Project Management
カンバンとは？作業プロジェクトを管理するためにカンバンを適用するためのガイド
プロジェクトとタスク管理は、現代の作業環境ではしばしば複雑で困難になることがあります。これが、世界的に認められた管理方法論が研究され、アップグレードされ、広く適用される理由です。これらの中で、カンバンはトヨタが世界有数の自動車メーカーの1つになるのを助けた鍵として際立っています。
この記事では、カンバンの核となる原則、それを実装する方法、およびカンバンモデルを使用してワークフローを最適化するための戦略を探ります。
カンバンとは？
カンバンの定義
カンバンは、トヨタが自動車産業で最初に使用した日本語の用語です。日本語では、「カンバン」は「看」（視覚的）と「板」（カードまたはボード）に由来し、「情報ボード」として簡単に理解できます。
カンバンモデルは、タスクを追跡するための視覚的なツールであり、プロジェクトチームメンバーがワークフロー内で各タスクがどこにあるかを確認できるようにします。これを実装する最も簡単な方法は、色付きの付箋を使用してホワイトボードを使用し、作業プロセスを記述および管理することです。
カンバンの歴史
1940年代後半、トヨタは激しい国内外の競争により危機に直面しました。この課題に対処するために、エンジニアの大野耐一は同社の生産システムを改善および最適化する方法を提案しました。この方法は当初「ジャストインタイム」（JIT）と呼ばれ、プロセス内の材料不足を特定することにより、顧客の需要に基づいて生産タイムラインを満たすように設計されました。
チームは色付きのカンバンカードを使用して情報を記録し、生産ラインのさまざまなワークステーションを通じて移動されました。たとえば、カードは1つのステーションで注文フォームとして機能し、次に次のステーションで出荷ラベルになる可能性があります。
このシステムを実装する際、トヨタはいくつかの基本原則に従いました：
- 情報は常に1つのプロセスステップから次のステップに渡されます。
- カンバンカードを受け取らずに生産は開始されません。
- 生産ラインの各コンテナには、製品の詳細、生産場所、目的地、および数量を指定するカンバンカードが必要です。
- コンテナは指定された正確な数量を保持する必要があります—それ以上でもそれ以下でもありません。
- 欠陥製品または余分なアイテムは次の段階に渡されません。
- 配送間隔とカンバンカードの数は最小限に抑える必要があります。
その結果、カンバンカードにより、チームは生産ラインの各段階を厳密に制御できました。重要なことに、これらのカードはすべて以前のワークフローと接続され、完全な情報を保持していました。
後に、大野耐一とトヨタは、カンバンの原則が製造に限定されず、あらゆるプロセスまたは組織に適用できることを認識し、これが現代のカンバン管理方法の基礎を築きました。
トヨタ工場でのカンバンシステム
カンバンの仕組み
今日の応用では、カンバンモデルはいくつかの核となる原則に基づいています：
- ワークフローを視覚化する：カンバンは、ボード、列、およびカンバンカードを利用して、タスクとワークフローを視覚化します。次のテキストを覚えておいてください：各カードは完了する必要があるタスクを表します。ボード上の列は、ワークフローのさまざまな段階を表し、タスクのさまざまなステータスを示します。基本的なカンバンボードは通常、「やること」、「やっている」、「完了」の3つの列で構成されます。
- 仕掛かり作業を制限する（WIP）：カンバンは、1つの段階で同時に作業されるタスクの数を制限します。各個人または部門が処理するタスクの数も管理可能な量に制限する必要があります。これにより、過負荷を防ぎ、複数の仕事を同時にこなすのではなく、現在のタスクに集中することを奨励します。
- 安定したワークフローを維持する：カンバンの目標は、ワークフローを最適化し、タスクが不要な遅延なしに1つの段階から次の段階へスムーズに移動することを保証することです。カンバンカードを順次1つの列から別の列に移動することで、ボトルネックを防ぐことができます。
- 継続的改善に焦点を当てる：プロセスがすでに非常に効率的であっても、常に改善の余地があります。継続的な小さな改善は、時間の経過とともに大きな利益につながる可能性があります。たとえば、毎週生産性を1％増加させると、1年間で67％の増加になります。
- ゼロ欠陥：目標は、欠陥製品またはエラーがプロセスの次の段階に渡されないことを保証することです。
カンバンの主要な概念
カンバンボード
カンバンボードは、プロジェクトまたはワークフロー内のタスクの視覚的な表現です。タスクカードは、ワークフローのさまざまな段階に対応する列を通じて移動し、タスクの進捗を表します。
さらに、カンバンボードには、パフォーマンスチャート、要件、メモ、または作業の進捗を管理および追跡するのに役立つその他の図などの補足情報を含めることができます。
カンバンボードを見ることで、チームメンバーは目標への道筋、ワークフローの全体的な進捗状況、および優先順位付けされたタスク、今後の期限、期限切れのタスクなどの重要な情報をすばやく把握できます。
カンバン列
カンバン列は、カンバンボードのセクションを記述し、各セクションはワークフローの異なる段階またはステータスを表します。タスクカードは、ワークフローを進むにつれてこれらの列を通じて移動します。
各カンバン列には、タスクカードのリスト（またはコレクション）が含まれます—通常、同じワークフロー段階にあるものです。従来のプロジェクト管理ツールでは、これは「やることリスト」または「タスクリスト」と呼ばれます。
カンバンカード
カンバンタスクカードは、ワークフロー内のタスクを視覚化します。各タスクカードは、完了すべき仕事や作成すべき製品など、特定のタスクを表します。従来のプロジェクト管理ツールでは、これは「やること」または「タスク」です。
各カンバンカードには通常、次の情報が含まれます：
- カードタイトル： 完了すべきタスクの簡単な説明。
- 割り当てられた人： タスクに責任を持つ人の名前。
- 期限： タスク完了の期限または推定時間。
- 識別番号： カンバンシステム内で簡単に識別および追跡するために各カードに割り当てられた一意の番号。
- カラーコードまたはラベル： タスクのステータスを示したり、カードを分類したりするインジケーター。
- 優先度マーカー： 優先順位を付ける必要があるタスクを識別するインジケーター。
タスクカードは、作業結果につながるすべての活動の証拠として機能します。したがって、ワークフロー全体を確認する必要がある場合、管理チームは各タスクカードをすばやくチェックして、詳細で正確な概要を取得できます。
カンバンの長所と短所
どの方法も完璧ではなく、カンバンにも考慮すべき長所と短所があります。
カンバンのメリット
- 透明性：カンバンにより、全員がすべてのタスクとその責任を簡単に確認でき、ワークフロー全体に透明性がもたらされます。この可視性により、チームメンバーは不要なタスクを排除し、最も重要なタスクに集中できます。
- 柔軟な作業管理：新しいカンバンカードは作業プロセス全体を通じて簡単に追加でき、そのステータスまたは優先度を調整できます。この柔軟性により、カンバンは応答性の高いモデルとなり、ワークフローが変化する需要に迅速に適応するのに役立ちます。
- 生産性の向上：カンバンは、タスクが完了するまで現在のタスクに集中することを奨励し、プロセスのボトルネックを引き起こしたり、作業の質に影響を与えたりする可能性のあるマルチタスクを回避します。この原則により、より整理された効率的なタスク処理が行われ、生産性が大幅に向上します。
- ボトルネックの特定：タスクカードで満たされたカンバンボードで作業する場合、ボトルネックを見つけることが簡単になります：過負荷の列、停滞したタスク、または長い間進行していないカードです。これは、視覚的管理を使用することの際立った利点の1つです。
- 簡単な実装：その直接的な原則と簡単なセットアップモデルのおかげで、カンバンは、業界や規模に関係なく、あらゆるチームまたは組織に展開できます。大きな混乱を引き起こすことなく、プロジェクトのさまざまなプロセスまたは段階に柔軟に適用することもできます。
カンバンのデメリット
時間の見積もりが困難：カンバンは、厳格な時間制約なしに継続的なワークフローに焦点を当てています。列はさまざまな段階を表しますが、特定の期限を提供しないため、タスクがいつ完了するかを計画したり、完了時間を見積もったりすることが困難です。
頻繁な更新が必要：カンバンでは、ユーザーがタスクカードのステータスを定期的に、時にはリアルタイムで更新する必要があります。これが行われない場合、チームは古い情報で作業するリスクがあり、ボードと列を通じてワークフローを視覚化する目的を損ないます。
大規模での課題：頻繁な遷移を必要とする相互に接続された多くの活動があるワークフローでは、カンバンボードが乱雑になる可能性があります。これにより、チームがすべての活動を効果的に追跡および管理することが困難になる可能性があります。
出力品質は保証されない：カンバンはタスクの実行を重視しますが、より広い視野にリスクをもたらす可能性があります—タスクは完了する可能性がありますが、全体的な出力または最終製品の品質が保証されない可能性があります。
カンバンを使用する時期
カンバンは、優先順位が頻繁に変わるプロジェクトに最適です—時には毎日—特にプロジェクトに次の特性がある場合：
- 特定の重要な期限ではなく、継続的なワークフローに焦点を当てています。
- 停滞した作業によるバックログに遭遇し、基本的なプロセスが整っており、よりスムーズで効率的な運用が必要です。
- 完了の厳格な期限がありません。
- ワークフロー中にタスク情報を柔軟に追加、削除、または編集する必要があります。
- プロセス全体を通じて継続的な改善が必要です。
- チームはいつでも報告することが期待されています。
カンバン、スクラム、およびアジャイルの比較
核心的な違い
その核心において、アジャイルは方法論です—反復的で増分的なプロジェクト管理の原則に基づいた広範な哲学です。アジャイルは、製品開発サイクルを短縮し、製品を顧客に迅速に提供することを目指しています。
スクラムは、アジャイル方法論に準拠した管理フレームワークです。ユーザーが最終目標を完全に定義していないプロジェクトで一般的に使用されます。スクラムは、スプリントと呼ばれる固定時間の反復内で価値を最適化することに焦点を当てており、通常は1〜4週間続きます。この継続的なサイクルは、製品、技術、チームダイナミクス、および作業環境を改善することを目指しています。
一方、カンバンは、アジャイルファミリー内の管理モデルであり、アジャイルを実装するための特定のツールとプロセスを提供します。変化への適応性やチーム全体の透明性への強い重点など、アジャイル方法論の多くの原則を具現化しています。
したがって、ここでの正確な比較は、カンバンとスクラムの間の違いを強調することです：
カンバンとスクラムのどちらを選ぶべきですか？
プロジェクトの規模と性質に応じて、カンバンまたはスクラムのいずれかを適用できます。どちらのアプローチも、実行プロセスをより透明で効率的で継続的に改善することを約束します。
または、カンバンとスクラムの両方に影響を受けたハイブリッドモデルを使用してプロジェクトを実装および管理することもできます—スクラムバンとして知られています。スクラムバンは、スクラムのプロセスとカンバンの視覚化ツールを組み込んでいます。たとえば、カンバンボードは、スクラムスプリント内のタスクを追跡するための優れたツールになる可能性があります。
カンバンボードの設定方法
ステップ1：カンバンボード上でワークフローを概説する
まず、カンバンを実装するために物理的なホワイトボードまたはオンラインカンバンボードを設定します。次に、ワークフローをタスクの開始から完了まで、特定の段階に分解します。ボード上に列を描き、各列はワークフローの段階を表します。
ステップ2：各列のWIP制限を設定する
カンバンを効果的にするには、各カンバン列に対して仕掛かり作業（WIP）制限を確立することが重要です—その列で一度に許可されるタスクの最大数です。このステップは、プロジェクト全体でスムーズなワークフローを保証し、作業の過負荷を防ぐために不可欠です。
個々の作業負荷については、一度に2〜3個のタスクに制限することもお勧めします。これにより、集中力を維持し、マルチタスクによるストレスを軽減し、出力品質を保証します。
ステップ3：カンバンカードを作成する
次に、各タスクまたは活動のカンバンカードを作成し、ボード上の適切な列に配置します。各カードには、タイトル、責任者、期限、およびその他の関連する情報などの必須の詳細を含める必要があります。
各列のカードを優先度に基づいて配置でき、最も緊急なタスクを上に配置できます。これにより、進行中の作業を明確に可視化し、タスクに効果的に優先順位を付けることができます。
カードにさまざまな色を使用して、さまざまなタイプのタスク、緊急度のレベル、または優先度（たとえば、緊急は赤、中優先度は黄色、通常のタスクは緑）を示すことを検討してください。
ステップ4：作業を開始する
カンバンボードが設定されたら、各列の上部にあるタスクの作業を開始できます。タスクを完了したら、カードをワークフローの次の列に移動します。過負荷を回避し、効率を最適化するために、WIP制限を遵守することが不可欠です。
プロセス中に発生する問題や障害に迅速に対処して、ワークフローが可能な限りスムーズに保たれるようにします。
ステップ5：カンバンシステムを改善する
チームとステークホルダー（パートナー、顧客、サポートスタッフ）から継続的にフィードバックを収集し、この情報を使用してカンバンシステムを改善します。これには、ワークフローの洗練、ボードと列の構造の調整、またはカンバンカードの再編成とラベル付けが含まれます。
定期的に、タスクカードのステータスを確認および評価できます。たとえば、最終列に移動したカードの数、期限切れのカードの数などです。これらのメトリクスは、カンバンが以前のシステムと比較して効率を効果的に改善したかどうかを判断するのに役立ちます。
最後に
カンバン方法とサポートソフトウェアは、タスクとワークフロー管理を大幅に簡素化しました。カンバンは、ユーザーが体系的な考え方とその原則を理解している限り、異なる時間、場所、またはシナリオなど、さまざまな状況で柔軟に適用できます。
