3FS Technology transformiert seine Abläufe mit Rework und verdoppelt die Kundenzahl in 3 Monaten

Unser Team bei Rework sprach mit Mr. Ivan, Managing Director, und Mr. Jordan Ng, Operation Manager von 3FS Technology, über die Überwindung operativer Ineffizienzen. Erfahren Sie, wie wir ihre Kernprozesse gestrafft, Monday.com und Asana ersetzt und 3FS auf Wachstum vorbereitet haben.

3FS TECHNOLOGY SDN BHD

Gegründet: 2018

Anzahl Mitarbeitende: 15+

Branche: Technologie (POS-Anbieter)

Sitz in Malaysia

Erwarb Reworks Business-Operation-Paket im Mai 2024

Nutzte Rework, um Implementierung und Sales-Prozess zu straffen

Einführung des Unternehmens 3FS Technology

3FS Technology wurde 2018 gegründet und ist ein führender Anbieter von POS-Lösungen (Point of Sale) in Malaysia. Das Leistungsspektrum umfasst POS-Systeme, CRM, Buchhaltungssoftware und Lohnabrechnungslösungen. Das Unternehmen betreut heute über 1.200 Kunden in ganz Malaysia, überwiegend kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in den Branchen Food & Beverage (F&B), Einzelhandel und Dienstleistungen.

3FS Technology wurde mit dem Grundsatz gegründet, außergewöhnlichen Service zu liefern, und möchte traditionellen Unternehmen helfen, die digitale Transformation durch erschwingliche und effektive Technologielösungen zu erreichen. Zu den Grundwerten des Unternehmens, wie von Mr. Ivan, Managing Director, hervorgehoben, gehört das Bekenntnis zu „Service first" und ein tiefes Verantwortungsgefühl gegenüber den Kunden.

Obwohl das Unternehmen bei der Einführung von Rework erst 10 Mitarbeitende hatte, betonte Mr. Ivan, wie wichtig es sei, frühzeitig in Technologie zu investieren, um Serviceleistung und nachhaltiges Wachstum langfristig zu verbessern.

Kundenzufriedenheit steigern durch gestraffte Implementierungsprozesse

Vor der Einführung von Rework kämpfte 3FS Technology mit Ineffizienzen in den Implementierungsprozessen und war stark auf manuelle Methoden angewiesen. Das führte zu häufigen Missverständnissen, doppelter Arbeit und Verzögerungen im Kundenservice. „Wenn Kunden außerhalb der Bürozeiten um Support baten, vergaßen unsere Mitarbeitenden oft, nachzufassen, da es keine Tools zur Nachverfolgung dieser Aufgaben gab", erklärte Mr. Ivan die Herausforderung.

In dem Versuch, diese Herausforderungen anzugehen, führte 3FS Technology zunächst Asana ein, doch dessen Grenzen wurden schnell offensichtlich. „Wir haben früher Asana genutzt, aber es bot nicht das Maß an Automatisierung, das wir brauchten", erklärte Mr. Jordan, der Operation Manager des Unternehmens.

Ein konkretes Beispiel für diese Ineffizienz betraf die Nutzung von Google Forms zur Erfassung von Kundeninformationen vor der Vor-Ort-Installation und Schulung. „Früher hat unser Sales-Team Google Forms an Kunden geschickt, damit sie ihre Informationen eintragen. Dann musste unser Admin die Daten herunterladen und manuell in Asana-Tasks eingeben und diese dem technischen Team zuweisen. Dieser Prozess war fehler- und verzögerungsanfällig", teilte Mr. Jordan mit.

Rework lieferte die Lösung, nach der sie gesucht hatten. Die von Kunden bereitgestellten Informationen können direkt an das Rework-System übermittelt werden, was das Team als „sehr beeindruckend" bezeichnete.

Das von Rework generierte Webformular. Über dieses Formular übermittelte Informationen werden direkt an das Rework-System weitergeleitet.

Ein weiterer besonderer Frustpunkt bei Asana war das Fehlen einer automatischen Aufgabenweiterleitung. „In Asana wechselten Aufgaben und Informationen nach Abschluss nicht automatisch zum nächsten Mitarbeitenden. Wir konnten auch die erforderliche Checkliste in jeder Phase nicht überprüfen."

„Jetzt, nach der Nutzung von Rework, können wir automatisch Fristen und Anforderungen für jede Prozessphase festlegen, um den Servicestandard zu sichern", fügte Mr. Jordan hinzu.

Erforderliche To-dos und Informationen, die Mitarbeitende in einer bestimmten Phase abschließen müssen, bevor die Aufgabe an die nächste Person übergeben wird

Diese Veränderung führte zu einer drastischen Verkürzung der Zeit, die für die Implementierung neuer Systeme bei Kunden benötigt wird, von 14 Tagen auf nur noch 5, was die Kundenzufriedenheit deutlich verbesserte.

„Früher erhielten wir tatsächlich mehrfach Beschwerden von unseren Kunden über unseren langsamen Support. Jetzt kommt das kaum noch vor", fügte Mr. Ivan hinzu.

Vorbereitung auf Wachstum durch Lösung der Lead-Management-Probleme

Über die Verbesserung des Implementierungsprozesses hinaus adressierte Rework auch die Herausforderungen, mit denen 3FS Technology bei der Verwaltung von Sales-Opportunities konfrontiert war.

Zuvor verließ sich das Sales-Team auf eine Mischung aus manuellen Methoden und Monday CRM zur Nachverfolgung von Leads. Rework ersetzte sowohl Monday.com als auch Asana und bot eine einheitliche Plattform, die den Betrieb straffte.

„Manchmal vergaß unser Sales-Team, Kunden nachzufassen, weil es eine Verzögerung gab, bis sie die Information erhielten, aber jetzt kann Rework sicherstellen, dass wir keine Opportunity mehr verpassen", erklärte Mr. Jordan.

Ein Beispiel für den Sales-Prozess, visualisiert in der Rework-Flows-Anwendung

Diese Integration hat es 3FS Technology ermöglicht, ein größeres Kundenvolumen zu bewältigen, ohne Abstriche bei der Servicequalität zu machen.

„Als wir Rework einführten, hatten wir nur 600 Kunden, und das war bereits überwältigend. Aber innerhalb von 3 Monaten können wir jetzt 1.200 Kunden betreuen", sagte Mr. Jordan.

Die Fähigkeit, sowohl Tasks als auch Leads innerhalb einer einzigen Plattform zu verwalten, hat es 3FS Technology ermöglicht, die Sales-Strategien zu optimieren und die Gesamtleistung zu verbessern. „Mit Rework ist es leicht, den Fortschritt unseres Teams zu überwachen und sicherzustellen, dass es keinen Rückstau gibt. Die Reports sind viel angenehmer zu lesen als in Asana. Wir können die Qualität unserer Leads und die Leistung unserer Mitarbeitenden verfolgen, was uns fundierte Entscheidungen ermöglicht", fügte Mr. Ivan hinzu.

Reworks integrierte Reports machen es Unternehmensleitern leicht, den Überblick über den täglichen Betrieb zu behalten

Ein Rückblick auf die gemeinsame Zusammenarbeit

Für 3FS Technology war die Frage nach effektivem Onboarding schon immer ein zentrales Anliegen. „Es gibt viele Softwareoptionen am Markt, aber die fehlende Anleitung beim Onboarding war für uns immer die größte Schwierigkeit. Rework hat uns hervorragend durch Setup und Implementierung geführt", erklärte Mr. Jordan.

„Der schwierigste Teil war, herauszufinden, wie wir unsere Workflows strukturieren sollten, aber mit Reworks Unterstützung war es unkompliziert."

Zugleich war die Rolle von Mr. Jordan als Operation Manager entscheidend für die erfolgreiche Implementierung. Sein tiefes Verständnis der Prozesse und seine Technikaffinität ermöglichten es ihm, alle Workflows in Rework mühelos einzurichten.

„Mr. Jordan brauchte nur sieben bis zehn Tage, um seine Teams zu onboarden, was im Vergleich zu den typischen zwei bis drei Wochen, die andere Unternehmen benötigen könnten, unglaublich schnell war", sagte Mr. Kevin, Reworks Customer Success Manager für 3FS.

Diese gesamte Erfahrung war transformativ für 3FS Technology. Durch den Ersatz von sowohl Monday.com als auch Asana bot Rework eine umfassende Lösung, die nicht nur die kritischen Herausforderungen löste, sondern auch die Gesamteffizienz erheblich steigerte. Wie Mr. Jordan zusammenfasste: „Wenn wir uns um Tagesgeschäft und Kleinkram kümmern müssten, hätten wir keine Zeit, das Geschäft wachsen zu lassen. Rework hat es uns ermöglicht, uns auf unsere Zukunft zu konzentrieren, sodass wir Zeit beim Management sparen und strategisch über die Richtung unseres Unternehmens nachdenken können."