Planificación de proyectos simplificada: 6 pasos para escribir un plan de proyecto

Casi dos tercios de los planes de negocio fracasan durante la fase de ejecución.

La planificación es la base sólida para el éxito de cualquier proyecto o plan de negocio.

Para gerentes y líderes, tener un plan bien estructurado permite mantenerse al tanto de las operaciones futuras, minimizar el impacto de cambios externos, prevenir el desperdicio de recursos y establecer estándares claros para monitorear el progreso. Para empleados o miembros del equipo, la planificación es una herramienta crucial que ayuda a alinear esfuerzos dentro de una organización, reduciendo la superposición y la confusión.

Sin embargo, la mayoría de los planes fracasan durante la fase de ejecución debido a riesgos imprevistos que muchos gerentes de proyecto aún no han considerado. Esto es especialmente cierto para gerentes jóvenes e inexpertos que a menudo tropiezan en el primer paso. Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que su "plan" no termine siendo solo otro documento desperdiciado?

Exploremos los 6 pasos esenciales para crear un plan completo que aumentará su confianza y le ayudará a llevar rápidamente a su equipo hacia el éxito del proyecto.

¿Qué es un plan de proyecto?

Un plan de proyecto es un documento formal que describe los detalles de cómo se ejecutará, monitoreará y controlará un proyecto. Sirve como una hoja de ruta para el proyecto, proporcionando orientación clara sobre los objetivos, alcance, cronograma, recursos y procesos involucrados.

¿Qué incluir en un plan de proyecto?

Los componentes clave de un plan de proyecto incluyen:

• Objetivos del proyecto: Define el propósito del proyecto, describiendo las metas específicas y entregables que el proyecto pretende lograr.
• Alcance: El alcance del proyecto identifica los límites del proyecto, especificando qué se incluirá y qué no en los entregables.
• Cronograma: Incluye el calendario del proyecto, describiendo las fases clave, hitos y plazos para completar tareas. Los diagramas de Gantt o cronogramas se utilizan a menudo para visualizar el calendario.
• Recursos: Un desglose de los recursos requeridos, incluidos miembros del equipo, equipos y materiales. También describe roles y responsabilidades dentro del equipo.
• Presupuesto: El plan de proyecto detalla los costos estimados asociados con el proyecto, incluida mano de obra, materiales y otros gastos.
• Plan de gestión de riesgos: Esta sección identifica riesgos potenciales, su impacto en el proyecto y estrategias para mitigarlos.
• Plan de comunicación: El plan de proyecto establece cómo y cuándo se compartirá información con las partes interesadas.
• Gestión de calidad: Describe cómo se asegurará la calidad de los entregables del proyecto, incluidos estándares, criterios y medidas de control de calidad.
• Gestión de cambios: Un proceso sobre cómo se manejarán los cambios en el alcance, cronograma o recursos del proyecto, ayudando a los equipos a adaptarse a desafíos inesperados.

6 pasos para escribir un plan de proyecto

Paso 1: Identificar las necesidades del cliente y las partes interesadas

En este artículo, nos enfocamos en dos escenarios comunes al planificar un proyecto.

Escenario 1: Construir un proyecto basado en las necesidades del cliente

En este caso, es contratado para llevar a cabo el proyecto. Por lo tanto, hay dos tareas clave que debe completar en esta etapa:

• Recopilar los requisitos y expectativas del cliente para el proyecto.
• Establecer líneas base del proyecto (alcance, presupuesto, cronograma, recursos, expectativas del cliente y responsabilidades de todas las partes). Esto ayuda a prevenir problemas como transferir culpas o evadir responsabilidad si el proyecto experimenta retrasos o fracaso.

Escenario 2: Crear un proyecto/plan basado en solicitudes de la gerencia

Si es un CEO o jefe de departamento encargado de planificar una estrategia de desarrollo de productos o estrategia de negocios mensual/trimestral, debe:

• Comprender claramente los problemas o solicitudes hechas por la gerencia.
• Establecer puntos clave para la finalización del proyecto en colaboración con la gerencia: presupuesto, cronograma, recursos y alcance del proyecto (esto será similar al Escenario 1).

Consejo profesional:

Haga un esfuerzo por comunicarse más con clientes y partes interesadas para comprender verdaderamente sus necesidades más profundas. Esta es la "clave de oro" para construir confianza inicial entre ambas partes en el proyecto.

Paso 2: Establecer metas para el plan

Establecer metas claras para el proyecto es un paso crucial en el proceso de planificación. Las metas dan a los clientes y la gerencia una visión clara de los resultados esperados y facilitan la evaluación del éxito del proyecto. Las metas bien definidas le ayudan a usted y a otras partes interesadas a estimar con mayor precisión la carga de trabajo, recursos, tiempo y costos, y aclarar las responsabilidades de todos.

Sin embargo, establecer un número objetivo específico para estas metas no siempre es sencillo.

¡De hecho, el 70% de los proyectos comerciales no cumplen sus metas establecidas!

Una de las principales razones de este fracaso es que el elemento clave de "establecimiento de metas" a menudo no es realista. Para evitar caer en esta trampa, siga los criterios SMART al establecer sus metas.

Los criterios SMART aseguran que las metas de su proyecto sean prácticas y alcanzables. Esto incluye:

S - Específico (Specific)

Las metas de su proyecto deben ser específicas y responder estas cinco preguntas clave (las 5 W):

• ¿Cuál es la meta?
• ¿Por qué es necesario alcanzar esta meta?
• ¿Dónde se llevará a cabo el proyecto?
• ¿Quién será responsable de ejecutarlo?
• ¿Cuándo es el cronograma para esta meta?

M - Medible (Measurable)

Una meta de proyecto debe ser medible, lo que significa que debe poder rastrear el progreso, los recursos utilizados, el costo y cómo se completarán las tareas.

A - Alcanzable (Achievable)

El proyecto debe ser realizable en condiciones del mundo real. Una meta alcanzable responde a la pregunta: "¿Cómo podemos hacer que esto suceda?".

R - Realista (Realistic)

Una meta realista proporciona beneficios tangibles para las partes interesadas. Para asegurar esto, la meta debe responder estas preguntas:

• ¿Qué beneficios entregará el proyecto?
• ¿Es el momento adecuado para esto?
• ¿Estos beneficios están alineados con las necesidades y esfuerzos del proyecto?
• ¿Quiénes son las partes interesadas adecuadas para beneficiarse de este proyecto?

T - Con límite de tiempo (Time-bound)

El proyecto debe completarse dentro de un cronograma específico. Una meta con límite de tiempo responde:

• ¿Cuándo debe completarse el proyecto?
• ¿Cuándo comenzará?
• ¿Qué progreso debe lograrse dentro de cada marco de tiempo específico?

Consejo profesional:

Nunca diga: "Cada meta es importante". En su lugar, priorice las metas según su urgencia e impacto en el éxito del proyecto.

Paso 3: Definir los entregables del proyecto para cada fase

Una vez que haya delineado las metas generales, este paso implica estimar la carga de trabajo específica y los entregables en cada hito del proyecto. En términos simples, se trata de definir los resultados esperados para cada fase del proyecto. Esto le ayuda a usted y a otras partes interesadas a hacer un seguimiento del progreso y anticipar riesgos potenciales en el camino.

Ya sea que esté gestionando un ciclo de desarrollo de software, lanzando una campaña de marketing o trabajando en cómo planificar un evento, desglosar su proyecto en entregables claros mantiene a todos alineados sobre cómo se ve el éxito.

Entonces, ¿cómo puede mantenerse al tanto de los entregables de cada fase?

Establezca hitos clave o recordatorios para cada fecha límite del proyecto. Al monitorear regularmente el progreso, puede asegurarse de que las tareas se completen a tiempo, lo que fomenta la confianza y satisfacción entre todas las partes interesadas.

Consejo profesional:

Usar software para gestionar proyectos es una de las formas más efectivas de mantener a su equipo alineado y asegurar que el proyecto se mantenga en el camino correcto. Con la ayuda de herramientas digitales, puede monitorear el progreso en tiempo real, centralizar la documentación y mejorar la comunicación.

Rework Projects permite múltiples vistas y tipos de tableros para una planificación y gestión de proyectos flexible

Paso 4: Establecer el cronograma del proyecto

Basándose en los entregables del Paso 3, ahora necesita determinar la secuencia de tareas requeridas para el proyecto. Para cada tarea, defina claramente el marco de tiempo, los recursos necesarios y la persona responsable de completarla.

A continuación, considere las dependencias entre tareas o responsabilidades asignadas a los miembros del equipo. Es crucial saber qué tarea necesita completarse antes de que pueda comenzar otra, para que los recursos y el tiempo se asignen eficientemente, evitando cuellos de botella y retrasos.

En esta etapa, usar un diagrama de Gantt es esencial. Un diagrama de Gantt le permite asignar fechas límite, de inicio a fin, mientras realiza un seguimiento de quién es responsable de cada tarea y la carga de trabajo involucrada. Esto facilita monitorear el progreso, controlar el cronograma y hacer ajustes según sea necesario para prevenir interrupciones cuando las tareas se superponen.

Un proyecto visualizado en Rework.com

Consejo profesional:

Que su proyecto funcione sin problemas depende en gran medida de este paso. El mejor consejo es consultar con los miembros de su equipo. Pueden ofrecer información valiosa sobre cómo abordar las tareas, los marcos de tiempo necesarios y quién es más adecuado para responsabilidades específicas. Además, al asegurar el compromiso de cada persona con las fechas límite, tendrá una base sólida para comunicar con confianza el progreso del proyecto con las partes interesadas.

Paso 5: Identificar riesgos y evaluar su impacto (Plan de gestión de riesgos)

¡Ningún proyecto está libre de riesgos, y ciertamente no podemos confiar en la suerte para salvarnos cuando las cosas van mal!

Lo que necesita hacer es anticipar riesgos potenciales que podrían afectar su proyecto o a los miembros de su equipo. Por ejemplo, si una fase del proyecto coincide con un período de vacaciones, puede impactar el progreso, por lo que deberá tener en cuenta tiempo de amortiguación adicional.

A veces, hay circunstancias imprevistas que pueden interrumpir seriamente el proyecto, como que un miembro del equipo se vaya inesperadamente, que el equipo funcione mal o conflictos en el equipo.

Considere cuidadosamente cada paso para prevenir que ciertos riesgos ocurran o para minimizar su impacto negativo en su proyecto.

Este paso implica evaluar riesgos y construir una estrategia de gestión de riesgos para asegurar que su plan de proyecto tenga el menor margen de error posible.

Consejo profesional:

Para tareas con un alto nivel de riesgo, es sabio crear un "amortiguador" asignando tiempo adicional ya sea a tareas específicas o a todo el proyecto. Este amortiguador le dará suficiente tiempo para lidiar con problemas inesperados a medida que surjan.

Paso 6: Presentar el plan de proyecto a las partes interesadas

Ahora que todos los pasos están completos, es hora de presentar su plan de proyecto a las partes interesadas. En este paso, necesita explicar cómo la implementación del proyecto impactará sus expectativas y necesidades. Además, debe proponer soluciones para cualquier conflicto potencial. Recuerde, su presentación no debe ser unilateral, debe ser una discusión.

Debe aclarar: ¿Quién necesita qué informes y con qué frecuencia? ¿Qué decisiones en el plan o durante la ejecución del proyecto necesitan aprobación, y quién es responsable de esas decisiones?

También es crucial presentar el plan claramente, respaldado por datos específicos, para asegurar que las partes interesadas comprendan completamente sus requisitos, resultados esperados y responsabilidades.

Consejo profesional:

Si el plan o cronograma choca con las expectativas iniciales, este es el momento de abordarlo, asegurándose de que no haya sorpresas o frustraciones más adelante. En lugar de simplemente decirles a las partes interesadas que sus demandas no son realistas, guíe la conversación haciendo preguntas como: ¿Qué marco de tiempo, presupuesto o recursos se necesitan para hacer viables sus metas? Déjelos decidir sobre las compensaciones en lugar de convertirlo en un debate.

Una vez que haya completado estos seis pasos...

¡Felicitaciones, ha terminado oficialmente su fase de planificación de proyecto!

Con este comienzo sólido, esperamos que gestione el proyecto sin problemas. Sin embargo, tenga en cuenta que los detalles específicos sobre la planificación y descripciones de su proyecto pueden variar dependiendo del método de gestión de proyectos que elija. En el próximo artículo, le guiaremos sobre las mejores prácticas para gestionar su proyecto con éxito.