3FS Technology transforma operações com o Rework e dobra o número de clientes em 3 meses

Nossa equipe no Rework conversou com o Sr. Ivan, Managing Director, e o Sr. Jordan Ng, Operation Manager da 3FS Technology, sobre como superar ineficiências operacionais. Veja como simplificamos seus principais processos, substituímos o Monday.com e o Asana, e preparamos a 3FS para o crescimento.

3FS TECHNOLOGY SDN BHD

Fundada em: 2018

Número de funcionários: 15+

Setor: Fornecedora de tecnologia (POS)

Sediada na Malásia

Adquiriu o pacote Business Operation do Rework em maio de 2024

Utilizou o Rework para simplificar o processo de implementação e vendas

Apresentação da 3FS Technology

Fundada em 2018, a 3FS Technology é uma fornecedora líder de soluções de Point of Sale (POS) na Malásia. Sua linha de serviços inclui sistemas POS, CRM, software de contabilidade e soluções de folha de pagamento. A empresa já conta com mais de 1.200 clientes em toda a Malásia, principalmente pequenas e médias empresas (PMEs) dos setores de alimentação e bebidas (F&B), varejo e serviços.

Fundada sobre o princípio de oferecer um serviço excepcional, a 3FS Technology tem como objetivo ajudar negócios tradicionais a alcançar a transformação digital, oferecendo soluções tecnológicas acessíveis e eficazes. Os valores centrais da empresa, segundo o Sr. Ivan, Managing Director, incluem o compromisso com o "atendimento em primeiro lugar" e um forte senso de responsabilidade com os clientes.

Embora tivessem apenas 10 funcionários ao adotar o Rework, o Sr. Ivan destacou a importância de adotar tecnologia cedo para melhorar a entrega de serviços e garantir um crescimento sustentável no longo prazo.

Aumentando a satisfação do cliente ao simplificar o processo de implementação

Antes de adotar o Rework, a 3FS Technology enfrentava ineficiências em seus processos de implementação, dependendo fortemente de métodos manuais. Isso gerava falhas de comunicação frequentes, trabalho duplicado e atrasos no atendimento ao cliente. "Quando os clientes pediam suporte fora do horário comercial, nossos funcionários costumavam esquecer de fazer o acompanhamento, já que não tínhamos ferramentas para rastrear essas tarefas", explicou o Sr. Ivan sobre o desafio.

Na tentativa de resolver esses desafios, a 3FS Technology inicialmente adotou o Asana, mas suas limitações logo ficaram evidentes. "Usávamos o Asana antes, mas ele não oferecia o nível de automação de que precisávamos", explicou o Sr. Jordan, Operation Manager da empresa.

Um exemplo específico dessa ineficiência envolvia o uso do Google Forms para coletar informações dos clientes antes do processo de instalação e treinamento no local. "Antes, nossa equipe de vendas enviava formulários do Google para os clientes preencherem as informações. Depois, nosso administrativo tinha que baixar e inserir manualmente os dados nas tarefas do Asana, e então atribuí-las à equipe técnica. Esse processo era propenso a erros e atrasos." compartilhou o Sr. Jordan.

O Rework trouxe a solução que eles procuravam. As informações fornecidas pelos clientes podem ser enviadas diretamente para o sistema do Rework, o que a equipe considerou "muito impressionante".

O formulário web gerado pelo Rework. As informações enviadas por esse formulário são encaminhadas diretamente para o sistema do Rework.

Outra frustração específica que tinham com o Asana era a falta de progressão automática das tarefas. "No Asana, as tarefas e informações não avançavam automaticamente para o próximo funcionário quando eram concluídas. Também não conseguíamos revisar o checklist necessário em cada etapa".

"Agora, depois de usar o Rework, conseguimos definir automaticamente prazos e requisitos para cada etapa do processo, garantindo o padrão de serviço", acrescentou o Sr. Jordan.

Tarefas e informações obrigatórias que os funcionários responsáveis por uma determinada etapa devem concluir antes de repassar o trabalho para a próxima pessoa

Essa mudança gerou uma redução drástica no tempo necessário para implementar novos sistemas para os clientes, de 14 dias para apenas 5, o que melhorou muito a satisfação do cliente.

"Antes, recebíamos várias reclamações de clientes sobre a lentidão do nosso suporte. Agora, isso raramente acontece", acrescentou o Sr. Ivan.

Preparando-se para o crescimento ao resolver problemas de gestão de leads

Além de melhorar o processo de implementação, o Rework também resolveu os desafios que a 3FS Technology enfrentava na gestão de oportunidades de vendas.

Anteriormente, a equipe de vendas dependia de uma combinação de métodos manuais e do Monday CRM para rastrear leads. O Rework substituiu tanto o Monday.com quanto o Asana, oferecendo uma plataforma unificada que simplificou a operação.

"Às vezes, nossa equipe de vendas esquecia de fazer o acompanhamento com os clientes, já que havia um atraso no recebimento das informações, mas agora o Rework garante que nunca percamos nenhuma oportunidade", explicou o Sr. Jordan.

Um exemplo do processo de vendas visualizado no aplicativo Rework Flows

Essa integração permitiu que a 3FS Technology atendesse um volume maior de clientes sem comprometer a qualidade do serviço.

"Na época em que implementamos o Rework, tínhamos apenas 600 clientes e isso já era bastante desafiador. Mas em 3 meses, agora conseguimos atender 1.200 clientes", disse o Sr. Jordan.

A capacidade de gerenciar tanto tarefas quanto leads em uma única plataforma permitiu que a 3FS Technology otimizasse suas estratégias de vendas e melhorasse o desempenho geral. "Com o Rework, é fácil acompanhar o progresso da nossa equipe e garantir que não haja atrasos acumulados. Os relatórios são muito mais convenientes de ler do que os do Asana. Conseguimos acompanhar a qualidade dos nossos leads e o desempenho da equipe, o que nos permite tomar decisões mais informadas." acrescentou o Sr. Ivan.

Os relatórios integrados do Rework facilitam para os líderes da empresa acompanharem a operação diária

Olhando para trás, o esforço conjunto

Para a 3FS Technology, a principal preocupação sempre foi como fazer um onboarding eficaz. "Existem muitas opções de software no mercado, mas a falta de orientação sobre onboarding sempre foi nossa principal dificuldade. O Rework fez um excelente trabalho nos guiando durante a configuração e implementação.", explicou o Sr. Jordan.

"A parte mais difícil foi descobrir como estruturar nossos workflows, mas com o suporte do Rework, foi tranquilo."

Dito isso, o papel do Sr. Jordan como Operation Manager foi fundamental para o sucesso da implementação. Seu profundo entendimento dos processos e sua familiaridade com tecnologia permitiram que ele configurasse todos os workflows no Rework com facilidade.

"O Sr. Jordan levou apenas de sete a dez dias para fazer o onboarding das equipes, o que foi incrivelmente rápido em comparação com as típicas duas a três semanas que outras empresas costumam precisar", disse o Sr. Kevin, Customer Success Manager do Rework para a 3FS.

Toda essa experiência foi transformadora para a 3FS Technology. Ao substituir tanto o Monday.com quanto o Asana, o Rework ofereceu uma solução completa que não só resolveu os desafios críticos, como também aumentou muito a eficiência geral. Como o Sr. Jordan resumiu: "Se tivéssemos que lidar com tarefas diárias e resolver pendências, não teríamos tempo para fazer o negócio crescer. O Rework nos permitiu focar no nosso futuro, economizando tempo em gestão e pensando estrategicamente sobre a direção da nossa empresa."