Perencanaan Proyek Jadi Sederhana: 6 Langkah Menulis Rencana Proyek

Hampir dua pertiga rencana bisnis gagal selama fase eksekusi.

Perencanaan adalah fondasi kokoh bagi kesuksesan proyek atau rencana bisnis apa pun.

Bagi manajer dan pemimpin, memiliki rencana terstruktur dengan baik memungkinkan Anda tetap di atas operasi masa depan, meminimalkan dampak perubahan eksternal, mencegah pemborosan sumber daya, dan menetapkan standar yang jelas untuk memantau kemajuan. Bagi karyawan atau anggota tim, perencanaan adalah alat krusial yang membantu menyelaraskan upaya dalam organisasi, mengurangi tumpang tindih dan kebingungan.

Namun, sebagian besar rencana gagal selama fase eksekusi karena risiko tak terduga yang belum dipertimbangkan oleh banyak manajer proyek. Ini terutama berlaku bagi manajer muda yang belum berpengalaman, yang sering kali tersandung di langkah pertama. Jadi, bagaimana Anda memastikan bahwa "rencana" Anda tidak berakhir sebagai dokumen yang terbuang sia-sia?

Mari kita jelajahi 6 langkah penting untuk membuat rencana lengkap yang akan meningkatkan kepercayaan diri Anda dan membantu Anda dengan cepat memimpin tim menuju kesuksesan proyek!

Apa itu rencana proyek?

Rencana proyek adalah dokumen formal yang menguraikan rincian tentang bagaimana proyek akan dijalankan, dipantau, dan dikendalikan. Ini berfungsi sebagai peta jalan untuk proyek, memberikan panduan yang jelas tentang tujuan, ruang lingkup, timeline, sumber daya, dan proses yang terlibat.

Apa yang harus dimasukkan dalam rencana proyek?

Komponen kunci dari rencana proyek meliputi:

• Tujuan proyek: Ini mendefinisikan tujuan proyek, menguraikan sasaran spesifik dan deliverable yang ingin dicapai oleh proyek.
• Ruang lingkup: Ruang lingkup proyek mengidentifikasi batasan proyek, menentukan apa yang akan dan tidak akan dimasukkan dalam deliverable.
• Timeline: Ini mencakup jadwal proyek, menguraikan fase-fase kunci, milestone, dan tenggat waktu untuk menyelesaikan tugas. Gantt chart atau timeline sering digunakan untuk memvisualisasikan jadwal.
• Sumber daya: Rincian sumber daya yang diperlukan, termasuk anggota tim, peralatan, dan material. Ini juga menguraikan peran dan tanggung jawab dalam tim.
• Anggaran: Rencana proyek merinci perkiraan biaya yang terkait dengan proyek, termasuk tenaga kerja, material, dan biaya lainnya.
• Rencana manajemen risiko: Bagian ini mengidentifikasi potensi risiko, dampaknya terhadap proyek, dan strategi untuk memitigasinya.
• Rencana komunikasi: Rencana proyek menetapkan bagaimana dan kapan informasi akan dibagikan dengan pemangku kepentingan.
• Manajemen kualitas: Ini menguraikan bagaimana kualitas deliverable proyek akan dijamin, termasuk standar, kriteria, dan langkah-langkah kontrol kualitas.
• Manajemen perubahan: Proses untuk menangani perubahan pada ruang lingkup proyek, timeline, atau sumber daya, membantu tim beradaptasi dengan tantangan yang tidak terduga.

6 langkah menulis rencana proyek

Langkah 1: Identifikasi kebutuhan pelanggan dan pemangku kepentingan

Dalam artikel ini, kami fokus pada dua skenario umum saat merencanakan proyek.

Skenario 1: Membangun proyek berdasarkan kebutuhan pelanggan

Dalam hal ini, Anda dipekerjakan untuk menjalankan proyek. Oleh karena itu, ada dua tugas kunci yang perlu Anda selesaikan pada tahap ini:

• Mengumpulkan persyaratan dan ekspektasi pelanggan untuk proyek.
• Menetapkan baseline proyek (ruang lingkup, anggaran, timeline, sumber daya, ekspektasi pelanggan, dan tanggung jawab semua pihak). Ini membantu mencegah masalah seperti lempar tanggung jawab atau menghindari tanggung jawab jika proyek mengalami keterlambatan atau kegagalan.

Skenario 2: Membuat proyek/rencana berdasarkan permintaan manajemen

Jika Anda adalah CEO atau kepala departemen yang ditugaskan untuk merencanakan strategi pengembangan produk atau strategi bisnis bulanan/kuartalan, Anda harus:

• Memahami dengan jelas masalah atau permintaan yang dibuat oleh manajemen.
• Menetapkan poin-poin kunci untuk penyelesaian proyek bekerja sama dengan manajemen: anggaran, timeline, sumber daya, dan ruang lingkup proyek (ini akan mirip dengan Skenario 1).

Tips Pro:

Lakukan upaya untuk berkomunikasi lebih banyak dengan pelanggan dan pemangku kepentingan untuk benar-benar memahami kebutuhan mereka yang lebih dalam. Ini adalah "kunci emas" untuk membangun kepercayaan awal antara kedua belah pihak dalam proyek.

Langkah 2: Menetapkan tujuan untuk rencana

Menetapkan tujuan yang jelas untuk proyek adalah langkah penting dalam proses perencanaan. Tujuan memberikan pelanggan dan manajemen pandangan yang jelas tentang hasil yang diharapkan dan mempermudah penilaian kesuksesan proyek. Tujuan yang terdefinisi dengan baik membantu Anda dan pemangku kepentingan lainnya memperkirakan beban kerja, sumber daya, waktu, dan biaya dengan lebih akurat dan memperjelas tanggung jawab setiap orang.

Namun, menetapkan angka target spesifik untuk tujuan ini tidak selalu mudah.

Faktanya, 70% proyek bisnis gagal memenuhi tujuan yang ditetapkan!

Salah satu alasan utama kegagalan ini adalah elemen kunci "penetapan tujuan" sering kali tidak realistis. Untuk menghindari jebakan ini, ikuti kriteria SMART saat menetapkan tujuan Anda.

Kriteria SMART memastikan bahwa tujuan proyek Anda praktis dan dapat dicapai. Ini meliputi:

S - Spesifik

Tujuan proyek Anda harus spesifik dan menjawab lima pertanyaan kunci (5 W):

• Apa tujuannya?
• Mengapa perlu mencapai tujuan ini?
• Di mana proyek akan dilakukan?
• Siapa yang akan bertanggung jawab untuk menjalankannya?
• Kapan timeline untuk tujuan ini?

M - Terukur

Tujuan proyek harus dapat diukur, artinya Anda harus dapat melacak kemajuan, sumber daya yang digunakan, biaya, dan bagaimana tugas akan diselesaikan.

A - Dapat Dicapai

Proyek harus dapat dilakukan dalam kondisi dunia nyata. Tujuan yang dapat dicapai menjawab pertanyaan, "Bagaimana kita bisa mewujudkan ini?".

R - Realistis

Tujuan yang realistis memberikan manfaat nyata bagi pemangku kepentingan. Untuk memastikan ini, tujuan harus menjawab pertanyaan berikut:

• Manfaat apa yang akan diberikan proyek?
• Apakah ini waktu yang tepat untuk ini?
• Apakah manfaat ini selaras dengan kebutuhan dan upaya proyek?
• Siapa pemangku kepentingan yang tepat untuk mendapatkan manfaat dari proyek ini?

T - Terikat Waktu

Proyek harus diselesaikan dalam timeline tertentu. Tujuan terikat waktu menjawab:

• Kapan proyek harus diselesaikan?
• Kapan akan dimulai?
• Kemajuan apa yang harus dicapai dalam setiap kerangka waktu tertentu?

Tips Pro:

Jangan pernah mengatakan, "Setiap tujuan itu penting." Sebaliknya, prioritaskan tujuan berdasarkan urgensi dan dampaknya terhadap kesuksesan proyek.

Langkah 3: Definisikan deliverable proyek untuk setiap fase

Setelah Anda menguraikan tujuan keseluruhan, langkah ini melibatkan memperkirakan beban kerja spesifik dan deliverable pada setiap milestone proyek. Sederhananya, ini tentang mendefinisikan hasil yang diharapkan untuk setiap fase proyek. Ini membantu Anda dan pemangku kepentingan lainnya melacak kemajuan dan mengantisipasi potensi risiko di sepanjang jalan.

Apakah Anda mengelola siklus pengembangan perangkat lunak, meluncurkan kampanye pemasaran, atau bekerja pada cara merencanakan acara, memecah proyek Anda menjadi deliverable yang jelas membuat semua orang selaras tentang seperti apa kesuksesan itu.

Jadi bagaimana Anda bisa tetap di atas deliverable setiap fase?

Tetapkan milestone kunci atau pengingat untuk setiap tenggat waktu proyek. Dengan memantau kemajuan secara teratur, Anda dapat memastikan bahwa tugas diselesaikan tepat waktu, yang mendorong kepercayaan dan kepuasan di antara semua pemangku kepentingan.

Tips Pro:

Menggunakan perangkat lunak untuk mengelola proyek adalah salah satu cara paling efektif untuk menjaga tim Anda selaras dan memastikan proyek tetap di jalur. Dengan bantuan alat digital, Anda dapat memantau kemajuan secara real time, memusatkan dokumentasi, dan meningkatkan komunikasi.

Rework Projects memungkinkan berbagai jenis tampilan dan papan untuk perencanaan dan manajemen proyek yang fleksibel

Langkah 4: Tetapkan jadwal proyek

Berdasarkan deliverable dari Langkah 3, Anda sekarang perlu menentukan urutan tugas yang diperlukan untuk proyek. Untuk setiap tugas, definisikan dengan jelas kerangka waktu, sumber daya yang dibutuhkan, dan orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya.

Selanjutnya, pertimbangkan ketergantungan antara tugas atau tanggung jawab yang ditugaskan kepada anggota tim. Sangat penting untuk mengetahui tugas mana yang perlu diselesaikan sebelum tugas lain dapat dimulai, sehingga sumber daya dan waktu dialokasikan secara efisien, menghindari bottleneck dan keterlambatan.

Pada tahap ini, menggunakan Gantt chart sangat penting. Gantt chart memungkinkan Anda menetapkan tenggat waktu, dari awal hingga akhir, sambil melacak siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas dan beban kerja yang terlibat. Ini mempermudah untuk memantau kemajuan, mengontrol jadwal, dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan untuk mencegah gangguan ketika tugas tumpang tindih.

Proyek yang divisualisasikan di Rework.com

Tips Pro:

Apakah proyek Anda berjalan lancar sebagian besar tergantung pada langkah ini. Saran terbaik adalah berkonsultasi dengan anggota tim Anda. Mereka dapat menawarkan wawasan berharga tentang cara mendekati tugas, kerangka waktu yang diperlukan, dan siapa yang paling cocok untuk tanggung jawab tertentu. Plus, dengan mengamankan komitmen setiap orang terhadap tenggat waktu, Anda akan memiliki fondasi yang solid untuk dengan percaya diri mengomunikasikan kemajuan proyek dengan pemangku kepentingan.

Langkah 5: Identifikasi risiko dan nilai dampaknya (Rencana manajemen risiko)

Tidak ada proyek yang bebas risiko, dan kita tentu tidak bisa mengandalkan keberuntungan untuk menyelamatkan kita ketika hal-hal berjalan salah!

Apa yang perlu Anda lakukan adalah mengantisipasi potensi risiko yang dapat mempengaruhi proyek atau anggota tim Anda. Misalnya, jika fase proyek bertepatan dengan periode liburan, ini dapat mempengaruhi kemajuan, jadi Anda perlu memperhitungkan waktu buffer tambahan.

Kadang-kadang, ada keadaan tak terduga yang dapat serius mengganggu proyek, seperti anggota tim yang tiba-tiba keluar, peralatan yang rusak, atau konflik tim.

Pertimbangkan dengan hati-hati setiap langkah untuk mencegah risiko tertentu terjadi atau untuk meminimalkan dampak negatifnya pada proyek Anda.

Langkah ini melibatkan penilaian risiko dan membangun strategi manajemen risiko untuk memastikan rencana proyek Anda memiliki margin kesalahan sekecil mungkin.

Tips Pro:

Untuk tugas dengan tingkat risiko tinggi, bijaksana untuk membuat "buffer" dengan mengalokasikan waktu tambahan baik untuk tugas tertentu atau seluruh proyek. Buffer ini akan memberi Anda cukup waktu untuk menangani masalah tak terduga saat muncul.

Langkah 6: Presentasikan rencana proyek kepada pemangku kepentingan

Sekarang semua langkah selesai, saatnya untuk mempresentasikan rencana proyek Anda kepada pemangku kepentingan. Dalam langkah ini, Anda perlu menjelaskan bagaimana implementasi proyek akan mempengaruhi ekspektasi dan kebutuhan mereka. Selain itu, Anda harus mengusulkan solusi untuk potensi konflik. Ingat, presentasi Anda tidak boleh sepihak, itu harus menjadi diskusi.

Anda harus memperjelas: Siapa yang membutuhkan laporan mana, dan seberapa sering? Keputusan apa dalam rencana atau selama eksekusi proyek yang memerlukan persetujuan, dan siapa yang bertanggung jawab untuk keputusan tersebut?

Juga sangat penting untuk mempresentasikan rencana dengan jelas, didukung oleh data spesifik, untuk memastikan bahwa pemangku kepentingan sepenuhnya memahami persyaratan, hasil yang diharapkan, dan tanggung jawab mereka.

Tips Pro:

Jika rencana atau jadwal bertentangan dengan ekspektasi awal, ini adalah momen untuk mengatasinya, memastikan tidak ada kejutan atau frustrasi di kemudian hari. Alih-alih hanya memberi tahu pemangku kepentingan bahwa tuntutan mereka tidak realistis, pandu percakapan dengan mengajukan pertanyaan seperti: Kerangka waktu, anggaran, atau sumber daya apa yang diperlukan untuk membuat tujuan mereka layak? Biarkan mereka memutuskan trade-off daripada mengubahnya menjadi perdebatan.

Setelah Anda menyelesaikan enam langkah ini...

Selamat, Anda telah secara resmi menyelesaikan fase perencanaan proyek Anda!

Dengan awal yang kuat ini, kami berharap Anda akan mengelola proyek dengan lancar. Namun, perlu diingat bahwa detail spesifik tentang perencanaan proyek dan deskripsi Anda mungkin bervariasi tergantung pada metode manajemen proyek yang Anda pilih. Dalam artikel berikutnya, kami akan memandu Anda tentang praktik terbaik untuk mengelola proyek Anda dengan sukses.