プロジェクト計画を簡単に：プロジェクト計画を作成するための6つのステップ

ビジネス計画のほぼ3分の2が実行段階で失敗しています。

計画は、あらゆるプロジェクトやビジネス計画の成功のための強固な基盤となります。

管理職やリーダーにとって、よく構造化された計画を持つことで、将来の業務を把握し、外部変化の影響を最小限に抑え、リソースの無駄を防ぎ、進捗を監視するための明確な基準を確立することができます。従業員やチームメンバーにとって、計画は組織内で努力を整合させ、重複や混乱を減らすための重要なツールです。

しかし、多くのプロジェクトマネージャーがまだ考慮していない予期しないリスクにより、ほとんどの計画は実行段階で失敗します。これは、最初のステップでつまずくことが多い若く経験の浅いマネージャーに特に当てはまります。では、あなたの「計画」が単なる無駄な文書にならないようにするにはどうすればよいでしょうか？

完全な計画を作成し、自信を高め、チームをプロジェクトの成功へと迅速に導くための6つの必須ステップを見ていきましょう！

プロジェクト計画とは？

プロジェクト計画は、プロジェクトがどのように実行され、監視され、管理されるかの詳細を概説する正式な文書です。これはプロジェクトのロードマップとして機能し、目標、範囲、タイムライン、リソース、および関連するプロセスに関する明確なガイダンスを提供します。

プロジェクト計画に含めるべきこと

プロジェクト計画の主要な構成要素には以下が含まれます：

• プロジェクトの目標： これはプロジェクトの目的を定義し、プロジェクトが達成することを意図している具体的な目標と成果物を概説します。
• 範囲： プロジェクト範囲はプロジェクトの境界を特定し、成果物に何が含まれ、何が含まれないかを明示します。
• タイムライン： プロジェクトスケジュールを含み、主要なフェーズ、マイルストーン、およびタスク完了の期限を概説します。ガントチャートやタイムラインは、スケジュールを視覚化するためによく使用されます。
• リソース： チームメンバー、設備、材料を含む必要なリソースの内訳。また、チーム内の役割と責任を概説します。
• 予算： プロジェクト計画は、労働力、材料、およびその他の経費を含む、プロジェクトに関連する推定コストを詳述します。
• リスク管理計画： このセクションでは、潜在的なリスク、プロジェクトへの影響、およびそれらを軽減する戦略を特定します。
• コミュニケーション計画： プロジェクト計画は、ステークホルダーと情報をどのように、いつ共有するかを確立します。
• 品質管理： プロジェクト成果物の品質をどのように保証するかを概説し、基準、基準、および品質管理措置を含みます。
• 変更管理： プロジェクトの範囲、タイムライン、またはリソースに対する変更がどのように処理されるかのプロセスで、チームが予期しない課題に適応するのを助けます。

プロジェクト計画を作成するための6つのステップ

ステップ1：顧客とステークホルダーのニーズを特定する

この記事では、プロジェクトを計画する際の2つの一般的なシナリオに焦点を当てます。

シナリオ1：顧客のニーズに基づいてプロジェクトを構築する

この場合、あなたはプロジェクトを実行するために雇われています。したがって、この段階で完了する必要がある2つの主要なタスクがあります：

• プロジェクトに対する顧客の要件と期待を収集する。
• プロジェクトのベースライン（範囲、予算、タイムライン、リソース、顧客の期待、およびすべての当事者の責任）を確立する。これにより、プロジェクトが遅延や失敗を経験した場合の責任転嫁や責任回避などの問題を防ぐことができます。

シナリオ2：管理要求に基づいてプロジェクト/計画を作成する

製品開発戦略や月次/四半期のビジネス戦略を計画するよう求められたCEOや部門長である場合は、以下を行う必要があります：

• 管理者によって提起された問題や要求を明確に理解する。
• 管理者と協力してプロジェクト完了のための重要なポイントを設定する：予算、タイムライン、リソース、およびプロジェクト範囲（これはシナリオ1と似ています）。

プロのヒント：

顧客やステークホルダーとより多くコミュニケーションを取り、彼らのより深いニーズを真に理解するよう努力してください。これは、プロジェクトにおける双方の間の初期信頼を構築するための「黄金の鍵」です。

ステップ2：計画の目標を設定する

プロジェクトの明確な目標を設定することは、計画プロセスにおける重要なステップです。目標は、顧客と管理者に期待される成果の明確なビューを提供し、プロジェクトの成功を評価しやすくします。明確に定義された目標は、作業量、リソース、時間、コストをより正確に見積もり、全員の責任を明確にするのに役立ちます。

しかし、これらの目標に対する特定の目標数値を設定することは必ずしも簡単ではありません。

実際、ビジネスプロジェクトの70％が設定された目標を達成できません！

この失敗の主な理由の1つは、「目標設定」の重要な要素が非現実的であることが多いことです。この罠に陥らないようにするには、目標を設定する際にSMART基準に従ってください。

SMART基準は、プロジェクト目標が実用的で達成可能であることを保証します。これには以下が含まれます：

S - 具体的（Specific）

プロジェクト目標は具体的であり、次の5つの重要な質問（5W）に答える必要があります：

• 目標は何ですか？
• なぜこの目標を達成する必要があるのですか？
• プロジェクトはどこで実施されますか？
• 誰がそれを実行する責任がありますか？
• この目標のタイムラインはいつですか？

M - 測定可能（Measurable）

プロジェクト目標は測定可能でなければなりません。つまり、進捗、使用されるリソース、コスト、およびタスクがどのように完了されるかを追跡できる必要があります。

A - 達成可能（Achievable）

プロジェクトは現実の条件で実行可能でなければなりません。達成可能な目標は、「どうやってこれを実現できるか？」という質問に答えます。

R - 現実的（Realistic）

現実的な目標は、ステークホルダーに具体的な利益を提供します。これを確実にするために、目標は次の質問に答える必要があります：

• プロジェクトはどのような利益をもたらしますか？
• これに適した時期ですか？
• これらの利益はプロジェクトのニーズと努力と整合していますか？
• このプロジェクトから利益を得る適切なステークホルダーは誰ですか？

T - 期限付き（Time-bound）

プロジェクトは特定のタイムライン内で完了する必要があります。期限付きの目標は次のように答えます：

• プロジェクトはいつ完了すべきですか？
• いつ開始しますか？
• 各特定の時間枠内でどのような進捗を遂げるべきですか？

プロのヒント：

「すべての目標が重要です」とは決して言わないでください。代わりに、緊急性とプロジェクトの成功への影響に基づいて目標に優先順位を付けてください。

ステップ3：各フェーズのプロジェクト成果物を定義する

全体的な目標を概説したら、このステップでは、各プロジェクトマイルストーンでの具体的な作業量と成果物を見積もります。簡単に言えば、プロジェクトの各フェーズの期待される結果を定義することです。これにより、あなたや他のステークホルダーが進捗を追跡し、途中で潜在的なリスクを予測するのに役立ちます。

ソフトウェア開発サイクルを管理している場合でも、マーケティングキャンペーンを開始している場合でも、イベントの計画方法に取り組んでいる場合でも、プロジェクトを明確な成果物に分解することで、成功とは何かについて全員が整合されます。

では、各フェーズの成果物を把握するにはどうすればよいでしょうか？

各プロジェクトの期限に対して主要なマイルストーンまたはリマインダーを設定します。定期的に進捗を監視することで、タスクが時間通りに完了することを確認でき、すべてのステークホルダーの間で信頼と満足を促進します。

プロのヒント：

プロジェクトを管理するためのソフトウェアを使用することは、チームを整合させ、プロジェクトを軌道に乗せるための最も効果的な方法の1つです。デジタルツールを使用することで、リアルタイムで進捗を監視し、ドキュメントを集中管理し、コミュニケーションを改善できます。

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ステップ4：プロジェクトスケジュールを確立する

ステップ3の成果物に基づいて、プロジェクトに必要なタスクの順序を決定する必要があります。各タスクについて、時間枠、必要なリソース、およびそれを完了する責任者を明確に定義します。

次に、チームメンバーに割り当てられたタスクまたは責任間の依存関係を考慮します。あるタスクが別のタスクを開始する前に完了する必要があるかどうかを知ることが重要であり、リソースと時間が効率的に割り当てられ、ボトルネックと遅延を回避します。

この段階では、ガントチャートを使用することが不可欠です。ガントチャートを使用すると、開始から終了までの期限を割り当てることができ、各タスクの責任者と関与する作業量を追跡できます。これにより、進捗を監視し、スケジュールを制御し、タスクが重複したときの中断を防ぐために必要に応じて調整を行うことが容易になります。

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プロのヒント：

プロジェクトがスムーズに進行するかどうかは、このステップに大きく依存します。最良のアドバイスは、チームメンバーに相談することです。彼らはタスクへのアプローチ方法、必要な時間枠、および特定の責任に最適な人物について貴重な洞察を提供できます。さらに、各人の期限へのコミットメントを確保することで、ステークホルダーとプロジェクトの進捗を自信を持って伝えるための強固な基盤が得られます。

ステップ5：リスクを特定し、その影響を評価する（リスク管理計画）

リスクのないプロジェクトはありません。そして、物事がうまくいかないときに運に頼ることは確かにできません！

あなたがする必要があるのは、プロジェクトやチームメンバーに影響を与える可能性のある潜在的なリスクを予測することです。たとえば、プロジェクトフェーズが休暇期間と重なる場合、進捗に影響を与える可能性があるため、追加のバッファ時間を考慮する必要があります。

時には、チームメンバーが予期せず退職したり、設備が故障したり、チームの対立など、プロジェクトに深刻な混乱をもたらす可能性のある予期しない状況があります。

特定のリスクが発生するのを防ぐため、またはプロジェクトへの悪影響を最小限に抑えるために、各ステップを慎重に検討してください。

このステップでは、リスクを評価し、プロジェクト計画の誤差範囲を可能な限り小さくするためのリスク管理戦略を構築します。

プロのヒント：

リスクレベルの高いタスクについては、特定のタスクまたはプロジェクト全体に追加の時間を割り当てることで「バッファ」を作成することをお勧めします。このバッファにより、予期しない問題が発生したときに対処するのに十分な時間が得られます。

ステップ6：ステークホルダーにプロジェクト計画を提示する

すべてのステップが完了したので、ステークホルダーにプロジェクト計画を提示する時が来ました。このステップでは、プロジェクトの実装が彼らの期待とニーズにどのように影響するかを説明する必要があります。さらに、潜在的な対立に対する解決策を提案する必要があります。あなたのプレゼンテーションは一方的であってはならず、議論でなければならないことを忘れないでください。

以下を明確にする必要があります：誰がどのレポートを必要とし、どのくらいの頻度ですか？計画内またはプロジェクトの実行中にどの決定が承認を必要とし、誰がそれらの決定に責任がありますか？

また、ステークホルダーが要件、期待される成果、および責任を完全に理解できるように、具体的なデータに裏付けられた計画を明確に提示することが重要です。

プロのヒント：

計画やスケジュールが初期の期待と衝突する場合、これはそれに対処する瞬間であり、後で驚きや不満がないことを確認します。ステークホルダーに彼らの要求が非現実的であると単に伝えるのではなく、次のような質問をして会話をガイドします：彼らの目標を実現可能にするために、どの時間枠、予算、またはリソースが必要ですか？それを議論に変えるのではなく、彼らにトレードオフを決定させてください。

これらの6つのステップを完了したら...

おめでとうございます。プロジェクト計画フェーズを正式に完了しました！

この強力なスタートにより、プロジェクトをスムーズに管理できることを願っています。ただし、プロジェクト計画と説明に関する具体的な詳細は、選択するプロジェクト管理方法によって異なる場合があることに注意してください。次の記事では、プロジェクトを成功させるためのベストプラクティスをご案内します。