¿Qué es Kanban? Una guía para aplicar Kanban a la gestión de sus proyectos de trabajo

La gestión de proyectos y tareas a menudo puede volverse compleja y desafiante en el entorno de trabajo moderno. Por eso las metodologías de gestión reconocidas globalmente se estudian, actualizan y aplican extensamente. Entre estas, Kanban se destaca como una clave que ayudó a Toyota a convertirse en uno de los principales fabricantes de automóviles del mundo.

Este artículo explorará los principios fundamentales de Kanban, cómo implementarlo y estrategias para optimizar su flujo de trabajo usando el modelo Kanban.

¿Qué es Kanban?

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Definición de Kanban

Kanban es un término japonés utilizado por primera vez por Toyota en la industria automotriz. En japonés, "Kanban" se deriva de "kan" (visual) y "ban" (tarjeta o tablero), que puede entenderse simplemente como un "tablero de información".

El modelo Kanban es una herramienta visual para rastrear tareas, permitiendo a los miembros del equipo del proyecto ver dónde se encuentra cada tarea dentro del flujo de trabajo. La forma más simple de implementar esto es usar pizarras con notas adhesivas de colores para describir y gestionar procesos de trabajo.

La historia de Kanban

A finales de los años 1940, Toyota enfrentó una crisis debido a la intensa competencia doméstica e internacional. Para abordar este desafío, el ingeniero Taiichi Ohno propuso un método para mejorar y optimizar el sistema de producción de la compañía. Este método se llamó inicialmente "Just-in-Time" (JIT) y fue diseñado para cumplir con los cronogramas de producción basados en la demanda del cliente identificando escasez de materiales dentro del proceso.

El equipo registró información usando tarjetas Kanban de colores, que luego se movían a través de varias estaciones de trabajo en la línea de producción. Por ejemplo, una tarjeta podría servir como un formulario de pedido en una estación y luego convertirse en una etiqueta de envío en la siguiente.

Al implementar este sistema, Toyota se adhirió a varios principios fundamentales:

• La información siempre se pasa de un paso del proceso al siguiente.
• La producción no comienza sin recibir una tarjeta Kanban.
• Cada contenedor en la línea de producción debe tener una tarjeta Kanban especificando detalles del producto, ubicación de producción, destino y cantidad.
• Los contenedores deben contener la cantidad exacta especificada, ni más ni menos.
• Los productos defectuosos o artículos en exceso no se pasan a la siguiente etapa.
• El intervalo entre entregas y el número de tarjetas Kanban deben minimizarse.

Como resultado, las tarjetas Kanban permitieron al equipo controlar estrechamente cada etapa de la línea de producción. Crucialmente, todas estas tarjetas se conectaban con el flujo de trabajo anterior y contenían información completa.

Más tarde, Taiichi Ohno y Toyota se dieron cuenta de que los principios Kanban no se limitaban a la manufactura y podían aplicarse a cualquier proceso u organización, lo que sentó las bases para el método de gestión Kanban moderno.

Sistema Kanban en la fábrica de Toyota

Cómo funciona Kanban

En las aplicaciones actuales, el modelo Kanban se basa en varios principios fundamentales:

• Visualizar el flujo de trabajo: Kanban utiliza tableros, columnas y tarjetas Kanban para visualizar tareas y flujos de trabajo. Recuerde el siguiente texto: Cada tarjeta representa una tarea que necesita completarse. Las columnas en el tablero representan diferentes etapas del flujo de trabajo, indicando los diversos estados de las tareas. Un tablero Kanban básico típicamente consiste en tres columnas: "Por hacer", "Haciendo" y "Hecho".
• Limitar el trabajo en progreso (WIP): Kanban restringe el número de tareas en las que se trabaja simultáneamente en una etapa. El número de tareas que cada persona o departamento maneja también debe limitarse a una cantidad manejable. Esto ayuda a prevenir la sobrecarga y alienta a las personas a enfocarse en sus tareas actuales en lugar de hacer malabarismos con múltiples trabajos simultáneamente.
• Mantener un flujo de trabajo constante: El objetivo de Kanban es optimizar el flujo de trabajo, asegurando que las tareas se muevan suavemente de una etapa a la siguiente sin demoras innecesarias. Mover secuencialmente una tarjeta Kanban de una columna a otra ayuda a prevenir cuellos de botella.
• Enfocarse en la mejora continua: Incluso si un proceso ya es altamente eficiente, siempre hay espacio para mejorar. Las mejoras menores continuas pueden llevar a ganancias significativas con el tiempo. Por ejemplo, aumentar la productividad en un 1% cada semana resultaría en un aumento del 67% en un año.
• Cero defectos: El objetivo es asegurar que no se pasen productos defectuosos o errores a la siguiente etapa del proceso.

Conceptos clave de Kanban

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Tablero Kanban

Un tablero Kanban es una representación visual de las tareas dentro de un proyecto o flujo de trabajo. Las tarjetas de tareas se mueven a través de columnas que corresponden a diferentes etapas en el flujo de trabajo, representando el progreso de las tareas.

Además, el tablero Kanban puede incluir información complementaria como gráficos de rendimiento, requisitos, notas u otros diagramas para ayudar en la gestión y seguimiento del progreso del trabajo.

Al mirar el tablero Kanban, los miembros del equipo pueden comprender rápidamente la hoja de ruta hacia la meta, el progreso general del flujo de trabajo e información crítica como tareas priorizadas, fechas límite próximas y tareas vencidas.

Columnas Kanban

Las columnas Kanban describen secciones del tablero Kanban, con cada sección representando una etapa o estado diferente en el flujo de trabajo. Las tarjetas de tareas se mueven a través de estas columnas a medida que progresan en el flujo de trabajo.

Cada columna Kanban contiene una lista (o colección) de tarjetas de tareas, típicamente aquellas en la misma etapa del flujo de trabajo. En herramientas tradicionales de gestión de proyectos, esto se llama una "lista de tareas pendientes" o "lista de tareas".

Tarjetas Kanban

Las tarjetas de tareas Kanban visualizan tareas dentro del flujo de trabajo. Cada tarjeta de tarea representa una tarea específica, como un trabajo a completar o un producto a crear. En herramientas tradicionales de gestión de proyectos, esto es una "tarea pendiente" o "tarea".

Cada tarjeta Kanban típicamente incluye la siguiente información:

• Título de la tarjeta: Una breve descripción de la tarea a completar.
• Persona asignada: El nombre de la persona responsable de la tarea.
• Fecha de vencimiento: La fecha límite o tiempo estimado para completar la tarea.
• Número identificador: Un número único asignado a cada tarjeta para fácil identificación y seguimiento dentro del sistema Kanban.
• Código de color o etiqueta: Indicadores que muestran el estado de la tarea o categorizan las tarjetas.
• Marcador de prioridad: Un indicador para identificar tareas que necesitan priorizarse.

Las tarjetas de tareas sirven como evidencia de todas las actividades que llevan a resultados de trabajo. Por lo tanto, cuando es necesario revisar todo el flujo de trabajo, el equipo de gestión puede verificar rápidamente cada tarjeta de tarea para obtener una visión general detallada y precisa.

Pros y contras de Kanban

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Ningún método es perfecto, y Kanban también tiene sus fortalezas y debilidades que son importantes a considerar.

Beneficios de Kanban

• Transparencia: Kanban facilita que todos vean todas las tareas y sus responsabilidades, trayendo transparencia a todo el flujo de trabajo. Esta visibilidad permite a los miembros del equipo eliminar tareas innecesarias y enfocarse en las más críticas.
• Gestión flexible del trabajo: Nuevas tarjetas Kanban pueden agregarse fácilmente durante el proceso de trabajo, y su estado o prioridad puede ajustarse. Esta flexibilidad hace de Kanban un modelo receptivo, ayudando al flujo de trabajo a adaptarse rápidamente a las demandas cambiantes.
• Aumento de la productividad: Kanban alienta a las personas a enfocarse en las tareas actuales hasta que se completen, evitando multitareas que pueden crear cuellos de botella en el proceso o afectar la calidad del trabajo. Este principio lleva a un manejo de tareas más organizado y eficiente, aumentando significativamente la productividad.
• Identificación de cuellos de botella: Al trabajar con un tablero Kanban lleno de tarjetas de tareas, se vuelve fácil detectar cuellos de botella: columnas sobrecargadas, tareas que se han estancado o tarjetas que no han progresado en mucho tiempo. Esta es una de las ventajas destacadas de usar gestión visual.
• Implementación simple: Gracias a sus principios directos y modelo de configuración fácil, Kanban puede desplegarse en cualquier equipo u organización, independientemente de la industria o tamaño. Incluso puede aplicarse flexiblemente a diferentes procesos o etapas de un proyecto sin causar interrupciones significativas.

Desventajas de Kanban

Dificultad para estimar el tiempo: Kanban se enfoca en el flujo de trabajo continuo sin restricciones de tiempo estrictas. Las columnas representan diferentes etapas pero no proporcionan fechas límite específicas, haciendo difícil planificar cuándo se completarán las tareas o estimar tiempos de finalización.

Actualizaciones frecuentes requeridas: Kanban requiere que los usuarios actualicen el estado de las tarjetas de tareas regularmente, a veces en tiempo real. Si no se hace, el equipo corre el riesgo de trabajar con información desactualizada, lo que socava el propósito de visualizar el flujo de trabajo a través de tableros y columnas.

Desafiante a escala: El tablero Kanban puede volverse desordenado en flujos de trabajo con demasiadas actividades interconectadas que requieren transiciones frecuentes. Esto puede hacer difícil para el equipo rastrear y gestionar todas las actividades efectivamente.

Calidad de salida no garantizada: Mientras Kanban enfatiza la ejecución de tareas, puede presentar riesgos para un panorama más amplio: las tareas pueden completarse, pero la salida general o la calidad del producto final podría no asegurarse.

¿Cuándo usar Kanban?

Kanban es más adecuado para proyectos donde las prioridades cambian frecuentemente, a veces diariamente, especialmente cuando el proyecto tiene las siguientes características:

• Enfocarse en flujo de trabajo continuo en lugar de fechas límite específicas y críticas.
• Encontrar atrasos debido a trabajo estancado, donde el proceso básico está en su lugar y se necesita una operación más suave y eficiente.
• No hay fecha límite estricta para la finalización.
• Necesidad de agregar, eliminar o editar flexiblemente información de tareas durante el flujo de trabajo.
• Requerir mejora continua durante todo el proceso.
• Se espera que el equipo reporte en cualquier momento dado.

Comparando Kanban, Scrum y Agile

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La diferencia fundamental

En su núcleo, Agile es una metodología, una filosofía amplia basada en principios de gestión de proyectos iterativos e incrementales. Agile busca acortar los ciclos de desarrollo de productos y entregar productos a los clientes rápidamente.

Scrum es un marco de gestión que se adhiere a la metodología Agile. Se utiliza comúnmente en proyectos donde el usuario no define completamente la meta final. Scrum se enfoca en optimizar el valor dentro de iteraciones de tiempo fijo, conocidas como sprints, que típicamente duran de 1 a 4 semanas. Este ciclo continuo busca mejorar el producto, técnicas, dinámica del equipo y entorno de trabajo.

Por otro lado, Kanban es un modelo de gestión dentro de la familia Agile, proporcionando herramientas y procesos específicos para implementar Agile. Encarna muchos principios de la metodología Agile, incluida la adaptabilidad al cambio y un fuerte énfasis en la transparencia en todo el equipo.

Por lo tanto, la comparación precisa aquí es entre Kanban y Scrum para resaltar sus diferencias:

¿Debería elegir Kanban o Scrum?

Dependiendo de la escala y naturaleza de su proyecto, puede aplicar Kanban o Scrum. Ambos enfoques prometen hacer el proceso de ejecución más transparente, eficiente y continuamente mejorado.

Alternativamente, podría implementar y gestionar su proyecto usando un modelo híbrido influenciado tanto por Kanban como por Scrum, conocido como Scrumban. Scrumban incorpora los procesos de Scrum y las herramientas de visualización de Kanban. Por ejemplo, el tablero Kanban puede ser una excelente herramienta para rastrear tareas dentro de un sprint de Scrum.

Cómo configurar tableros Kanban

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Paso 1: Delinear su flujo de trabajo en el tablero Kanban

Comience configurando una pizarra física o un tablero Kanban en línea para implementar Kanban. A continuación, desglose su flujo de trabajo en etapas específicas, desde el inicio de la tarea hasta su finalización. Dibuje columnas en el tablero, cada una representando una etapa en el flujo de trabajo.

Paso 2: Establecer límites WIP para cada columna

Para que Kanban sea efectivo, es crucial establecer límites de Trabajo en Progreso (WIP) para cada columna Kanban: el número máximo de tareas permitidas en esa columna en un momento dado. Este paso es vital para asegurar un flujo de trabajo suave en todo el proyecto y prevenir la sobrecarga de trabajo.

Para cargas de trabajo individuales, también es aconsejable limitar las tareas a 2-3 a la vez. Esto ayuda a mantener el enfoque, reduce el estrés de la multitarea y asegura la calidad de la salida.

Paso 3: Crear tarjetas Kanban

A continuación, cree una tarjeta Kanban para cada tarea o actividad y colóquelas en las columnas apropiadas en el tablero. Cada tarjeta debe incluir detalles esenciales como el título, persona responsable, fecha de vencimiento y cualquier información relevante adicional.

Puede organizar las tarjetas en cada columna según la prioridad, con las tareas más urgentes en la parte superior. Esto permite una clara visibilidad del trabajo en curso y ayuda a priorizar las tareas efectivamente.

Considere usar diferentes colores para las tarjetas para indicar varios tipos de tareas, niveles de urgencia o prioridad (por ejemplo, rojo para urgente, amarillo para prioridad media, verde para tareas regulares).

Paso 4: Comenzar a trabajar

Una vez que su tablero Kanban esté configurado, puede comenzar a trabajar en las tareas en la parte superior de cada columna. Después de completar una tarea, mueva la tarjeta a la siguiente columna en el flujo de trabajo. Adherirse a los límites WIP es esencial para evitar la sobrecarga y optimizar la eficiencia.

Aborde cualquier problema u obstáculo que surja durante el proceso de inmediato para asegurar que el flujo de trabajo permanezca lo más suave posible.

Paso 5: Mejorar el sistema Kanban

Recopile continuamente retroalimentación de su equipo y partes interesadas (socios, clientes, personal de apoyo) y use esta información para mejorar el sistema Kanban. Esto incluye refinar el flujo de trabajo, ajustar la estructura del tablero y columnas, o reorganizar y etiquetar tarjetas Kanban.

Periódicamente, puede revisar y evaluar el estado de las tarjetas de tareas, como cuántas se han movido a la columna final, cuántas están vencidas, etc. Estas métricas pueden ayudar a determinar si Kanban ha mejorado efectivamente la eficiencia comparado con el sistema anterior.

Últimas palabras

El método Kanban y el software de apoyo han simplificado significativamente la gestión de tareas y flujos de trabajo. Kanban puede aplicarse flexiblemente en varias situaciones, ya sea en diferentes momentos, ubicaciones o escenarios, siempre que el usuario tenga una mentalidad sistemática y comprenda sus principios.

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