3FS Technology Mentransformasi Operasinya dengan Rework, Menggandakan Jumlah Pelanggan dalam 3 Bulan

Tim kami di Rework berbincang dengan Bapak Ivan, Managing Director, dan Bapak Jordan Ng, Operation Manager 3FS Technology, tentang cara mengatasi inefisiensi operasional. Pelajari bagaimana kami menyederhanakan proses utama mereka, menggantikan Monday.com dan Asana, serta mempersiapkan 3FS untuk pertumbuhan.

3FS TECHNOLOGY SDN BHD

Didirikan: 2018

Jumlah karyawan: 15+

Industri: Penyedia Point of Sale (POS)

Berbasis di Malaysia

Mengakuisisi paket Business Operation Rework pada Mei 2024

Memanfaatkan Rework untuk menyederhanakan implementasi dan proses penjualan

Pengenalan Perusahaan 3FS Technology

Didirikan pada 2018, 3FS Technology adalah penyedia terkemuka solusi Point of Sale (POS) di Malaysia. Rangkaian layanan mereka mencakup sistem POS, CRM, perangkat lunak akuntansi, dan solusi payroll. Perusahaan ini kini memiliki lebih dari 1.200 klien di seluruh Malaysia, sebagian besar merupakan usaha kecil dan menengah (UKM) di industri Food & Beverage (F&B), retail, dan jasa.

Didirikan atas prinsip memberikan layanan yang luar biasa, 3FS Technology bertujuan membantu bisnis tradisional mencapai transformasi digital dengan menyediakan solusi teknologi yang terjangkau dan efektif. Nilai-nilai inti perusahaan, sebagaimana disampaikan oleh Bapak Ivan, Managing Director, mencakup komitmen terhadap "Service first" dan rasa tanggung jawab yang mendalam terhadap kliennya.

Meski hanya memiliki 10 karyawan saat mengadopsi Rework, Bapak Ivan menekankan pentingnya mengakuisisi teknologi lebih awal bagi perusahaan demi penyampaian layanan yang lebih baik dan pertumbuhan berkelanjutan dalam jangka panjang.

Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dengan Menyederhanakan Proses Implementasi

Sebelum mengadopsi Rework, 3FS Technology bergulat dengan inefisiensi dalam proses implementasi mereka, yang sangat bergantung pada metode manual. Ini menyebabkan miskomunikasi yang sering terjadi, pekerjaan ganda, dan keterlambatan dalam layanan pelanggan. "Ketika pelanggan meminta dukungan di luar jam kerja, karyawan kami sering lupa untuk menindaklanjuti karena tidak ada alat untuk melacak tugas-tugas ini," Bapak Ivan menjelaskan tantangan tersebut.

Dalam upaya mengatasi tantangan ini, 3FS Technology awalnya mengadopsi Asana, tetapi keterbatasannya cepat terlihat. "Kami sebelumnya menggunakan Asana, tetapi itu tidak menawarkan tingkat otomasi yang kami butuhkan," jelas Bapak Jordan, Operation Manager perusahaan.

Contoh spesifik dari inefisiensi ini melibatkan penggunaan Google Forms untuk mengumpulkan informasi klien sebelum proses instalasi dan pelatihan on-site. "Sebelumnya, tim sales kami mengirimkan Google Forms kepada klien untuk diisi informasinya. Kemudian admin kami harus mengunduh dan memasukkan data secara manual ke dalam tugas Asana, lalu menugaskannya ke tim teknis. Proses ini rentan terhadap kesalahan dan keterlambatan," ungkap Bapak Jordan.

Rework memberikan solusi yang mereka cari. Informasi yang diberikan pelanggan dapat langsung didorong ke sistem Rework, yang dianggap "sangat mengesankan" oleh tim.

Formulir web yang dihasilkan oleh Rework. Informasi yang dikirimkan melalui formulir ini akan langsung didorong ke sistem Rework.

Frustrasi lain yang mereka alami dengan Asana adalah kurangnya progresi tugas otomatis. "Di Asana, tugas dan informasi tidak berpindah secara otomatis ke karyawan berikutnya saat selesai. Kami juga tidak bisa meninjau checklist yang diperlukan di setiap tahap."

"Sekarang, setelah menggunakan Rework, kami bisa secara otomatis mengatur deadline dan persyaratan untuk setiap tahap proses guna memastikan standar layanan," tambah Bapak Jordan.

Daftar to-do dan informasi yang harus diselesaikan oleh karyawan yang bertanggung jawab pada tahap tertentu sebelum menyerahkan pekerjaan ke orang berikutnya

Pergeseran ini menyebabkan pengurangan drastis dalam waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem baru bagi klien, dari 14 hari menjadi hanya 5 hari, yang sangat meningkatkan kepuasan pelanggan.

"Dulu, kami sebenarnya menerima banyak keluhan dari pelanggan kami tentang dukungan kami yang lambat. Sekarang, hal itu jarang terjadi," tambah Bapak Ivan.

Mempersiapkan Pertumbuhan dengan Menyelesaikan Masalah Manajemen Lead

Selain meningkatkan proses implementasi, Rework juga mengatasi tantangan yang dihadapi 3FS Technology dalam mengelola peluang penjualan.

Sebelumnya, tim sales mengandalkan campuran metode manual dan Monday CRM untuk melacak lead. Rework menggantikan baik Monday.com maupun Asana, menyediakan platform terpadu yang menyederhanakan operasi.

"Terkadang, tim sales kami dulu lupa untuk menindaklanjuti pelanggan karena ada jeda waktu ketika mereka menerima informasi, tetapi sekarang Rework bisa memastikan kami tidak akan pernah melewatkan peluang," jelas Bapak Jordan.

Contoh proses penjualan yang divisualisasikan pada aplikasi Rework Flows

Integrasi ini memungkinkan 3FS Technology menangani volume klien yang lebih besar tanpa mengorbankan kualitas layanan.

"Saat kami pertama kali mengimplementasikan Rework, kami hanya memiliki 600 pelanggan dan itu sudah terasa berat. Namun dalam 3 bulan, kami sekarang bisa mendukung 1.200 pelanggan," kata Bapak Jordan.

Kemampuan mengelola tugas dan lead dalam satu platform telah memberdayakan 3FS Technology untuk mengoptimalkan strategi penjualan dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan. "Dengan Rework, mudah untuk memantau kemajuan tim kami dan memastikan tidak ada backlog. Laporannya jauh lebih mudah dibaca dibandingkan Asana. Kami bisa melacak kualitas lead dan kinerja staf kami, memungkinkan kami membuat keputusan yang lebih tepat," tambah Bapak Ivan.

Laporan bawaan Rework memudahkan para pemimpin perusahaan untuk memantau operasi harian

Menengok Kembali Upaya Bersama

Bagi 3FS Technology, kekhawatiran utama selalu adalah bagaimana melakukan onboarding secara efektif. "Ada banyak pilihan perangkat lunak di pasar, tetapi kurangnya panduan onboarding selalu menjadi kesulitan utama kami. Rework melakukan pekerjaan yang luar biasa dalam membimbing kami melalui setup dan implementasi," jelas Bapak Jordan.

"Bagian tersulit adalah mencari tahu cara menyusun workflow kami, tetapi dengan dukungan Rework, semuanya menjadi mudah."

Meski begitu, peran Bapak Jordan sebagai Operation Manager sangat penting bagi keberhasilan implementasi. Pemahaman mendalamnya tentang proses dan kemahirannya dalam teknologi memungkinkan dia menyiapkan semua workflow di Rework dengan mudah.

"Bapak Jordan hanya membutuhkan waktu tujuh hingga sepuluh hari untuk mengonboarding timnya, yang sangat cepat dibandingkan dengan dua hingga tiga minggu yang biasanya dibutuhkan perusahaan lain," kata Bapak Kevin, Customer Success Manager Rework untuk 3FS.

Keseluruhan pengalaman ini sangat transformatif bagi 3FS Technology. Dengan menggantikan baik Monday.com maupun Asana, Rework memberikan solusi komprehensif yang tidak hanya memecahkan tantangan-tantangan penting tetapi juga sangat meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Seperti yang dirangkum Bapak Jordan, "Jika kami harus menangani tugas harian dan menyelesaikan berbagai urusan, kami tidak akan punya waktu untuk mengembangkan bisnis. Rework memungkinkan kami fokus pada masa depan kami, memungkinkan kami menghemat waktu dalam manajemen dan berpikir secara strategis tentang arah perusahaan kami."