Die beste Software für Ausgabenmanagement 2026: 15 Tools für Finanzteams im Vergleich

Aktualisiert im August 2026: Jeder Preis unten wurde am Tag der Erstellung von der eigenen Preisseite des Herstellers übernommen oder ist eindeutig als „nur auf Anfrage“ gekennzeichnet, wenn der Hersteller nichts veröffentlicht.

Ausgabenmanagement ist die umfassendere Kontrollebene, die über dem Spesenmanagement liegt. Das Spesenmanagement behandelt Geld, das Mitarbeitende bereits ausgegeben haben: Belege, Abrechnungen und Erstattung. Das Ausgabenmanagement versucht, das Geld zu kontrollieren, bevor es das Unternehmen verlässt, und tut das meist, indem es ausgegebene Karten, Mitarbeitererstattungen, Kreditorenbuchhaltung, Freigaben in der Beschaffung und Budgetverantwortung in einem System bündelt statt in drei oder vier unverbundenen. Wenn Ihr Problem speziell den Erstattungsteil betrifft, also Belege, Abrechnungen und wer zurückgezahlt bekommt, lesen Sie stattdessen beste Software für Spesenmanagement. Dieser Leitfaden behandelt die breitere Ebene darüber.

Die beste Wahl hängt davon ab, welcher Teil dieses Stacks bei Ihnen tatsächlich kaputt ist. Ramp und Brex führen bei Unternehmen, die Karten, Erstattungen und AP in einem Login ohne Abonnementposition wollen. Payhawk und Airbase (Paylocity for Finance) führen, wenn das eigentliche Problem mehrere Gesellschaften und getrennt gekaufte Module sind und nicht die Mitarbeiterzahl. Coupa und SAP Concur beherrschen weiterhin das Ende des Marktes mit Beschaffung im Großunternehmen und globalen Reisen. Und Procurify, Moss, Soldo, Spendesk und Pleo lösen jeweils eine engere Version derselben Aufgabe bei sehr unterschiedlichem Preisniveau und sehr unterschiedlicher Unternehmensgröße.

Dieser Leitfaden vergleicht 15 Plattformen danach, was sie kosten, für wen sie passen und wo jede aufhört, die richtige Antwort zu sein. Jeder vom Hersteller veröffentlichte Preis wird mit seiner Abrechnungsbasis genannt (monatlich oder jährlich, pro Benutzer oder pro Unternehmen), weil gerade diese Unterscheidung und nicht irgendeine Funktionsliste der Ort ist, an dem Budgetüberraschungen tatsächlich entstehen.

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Wichtige Fakten

Wichtige Fakten: Was Ausgabenmanagement tatsächlich kontrolliert

• Der durchschnittliche Anteil der gesteuerten Ausgaben stieg 2025 auf 71%, den höchsten Wert in der 20-jährigen Benchmark-Geschichte von Ardent Partners, nach 66% im Jahr davor (Ardent Partners, via Zycus).
• 74% der B2B-Käufer erwarten, dass bis 2028 mindestens ein Viertel ihrer Transaktionen über virtuelle Karten läuft (Mastercard).
• Unternehmen ohne Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung geben $12,88 und 17,4 Tage für die Bearbeitung einer einzelnen Rechnung aus, laut der Forschung State of ePayables von Ardent Partners (Bottomline).
• Maverick Spend, also Einkäufe außerhalb genehmigter Verträge, kostet Organisationen bis zu 16% der ausgehandelten Einsparungen, und Spitzenreiter erreichen 91% Vertragstreue gegenüber 74% bei typischen Vergleichsunternehmen (The Hackett Group, via Art of Procurement).
• Erstattungsbetrug bei Spesen tritt in 13% der Fälle von Wirtschaftsstraftaten im Unternehmen auf, mit einem medianen Schaden von $50.000 pro Fall (ACFE, 2024 Report to the Nations).

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Schnelle Vergleichstabelle

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Welcher Käufertyp im Ausgabenmanagement sind Sie?

Ausgabenmanagement wird als eine Kategorie verkauft, besteht aber eigentlich aus fünf verschiedenen Problemen mit demselben Etikett. Benennen Sie das, das Sie tatsächlich Geld kostet, bevor Sie eine Demo buchen.

1. „Karten werden ausgegeben, und die Finanzabteilung erfährt es erst im Nachhinein.“ Die Lösung ist nicht besseres Reporting, sondern eine Kontrolle im Moment des Kaufs: Limits, Sperren für Lieferanten und Belegregeln, die an die Karte selbst gebunden sind. Ramp, Brex, BILL Spend & Expense, Pleo, Moss und Soldo sind alle um dieses Modell herum gebaut, und es ist die am schnellsten wachsende Ecke der Kategorie: Mastercard stellt fest, dass 74% der B2B-Käufer inzwischen erwarten, dass bis 2028 mindestens ein Viertel ihrer Transaktionen über virtuelle Karten läuft.

2. „Wir haben Gesellschaften, Länder und Währungen, und eine Rechnung, die ich nicht vorhersagen kann.“ Preise pro Benutzer brechen zusammen, sobald sich Mitarbeiterzahl und Zahl der Gesellschaften nicht mehr gemeinsam bewegen. Payhawk bepreist genau aus diesem Grund nach Modul und pro Unternehmen, und Brex und SAP Concur bieten beide eine Abwicklung mehrerer Gesellschaften, die Tools pro Arbeitsplatz nicht haben.

3. „Bestellanfragen werden genehmigt, nachdem das Geld schon weg ist.“ Das ist ein Beschaffungsproblem, kein Kartenproblem, und es ist das, was Ardent Partners und The Hackett Group seit Jahren messen: Maverick Spend, also Einkäufe außerhalb genehmigter Verträge, kostet Organisationen bis zu 16% der ausgehandelten Einsparungen, während Spitzenreiter 91% Vertragstreue gegenüber 74% bei typischen Vergleichsunternehmen halten. Procurify, Coupa, Airbase (Paylocity for Finance) und Spendesk setzen alle auf geführte Anfragen und Freigabeweiterleitung statt auf eine Karte.

4. „Reisebuchungen und Ausgaben leben in zwei Systemen, die nicht miteinander sprechen.“ Navan und Perk (früher TravelPerk) lösen das beide, indem sie Buchung und Ausgabendatensatz gemeinsam besitzen, in unterschiedlichen Größenordnungen und zu unterschiedlichen Preisen.

5. „Wir haben uns bereits auf eine größere Plattform festgelegt und wollen Ausgaben daran anhängen.“ Rippling Spend verknüpft Karten mit dem HR-Datensatz; Airbase sitzt nun aus demselben Grund in Paylocity for Finance. Wenn Ihre Plattformentscheidung schon gefallen ist, schlägt der Kauf des passenden Moduls für Ausgaben meist ein fünftes Login.

Die meisten Unternehmen haben zwei dieser Probleme gleichzeitig, und genau deshalb konsolidiert sich der Markt weiter in Richtung Plattformen, die Karten, Erstattung und AP gemeinsam abdecken. Seien Sie ehrlich, welches davon in diesem Quartal tatsächlich das Budget auffrisst, bevor Sie irgendetwas in die engere Wahl nehmen.

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Preismodelle: Der Teil, den Käufer falsch verstehen

Fünf Preismodelle decken diese gesamte Liste ab, und welches ein Anbieter nutzt, sagt mehr aus als die Schlagzeilenzahl.

Zwei Fallen tauchen in dieser Kategorie ständig auf. Erstens sind „kostenlos“ und „keine Kosten, um sich zu qualifizieren“ nicht dieselbe Aussage: Brex Essentials kostet wirklich $0 pro Benutzer, aber Brex verlangt eine US-EIN, eine US-Gründung und entweder einen Mindestkontostand von $50.000 für durch Wagniskapital finanzierte Startups oder mehr als $400.000 Monatsumsatz für Konten im Mittelstand, sodass der kostenlose Tarif nicht für jeden offen ist, der sich anmeldet. Zweitens ist eine Plattform, die bei 3 Benutzern kostenlos ist (Moss, Soldo), bei 50 nicht kostenlos; prüfen Sie, was die nächste Stufe tatsächlich kostet, bevor Sie eine Personalplanung um ein Etikett „kostenlos“ herum aufbauen.

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Stage-Fit-Matrix

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Größen- und Persona-Tabelle

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1. Ramp - Der Standard-Ausgangspunkt für US-Finanzteams

Das Argument von Ramp lautet, dass Ausgabenmanagement überhaupt keine Abonnementposition sein sollte. Karten, Erstattungen, Rechnungszahlung, Lieferantenmanagement und Buchhaltungssynchronisierung stecken in einem kostenlosen Tarif, dem die meisten Unternehmen unter 100 Personen nie entwachsen, finanziert durch Karten-Interchange statt durch eine Gebühr pro Arbeitsplatz. Was Finanzteams tatsächlich begeistert, ist der Abschluss: Transaktionen kommen kontiert an, Belege werden automatisch zugeordnet, und die Synchronisierung in QuickBooks Online, Xero, NetSuite oder Sage Intacct läuft kontinuierlich statt als Export zum Monatsende.

Die ehrlichen Grenzen sind Geografie und Preistransparenz. Ramp ist US-zentriert gebaut, sodass ein Unternehmen mit einer britischen oder deutschen Gesellschaft auf Lücken stößt, die Pleo oder Payhawk nativ füllen. Und die Plattformgebühr des Tarifs Plus skaliert mit der Teamgröße, ist aber nicht als Zahl veröffentlicht, sodass sich eine Einführung mit 200 Personen allein anhand der Website nicht budgetieren lässt.

Preise: Free kostet $0 pro Benutzer und Monat und enthält Firmenkarten, Reisen und Spesen, AP mit OCR, Treasury sowie die Synchronisierung mit QuickBooks Online und Xero. Plus kostet $15 pro Benutzer und Monat plus eine Plattformgebühr, die mit der Teamgröße skaliert, mit 20% Rabatt bei jährlicher Abrechnung; es ergänzt KI-gestützte Spesenprüfung, automatisch kontierte Positionen, die Synchronisierung mit NetSuite und Sage Intacct, globale Abdeckung, individuelle Rollen und Audit-Protokollierung. Enterprise ist individuell, jährlich abgerechnet, und ergänzt Verbindungen zu Workday und Oracle Fusion Cloud, einen dedizierten Account Manager und Implementierungsleistungen. Alle Angaben von der eigenen Preisseite von Ramp.

Am besten geeignet für: US-Unternehmen mit 10 bis 500 Personen, die Karten, Erstattungen und Rechnungszahlung in einer Plattform ohne Abonnementposition wollen. Siehe beste Ramp Alternativen, wenn Sie bereits Ramp nutzen und an dessen Grenzen stoßen, oder Ramp vs Brex für den direkten Vergleich, den die meisten Käufer tatsächlich anstellen.

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2. Brex - Globale Ausgaben und ein Geschäftskonto in einer Plattform

Brex deckt den Fall ab, den Ramp am schlechtesten behandelt: ein Unternehmen mit Personen, Gesellschaften oder freien Mitarbeitenden außerhalb der Vereinigten Staaten. Karten funktionieren in über 50 Ländern mit Unterstützung der Landeswährung, und das Geschäftskonto, die Engine für Spesenrichtlinien und die Reisebuchung leben im selben Produkt. Für ein durch Wagniskapital finanziertes Unternehmen, das in drei Ländern eingestellt hat, bevor es einen Controller eingestellt hat, nimmt diese Breite ein echtes operatives Problem ab.

Das Kriterium, das mehr zählt als das Preisschild, ist die Berechtigung. Brex verlangt von jedem Antragsteller eine US-EIN, eine US-Gründung, US-Geschäftstätigkeit und eine US-Anschrift. Startups mit Wagniskapital oder Business-Angel-Finanzierung brauchen einen Mindestkontostand von $50.000 (niedriger über einige Partnerempfehlungen); Konten im Mittelstand und im Großunternehmen brauchen mehr als $400.000 Monatsumsatz ($4,8M pro Jahr), und gewerbliche Konten brauchen mehr als $500.000 Jahresumsatz. Essentials kostet wirklich $0 pro Benutzer, aber „Brex ist kostenlos“ ist nur die halbe Wahrheit, bis Sie geprüft haben, ob Sie diese Schwelle erreichen.

Das andere, was Sie vor der Unterschrift wissen sollten, ist, wem das Unternehmen gehört. Brex ist kein unabhängiges, durch Wagniskapital finanziertes Fintech mehr: Capital One schloss die Übernahme von Brex am 7. April 2026 ab, ein im Januar 2026 angekündigter Deal mit einem Wert von $5,15 Milliarden, etwa 60% unter dem Höchstwert der Bewertung von Brex von $12,3 Milliarden aus dem Jahr 2021. Die Aktionäre von Brex erhielten schätzungsweise 2,6 bis 2,75 Milliarden $ in bar plus 10,6 Millionen Aktien von Capital One, und Capital One tilgte die ausstehenden Schulden von Brex in Höhe von $1,1 Milliarden unmittelbar nach dem Abschluss (Capital One). Die unten genannten Preise (Essentials $0, Premium $12 pro Benutzer und Monat) sind zum Zeitpunkt dieses Artikels unverändert, und die eigene Ankündigung von Brex bestätigt, dass der aktuelle CEO Pedro Franceschi im Amt bleibt, aber welches Unternehmen die Plattform hält, ist nun Teil der Evaluierung und nicht nur, was sie kostet.

Preise: Essentials kostet $0 pro Benutzer und Monat, mit globaler Kartenakzeptanz, KI-gestützten benutzerdefinierten Regeln, bis zu zwei Gesellschaften, Rechnungszahlung, Erstattungen, Reisebuchung und API-Zugriff. Premium kostet $12 pro Benutzer und Monat und ergänzt mehrere Spesenrichtlinien, dynamische Prüfketten, KI-gestützte Erkennung bei Compliance-Prüfungen, Abdeckung mehrerer Gesellschaften in den USA und international, anpassbare Verbindungen zu ERP und HRIS, Dokumentation der Umsatzsteuer, Gruppenreisen und Live-Budgets. Enterprise (unbegrenzt viele Gesellschaften, lokale Kartenausgabe, ein benannter Account Manager) und Smart Card (Karten in Landeswährung in über 50 Ländern, Händlerkontrollen) sind beide individuell. Alle Angaben von der eigenen Preisseite und der Seite zur Berechtigung von Brex.

Am besten geeignet für: Startups und Scale-ups mit 10 bis 1.000 Personen, die in mehr als einem Land tätig sind und die Finanzierungs- oder Umsatzschwelle von Brex erreichen. Siehe beste Brex Alternativen für das weitere Feld.

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3. BILL Spend & Expense - Kostenlose Karten neben einem ausgereiften AP-Produkt

BILL Spend & Expense ist das frühere Divvy, und das Angebot ist einfach: ein Firmenkartenprogramm mit Budgets, virtuellen Karten und Spesenerfassung für $0 pro Benutzer und Monat, gestützt von einer Kreditlinie, die je nach Underwriting von $1.000 bis $5M reicht. Für ein Unternehmen, das proaktive Budgetkontrolle ohne zusätzliches Softwareabonnement will, ist das für sich genommen ein starkes Angebot.

Die Nuance ist, dass BILL zwei Dinge verkauft. Spend & Expense ist kostenlos. Das separate AP- und AR-Produkt von BILL, die etabliertere Hälfte des Unternehmens, beginnt bei $49 pro Benutzer und Monat für Essentials, $65 für Team und $89 für Corporate, Enterprise ist individuell. Beide zu kaufen bringt Sie nahe an eine vollständige Abdeckung von Procure-to-Pay von einem KMU-freundlichen Anbieter, doch die AP-Seite ist nicht Teil des kostenlosen Angebots und sollte für sich budgetiert werden.

Preise: BILL Spend & Expense kostet $0 pro Benutzer und Monat, einschließlich Karten, Budgets, Spesenerfassung und Kreditlinien von $1.000 bis $5M. Das AP- und AR-Produkt von BILL wird getrennt bepreist: Essentials $49 pro Benutzer und Monat, Team $65, Corporate $89, Enterprise individuell. Alle Angaben von der eigenen Preisseite von BILL.

Am besten geeignet für: US-Unternehmen mit 10 bis 500 Personen, die ein kostenloses Kartenprogramm wollen und bereit sind, für ernsthaftes AP getrennt zu zahlen. Siehe beste BILL.com Alternativen, wenn die Struktur aus zwei Produkten ein Ausschlusskriterium ist, oder beste Software für AP-Automatisierung, wenn AP Ihr eigentlicher Engpass ist.

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4. Payhawk - Preise pro Unternehmen für Finanzen mit mehreren Gesellschaften

Payhawk bepreist so, wie eine Führungskraft im Konzernfinanzwesen tatsächlich über Ausgaben denkt: nach Modul und pro Unternehmen, nicht pro Arbeitsplatz. Travel, Cards und Expenses, Accounts Payable und Procurement werden getrennt gekauft, jeweils mit eigenem monatlichen Einstiegspreis pro Unternehmen, sodass 200 weitere Mitarbeitende in einem bestehenden Modul die Softwarerechnung nicht verändern. Für eine Gruppe mit Gesellschaften in mehreren europäischen Ländern plus den USA ist das ein wirklich anderes ökonomisches Modell als bei jedem Tool pro Benutzer in dieser Liste, und es ist das klarste Beispiel in diesem Überblick für Ausgabenmanagement als eine Kontrollebene über Karten, AP und Beschaffung zusammen.

Der Kompromiss ist eine hohe Untergrenze. Ein Unternehmen mit 20 Personen, das $449 pro Monat für Cards und Expenses sieht, zahlt mehr als auf fast jeder Plattform pro Benutzer. Payhawk verdient seinen Preis bei Größe und bei der Komplexität mehrerer Gesellschaften, nicht am Einstiegspunkt, und Payhawk erklärt, dass die endgültige Zahl außerdem von Arbeitsplätzen, Karten, Transaktionsvolumen und Zahl der Gesellschaften abhängt.

Preise: Modulare monatliche Einstiegspreise pro Unternehmen, in USD, von der eigenen US-Preisseite von Payhawk. Travel ab $299 pro Monat. Cards and Expenses ab $449 pro Monat. Accounts Payable ab $349 pro Monat. Procurement ab $499 pro Monat. Payhawk Complete zeigt keinen veröffentlichten Preis. Dies sind Zahlen pro Unternehmen, nicht pro Benutzer.

Am besten geeignet für: Unternehmen mit mehreren Gesellschaften und 100 bis 2.000 Mitarbeitenden, bei denen Personalwachstum die Softwarerechnung nicht erhöhen soll. Wenn Ihr ERP die eigentliche Einschränkung ist und nicht die Karten, siehe beste NetSuite Alternativen.

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5. Airbase (Paylocity for Finance) - Konsolidierungsspiel für Paylocity-Kunden

Airbase baute eine der vollständigeren Ausgabenplattformen der Kategorie und verband geführte Beschaffungsanfragen, Freigabeworkflows, Firmenkarten, AP-Automatisierung und Abschlussmanagement. Die Tiefe bei Beschaffung und Freigabe ging insbesondere weiter als bei den meisten kartenorientierten Wettbewerbern, was es zu einem Liebling von Controllern machte, die Bestellanfragen ordentlich behandelt haben wollten, statt sie über Slack zu genehmigen.

Der Kontext, der 2026 zählt, ist der Besitz. Airbase wurde von Paylocity übernommen, das Produkt wird nun als „Airbase by Paylocity“ innerhalb von Paylocity for Finance verkauft (gestartet im Juli 2025), und es wurde nicht eingestellt, sondern nur in ein größeres HCM-Unternehmen eingegliedert. Bewerten Sie es als Modul von Paylocity und nicht als unabhängiges Startup, was sowohl die Frage zur Roadmap als auch das Argument der Anbieterkonsolidierung verändert.

Preise: Nur auf Anfrage. Weder Airbase noch Paylocity for Finance veröffentlichen Listenpreise; jede Evaluierung läuft über den Vertrieb.

Am besten geeignet für: US-Unternehmen im Mittelstand mit 100 bis 2.000 Personen, die bereits Paylocity betreiben und Ausgaben und Gehaltsabrechnung bei einem Anbieter wollen.

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6. Coupa - Der Standard für Procure-to-Pay im Großunternehmen

Coupa konkurriert auf einer Ebene, die der Großteil dieser Liste nicht berührt: Sourcing-Events, Lieferantenmanagement, Vertragslebenszyklus und Orchestrierung von Procure-to-Pay über eine globale Organisation. Wo eine Kartenplattform bei „wer hat was ausgegeben“ aufhört, beginnt Coupa früher, bei „bei welchem Lieferanten sollten wir überhaupt kaufen, und zu welchen Vertragsbedingungen“. Das ist die Ebene, auf der Maverick Spend tatsächlich wegkonstruiert wird: Die Forschung von The Hackett Group ergab, dass leistungsstarke Beschaffungsorganisationen 91% Vertragstreue gegenüber 74% bei typischen Vergleichsunternehmen halten, und die Kategorie von Coupa ist darauf gebaut, genau diese Lücke zu schließen.

Der Kompromiss sind Größe und Kosten. Es gibt keine Self-Service-Preise, die Implementierung ist ein Programm über mehrere Monate mit Category Managern und Onboarding von Lieferanten, und ein Unternehmen ohne dedizierte Beschaffungsfunktion wird den Großteil des Produkts ungenutzt lassen. Dies ist kein Tool, das Sie in einer kostenlosen Testphase bewerten.

Preise: Nur auf Anfrage. Coupa veröffentlicht keinen standardisierten Listenpreis; jede Evaluierung beginnt mit einem Vertriebsgespräch, das sich nach Ausgabenvolumen und Zahl der Lieferanten richtet.

Am besten geeignet für: Große Unternehmen, bei denen Sourcing, Verträge und Lieferantenrisiko so viel zählen wie die Ausgaben selbst. Den vorgelagerten Beschaffungsprozess, der bestimmt, was überhaupt auf einer Karte oder einer Rechnung landet, behandelt der Leitfaden zum Beschaffungsmanagement. Wenn Coupa in Ihrer engeren Wahl steht, aber die Größe oder das Verfahren nur auf Anfrage der Knackpunkt ist, zeigt unser Überblick zu Coupa Alternativen, welche Beschaffungsplattformen tatsächlich eine Zahl veröffentlichen.

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7. SAP Concur - Der etablierte Platzhirsch im Großunternehmen, der weiter globale Deals gewinnt

Concur ist das Tool, das die meisten großen Unternehmen bereits betreiben, und die Gründe sind unglamourös, aber echt: globale Rückforderung der Umsatzsteuer, Regeln für Tagespauschalen in Dutzenden Ländern, Prüfpfade, die interne und externe Prüfer zufriedenstellen, und eine Integration in SAP und andere ERPs, die über zwanzig Jahre gehärtet wurde. Concur Expense, Concur Travel und Concur Invoice decken den vollen Zyklus aus Reisen, Spesen und Rechnungen für Organisationen ab, in denen „wir sind in 30 Ländern tätig“ eine Tatsachenbehauptung ist und kein Ehrgeiz.

Die Kompromisse sind ebenso bekannt. Es gibt keinen Self-Service-Preis, die Implementierung ist ein Projekt und keine Anmeldung, und die Benutzererfahrung liegt hinter jedem modernen Wettbewerber in dieser Liste zurück. Unterhalb von etwa 500 Mitarbeitenden finden die meisten Käufer die Tiefe der Compliance größer, als sie brauchen, und die Kosten der Implementierung höher, als sie wollen.

Preise: Nur auf Anfrage. SAP veröffentlicht keinen standardisierten Listenpreis für Concur Expense, Travel oder Invoice; jede Evaluierung beginnt mit einem Vertriebsgespräch. Behandeln Sie jede Zahl pro Abrechnung oder pro Benutzer in einem Leitfaden von Dritten als nicht verifiziert und nicht als vom Anbieter bestätigt.

Am besten geeignet für: Globale Großunternehmen mit über 1.000 Mitarbeitenden und Anforderungen an Umsatzsteuer in mehreren Ländern, Tagespauschalen und Prüfung.

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8. Navan - Reisen und Spesen in einem Datensatz

Navan (früher TripActions) beginnt bei der Reise, nicht beim Beleg. Mitarbeitende buchen Flüge und Hotels in Navan, und die Spesenseite wird aus der Buchung befüllt, statt nachträglich rekonstruiert zu werden, was eine ganze Kategorie manueller Zuordnung entfallen lässt. Für ein Unternehmen, in dem Reisen die dominante Spesenposition sind, ist dieser strukturelle Unterschied mehr wert als jeder Funktionsvergleich.

Navan hat außerdem eines der großzügigsten Einstiegsangebote der Kategorie, und es ist zugleich das, das am ehesten falsch zitiert wird. Navan Business Travel ist für Unternehmen bis 300 Mitarbeitende ohne Limit pro Reise kostenlos. Navan Expense ist eine separate Position, die nur für die ersten 5 Benutzer kostenlos ist, danach $15 pro Benutzer und Monat. Jede Behauptung „Navan ist bis 300 Mitarbeitende kostenlos“, ohne diese beiden Produkte zu trennen, ist falsch. Prüfen Sie also beide Positionen, bevor Sie annehmen, dass Ihr gesamter Anwendungsfall abgedeckt ist.

Preise: Navan Business Travel ist für Unternehmen bis 300 Mitarbeitende ohne Limit pro Reise kostenlos. Navan Expense ist für die ersten 5 Benutzer kostenlos, danach $15 pro Benutzer und Monat. Navan Enterprise ist individuell, für über 300 Mitarbeitende oder einheitliche Reisen und Spesen im großen Maßstab. Alle Angaben von der eigenen Preisseite von Navan.

Am besten geeignet für: Reiseintensive Teams mit 20 bis 5.000 Mitarbeitenden, die wollen, dass Buchung und Spesen nicht mehr zwei getrennte Systeme sind. Siehe beste Navan Alternativen für das weitere Feld aus Reisen und Ausgaben.

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9. Perk (früher TravelPerk) - Reisebuchung mit angehängten Ausgaben

Perk, das sich am 4. November 2025 von TravelPerk umbenannte, machte sich mit der Reisebuchung einen Namen und ist seither direkt ins Ausgabenmanagement vorgestoßen, indem es sowohl AmTrav als auch den Anbieter für Ausgabenmanagement Yokoy übernahm. Das Ergebnis ist eine Plattform, die die Reise und die zur Bezahlung genutzte Karte besitzen kann, was aus demselben Grund zählt wie das Modell von Navan: Eine aus einer Buchung entstandene Spesenposition braucht keine Abstimmung mit einer separaten Abrechnung.

Die Preise sind wirklich regional und verdienen sorgfältiges Lesen. In Nordamerika verkauft Perk Reisen nach einem Modell aus Plattformgebühr plus Buchungsgebühr: Starter kostet $0 pro Monat plus 5% pro Buchung, Premium kostet $99 pro Monat plus 3% pro Buchung, und Pro kostet $299 pro Monat plus 3% pro Buchung. In Europa verkauft Perk außerdem kombinierte Tarife Travel + Spend ab $11 pro Benutzer und Monat bei Premium und $13 bei Pro, plus reine Tarife Spend ab $13 pro Benutzer und Monat bei Premium und $15 bei Pro, jeweils mit Mindest- und Höchstgrenzen für Buchungsgebühren.

Preise: Nordamerika Travel: Starter $0/Monat plus 5% pro Buchung; Premium $99/Monat plus 3% pro Buchung; Pro $299/Monat plus 3% pro Buchung. Europa nennt außerdem kombinierte Tarife Travel + Spend ab $11/Benutzer/Monat (Premium) und $13/Benutzer/Monat (Pro) sowie reine Tarife Spend ab $13/Benutzer/Monat (Premium) und $15/Benutzer/Monat (Pro), wobei Buchungsgebühren Mindest- und Höchstgrenzen unterliegen. Alle Angaben von der eigenen Preisseite von Perk.

Am besten geeignet für: Teams mit Fokus auf Reisen und 20 bis 2.000 Mitarbeitenden, überwiegend in Europa, die Reisen und Ausgabenkontrollen von einem einzigen Anbieter wollen, statt eine Buchung im Stil von Navan an eine separate Kartenplattform anzuflanschen.

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10. Rippling Spend - Ausgaben, die am Mitarbeiterdatensatz hängen

Das Argument von Rippling für seine Spend-Produkte ist dasselbe, das es überall vorbringt: Der Mitarbeiterdatensatz sollte alles steuern. Stellen Sie jemanden ein, und Rippling kann den Laptop bereitstellen, die Benefits anmelden, die Gehaltsabrechnung durchführen und die Firmenkarte mit den richtigen Limits aus demselben Ereignis ausstellen. Verabschieden Sie die Person, und die Karte wird zusammen mit den Konten gesperrt. Für ein Unternehmen, das sich bereits auf Rippling festgelegt hat, ist diese Automatisierung real und lässt sich durch das Zusammenstückeln von Tools kaum nachbilden.

Wenn Sie nicht bereits auf Rippling sind, ist der Kauf von Spend allein ein seltsamer Einstiegspunkt, weil der meiste Nutzen aus der darunterliegenden Plattform kommt. Rippling veröffentlicht keinen festen Preis für Spend, Expense oder seine Firmenkarte; alles wird auf der Plattform aufgesetzt angeboten, was den Kostenvergleich mit einem Wettbewerber mit veröffentlichtem Preis erschwert.

Preise: Nur auf Anfrage. Rippling veröffentlicht keinen festen Preis für Spend, Expense oder die Corporate Card; sie sind modulare Add-ons auf der Plattform von Rippling und werden über den Vertrieb bepreist. Jede Zahl in einem Leitfaden von Dritten sollte als Schätzung behandelt werden und nicht als bestätigte Zahl.

Am besten geeignet für: Unternehmen mit 25 bis 2.000 Personen, die Rippling bereits für HR und IT betreiben.

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11. Procurify - Ausgabenkontrolle mit dem Einkauf zuerst

Procurify beginnt mit dem Teil des Ausgabenmanagements, den kartenorientierte Plattformen als Nebensache behandeln: der Bestellanfrage selbst. Jeder Kunde beginnt mit Purchasing, das Bestellanfragen, Bestellungen, Produktkataloge, Lieferantenmanagement, Freigabeweiterleitung, Budgets und Einblicke in Ausgaben abdeckt, mit unbegrenzt vielen Basic-Benutzern und einem Preis, der nur von der Zahl der Pro-Benutzer im Konto abhängt. Diese Struktur passt zu einem Unternehmen, dessen eigentliches Leck darin besteht, dass Einkäufe genehmigt werden, nachdem das Geld schon bewegt wurde, und nicht darin, dass Belege zu spät eintreffen.

Expense und Card, AP Automation, Guided Intake und Contracts werden alle als Add-ons auf Purchasing verkauft und nicht gebündelt, sodass die Gesamtkosten stark davon abhängen, welche Module Sie tatsächlich brauchen. Procurify veröffentlicht für nichts davon einen Preis; die eigene Preisseite des Anbieters leitet jeden Besucher zu einem Angebotsformular oder einer Demo.

Preise: Nur auf Anfrage. Das Modell von Procurify berechnet nach Pro-Benutzern, mit unbegrenzt vielen Basic-Benutzern ohne Zusatzkosten, plus optionalen Add-ons für AP Automation, Expense & Card, Guided Intake und Contracts. Der Endpreis ist nicht veröffentlicht und erfordert ein Angebot.

Am besten geeignet für: Unternehmen mit 50 bis 2.000 Personen, bei denen Bestellfreigaben und nicht Kartenzahlungen der fehlende Kontrollpunkt sind.

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12. Pleo - Der europäische Standard für Karten und Spesen

Pleo baute die europäische Version der modernen Ausgabenplattform: smarte Firmenkarten, sofortige Belegerfassung, Ausgabenlimits pro Person und eine Buchhaltungssynchronisierung, die dazu passt, wie europäische Buchhaltung tatsächlich funktioniert. Für ein Unternehmen in UK, Nordeuropa oder DACH fühlt sich Pleo oft wie das Tool an, das für es entworfen wurde, während sich die US-Plattformen angepasst anfühlen.

Die Preisstruktur von Pleo unterscheidet sich vom US-amerikanischen Modell pro Benutzer und wird leicht missverstanden. Die UK-Preisseite bepreist in GBP mit einer Grundgebühr, die eine kleine Zahl von Benutzern enthält, plus einer Gebühr pro zusätzlichem Benutzer. Das bedeutet, dass ein Team von 10 Personen und eines von 40 sehr unterschiedliche Summen zahlen, und die Schlagzeilenzahl von Pleo mit der eines Tools pro Benutzer zu vergleichen, ist kein direkter Vergleich.

Preise: Von der UK-Preisseite von Pleo, in GBP. Starter kostet GBP 9,50 pro Monat bei jährlicher Zahlung, begrenzt auf 3 Benutzer, ohne monatliche Option. Essential kostet GBP 45 pro Monat bei monatlicher Zahlung oder GBP 39 pro Monat bei jährlicher Zahlung, enthält 3 Benutzer, plus GBP 11 pro zusätzlichem Benutzer und Monat. Advanced kostet GBP 109 pro Monat bei monatlicher Zahlung oder GBP 99 bei jährlicher Zahlung, enthält 3 Benutzer, plus GBP 15 pro zusätzlichem Benutzer und Monat. Business beginnt bei GBP 249 pro Monat bei jährlicher Zahlung und ist maßgeschneidert. Dies sind GBP-Zahlen von der UK-Seite, nicht USD.

Am besten geeignet für: Unternehmen in UK und der EU mit 5 bis 500 Personen, die Karten und Spesen in einem nativ europäischen Tool wollen. Teams, die der Struktur aus Grundgebühr plus pro Arbeitsplatz entwachsen sind, finden das gesamte Feld in unserem Überblick zu Pleo Alternativen.

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13. Spendesk - Keine Gebühr pro Arbeitsplatz, aber auch kein veröffentlichter Preis

Spendesk ist eine der stärksten europäischen Ausgabenplattformen und nimmt bei den Preisen eine bewusste Position ein: eine feste Plattformgebühr im Abonnement plus variable Transaktionsgebühren, wobei der Anbieter klar erklärt, dass er keine Gebühren für aktive Benutzer erhebt und Kartenbestellungen kostenlos sind. Für ein Unternehmen, in dem viele Personen gelegentlich Geld ausgeben müssen, aber wenige intensiv, kann diese Struktur die Preise pro Arbeitsplatz deutlich schlagen.

Der Haken ist, dass nichts davon veröffentlicht ist. Es gibt keine Preisseite zum Modellieren, sodass jede Evaluierung mit einem Vertriebsgespräch und einem auf Ihr Transaktionsvolumen und Ihre Struktur der Gesellschaften zugeschnittenen Angebot beginnt. Das ist für ein Finanzteam im Mittelstand mit Zeit für einen Prozess machbar und für jeden frustrierend, der an einem Nachmittag eine engere Wahl treffen will.

Preise: Nur auf Anfrage. Spendesk veröffentlicht keine Preise und nutzt stattdessen eine feste Plattformgebühr im Abonnement plus variable Transaktionsgebühren. Der Anbieter erklärt, dass er keine Gebühren für aktive Benutzer erhebt und Kartenbestellungen kostenlos sind.

Am besten geeignet für: Unternehmen im europäischen Mittelstand mit 50 bis 1.000 Personen, in denen viele gelegentlich und wenige ständig Geld ausgeben. Wenn der fehlende Preis Sie vom Unterschreiben abhält, sortiert unser Überblick zu Spendesk Alternativen die Kategorie danach, welche Anbieter eine echte Preisliste veröffentlichen.

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14. Moss - Ein echter kostenloser Tarif, bevor Sie sich auf ein Modul festlegen

Moss verfolgt die entgegengesetzte Preisphilosophie wie Payhawk und zielt dabei auf einen ähnlichen Käufer: Sie wählen Ihre Module (Corporate Cards, Employee Reimbursements, Accounts Payable), fügen hinzu, welche Kontrollen und Integrationen Sie brauchen, und zahlen eine Plattformgebühr plus eine Gebühr, die an das Transaktionsvolumen gekoppelt ist, statt eines Satzes pro Benutzer. Der Anbieter ist eindeutig, dass unabhängig von der Unternehmensgröße keine Gebühr nach der Zahl der Benutzer anfällt, was selbst unter den modularen Anbietern in dieser Liste ungewöhnlich ist.

Der kostenlose Tarif ist ein echtes Produkt und keine Testversion zur Lead-Generierung: bis zu 3 Benutzer mit unbegrenzt vielen Karten, bis zu 20 Rechnungen pro Monat, anpassbare Freigabe- und Prüfschritte und eine Moss-Wallet mit Debit-Finanzierung. Darüber hinaus ist allerdings nichts veröffentlicht; die Plattformgebühr und die Preise nach Transaktionsvolumen in den kostenpflichtigen Tarifen erfordern ein Gespräch, sodass ein Unternehmen mit 50 Personen seine Rechnung nicht anhand der Website modellieren kann, wie es bei Pleo oder Soldo möglich ist.

Preise: Free kostet $0 für bis zu 3 Benutzer, unbegrenzt viele Karten, bis zu 20 Rechnungen pro Monat und Zugriff auf eine durch Debit finanzierte Moss-Wallet. Kostenpflichtige Tarife berechnen eine Plattformgebühr (Betrag nicht offengelegt) plus Gebühren nach Transaktionsvolumen, gewählten Modulen (Corporate Cards, Employee Reimbursements, Accounts Payable) und optionalen Add-ons (Advanced Controlling, Procurement, ERP-Integration, KI-gestützte Buchhaltung). Moss erklärt klar, dass es nicht pro Benutzer berechnet. Alle Angaben von der eigenen Preisseite von Moss.

Am besten geeignet für: Kleine Teams mit 1 bis 200 Personen, besonders in Deutschland und der weiteren DACH-Region, die Abläufe für Karten und Erstattung kostenlos erproben wollen, bevor sie für Wachstum zahlen.

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15. Soldo - Ein fester, veröffentlichter Preis für kleine Teams

Soldo ist eine Ausgabenplattform mit Prepaid-Karten, die um Firmen-Wallets herum gebaut ist: Sie füllen eine Wallet auf, geben physische oder virtuelle Karten dagegen aus und legen Ausgabenregeln pro Karte oder pro Mitarbeitendem fest. Anders als die meisten europäischen Anbieter in dieser Liste veröffentlicht Soldo tatsächlich Zahlen für seine beiden Einstiegstarife, was die engere Wahl ohne Vertriebsgespräch erleichtert.

Beide veröffentlichten Tarife sind für sehr kleine Teams dimensioniert. Standard enthält für GBP 21 pro Monat zuzüglich MwSt. eine Wallet, 3 Benutzer, 3 Karten und bis zu 20 ausgehende Banküberweisungen pro Monat. Plus ergänzt für GBP 33 pro Monat zuzüglich MwSt. Unterstützung mehrerer Währungen, OCR-Belegautomatisierung und eine Amazon-Business-Integration zu 3 Wallets und derselben Obergrenze von 3 Benutzern. Darüber hinaus gibt es Unlimited auf Anfrage, mit unbegrenzt vielen Wallets, Benutzern und Karten sowie tieferen Integrationen einschließlich SAP Concur. Ein Unternehmen von auch nur 20 Personen braucht dieses individuelle Angebot und nicht den veröffentlichten Einstiegspreis.

Preise: Standard kostet GBP 21 pro Monat zuzüglich MwSt.: 1 Wallet, 3 Benutzer, 3 Karten, bis zu 20 ausgehende Banküberweisungen pro Monat. Plus kostet GBP 33 pro Monat zuzüglich MwSt.: 3 Wallets, 3 Benutzer, 3 Karten, bis zu 30 ausgehende Banküberweisungen pro Monat, plus Unterstützung mehrerer Währungen und OCR-Automatisierung. Unlimited gibt es auf Anfrage, mit unbegrenzt vielen Wallets, Benutzern, Karten und Überweisungen plus Integration mit SAP Concur und über 100 Systemintegrationen. Alle Angaben von der eigenen Preisseite von Soldo.

Am besten geeignet für: Kleine Teams in UK und der EU mit 5 bis 200 Personen, die einen veröffentlichten Einstiegspreis statt eines Verfahrens nur auf Anfrage wollen, mit Spielraum für den Wechsel auf einen individuellen Tarif Unlimited beim Wachstum.

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Angrenzende Tools, die Sie kennen sollten

Ausgabenmanagement überschneidet sich mit mehreren Kategorien, die es wert sind, getrennt benannt statt in diese Liste gefaltet zu werden, weil sie eine engere oder eine angrenzende Aufgabe lösen.

Wenn Ihre engere Wahl immer wieder zu einer dieser Zeilen statt zu den 15 oben driftet, ist das ein Zeichen, dass Ihr eigentliches Problem enger ist als „Ausgabenmanagement“ und ein fokussierterer Leitfaden Ihnen besser dient.

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Realistisches Kostenbeispiel: 50 Mitarbeitende in kostenpflichtigen Tarifen

Annahmen: 50 Mitarbeitende, alle als Benutzer gezählt, wo der Anbieter pro Arbeitsplatz abrechnet, mit Sitz in den USA, sofern der Anbieter nicht in einer anderen Währung bepreist, jährliche Abrechnung, wo angeboten, nur eine Produktlinie. Kostenlose und durch Interchange finanzierte Tools werden mit $0 gezeigt, weil sie das berechnen, nicht weil die zugrunde liegenden Kosten null wären. Tools nur auf Anfrage sind als solche gekennzeichnet und nicht mit einer Schätzung gefüllt.

Drei Dinge fallen auf. Erstens ist der Preis pro Unternehmen von Payhawk die einzige Zeile in der Tabelle, die sich nicht ändern würde, wenn sich die Mitarbeiterzahl auf 100 verdoppelte, was genau das Argument für einen Käufer mit mehreren Gesellschaften ist. Zweitens sind die kostenlosen Tarife kein Trick: Ramp, BILL Spend & Expense und Brex Essentials berechnen wirklich $0 für Software und verdienen stattdessen am Kartenvolumen, aber die kostenlosen oder Einstiegstarife von Moss und Soldo sind bei 3 Benutzern begrenzt, sodass keiner von beiden ein Unternehmen mit 50 Personen ohne Angebot bepreist. Drittens beachten Sie, wie viele Zeilen in dieser Tabelle „nur auf Anfrage“ sagen, in einer Kategorie, die sich über Transparenz vermarktet: Bei 50 Mitarbeitenden verlangt mehr als ein Drittel dieser Liste noch immer ein Vertriebsgespräch, bevor Sie wissen, was Sie zahlen werden.

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Woher der ROI tatsächlich kommt

Der Nutzen von Software für Ausgabenmanagement wird meist über die Softwarekosten beworben, was der uninteressanteste Teil ist. Die messbaren Erträge liegen an drei Stellen, und zu jeder gibt es Benchmark-Daten.

Transparenz und Kontrolle der Ausgaben. Die von Zycus mitgesponserte Forschung von Ardent Partners unter 326 globalen Führungskräften der Beschaffung ergab, dass der durchschnittliche Anteil der gesteuerten Ausgaben 2025 auf 71% stieg, den höchsten Wert in der 20-jährigen Forschungsgeschichte des Hauses, nach 66% im Jahr davor (Ardent Partners via Zycus). Diese Zahl zählt, weil Ausgaben außerhalb der Steuerung, also Ausgaben, die niemand gegen ein Budget oder einen Vertrag verfolgt, der Ort sind, an dem Maverick-Einkäufe leben.

Maverick Spend. Die User Experience and Maverick Spend Study von The Hackett Group ergab, dass Organisationen bis zu 16% der ausgehandelten Einsparungen an Einkäufe außerhalb genehmigter Verträge verlieren, während leistungsstarke Organisationen 91% Vertragstreue gegenüber 74% bei typischen Vergleichsunternehmen halten (Art of Procurement). Kontrollen auf Kartenebene und geführter Einkauf (Procurify, Coupa, das Modul Procurement von Payhawk) sind die Mechanismen, die diese Lücke schließen, weil sie den Einkauf abfangen, bevor er geschieht, statt ihn nachträglich zu prüfen.

Rechnungsbearbeitung. Die Forschung State of ePayables von Ardent Partners stellt fest, dass Unternehmen ohne AP-Automatisierung $12,88 pro Rechnung ausgeben und 17,4 Tage für deren Bearbeitung brauchen, wie Bottomline zitiert. Der branchenübergreifende Benchmark von APQC, berichtet von CFO.com, beziffert den Median auf $5,83 pro Rechnung, das oberste Quartil auf $2,07 oder weniger und das unterste Quartil auf $10 oder mehr. Die Lücke zwischen den Quartilen ist fast vollständig die Tiefe der Automatisierung, was das Argument dafür ist, eine Kartenplattform mit einem echten AP-Modul zu kombinieren, statt Rechnungen auf einem manuellen Weg zu lassen.

Betrugsrisiko. Erstattungsbetrug bei Spesen tauchte im ACFE 2024 Report to the Nations in 13% der Fälle von Wirtschaftsstraftaten im Unternehmen auf, mit einem medianen Schaden von $50.000. Kartenkontrollen, die eine Transaktion am Verkaufsort ablehnen, schließen dieses Risiko, wie es eine nachträgliche Belegprüfung nie kann, und das ist das Kernargument für Ramp, Brex, Pleo, Moss und Soldo gegenüber einem reinen Erstattungsablauf.

Das Wachstum in der Kategorie ist zudem zunehmend kartenförmig statt rechnungsförmig: Mastercard stellt fest, dass 74% der B2B-Käufer inzwischen erwarten, dass bis 2028 mindestens ein Viertel ihrer Transaktionen über virtuelle Karten läuft (Mastercard), was dieselbe Verschiebung ist, die das Wachstum von Ramp, Brex und Payhawk antreibt und Anbieter mit Beschaffung an erster Stelle wie Coupa und Procurify dazu drängt, eine eigene Kartenausgabe zu ergänzen.

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Integrationspassung: Was Ihr Buchhaltungs- und HR-Stack zulässt

Ihr Hauptbuch und zunehmend Ihr HRIS schränken diese Entscheidung stärker ein, als die meisten Käufer erwarten. Ein Tool, das sich nicht sauber in Ihr Buchhaltungssystem synchronisiert oder sich nicht am Mitarbeiterdatensatz orientieren kann, erzeugt genau die manuelle Arbeit, die Sie abschaffen wollen.

Wenn NetSuite selbst die Einschränkung ist und nicht das Ausgabentool darauf, behandelt beste NetSuite Alternativen diese Entscheidung direkt. Und sobald Transaktionen sauber in Ihrem Hauptbuch landen, ist der nächste Engpass meist der Abgleich mit dem Bankfeed beim Abschluss, den der Leitfaden beste Software für Bankabstimmung als nachgelagerten Schritt behandelt, den diese Kategorie bedient.

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Fehler beim Kauf, die Sie vermeiden sollten

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Entscheidungsrahmen

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Nächste Schritte

Benennen Sie Ihr Problem, bevor Sie einen Anbieter benennen. Schreiben Sie auf, ob das Geld das Unternehmen verlässt, bevor es jemand genehmigt (kaufen Sie Karten), ob es genehmigt wird, aber langsam und uneinheitlich (kaufen Sie eine Ebene für Beschaffung oder geführten Einkauf), ob es zu lange in unbezahlten Rechnungen steckt (kaufen Sie AP-Automatisierung) oder ob es sich auf ein Buchungstool und ein Spesentool verteilt, die nicht miteinander sprechen (kaufen Sie Reisen und Spesen zusammen). Dieser eine Satz schließt den Großteil dieser Liste sofort aus.

Führen Sie dann mit Ihren besten zwei einen echten Test über zwei Wochen durch, keine Demo. Schleusen Sie durch jeden 20 tatsächliche Transaktionen: einen Kartenkauf gegen ein Ausgabenlimit, eine Bestellanfrage, die abgelehnt werden sollte, eine Transaktion in Fremdwährung, eine doppelte Rechnung und einen Richtlinienverstoß, von dem Sie wissen, dass er erkannt werden sollte. Synchronisieren Sie alle 20 in Ihr Buchhaltungssystem und sehen Sie, was auf der anderen Seite manuell korrigiert werden muss. Die Plattform, die diesen Test mit den wenigsten manuellen Korrekturen übersteht, ist Ihre Antwort, unabhängig davon, welche die bessere Verkaufspräsentation hatte.