die Onboarding-Dokumentation aller drei Anbieter tendenziell unterschätzt.