3FS Technology Transformasikan Operasi dengan Rework, Gandakan Bilangan Pelanggan dalam 3 Bulan

Pasukan kami di Rework berbual dengan Encik Ivan, Managing Director, dan Encik Jordan Ng, Operation Manager 3FS Technology, tentang cara mengatasi ketidakcekapan operasi. Ketahui bagaimana kami memperkemas proses utama mereka, menggantikan Monday.com dan Asana, serta menyediakan 3FS untuk pertumbuhan.

3FS TECHNOLOGY SDN BHD

Ditubuhkan: 2018

Bilangan pekerja: 15+

Industri: Penyedia Teknologi (POS)

Berpangkalan di Malaysia

Memperoleh pakej Business Operation Rework pada Mei 2024

Menggunakan Rework untuk memperkemas proses pelaksanaan dan jualan

Pengenalan Syarikat 3FS Technology

Ditubuhkan pada 2018, 3FS Technology merupakan peneraju penyedia penyelesaian Point of Sale (POS) di Malaysia. Rangkaian perkhidmatan mereka merangkumi sistem POS, CRM, perisian perakaunan, dan penyelesaian penggajian. Syarikat ini kini mempunyai lebih 1,200 pelanggan di seluruh Malaysia, kebanyakannya perusahaan kecil dan sederhana (PKS) dalam industri Makanan & Minuman (F&B), peruncitan, dan perkhidmatan.

Ditubuhkan atas prinsip menyampaikan perkhidmatan cemerlang, 3FS Technology bermatlamat untuk membantu perniagaan tradisional mencapai transformasi digital dengan menyediakan penyelesaian teknologi yang berpatutan dan berkesan. Nilai teras syarikat ini, seperti yang ditekankan oleh Encik Ivan, Managing Director, termasuk komitmen kepada "Service first" dan rasa tanggungjawab yang mendalam terhadap pelanggan mereka.

Walaupun mereka hanya mempunyai 10 pekerja semasa menerima pakai Rework, Encik Ivan menekankan kepentingan memperoleh teknologi lebih awal untuk syarikat bagi penyampaian perkhidmatan yang lebih baik dan pertumbuhan mampan dalam jangka panjang.

Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memperkemas proses pelaksanaan

Sebelum menerima pakai Rework, 3FS Technology bergelut dengan ketidakcekapan dalam proses pelaksanaan mereka, banyak bergantung pada kaedah manual. Ini membawa kepada salah faham yang kerap, kerja bertindih, dan kelewatan dalam perkhidmatan pelanggan. "Apabila pelanggan meminta sokongan di luar waktu pejabat, pekerja kami sering terlupa untuk membuat susulan kerana tiada alat untuk menjejak tugasan ini," jelas Encik Ivan tentang cabaran tersebut.

Dalam usaha menangani cabaran ini, 3FS Technology mulanya menerima pakai Asana, tetapi kelemahannya cepat kelihatan. "Kami pernah guna Asana dahulu, tetapi ia tidak menawarkan tahap automasi yang kami perlukan," jelas Encik Jordan, Operation Manager syarikat tersebut.

Satu contoh khusus ketidakcekapan ini melibatkan penggunaan Google Forms untuk pengumpulan maklumat pelanggan sebelum proses pemasangan dan latihan di lokasi. "Dahulu, pasukan jualan kami biasa menghantar Google Forms kepada pelanggan untuk mereka isikan maklumat. Kemudian kakitangan pentadbiran kami perlu memuat turun dan memasukkan data secara manual ke dalam tugasan Asana, kemudian menugaskannya kepada pasukan teknikal. Proses ini mudah terdedah kepada kesilapan dan kelewatan," kongsi Encik Jordan.

Rework menyediakan penyelesaian yang mereka cari. Maklumat yang pelanggan berikan boleh terus dihantar ke sistem Rework, yang dianggap "sangat mengagumkan" oleh pasukan tersebut.

Borang web yang dijana oleh Rework. Maklumat yang dihantar melalui borang ini akan terus dihantar ke sistem Rework.

Satu lagi kekecewaan tertentu yang mereka alami dengan Asana ialah kekurangan pergerakan tugasan secara automatik. "Dalam Asana, tugasan dan maklumat tidak bergerak secara automatik kepada pekerja seterusnya apabila selesai. Kami juga tidak dapat menyemak senarai semak yang diperlukan pada setiap peringkat."

"Kini, selepas menggunakan Rework, kami boleh menetapkan tarikh akhir dan keperluan secara automatik untuk setiap peringkat proses bagi memastikan perkhidmatan yang standard," tambah Encik Jordan.

Tugasan dan maklumat yang diperlukan yang mesti diselesaikan oleh pekerja yang bertanggungjawab pada sesuatu peringkat sebelum menyerahkan kerja kepada orang seterusnya

Peralihan ini membawa kepada pengurangan drastik dalam masa yang diperlukan untuk melaksanakan sistem baharu bagi pelanggan, daripada 14 hari kepada hanya 5, yang meningkatkan kepuasan pelanggan dengan ketara.

"Dahulu, kami sebenarnya menerima pelbagai aduan daripada pelanggan tentang sokongan kami yang perlahan. Kini, itu jarang berlaku," tambah Encik Ivan.

Bersedia untuk pertumbuhan dengan menyelesaikan masalah pengurusan lead

Selain memperbaiki proses pelaksanaan, Rework turut menangani cabaran yang dihadapi 3FS Technology dalam menguruskan peluang jualan.

Sebelum ini, pasukan jualan bergantung pada gabungan kaedah manual dan Monday CRM untuk menjejak lead. Rework menggantikan kedua-dua Monday.com dan Asana, menyediakan platform bersatu yang memperkemas operasi.

"Kadangkala, pasukan jualan kami biasa terlupa untuk membuat susulan dengan pelanggan kerana terdapat kelewatan masa apabila mereka menerima maklumat, tetapi kini Rework dapat memastikan kami tidak pernah terlepas sebarang peluang," jelas Encik Jordan.

Contoh proses jualan yang divisualisasikan pada aplikasi Rework Flows

Integrasi ini telah membolehkan 3FS Technology menguruskan jumlah pelanggan yang lebih besar tanpa menjejaskan kualiti perkhidmatan.

"Pada masa kami melaksanakan Rework, kami hanya mempunyai 600 pelanggan dan itu sudah pun membebankan. Tetapi dalam masa 3 bulan, kini kami dapat menyokong 1,200 pelanggan," kata Encik Jordan.

Keupayaan untuk menguruskan kedua-dua tugasan dan lead dalam satu platform tunggal telah memperkasakan 3FS Technology untuk mengoptimumkan strategi jualan mereka dan meningkatkan prestasi keseluruhan. "Dengan Rework, mudah untuk memantau kemajuan pasukan kami dan memastikan tiada tunggakan. Laporannya jauh lebih mudah dibaca berbanding Asana. Kami dapat menjejak kualiti lead kami dan prestasi kakitangan, membolehkan kami membuat keputusan termaklum," tambah Encik Ivan.

Laporan terbina dalam Rework memudahkan pemimpin syarikat untuk memantau operasi harian

Melihat kembali usaha bersama

Bagi 3FS Technology, kebimbangan utama sentiasa adalah bagaimana untuk onboarding secara berkesan. "Terdapat banyak pilihan perisian di pasaran, tetapi kekurangan panduan tentang onboarding sentiasa menjadi kesukaran utama kami. Rework melakukan kerja yang cemerlang membimbing kami sepanjang persediaan dan pelaksanaan," jelas Encik Jordan.

"Bahagian paling sukar ialah memikirkan cara menyusun workflow kami, tetapi dengan sokongan Rework, ia menjadi mudah."

Meskipun begitu, peranan Encik Jordan sebagai Operation Manager amat penting kepada kejayaan pelaksanaan ini. Kefahaman mendalam beliau terhadap proses-proses tersebut serta celik teknologinya membolehkan beliau menyediakan semua workflow dalam Rework dengan mudah.

"Encik Jordan hanya mengambil masa tujuh hingga sepuluh hari untuk melakukan onboarding pasukan mereka, yang amat pantas berbanding tempoh biasa dua hingga tiga minggu yang diperlukan oleh syarikat lain," kata Encik Kevin, Customer Success Manager Rework untuk 3FS.

Keseluruhan pengalaman ini amat transformatif bagi 3FS Technology. Dengan menggantikan kedua-dua Monday.com dan Asana, Rework menyediakan penyelesaian menyeluruh yang bukan sahaja menyelesaikan cabaran kritikal tetapi juga meningkatkan kecekapan keseluruhan dengan ketara. Seperti yang dirumuskan oleh Encik Jordan, "Jika kami perlu menguruskan tugasan harian dan menyelesaikan pelbagai perkara, kami tidak akan mempunyai masa untuk mengembangkan perniagaan. Rework telah membolehkan kami menumpukan pada masa depan kami, membolehkan kami menjimatkan masa dalam pengurusan dan berfikir secara strategik tentang hala tuju syarikat kami."