Die beste Kundenportal-Software 2026: 15 Plattformen für Agenturen, Kanzleien und Dienstleistungsunternehmen

Von Camellia · Aktualisiert am 9. September 2026

Welche Kundenportal-Software 2026 die beste ist, hängt davon ab, was Sie betreiben: eine Agentur, die eine Projektstatusseite im eigenen Branding braucht, eine Buchhaltungs- oder Steuerkanzlei, die Dokumente sicher und mit Zwei-Faktor-Authentifizierung austauschen muss, oder eine Beratung, die Angebote, Verträge und Rechnungsstellung unter einem Login bündeln möchte. SuiteDash und Assembly (früher Copilot) sind die erste Wahl für Agenturen, die ein vollständig White-Label-fähiges Allzweckportal wollen. SmartVault und Progress ShareFile führen bei Buchhaltungs- und Steuerkanzleien mit echten Compliance-Anforderungen. Wayfront (früher Service Provider Pro) führt bei Agenturen, die produktisierte, wiederholbare Dienstleistungen mit integriertem Checkout verkaufen. Dieser Leitfaden bewertet 15 Plattformen aus diesem gesamten Spektrum nach Preistransparenz, Sicherheitstiefe und Eignung je Unternehmensgröße.

Einige davon begannen als Rechnungstools für Freelancer und haben unterwegs ein Kundenportal bekommen (HoneyBook, Bonsai, Dubsado); andere wurden von Anfang an als Portal entwickelt (SuiteDash, Assembly, Moxo, Clinked, FuseBase). Eine (Softr) ist gar kein Portalprodukt, sondern ein No-Code-App-Builder, auf dem Agenturen ein Portal aufbauen. Das ist wichtig, wenn Sie am ersten Tag etwas Einsatzbereites wollen und nicht etwas, das Sie erst konfigurieren müssen. Ordnen Sie die Plattform der tatsächlichen Aufgabe zu, bevor Sie Preise vergleichen: alltäglicher Datei- und Statusaustausch, formeller Dokumentenaustausch in der Buchhaltung oder eine vollständig individuelle Kunden-App. Denn die günstigste und die teuerste Option in dieser Liste konkurrieren nicht um dieselben Käufer.

Wichtige Fakten

• Der weltweite Markt für Kundenportal-Software wurde 2023 auf 1,7 Milliarden \(geschätzt und soll bis 2032 auf 3,5 Milliarden\) wachsen, bei einer CAGR von mehr als 8 %. (Global Market Insights)
• 73 % der Verbraucher wechseln nach mehreren schlechten Erfahrungen zu einem Wettbewerber, so die Zendesk-Benchmark-Daten. (Zendesk)
• Rechnungen mit Online-Zahlungslink werden zu 79,6 % bezahlt, bei einer mittleren Zahlungsdauer von 8 Tagen, gegenüber 56,1 % und 15 Tagen Median ohne Link. Das zeigt die Analyse von Tofu zu 3,75 Millionen Rechnungen, die 442.894 US-Handwerks- und Servicebetriebe zwischen Januar 2025 und Mai 2026 verschickt haben. (Tofu)
• Buchhaltungspraxen, die kontinuierlich in Technologie investieren, betreuen im Schnitt 50 % mehr Mandanten, nämlich 100 gegenüber 67, als der durchschnittliche Teilnehmer der Client Advisory Services Benchmark Survey 2024 von CPA.com und AICPA PCPS unter 206 Praxen. (CPA.com und AICPA)
• Business Email Compromise, die Betrugskategorie, die genau auf den Rechnungs- und Dokumentenaustausch abzielt, den ein Kundenportal absichern soll, verursachte im FBI IC3 Internet Crime Report 2025 gemeldete Verluste von 3,05 Milliarden $. (FBI IC3)

Schnellvergleichstabelle

1. SuiteDash: Der White-Label-Hub, der CRM, Portal und Rechnungsstellung bündelt

Das ganze Versprechen von SuiteDash ist Konsolidierung mit Ihrer Marke darauf, nicht mit der von SuiteDash: Jeder kundenseitige Bildschirm, die Login-Seite, das Portal, die Rechnungen, trägt Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre eigene URL, in jedem Tarif, auch im günstigsten. Es bündelt ein CRM, Projekt- und Aufgaben-Boards, Dateifreigabe, Angebote, Verträge und Rechnungsstellung in einem System. Deshalb landen Agenturen, die einen Stack aus fünf einzelnen Tools ablösen, oft zuerst hier. Die unbegrenzte Zahl an Mitarbeitern und CRM-Kontakten in jedem Tarif (laut der eigenen Preisseite von SuiteDash) ist in einer Kategorie ungewöhnlich, in der die meisten Anbieter das eine oder das andere begrenzen.

Der Preis für diese Breite ist fehlende Tiefe: SuiteDash spezialisiert sich auf keinen einzelnen Workflow so, wie es ein dediziertes E-Signatur-Tool oder ein speziell entwickeltes CRM tut, und neue Administratoren berichten von einer spürbaren Lernkurve, bis alle Module so konfiguriert sind, wie sie es möchten. Lesen Sie Die besten SuiteDash-Alternativen, wenn dieser Kompromiss zwischen Breite und Tiefe für Ihr Team der falsche ist, oder SuiteDash vs Moxo, wenn diese beiden Ihre eigentliche Shortlist sind.

Größeneignung: Agenturen und Beratungen mit 1-10 und 10-50 Mitarbeitern, die mehrere Einzeltools auf einmal ersetzen. Preise: START $19/Monat ($180/Jahr bei jährlicher Zahlung); THRIVE $49/Monat ($480/Jahr); PINNACLE $99/Monat ($960/Jahr). Zusätzlicher Speicher kostet $5/Monat pro 250 GB. Am besten geeignet für: Agenturen und Beratungen, die für Kunden einen Login im eigenen Branding wollen statt eines CRM, eines Portals und eines Rechnungstools, die mit Zapier zusammengeflickt sind.

2. Assembly (früher Copilot): Das No-Code-Portal, auf Tempo neu aufgebaut

Assembly hat sich am 30. September 2025 von Copilot umbenannt, und copilot.com gehört inzwischen zu einem fremden Microsoft-Produkt. Prüfen Sie deshalb jeden Link, bevor Sie darauf klicken. Das Versprechen ist gleich geblieben: ein modernes No-Code-Kundenportal, das Agenturen und Beratungen an einem Tag aufsetzen können, mit Messaging, Zahlungen, Dateifreigabe, Verträgen, Formularen und Help Desk unter einem Login im eigenen Branding. Es ist SOC 2 Type II zertifiziert, und der Advanced-Tarif ergänzt optionale HIPAA-Compliance mit unterzeichnetem BAA, erzwungener MFA und einem Audit-Log. Das ist wichtig für Firmen, die mit regulierten Daten arbeiten.

Bei der Preisstruktur werden Teams überrascht: Assembly rechnet nach internen Benutzern, aktiven Kontakten und Build-Credits ab, nicht nach einem pauschalen Preis pro Seat. Eine wachsende Kundenliste treibt Sie also in höhere Tarife, auch wenn Ihre Teamgröße gleich bleibt. Nur für Starter gibt es einen veröffentlichten Preis bei monatlicher Zahlung ($49/Monat gegenüber $29/Monat bei jährlicher Zahlung); Professional und Advanced sind auf der öffentlichen Seite nur als Jahreswerte angegeben.

Größeneignung: Agenturen mit 1-10 und 10-50 Mitarbeitern, die ein modernes Portal ohne Entwicklungsressourcen wollen. Preise: Free ($0, 1 interner Benutzer, 5 aktive Kontakte); Starter $29/Monat bei jährlicher Zahlung; Professional $99/Monat bei jährlicher Zahlung; Advanced $499/Monat bei jährlicher Zahlung; Enterprise individuell. Am besten geeignet für: Agenturen, die ein schnelles, No-Code- und Compliance-fähiges Portal wollen und bereit sind, mit Limits für aktive Kontakte statt mit Seat-Zahlen zu planen.

3. Moxo: Unbegrenzt viele Seats, bepreist für regulierte Enterprise-Workflows

Moxo hat sein Preismodell neu ausgerichtet, und das sollten Sie vor einem Angebot wissen: Es rechnet nicht mehr pro Benutzer ab. Jeder Tarif enthält jetzt unbegrenzt viele Seats, und gemessen werden stattdessen „flows“ (strukturierte Kunden-Workflows wie Onboarding oder Freigaben) und KI-Credits. Das passt bewusst zu Banken, Vermögensverwaltern und Dienstleistungsunternehmen, deren Kundenarbeit ein wiederholbarer, nachvollziehbarer Prozess ist und kein Ordner voller Dateien. Moxo ist SOC 2 Type II und SOC 3 zertifiziert, betreibt ein aktives HIPAA-Compliance-Programm und unterstützt SSO über SAML und OIDC mit Okta, Azure AD oder Google Workspace, dazu detaillierte Audit-Trails, die jede Nachricht, jedes Meeting und jeden Dateizugriff mit Zeitstempel und Benutzerzuordnung protokollieren.

Die ehrliche Schlagzeile ist der Einstiegspreis: $500/Monat ($5.000/Jahr bei jährlicher Zahlung) ist der mit Abstand höchste Startpunkt in diesem Vergleich, und es gibt keinen kostenlosen Tarif. Das ist kein Preisfehler, sondern Moxos Positionierung für Enterprise- und regulierte Käufer, die strukturierte Workflows und Compliance-Tiefe brauchen, nicht für eine Agentur mit drei Personen, die Optionen in einer Tabelle vergleicht. Lesen Sie Die besten Moxo-Alternativen, wenn der Einstiegspreis es ausschließt, oder SuiteDash vs Moxo für den direkten Vergleich.

Größeneignung: Regulierte Unternehmen mit 50-200 und 200+ Mitarbeitern (Finanzdienstleister, Vermögensverwaltung, Dienstleistungsunternehmen mit formellen Compliance-Anforderungen). Preise: Team $500/Monat ($5.000/Jahr bei jährlicher Zahlung), 250 Flows/Jahr und 25.000 KI-Credits/Jahr; Scale und Enterprise sind individuelle Angebote. Am besten geeignet für: Regulierte Unternehmen, die strukturierte, nachvollziehbare Kunden-Workflows brauchen und bereit sind, für SOC 2/SOC 3 und unbegrenzt viele Seats einen Enterprise-Einstiegspreis zu zahlen. Nicht ideal für: Kleine Agenturen oder Solo-Berater; allein Moxos Preisuntergrenze schließt diese Zielgruppe aus.

4. Clinked: Mitgliederbasierte Preise mit echter Enterprise-Sicherheit

Clinked teilt sein Preismodell in zwei Teile: Der Einstiegstarif Start Up wird pro Benutzer berechnet, alles darüber ist pauschal mit einem eingebauten Mitgliederkontingent. Dadurch wirkt der Sprung von Start Up zu Standard ($239/Monat pauschal, 100 Mitglieder inklusive) steil, wenn Sie Seat-Rechnungen gewohnt sind. Für diesen Sprung bekommen Sie echten Gegenwert: SOC-2-konforme Infrastruktur auf AWS (die selbst eine FedRAMP-Autorisierung trägt, was etwas anderes ist, als dass Clinked als Produkt eigenständig FedRAMP-zertifiziert wäre), HIPAA-taugliche Kontrollen, SAML-2.0-SSO und Zwei-Faktor-Authentifizierung ab dem Premium-Tarif.

Clinked spricht mit einem eigenen Portalangebot außerdem direkt Regierungs- und Public-Sector-Käufer an, neben dem üblichen Einsatz in Agenturen und Dienstleistungsunternehmen. Enterprise ergänzt eine White-Label-Mobile-App, Active Directory/SSO, die Wahl des Rechenzentrumsstandorts und SLA-Optionen. All das zielt auf dieselbe Käufergruppe wie Moxo, nur mit einem niedrigeren veröffentlichten Einstiegspreis. Auch die Abrechnungsflexibilität ist ein echter Unterschied: monatlich, jährlich (20 % Rabatt) oder zweijährlich (35 % Rabatt).

Größeneignung: Teams mit 10-50 und 50-200 Mitarbeitern, einschließlich Käufern aus dem öffentlichen Sektor und der Verwaltung. Preise: Start Up $11/Benutzer/Monat; Standard $239/Monat pauschal (100 Mitglieder, 1 TB); Premium $599/Monat pauschal (250 Mitglieder, 3 TB); Enterprise und Virtual Data Room sind individuelle Angebote. Am besten geeignet für: Teams, die echte Enterprise-Sicherheit (SSO, 2FA, Compliance-fähige Infrastruktur) ohne Moxos Einstiegspreis von $500/Monat wollen.

5. FuseBase: KI-gestützte Client-Workspaces für Beratungen

FuseBase (früher Nimbus) setzt stärker auf KI als jedes andere Tool in dieser Liste: Allein der Free-Tarif enthält pro Monat 20 KI-Prompts und 20 Automatisierungsläufe, bevor Sie etwas bezahlen, und die kostenpflichtigen Tarife erhöhen dieses Kontingent zusammen mit den Grenzen für Mitglieder und Kunden. Das Produkt selbst ist ein Client-Workspace mit gemeinsamen Dokumenten, Wikis, kundenspezifischen Portalen und leichtem Projekt-Tracking, gedacht für Beratungen und Agenturen, die KI-gestütztes Entwerfen und Zusammenfassen dort haben wollen, wo sich ihre Kunden anmelden, und nicht in einem separaten Tool.

FuseBase hat seine Sicherheit grundlegend überarbeitet und dabei SOC 2 und HIPAA-Compliance, SSO, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung ergänzt. Für ein Tool in dieser Preisklasse ist das ein bedeutender Fortschritt, und bei der Compliance-Tiefe liegt es damit vor den meisten anderen Optionen unter $100/Monat in dieser Liste. Eine Preiseigenheit sollten Sie kennen: FuseBase wirbt mit jährlicher Zahlung zu „30 % Rabatt“, veröffentlicht die tatsächlichen Jahresbeträge aber nirgends auf der Preisseite. Budgetieren Sie daher mit den Monatspreisen, bis Sie ein Angebot haben.

Größeneignung: Beratungen mit 1-10 und 10-50 Mitarbeitern, die KI-gestützte Client-Workspaces wollen. Preise: Free $0; Solo $32/Monat (1 Mitglied, 10 GB); Essentials $82/Monat (5 Mitglieder, 100 Kunden, 100 GB); Advanced $266/Monat (50 Mitglieder, 1.000 Kunden, 500 GB); Unlimited ist ein individuelles Angebot. Am besten geeignet für: Beratungen, die KI-gestütztes Entwerfen und Zusammenfassen im selben Workspace wollen, auf den auch Kunden zugreifen, und nicht als separate, angeflanschte App.

6. Onehub: Ein Portal mit integriertem Datenraum

Onehub liegt näher an sicherer Dateifreigabe und virtuellen Datenräumen als die Portale mit Messaging und Zahlungen an anderer Stelle in dieser Liste. Damit passt es zu Firmen, deren Kundenbeziehung im Kern aus kontrolliertem Dokumentenzugriff besteht (Due Diligence, Fundraising, M&A, Audits) und weniger aus laufender Projektzusammenarbeit. Die Data Room Edition ($375/Monat pauschal oder $300/Monat bei jährlicher Zahlung) ist ein benannter, eigens entwickelter Tarif, den die meisten Wettbewerber hier gar nicht anbieten.

Die Sicherheit ist für den Preis wirklich tief: erzwingbare Zwei-Faktor-Authentifizierung, detaillierte Audit-Trails für jede Dateiaktion, rollenbasierte Berechtigungen bis hinunter zu Ansehen, Drucken und Herunterladen, Wasserzeichen und HIPAA-konforme Protokolle. Auf Onehubs eigener Sicherheitsseite fehlt dagegen jeder Hinweis auf eine SOC-2- oder FedRAMP-Zertifizierung, und auch SSO wird dort nicht bestätigt. Regulierte Käufer sollten also direkt nachfragen, statt etwas anzunehmen. Auch White-Labeling kostet extra: $100/Monat zusätzlich zum Advanced-Tarif, nicht inklusive.

Größeneignung: Firmen mit 10-50 und 50-200 Mitarbeitern, die Due Diligence, M&A, Audits oder Fundraising mit externen Parteien betreiben. Preise: Standard $15/Benutzer/Monat ($12,50/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung, 50 Workspaces, 200 Benutzer, 1 TB); Advanced $25/Benutzer/Monat ($20/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung, 200 Workspaces, 1.000 Benutzer, unbegrenzter Speicher, White-Label als Zusatz für $100/Monat); Data Room Edition $375/Monat pauschal ($300/Monat bei jährlicher Zahlung); Enterprise individuell, nach Nutzung bepreist. Am besten geeignet für: Firmen, deren Kundenbeziehung auf kontrolliertem Dokumentenzugriff beruht und nicht auf laufender Zusammenarbeit.

7. SmartVault: Speziell für Mandanten von Buchhaltungs- und Steuerkanzleien entwickelt

SmartVault wurde eigens für Buchhaltungs- und Steuerpraxen gebaut und nicht aus einem allgemeinen Dateifreigabe-Tool abgeleitet, und das zeigt sich in den Details: unbegrenzter Cloud-Speicher in jedem Tarif, und das Kundenportal selbst ist ohne zusätzliche Gebühr pro Kunde enthalten. Lizenziert werden die Seats Ihrer Mitarbeiter, nicht die Mandanten, die sich anmelden, um ihr K-1 abzuholen. Es ist SOC 2 Type 2 zertifiziert mit kontinuierlicher Prüfung, HIPAA-fähig für Kanzleien mit gesundheitsnahen Daten und erzwingt plattformweit Multi-Faktor-Authentifizierung, die laut Anbieter 95 % der unbefugten Zugriffsversuche blockiert.

Im obersten Tarif Accounting Unlimited zeigt sich die buchhaltungsspezifische Tiefe: unbegrenzt viele E-Signaturen, unbegrenzte KBA-/ID-Verifizierung zur Authentifizierung von Unterzeichnern und unbegrenzt viele PDF-Formularausfüller, alles gebaut für den dokumentenlastigen, identitätssensiblen Ablauf der Steuersaison. Wenn E-Signatur der ganze Grund ist, aus dem Sie ein Portal prüfen, lohnt sich ein Vergleich von SmartVaults gebündelter Version mit einem dedizierten Tool. Siehe dazu Die beste E-Signatur-Software oder Die besten DocuSign-Alternativen.

Größeneignung: Buchhaltungs- und Steuerpraxen mit 1-10 und 10-50 Mitarbeitern. Preise: Business Pro $55/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung ($75/Benutzer/Monat bei monatlicher Zahlung, Minimum 3 Benutzer); Accounting Pro $65/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung ($85/Benutzer/Monat bei monatlicher Zahlung, Minimum 2 Benutzer); Accounting Unlimited $85/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung ($110/Benutzer/Monat bei monatlicher Zahlung, Minimum 2 Benutzer). Am besten geeignet für: Buchhaltungs- und Steuerkanzleien, die unbegrenzten Speicher, E-Signatur und ID-Verifizierung wollen, die für genau diesen Ablauf gebaut und nicht aus einem allgemeinen Dateifreigabe-Tool abgeleitet sind.

8. Progress ShareFile: Unbegrenzt viele Kundenbenutzer, lizenziert nach Mitarbeitern

ShareFile (Teil von Progress Software, früher Citrix ShareFile) folgt dem Modell, das die meisten Portale verfolgen sollten und die wenigsten tun: Sie lizenzieren Ihre eigenen Mitarbeiter, und jeder Tarif enthält unbegrenzt viele externe Kundenbenutzer ohne Aufpreis. Für Firmen, deren Kundenliste schneller wächst als ihre Mitarbeiterzahl, etwa Steuerpraxen, Anwaltskanzleien und Beratungen mit Dutzenden aktiver Konten, ist das der Unterschied zwischen einer Rechnung, die mit Ihrem Geschäft wächst, und einer, die mit dem Ihrer Kunden wächst.

Die Compliance ist hier eine echte Stärke: Zertifizierungen nach SOC 2 Type II, ISO 27001 und ISO 27701, HIPAA-Unterstützung mit unterzeichnetem BAA in ausgewählten Tarifen und Multi-Faktor-Authentifizierung, die Administratoren sowohl für Kunden- als auch für Mitarbeiterbenutzer erzwingen können, dazu SAML-2.0-SSO. White-Label-Branding, also Ihr Logo, Ihre Farben und eine eigene Subdomain, ist für das Kundenportal selbst bestätigt. Eine Zahl sollten Sie vor dem Budgetieren noch einmal prüfen: Der Kontospeicher ist in den Haupttarifen ein gemeinsamer Pool von 3 TB (1 TB pro Lizenz, aggregiert) und nicht unbegrenzt. Der Virtual-Data-Room-Tarif wechselt stattdessen auf 1 GB pro Lizenz mit einem Minimum von 5 Lizenzen.

Größeneignung: Firmen mit 10-50 und 50-200 Mitarbeitern, deren Kundenzahl über die Mitarbeiterzahl hinauswächst. Preise: Advanced $16,50/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung ($18,15/Benutzer/Monat bei monatlicher Zahlung, Minimum 3 Benutzer); Premium $26,00/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung ($28,59/Benutzer/Monat bei monatlicher Zahlung); Industry Advantage $41,66/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung ($45,83/Benutzer/Monat bei monatlicher Zahlung); Virtual Data Room $69,30/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung ($77,00/Benutzer/Monat bei monatlicher Zahlung, Minimum 5 Benutzer). Am besten geeignet für: Buchhaltungs-, Rechts- und Beratungsfirmen, deren Kundenzahl schneller wächst als ihr Team und die dafür nicht pro Kunde zahlen wollen.

9. Ideagen Collaboration Portal (früher Huddle): Die Option auf Regierungsniveau

Das Ideagen Collaboration Portal, unter seinem langjährigen Produktnamen Huddle noch immer bekannt, ist die richtige Wahl, wenn der Kunde am anderen Ende des Logins eine Behörde oder ein stark regulierter Konzern ist und kein kleines Unternehmen. Ideagen gibt an, als erster SaaS-Collaboration-Anbieter in den USA die FedRAMP-Zertifizierung erreicht zu haben und dass die Plattform von mehr als 80 % der Behörden der britischen Zentralregierung genutzt wird. Diese Referenzen stellen es in eine andere Sicherheitsklasse als die meisten Tools in dieser Liste. Es wird weiterhin aktiv entwickelt: Im Juli 2026 erschien ein neuer Desktop-Client (v5.0), und Ideagen hat es weder eingestellt noch in ein anderes Produkt überführt.

Bevor Sie Ihre Shortlist um diese Referenzen herum aufbauen, sollten Sie Folgendes wissen: Ideagen hat die eigenständige Huddle-Sicherheitsseite beim Rebranding eingestellt. Die detaillierte Zertifizierungsliste ist daher nicht mehr unter einer stabilen URL veröffentlicht, und den FedRAMP-Umfang und die Impact-Stufe können Sie vor einem Vertriebsgespräch nicht selbst prüfen. Fordern Sie das aktuelle Autorisierungspaket schriftlich an. Außerdem veröffentlicht es nirgends einen Preis; jeder Weg führt zu einem Vertriebsgespräch. Das ist für ein Produkt, das in staatliche Beschaffungszyklen verkauft wird, üblich, aber ein echtes Hindernis für alle, die sich ein Angebot selbst einholen möchten.

Größeneignung: Regulierte Unternehmen mit 200+ Mitarbeitern und Behörden. Preise: Nicht veröffentlicht. Kontaktieren Sie den Vertrieb für ein Angebot. Am besten geeignet für: Behörden und große regulierte Unternehmen, die FedRAMP-autorisierte Zusammenarbeit brauchen und auf einen Vertriebsprozess nach Art einer Ausschreibung vorbereitet sind.

10. Accelo: Ein Portal in einer vollständigen Plattform für Dienstleistungsunternehmen

Accelo ist kein eigenständiges Portal, sondern eine Plattform für Professional Services Automation (PSA) mit Angeboten, Projekten, Tickets, Retainern und Abrechnung, in der das Kundenportal ein Modul des größeren Systems ist. Darin liegt das eigentliche Versprechen: Ihr Kunde sieht nicht nur Dateien und Nachrichten, sondern denselben Ticket-, Projekt- oder Retainer-Status, den Ihr Team intern verfolgt, denn es ist derselbe Datensatz und keine synchronisierte Kopie.

Accelo veröffentlicht überhaupt keine Tarifpreise mehr; die Preisseite nennt die Kosten inzwischen „abhängig von Ihrer Teamgröße und Ihren Wachstumszielen“ und leitet jeden Besucher zu einem individuellen Angebot weiter. Das ist eine echte Änderung gegenüber den früheren gestaffelten Preisen und keine defekte oder blockierte Seite. Die Sicherheit ist für eine PSA-Plattform solide: ein SOC-2-Type-2-Bericht (für Abonnenten verfügbar oder für Interessenten unter NDA), SSO über SAML 2.0, OAuth und OpenID Connect mit Active-Directory- und LDAP-Integration sowie Zwei-Faktor-Authentifizierung über Google Authenticator. Wenn die CRM-Ebene unter dem Portal für Ihre Entscheidung wichtiger ist als das Portal selbst, lesen Sie Die beste CRM-Software für dieses Vergleichsfeld.

Größeneignung: Dienstleistungsunternehmen mit 10-50 und 50-200 Mitarbeitern, die Angebote, Projekte, Retainer und Abrechnung auf einer Plattform wollen. Preise: Nicht veröffentlicht. Kontaktieren Sie den Vertrieb für ein Angebot nach Teamgröße. Am besten geeignet für: Dienstleistungsunternehmen, die das Kundenportal auf denselben Angeboten, Projekten und Abrechnungsdaten aufbauen wollen, mit denen ihr Team ohnehin arbeitet, und nicht als separates, synchronisiertes Tool.

11. HoneyBook: Pauschalpreise für Solo-Kreative und kleine Studios

HoneyBook ist aus der Arbeit für Fotografen, Eventplaner und kleine Kreativstudios entstanden, und das Produkt spiegelt das bis heute wider: Angebote, Verträge, Rechnungsstellung und ein Kundenportal gebündelt zu einem pauschalen Monatspreis pro Konto, nicht nach Seats oder Kontakten gemessen. Kartenzahlungen kosten 2,7 % plus 10 Cent, Banküberweisungen (ACH) 1,5 %. Beides ist in der Kategorie üblich und gehört in Ihre realen Kosten, wenn die meisten Kunden per Karte zahlen.

Die auf HoneyBooks eigener Preisseite gezeigten Preise sind die Monatsäquivalente bei jährlicher Zahlung, mit einem durchgestrichenen Listenpreis neben Essentials und Premium, der einen Rabatt von 25 % bei jährlicher Bindung zeigt; eine 30-tägige kostenlose Testphase erfordert keine Karte. Die Teamgröße ist hier die eigentliche Grenze: Starter und Essentials sind beide auf 2 Teammitglieder begrenzt, und nur Premium bietet unbegrenzt viele Teammitglieder. Ein wachsendes Studio stößt in den Einstiegstarifen also bei der Mitarbeiterzahl an Grenzen, lange bevor der Funktionsumfang ausgeschöpft ist. Wenn laufende Abrechnung und Abonnementverwaltung wichtiger sind als einmalige Rechnungen, lesen Sie Die beste Software für Subscription Billing für dieses Vergleichsfeld.

Größeneignung: Solo-Berater und kleine Kreativstudios mit 1-10 Mitarbeitern. Preise: Starter $29/Monat bei jährlicher Zahlung; Essentials $49/Monat bei jährlicher Zahlung ($59 Listenpreis, 25 % Rabatt); Premium $109/Monat bei jährlicher Zahlung ($129 Listenpreis, 25 % Rabatt, unbegrenzt viele Teammitglieder). Am besten geeignet für: Solo-Berater und kleine Kreativunternehmen, die Angebote, Verträge, Rechnungsstellung und ein Kundenportal zu einem pauschalen, planbaren Preis wollen.

12. Bonsai: SOC-2-zertifiziert, aber das Portal ist nicht in jedem Tarif enthalten

Bonsai ist ein Operations-Tool für Freelancer und kleine Teams mit Verträgen, Angeboten, Rechnungsstellung, Zeiterfassung und einem Kundenportal. Gleich vorab: Das Kundenportal beginnt erst im Tarif Essentials und nicht im günstigsten Tarif Basic, der Preis, den Sie für Basic sehen, ist also nicht der Preis der Funktion, derentwegen Sie diese Liste lesen. Bonsai hat am 3. Juli 2025 die SOC-2-Type-II-Zertifizierung erreicht, ein wirklich aktueller und konkreter Meilenstein für ein Tool in dieser Preisklasse, und Zwei-Faktor-Authentifizierung ist bei jedem Konto Pflicht und lässt sich nicht deaktivieren, ein strengerer Standard als bei den meisten Wettbewerbern hier.

Die Preise gelten pro Benutzer, mit einer echten Lücke zwischen monatlicher und jährlicher Zahlung: Der Jahrespreis liegt je nach Tarif zwischen 17 % und 40 % unter dem Monatspreis, die jährliche Bindung lohnt sich also, wenn Sie länger als ein paar Monate bleiben. Bonsai bietet außerdem einen reduzierten Preis für Teams mit mehr als 30 Benutzern und dediziertes Onboarding ab 10 Seats in den Tarifen Premium und Elite. Für die Vertragsseite des Produkts vergleichen Sie es mit einem dedizierten Tool unter Die beste Software für Vertragsmanagement.

Größeneignung: Freelancer und kleine Teams mit 1-10 Mitarbeitern, die ein Portal neben Verträgen und Rechnungsstellung brauchen. Preise: Basic $15/Benutzer/Monat ($9/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung, kein Kundenportal); Essentials $25/Benutzer/Monat ($19/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung, Portal ab hier); Premium $39/Benutzer/Monat ($29/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung); Elite $59/Benutzer/Monat ($49/Benutzer/Monat bei jährlicher Zahlung, Minimum 3 Benutzer). Am besten geeignet für: Freelancer und kleine Teams, die SOC-2-zertifizierte Infrastruktur und verpflichtende 2FA ohne Enterprise-Preis wollen, sofern Sie mit Essentials und nicht mit Basic budgetieren.

13. Dubsado: Die Budget-Option, mit echten Abstrichen bei der Sicherheit

Dubsado ist ein Tool mit Pauschalpreis pro Konto für Solo-Dienstleister, mit Formularen, Verträgen, Rechnungsstellung, Terminplanung und einem einfachen Kundenportal, und sein niedrigster Einstiegspreis in dieser Liste ($35/Monat) ist der Grund, warum es in jedem „Budget“-Vergleich der Kategorie auftaucht. Beide Tarife enthalten 3 zusätzliche Teammitglieder kostenlos, bevor Sie für weitere Seats zahlen, was im Vergleich zu den meisten Pauschaltarifen der Konkurrenz hier großzügig ist.

Wo Dubsado den Rest dieser Liste wirklich unterschreitet, ist die Sicherheit: Laut dem eigenen Help Center des Anbieters aktiviert Dubsado keine HIPAA-Compliance und plant das auch nicht kurzfristig; nirgends ist ein SOC-2-Bericht veröffentlicht; und der einzige Anmeldeschutz über das Passwort hinaus ist ein Geräteverifizierungs-Link per E-Mail bei der Anmeldung in einem neuen Browser, keine echte Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Authenticator-App. Für eine Firma, die sensible Finanz- oder gesundheitsnahe Kundendaten verarbeitet, ist das eine echte Lücke und keine Haarspalterei. Starter ist außerdem auf 1 aktives Lead-Capture-Formular begrenzt; Premier hebt diese Grenze auf.

Größeneignung: Solo-Dienstleister mit 1-10 Mitarbeitern und knappem Budget. Preise: Starter $35/Monat ($335/Jahr bei jährlicher Zahlung); Premier $55/Monat ($525/Jahr bei jährlicher Zahlung). Zusätzliche Teammitglieder: $25/Monat für 4-10 Benutzer, $45/Monat für 11-20, $60/Monat für 21-30. Am besten geeignet für: Solo-Dienstleister, die den niedrigsten Preis in dieser Liste wollen und keine Daten verarbeiten, die sensibel genug wären, um HIPAA-Compliance oder echte 2FA zu verlangen. Nicht ideal für: Jede Firma, die Finanz-, Gesundheits- oder Rechtsdaten von Kunden verarbeitet, bei der das Fehlen echter 2FA und HIPAA-Unterstützung ein Ausschlusskriterium ist.

14. Softr: Ein eigenes Portal bauen, statt eines zu mieten

Softr gehört mit einem Vorbehalt in diese Liste: Es ist kein Kundenportal-Produkt, sondern ein No-Code-App-Builder. Agenturen bauen damit ein individuelles Kundenportal auf einer Datenbank (oft Airtable oder Google Sheets), statt eine Vorlage zu konfigurieren, die jemand anderes entworfen hat. Das ist echte Flexibilität, mit Layouts, Feldern und Logik genau so, wie Ihr Workflow sie braucht, und dafür gehen Sie mit einer Aufbauzeit in Vorleistung, die kein anderes Tool in dieser Liste verlangt.

Softr misst zwei Arten von Logins, nicht eine: „Builders“, die die App bearbeiten dürfen, und „App Users“, die sich anmelden dürfen, aufgeteilt in Team Users (gleiche E-Mail-Domain wie ein Builder) und Client Users (alle anderen, auch Free-E-Mail-Domains), also die Gruppe, die Ihre Kunden tatsächlich abbildet. Alle Preise unten sind die Monatswerte auf Softrs Tarifseite; die jährliche Zahlung wird mit „2 Monate gratis“ beworben, ohne dass ein konkreter Jahresbetrag veröffentlicht wird. Budgetieren Sie daher mit den Monatspreisen, bis Sie ein Angebot haben. Es ist SOC 2 Type II konform, hostet Daten in Deutschland zur Unterstützung der GDPR-Anforderungen und ergänzt im Enterprise-Tarif Enterprise-SSO über SAML und OpenID sowie SCIM-Provisioning für die automatisierte Benutzerverwaltung. Pro entfernt Softrs eigenes Branding aus Ihrem Aufbau, was als dessen Version von White-Labeling fungiert.

Größeneignung: Agenturen mit 1-10 und 10-50 Mitarbeitern, die Zeit oder Budget zum Bauen haben und nicht nur konfigurieren wollen. Preise: Free $0 (bis zu 3 Builders, 5 App Users); Basic $19/Monat (1 Builder, 5 Team- + 5 Client-Benutzer); Pro $99/Monat (2 Builders, 10 Team- + 50 Client-Benutzer, entfernt das Branding); Business $329/Monat (3 Builders, 30 Team- + 100 Client-Benutzer); Enterprise individuell. Am besten geeignet für: Agenturen, die ein vollständig individuelles Kundenportal nach ihrem exakten Workflow wollen und bereit sind, Aufbauzeit zu investieren.

15. Wayfront (früher Service Provider Pro): Vom Checkout bis zur Lieferung für produktisierte Dienstleistungen

Wayfront, im Februar 2026 von Service Provider Pro (SPP) umbenannt, ist für ein bestimmtes Geschäftsmodell gebaut: Agenturen, die produktisierte, wiederholbare Dienstleistungen verkaufen, bei denen ein Klick des Kunden auf „Kaufen“ automatisch die ganze Kette auslösen soll: Intake-Formulare, Projektanlage und ein Portal im eigenen Branding für Dateien, Status und Zahlungshistorie, ohne dass jemand diese Schritte manuell über getrennte Tools hinweg zusammensetzt. Dieser Workflow vom Checkout bis zur Lieferung ist der eigentliche Unterschied, nicht allgemeine Dateifreigabe oder Messaging.

Die Preise sind pauschal pro Konto mit einem enthaltenen Seat-Block und nicht pro Benutzer gemessen: Base enthält 5 Seats, Pro 10, und Plus ist ein individuelles Angebot ab etwa 50+ Teammitgliedern. Zusätzliche Seats kosten je $20/Monat ($18/Monat bei jährlicher Zahlung), und die Plattform wirbt damit, auf darüber abgewickelte Zahlungen keine Transaktionsgebühren zu erheben. Das lohnt den Vergleich mit Tools, die zusätzlich zum Abonnement einen Anteil an der Kartenabwicklung nehmen. Zwei-Faktor-Authentifizierung wird über gängige Authenticator-Apps unterstützt. Das API-Add-on im Pro-Tarif ($300/Monat, $240/Monat bei jährlicher Zahlung) ist ein echter Kostenpunkt, den Sie einplanen sollten, wenn individuelle Integrationen zu Ihrem Vorhaben gehören.

Größeneignung: Agenturen mit 1-10 und 10-50 Mitarbeitern, die wiederholbare, produktisierte Servicepakete verkaufen. Preise: Base $129/Monat ($99/Monat bei jährlicher Zahlung, 5 Seats); Pro $299/Monat ($249/Monat bei jährlicher Zahlung, 10 Seats); Plus individuell (50+ Teammitglieder). Zusätzliche Seats $20/Monat ($18/Monat bei jährlicher Zahlung). Am besten geeignet für: Agenturen, die produktisierte Dienstleistungen verkaufen und wollen, dass Checkout, Onboarding und Kundenportal automatisch von einem Kauf ausgelöst werden und nicht mit getrennten Tools zusammengesetzt sind.

Phasen-Eignung: Wo jede Plattform die Kundenbeziehung trägt

Prüfen Sie die Plattform, die Sie bewerten, am gesamten Lebenszyklus einer Kundenbeziehung und nicht nur an dem Moment, den Sie heute lösen wollen.

Größen- und Persona-Eignung

Preismodelle: pauschal, pro Seat oder nutzungsbasiert

Diese 15 Tools lassen sich in vier echte Preisformen einteilen, und wer sie beim Budgetieren durcheinanderbringt, bekommt am schnellsten eine überraschende Rechnung.

Sicherheit und Compliance

„Nicht veröffentlicht“ bedeutet unten, dass die eigenen Sicherheits- oder Trust-Unterlagen des Anbieters es nicht angeben, nicht dass die Funktion definitiv nicht existiert. Fragen Sie direkt nach, wenn es ein Ausschlusskriterium ist.

Wie Sie wählen: Entscheidungsrahmen

Testen Sie die Wahl, die diesen Rahmen übersteht, vor der Unterschrift mit Ihren eigenen Kunden und nicht mit den Demodaten eines Anbieters.

Die nächsten Schritte

Wählen Sie aus dem obigen Entscheidungsrahmen Ihre zwei besten Treffer und führen Sie dann einen 2-wöchigen Pilot mit zwei oder drei echten Kunden durch, nicht mit einem Demokonto. Testen Sie gezielt die Teile, die sich später am schwersten rückgängig machen lassen: die genaue 2FA- und HIPAA/BAA-Unterstützung, die Sie tatsächlich brauchen, wie sich das Preismodell verhält, wenn sich Ihre Zahl aktiver Kunden verdoppelt, und ob die Branding- und White-Label-Optionen das Portal wie das Produkt Ihrer Firma aussehen lassen oder wie das des Anbieters.