Apa itu Kanban? Panduan Menerapkan Kanban untuk Mengelola Proyek Kerja Anda

Manajemen proyek dan tugas sering kali menjadi kompleks dan menantang dalam lingkungan kerja modern. Inilah mengapa metodologi manajemen yang diakui secara global dipelajari, ditingkatkan, dan diterapkan secara luas. Di antaranya, Kanban menonjol sebagai kunci yang membantu Toyota menjadi salah satu produsen mobil terkemuka di dunia.

Artikel ini akan mengeksplorasi prinsip inti Kanban, cara mengimplementasikannya, dan strategi untuk mengoptimalkan alur kerja Anda menggunakan model Kanban.

Apa itu Kanban?

---

Definisi Kanban

Kanban adalah istilah Jepang yang pertama kali digunakan oleh Toyota dalam industri otomotif. Dalam bahasa Jepang, "Kanban" berasal dari "kan" (visual) dan "ban" (kartu atau papan), yang dapat dipahami secara sederhana sebagai "papan informasi."

Model Kanban adalah alat visual untuk melacak tugas, memungkinkan anggota tim proyek melihat di mana setiap tugas berada dalam alur kerja. Cara paling sederhana untuk mengimplementasikan ini adalah menggunakan papan tulis dengan catatan tempel berwarna untuk mendeskripsikan dan mengelola proses kerja.

Sejarah Kanban

Pada akhir tahun 1940-an, Toyota menghadapi krisis karena persaingan domestik dan internasional yang ketat. Untuk mengatasi tantangan ini, insinyur Taiichi Ohno mengusulkan metode untuk meningkatkan dan mengoptimalkan sistem produksi perusahaan. Metode ini awalnya disebut "Just-in-Time" (JIT) dan dirancang untuk memenuhi timeline produksi berdasarkan permintaan pelanggan dengan mengidentifikasi kekurangan material dalam proses.

Tim mencatat informasi menggunakan kartu Kanban berwarna, yang kemudian dipindahkan melalui berbagai stasiun kerja di lini produksi. Misalnya, kartu mungkin berfungsi sebagai formulir pesanan di satu stasiun dan kemudian menjadi label pengiriman di stasiun berikutnya.

Saat mengimplementasikan sistem ini, Toyota mematuhi beberapa prinsip fundamental:

• Informasi selalu diteruskan dari satu langkah proses ke langkah berikutnya.
• Produksi tidak dimulai tanpa menerima kartu Kanban.
• Setiap kontainer di lini produksi harus memiliki kartu Kanban yang menentukan detail produk, lokasi produksi, tujuan, dan kuantitas.
• Kontainer harus menampung kuantitas yang ditentukan dengan tepat—tidak lebih, tidak kurang.
• Produk cacat atau item berlebih tidak diteruskan ke tahap berikutnya.
• Interval antara pengiriman dan jumlah kartu Kanban harus diminimalkan.

Hasilnya, kartu Kanban memungkinkan tim untuk mengontrol setiap tahap lini produksi dengan ketat. Yang penting, semua kartu ini terhubung dengan alur kerja sebelumnya dan membawa informasi lengkap.

Kemudian, Taiichi Ohno dan Toyota menyadari bahwa prinsip Kanban tidak terbatas pada manufaktur dan dapat diterapkan pada proses atau organisasi apa pun, yang meletakkan fondasi untuk metode manajemen Kanban modern.

Sistem Kanban di pabrik Toyota

Cara kerja Kanban

Dalam aplikasi saat ini, model Kanban didasarkan pada beberapa prinsip inti:

• Visualisasikan alur kerja: Kanban memanfaatkan papan, kolom, dan kartu Kanban untuk memvisualisasikan tugas dan alur kerja. Ingat teks berikut: Setiap kartu mewakili tugas yang perlu diselesaikan. Kolom di papan mewakili tahapan berbeda dari alur kerja, menunjukkan berbagai status tugas. Papan Kanban dasar biasanya terdiri dari tiga kolom: "To-do," "Doing," dan "Done."
• Batasi pekerjaan yang sedang berlangsung (WIP): Kanban membatasi jumlah tugas yang dikerjakan secara bersamaan pada satu tahap. Jumlah tugas yang ditangani setiap orang atau departemen juga harus dibatasi pada jumlah yang dapat dikelola. Ini membantu mencegah kelebihan beban dan mendorong individu untuk fokus pada tugas mereka saat ini daripada mengerjakan beberapa pekerjaan secara bersamaan.
• Pertahankan alur kerja yang stabil: Tujuan Kanban adalah mengoptimalkan alur kerja, memastikan bahwa tugas bergerak dengan lancar dari satu tahap ke tahap berikutnya tanpa penundaan yang tidak perlu. Memindahkan kartu Kanban secara berurutan dari satu kolom ke kolom lain membantu mencegah bottleneck.
• Fokus pada peningkatan berkelanjutan: Bahkan jika proses sudah sangat efisien, selalu ada ruang untuk perbaikan. Peningkatan kecil yang berkelanjutan dapat menghasilkan keuntungan signifikan dari waktu ke waktu. Misalnya, meningkatkan produktivitas sebesar 1% setiap minggu akan menghasilkan peningkatan 67% dalam setahun.
• Zero defects: Tujuannya adalah memastikan bahwa tidak ada produk cacat atau kesalahan yang diteruskan ke tahap berikutnya dari proses.

Konsep kunci Kanban

---

Papan Kanban

Papan Kanban adalah representasi visual dari tugas dalam proyek atau alur kerja. Kartu tugas bergerak melalui kolom yang sesuai dengan tahapan berbeda dalam alur kerja, mewakili kemajuan tugas.

Selain itu, papan Kanban dapat mencakup informasi tambahan seperti grafik kinerja, persyaratan, catatan, atau diagram lain untuk membantu mengelola dan melacak kemajuan kerja.

Dengan melihat papan Kanban, anggota tim dapat dengan cepat memahami peta jalan menuju tujuan, kemajuan keseluruhan alur kerja, dan informasi penting seperti tugas yang diprioritaskan, tenggat waktu yang akan datang, dan tugas yang terlambat.

Kolom Kanban

Kolom Kanban mendeskripsikan bagian dari papan Kanban, dengan setiap bagian mewakili tahap atau status berbeda dalam alur kerja. Kartu tugas bergerak melalui kolom-kolom ini saat mereka maju melalui alur kerja.

Setiap kolom Kanban berisi daftar (atau kumpulan) kartu tugas—biasanya yang berada pada tahap alur kerja yang sama. Dalam alat manajemen proyek tradisional, ini disebut "daftar tugas" atau "task list."

Kartu Kanban

Kartu tugas Kanban memvisualisasikan tugas dalam alur kerja. Setiap kartu tugas mewakili tugas spesifik, seperti pekerjaan yang harus diselesaikan atau produk yang harus dibuat. Dalam alat manajemen proyek tradisional, ini adalah "to-do" atau "task."

Setiap kartu Kanban biasanya mencakup informasi berikut:

• Judul kartu: Deskripsi singkat tentang tugas yang harus diselesaikan.
• Orang yang ditugaskan: Nama orang yang bertanggung jawab untuk tugas.
• Tanggal jatuh tempo: Tenggat waktu atau perkiraan waktu untuk penyelesaian tugas.
• Nomor identifikasi: Nomor unik yang diberikan pada setiap kartu untuk identifikasi dan pelacakan mudah dalam sistem Kanban.
• Kode warna atau label: Indikator yang menunjukkan status tugas atau mengkategorikan kartu.
• Penanda prioritas: Indikator untuk mengidentifikasi tugas yang perlu diprioritaskan.

Kartu tugas berfungsi sebagai bukti dari semua aktivitas yang mengarah pada hasil kerja. Oleh karena itu, ketika perlu meninjau seluruh alur kerja, tim manajemen dapat dengan cepat memeriksa setiap kartu tugas untuk mendapatkan gambaran yang terperinci dan akurat.

Kelebihan dan Kekurangan Kanban

---

Tidak ada metode yang sempurna, dan Kanban juga memiliki kekuatan dan kelemahan yang penting untuk dipertimbangkan.

Manfaat Kanban

• Transparansi: Kanban memudahkan semua orang untuk melihat semua tugas dan tanggung jawab mereka, membawa transparansi ke seluruh alur kerja. Visibilitas ini memungkinkan anggota tim menghilangkan tugas yang tidak perlu dan fokus pada yang paling kritis.
• Manajemen kerja yang fleksibel: Kartu Kanban baru dapat dengan mudah ditambahkan sepanjang proses kerja, dan status atau prioritasnya dapat disesuaikan. Fleksibilitas ini membuat Kanban menjadi model yang responsif, membantu alur kerja beradaptasi dengan cepat terhadap tuntutan yang berubah.
• Peningkatan produktivitas: Kanban mendorong orang untuk fokus pada tugas saat ini sampai selesai, menghindari multitasking yang dapat menyebabkan bottleneck dalam proses atau mempengaruhi kualitas kerja. Prinsip ini mengarah pada penanganan tugas yang lebih terorganisir dan efisien, secara signifikan meningkatkan produktivitas.
• Identifikasi bottleneck: Ketika bekerja dengan papan Kanban yang penuh dengan kartu tugas, menjadi mudah untuk menemukan bottleneck: kolom yang kelebihan beban, tugas yang mandek, atau kartu yang belum berkembang dalam waktu lama. Ini adalah salah satu keuntungan menonjol dari menggunakan manajemen visual.
• Implementasi sederhana: Berkat prinsipnya yang mudah dan model setup yang mudah, Kanban dapat diterapkan di tim atau organisasi mana pun, terlepas dari industri atau ukuran. Bahkan dapat diterapkan secara fleksibel pada proses atau tahap proyek yang berbeda tanpa menyebabkan gangguan signifikan.

Kekurangan Kanban

Kesulitan dalam memperkirakan waktu: Kanban berfokus pada alur kerja berkelanjutan tanpa batasan waktu yang ketat. Kolom mewakili tahapan berbeda tetapi tidak memberikan tenggat waktu spesifik, membuat sulit untuk merencanakan kapan tugas akan selesai atau memperkirakan waktu penyelesaian.

Pembaruan yang sering diperlukan: Kanban mengharuskan pengguna untuk memperbarui status kartu tugas secara teratur, kadang-kadang secara real-time. Jika tidak dilakukan, tim berisiko bekerja dengan informasi yang ketinggalan zaman, yang merusak tujuan memvisualisasikan alur kerja melalui papan dan kolom.

Menantang pada skala besar: Papan Kanban dapat menjadi berantakan dalam alur kerja dengan terlalu banyak aktivitas yang saling terhubung yang memerlukan transisi yang sering. Ini dapat membuat sulit bagi tim untuk melacak dan mengelola semua aktivitas secara efektif.

Kualitas output tidak terjamin: Sementara Kanban menekankan eksekusi tugas, ini dapat menimbulkan risiko pada gambaran yang lebih luas—tugas mungkin selesai, tetapi output keseluruhan atau kualitas produk akhir mungkin tidak dijamin.

Kapan menggunakan Kanban?

Kanban paling cocok untuk proyek di mana prioritas sering berubah—kadang-kadang setiap hari—terutama ketika proyek memiliki karakteristik berikut:

• Berfokus pada alur kerja berkelanjutan daripada tenggat waktu kritis tertentu.
• Mengalami backlog karena pekerjaan yang mandek, di mana proses dasar sudah ada, dan operasi yang lebih lancar dan efisien diperlukan.
• Tidak ada tenggat waktu ketat untuk penyelesaian.
• Perlu secara fleksibel menambahkan, menghapus, atau mengedit informasi tugas selama alur kerja.
• Memerlukan peningkatan berkelanjutan sepanjang proses.
• Tim diharapkan melapor kapan saja.

Membandingkan Kanban, Scrum, dan Agile

---

Perbedaan inti

Pada intinya, Agile adalah metodologi—filosofi luas yang berakar pada prinsip manajemen proyek iteratif dan inkremental. Agile bertujuan untuk mempersingkat siklus pengembangan produk dan mengirimkan produk kepada pelanggan dengan cepat.

Scrum adalah kerangka manajemen yang mematuhi metodologi Agile. Ini umum digunakan dalam proyek di mana pengguna tidak sepenuhnya mendefinisikan tujuan akhir. Scrum berfokus pada mengoptimalkan nilai dalam iterasi waktu tetap, yang dikenal sebagai sprint, biasanya berlangsung dari 1 hingga 4 minggu. Siklus berkelanjutan ini bertujuan untuk meningkatkan produk, teknik, dinamika tim, dan lingkungan kerja.

Di sisi lain, Kanban adalah model manajemen dalam keluarga Agile, memberikan alat dan proses spesifik untuk mengimplementasikan Agile. Ini mewujudkan banyak prinsip metodologi Agile, termasuk kemampuan beradaptasi terhadap perubahan dan penekanan kuat pada transparansi di seluruh tim.

Oleh karena itu, perbandingan yang akurat di sini adalah antara Kanban dan Scrum untuk menyoroti perbedaan mereka:

Haruskah Anda memilih Kanban atau Scrum?

Tergantung pada skala dan sifat proyek Anda, Anda dapat menerapkan Kanban atau Scrum. Kedua pendekatan berjanji untuk membuat proses eksekusi lebih transparan, efisien, dan terus ditingkatkan.

Atau, Anda dapat mengimplementasikan dan mengelola proyek Anda menggunakan model hibrid yang dipengaruhi oleh Kanban dan Scrum—yang dikenal sebagai Scrumban. Scrumban menggabungkan proses Scrum dan alat visualisasi Kanban. Misalnya, papan Kanban dapat menjadi alat yang sangat baik untuk melacak tugas dalam sprint Scrum.

Cara menyiapkan papan Kanban

---

Langkah 1: Garis besar alur kerja Anda di papan Kanban

Mulailah dengan menyiapkan papan tulis fisik atau papan Kanban online untuk mengimplementasikan Kanban. Selanjutnya, pecah alur kerja Anda menjadi tahapan tertentu, dari awal tugas hingga penyelesaiannya. Gambar kolom di papan, masing-masing mewakili tahap dalam alur kerja.

Langkah 2: Tetapkan batas WIP untuk setiap kolom

Agar Kanban efektif, sangat penting untuk menetapkan batas Work In Progress (WIP) untuk setiap kolom Kanban—jumlah maksimum tugas yang diizinkan di kolom tersebut pada waktu tertentu. Langkah ini sangat penting untuk memastikan alur kerja yang lancar di seluruh proyek dan mencegah kelebihan beban kerja.

Untuk beban kerja individu, juga disarankan untuk membatasi tugas hingga 2-3 pada satu waktu. Ini membantu mempertahankan fokus, mengurangi stres dari multitasking, dan memastikan kualitas output.

Langkah 3: Buat kartu Kanban

Selanjutnya, buat kartu Kanban untuk setiap tugas atau aktivitas dan tempatkan di kolom yang sesuai di papan. Setiap kartu harus mencakup detail penting seperti judul, orang yang bertanggung jawab, tanggal jatuh tempo, dan informasi relevan tambahan.

Anda dapat mengatur kartu di setiap kolom berdasarkan prioritas, dengan tugas paling mendesak di atas. Ini memungkinkan visibilitas yang jelas dari pekerjaan yang sedang berlangsung dan membantu memprioritaskan tugas secara efektif.

Pertimbangkan untuk menggunakan warna berbeda untuk kartu untuk menunjukkan berbagai jenis tugas, tingkat urgensi, atau prioritas (misalnya, merah untuk mendesak, kuning untuk prioritas menengah, hijau untuk tugas reguler).

Langkah 4: Mulai bekerja

Setelah papan Kanban Anda siap, Anda dapat mulai bekerja pada tugas di bagian atas setiap kolom. Setelah menyelesaikan tugas, pindahkan kartu ke kolom berikutnya dalam alur kerja. Mematuhi batas WIP sangat penting untuk menghindari kelebihan beban dan mengoptimalkan efisiensi.

Tangani masalah atau hambatan yang muncul selama proses dengan segera untuk memastikan alur kerja tetap selancar mungkin.

Langkah 5: Tingkatkan sistem Kanban

Terus kumpulkan umpan balik dari tim Anda dan pemangku kepentingan (mitra, pelanggan, staf pendukung) dan gunakan informasi ini untuk meningkatkan sistem Kanban. Ini termasuk menyempurnakan alur kerja, menyesuaikan struktur papan dan kolom, atau mengatur ulang dan memberi label kartu Kanban.

Secara berkala, Anda dapat meninjau dan menilai status kartu tugas, seperti berapa banyak yang telah pindah ke kolom akhir, berapa banyak yang terlambat, dll. Metrik ini dapat membantu menentukan apakah Kanban telah secara efektif meningkatkan efisiensi dibandingkan dengan sistem sebelumnya.

Kata terakhir

Metode Kanban dan perangkat lunak pendukung telah secara signifikan menyederhanakan manajemen tugas dan alur kerja. Kanban dapat diterapkan secara fleksibel dalam berbagai situasi, baik pada waktu, lokasi, atau skenario yang berbeda, selama pengguna memiliki pola pikir sistematis dan memahami prinsip-prinsipnya.

FAQ Section