Was ist ERP: Überlegungen und Alternativen

Die Implementierung eines Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems ist ein bedeutender Schritt für jedes Unternehmen. Während ERP-Lösungen versprechen, Abläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern, ist der Weg zu einer erfolgreichen Implementierung komplex. Von der Abstimmung des Systems auf Ihre Geschäftsanforderungen bis hin zur Sicherstellung, dass Ihr Team auf den Übergang vorbereitet ist, ist es entscheidend, wichtige Faktoren zu berücksichtigen, um kostspielige Fehler zu vermeiden.

In diesem Artikel behandeln wir alle wichtigen Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen, bevor Sie entscheiden, ob Sie ERP in Ihrem Unternehmen implementieren, und wenn ja, wie Sie dabei vorgehen.

Was ist ERP?

ERP, kurz für Enterprise Resource Planning, bedeutet wörtlich die Planung und Verwaltung aller Unternehmensressourcen.

ERP-Software ist eine All-in-one-Technologielösung, die verschiedene Anwendungen in Module innerhalb eines einzigen Softwarepakets integriert. ERP-Software zielt darauf ab, ein einheitliches und optimiertes Datensystem über Abteilungen und Funktionen hinweg zu schaffen, wie Einkauf, Produktion und Human-Resource-Management.

Ein vollständiges ERP-System besteht typischerweise aus folgenden Modulen:

• Finanzen (Buchhaltung)
• Produktionsplanung und -steuerung
• Einkaufssteuerung
• Vertriebs- und Distributionsmanagement
• Projektmanagement
• Human-Resource-Management
• Service-Management
• Lagerverwaltung
• Steuerberichterstattung
• Management-Reporting

Einige moderne ERP-Software umfasst auch Integrationen mit Geräten wie Mobiltelefonen, Barcode-Scannern, Handheld-Computern usw., um die Funktionalität zu erweitern.

Warum ist ERP wichtig?

Die Stärke von ERP liegt in der „einheitlichen Datenbank", aus der Unternehmensleiter Erkenntnisse aus ihrem Betrieb gewinnen können, während das Risiko von Datenfehlern minimiert wird.

ERP hilft bei der Kontrolle von Finanzinformationen

Normalerweise werden Finanzdaten aus verschiedenen Abteilungen zusammengestellt, was zu Diskrepanzen führt. Mit ERP werden alle finanzbezogenen Daten an einem Ort konsolidiert, wodurch eine einzige, einheitliche Version über alle Abteilungen und Standorte hinweg sichergestellt wird. Wenn sich eine Zahl ändert, werden alle damit zusammenhängenden Informationen automatisch neu berechnet und aktualisiert, um die Konsistenz zu gewährleisten und das Risiko von Finanzfehlern zu reduzieren.

Dank ERP müssen große und komplexe Unternehmen nicht mehr bis Ende des Monats oder Quartals warten, um Daten zu kompilieren. Wann immer das Management einen genauen, aktuellen Finanzbericht benötigt, kann es einfach die Live-Daten im ERP-System abrufen.

ERP reduziert Fehler, wenn mehrere Personen dieselben Daten bearbeiten

In der Praxis stehen Unternehmen häufig vor Datenfehlern, wenn Informationen durch verschiedene Abteilungen wandern. Zum Beispiel kann handgeschriebenes „14" leicht als „19" missverstanden werden, oder ein Tippfehler verwandelt Kunden „Michael" in „Michelle". Solche Fehler verlangsamen den Arbeitsablauf, schädigen das Unternehmensimage, verringern die Transparenz und verursachen interne Reibungen unter den Mitarbeitenden.

Mit ERP müssen Daten nur einmal von der ersten Person eingegeben werden und werden intakt im System gespeichert. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, der auf die Daten zugreift, sieht die Originalversion, keine „Kopie in dritter Hand".

ERP erleichtert die Überwachung von Mitarbeiter-Arbeitsabläufen

Eine zentralisierte Datenbank mit standardisierten Geschäftsprozessen erleichtert es Unternehmen, interne Kontrollen zu implementieren. ERP-Software ermöglicht es, den Ursprung einer beliebigen Transaktion schnell zu verfolgen und zu identifizieren, welche Mitarbeitenden beteiligt waren.

Manager können an einem Ort bleiben, die einheitliche ERP-Oberfläche öffnen und sofort die Ergebnisse der Arbeit aller Mitarbeitenden einsehen, bis hin zu kleinsten Details, wie z. B. welche Produkte heute Morgen verkauft wurden und wie viel Umsatz generiert wurde.

Einige ERP-Systeme verfügen auch über automatische Datenanalysefunktionen, die Aufgaben basierend auf den Stärken der Mitarbeitenden zuweisen und so Managern Zeit bei der Aufgabenvergabe sparen.

ERP schafft ein internes soziales Netzwerk für das Unternehmen

ERP-Software integriert häufig interne Kommunikationsfunktionen für Benutzerinnen und Benutzer innerhalb des Systems. Dies kann private Chats oder Status-Updates umfassen und funktioniert ähnlich wie ein internes soziales Netzwerk für das Unternehmen.

Anzeichen dafür, dass Sie möglicherweise ein ERP-System benötigen

Ein Unternehmen sollte die Implementierung von ERP-Software in Betracht ziehen, wenn es sich in einer der folgenden drei Situationen befindet:

Häufige Fehler bei der Datenübertragung und Koordination zwischen Abteilungen, wie Probleme beim Versand, Rechnungsabweichungen oder ungenaue Bestandsverfolgung. ERP gewährleistet Echtzeit-Updates und einen einheitlichen Datenfluss und verbessert so Genauigkeit und Kundenzufriedenheit.

Zum Beispiel bestätigt ein Vertriebsmitarbeiter eine Bestellung von 20 Artikeln, aber das Lager hat nur 10 auf Lager. Dies zwingt den Mitarbeiter, zum Kunden zurückzukehren und die Rechnung neu auszustellen, was Zeit verschwendet und Vertrauen beschädigt. Mit ERP stellen Echtzeit-Updates sicher, dass Vertriebsmitarbeitende über genaue Bestandsdaten verfügen und so die Servicequalität und Entscheidungsfindung verbessern.

Schnelles Wachstum bei Transaktionen. Wenn die Produkte und Aktivitäten des Unternehmens über seine Managementkapazitäten hinauswachsen, führt dies zu fragmentierten und verstreuten Informationen. ERP hilft, Abteilungsfunktionen für eine bessere Übersicht und Kontrolle zu zentralisieren und zu optimieren.

Beispiel: Ein kleines Lebensmittelproduktionsunternehmen expandiert nach zwei Jahren schnell und muss Funktionen wie Bestandsverwaltung, Buchhaltung und Marketing in separate Abteilungen aufteilen. ERP-Module helfen, diese Informationen zu zentralisieren und die Verwaltung über alle Abteilungen hinweg zu erleichtern.

Betrieb mit geringer Effizienz und umständlichen Managementsystemen, bei denen manuelle Prozesse und Ausfallzeiten versteckte Kosten verursachen.

Beispiel: Bei der manuellen Auftragsabwicklung nimmt das Erstellen, Einreichen und Genehmigen von Aufträgen Zeit in Anspruch, während ERP diese Aufgaben automatisiert und detaillierte Berichte erstellt. Dies hilft dem Unternehmen, Ineffizienzen zu identifizieren und seinen Arbeitsablauf zu optimieren.

Wie viel kostet ERP?

Die Kosten für die Implementierung eines Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems können stark variieren und liegen typischerweise zwischen 50.000 und mehreren Millionen Dollar. Die Gesamtinvestition hängt von zahlreichen Faktoren ab, einschließlich der Größe Ihrer Organisation, der Komplexität Ihrer Prozesse, der gewählten ERP-Lösung und des Umfangs der erforderlichen Anpassung und Integration.

Schlüsselfaktoren, die ERP-Kosten beeinflussen

1. Software-Lizenzgebühren

• On-premises ERP: Erfordert den Vorabkauf von Lizenzen, was eine erhebliche Anfangsausgabe sein kann.
• Cloud-basiertes ERP (Software-as-a-Service): Beinhaltet ein Abonnementmodell mit wiederkehrenden monatlichen oder jährlichen Gebühren, was handhabbarer sein kann.

2. Implementierungs- und Beratungsdienstleistungen

• Planung und Projektmanagement: Kosten für Berater und Projektmanager, die die Implementierung überwachen.
• Anpassung und Konfiguration: Die Anpassung des ERP-Systems an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse kann die Kosten erhöhen.
• Integration: Die Verbindung des ERP-Systems mit vorhandener Software (z. B. CRM, HR-Systeme) kann zusätzliche Investitionen erfordern.

3. Hardware und Infrastruktur

• Für on-premises Systeme: Server, Netzwerkausrüstung und andere Hardwarekosten.
• Für cloud-basierte Systeme: Reduzierte Hardwarekosten, aber möglicherweise Ausgaben für Hochgeschwindigkeitsinternet und Sicherheitsmaßnahmen.

4. Datenmigration

Datenbereinigung und -übertragung: Der Prozess der Übertragung von Daten aus alten Systemen in das neue ERP kann zeitaufwendig und kostspielig sein, insbesondere wenn die Datenqualität schlecht ist.

5. Schulung und Change-Management

• Benutzerschulung: Mitarbeitende effektiv im Umgang mit dem neuen System schulen.
• Change-Management-Programme: Initiativen, um dem Personal bei der Anpassung an neue Prozesse und Arbeitsabläufe zu helfen.

6. Wartung und Support

• Laufende Support-Gebühren: Kosten für technischen Support vom Anbieter oder Drittanbietern.
• Upgrades und Updates: Zukünftige Kosten, um das System mit den neuesten Funktionen und Sicherheits-Patches aktuell zu halten.

7. Zusätzliche Module und Funktionen

Module für spezialisierte Anforderungen wie erweiterte Analysen, Supply-Chain-Management oder internationale Operationen können die Kosten erhöhen.

Geschätzte Kostenbereiche

Möglichkeiten zur Optimierung der ERP-Kosten

• Gründliche Planung: Definieren Sie Ihre Anforderungen klar, um Scope-Creep und unnötige Funktionen zu vermeiden.
• Geeignetes Bereitstellungsmodell wählen: Erwägen Sie cloud-basierte Lösungen, um Vorabkosten für Hardware und Infrastruktur zu reduzieren.
• Anpassungen begrenzen: Halten Sie sich wo möglich an Standardfunktionen, um Anpassungskosten zu minimieren.
• Anbieterverhandlung: Verhandeln Sie Konditionen und Preise mit Anbietern; erwägen Sie mehrere Angebote, um das beste Angebot zu erhalten.
• Schrittweise Implementierung: Führen Sie das ERP-System stufenweise ein, um Kosten zu verteilen und Risiken zu reduzieren.
• In Schulungen investieren: Richtige Schulungen können die Benutzerakzeptanz verbessern und den Bedarf an umfangreichem Support reduzieren.

Wie lange dauert die ERP-Implementierung?

Die Zeit, die für die Implementierung eines Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems benötigt wird, kann erheblich variieren und reicht typischerweise von einigen Monaten bis zu mehreren Jahren. Die Dauer hängt von mehreren Faktoren ab:

• Größe und Komplexität der Organisation: Größere Organisationen mit mehreren Abteilungen, Standorten oder komplexen Prozessen benötigen im Allgemeinen mehr Zeit für die Implementierung eines ERP-Systems.
• Umfang der Implementierung: Die Implementierung nur der Kernmodule (wie Finanzen und Lager) ist schneller als eine vollständige Implementierung, die zusätzliche Module wie Human Resources, Customer Relationship Management und Supply-Chain-Management umfasst.
• Anpassungsbedarf: Standardmäßige ERP-Lösungen mit minimaler Anpassung können schneller eingesetzt werden. Wenn Ihr Unternehmen jedoch erhebliche Anpassungen für spezifische Prozesse erfordert, dauert die Implementierung länger.
• Datenmigration: Das Bereinigen, Organisieren und Übertragen vorhandener Daten in das neue System ist zeitaufwendig, aber entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung.
• Ressourcenallokation: Die Verfügbarkeit interner und externer Ressourcen, einschließlich Projektmanager, IT-Personal und Berater, kann den Zeitplan beeinflussen.
• Benutzerschulung und -akzeptanz: Sicherzustellen, dass alle Benutzerinnen und Benutzer angemessen geschult und mit dem neuen System vertraut sind, kann den Implementierungszeitraum verlängern, ist jedoch für den langfristigen Erfolg unerlässlich.

Allgemeine Zeitschätzungen

• Kleine bis mittelgroße Unternehmen (SMBs): 3 bis 6 Monate, da sie typischerweise weniger Benutzerinnen und Benutzer und einfachere Prozesse haben und sich möglicherweise für cloud-basierte ERP-Lösungen mit Standardkonfigurationen entscheiden.
• Große Unternehmen: 2 bis 5 Jahre, da sie oft komplexe, standortübergreifende Operationen umfassen und umfangreiche Anpassungen und Integrationen mit anderen Systemen erfordern.

Zu berücksichtigende Faktoren vor der ERP-Implementierung

Unternehmen sollten bei der Implementierung von ERP folgende Punkte im Hinterkopf behalten:

Detaillierter Plan für Kosten, Ressourcen und Zeit

Bei der Implementierung eines ERP-Systems müssen Unternehmen sorgfältig Kosten, Ressourcen und Zeit planen, weil:

• ERP kostspielig ist

Wie zuvor besprochen und laut Panoramas ERP-Report 2022 liegen die Gesamtkosten für die ERP-Implementierung in einem mittelgroßen Unternehmen zwischen 150.000 und 750.000 Dollar. Dieser Preis deckt ein vollständiges System mit allen enthaltenen ERP-Modulen ab. Die meisten Unternehmen benötigen jedoch nicht jedes Modul, und ERP-Systeme erlauben es Unternehmen generell nicht, spezifische Anwendungen für einzelne Prozesse auszuwählen.

• ERP komplex ist

ERP-Systeme können bei Implementierung und Wartung überwältigend sein und erfordern qualifiziertes IT-Personal oder externe Berater für das Management.

• Die ERP-Implementierung Zeit braucht

Ein langwieriger Implementierungsprozess könnte dazu führen, dass das System veraltet ist, wenn es vollständig eingesetzt wird, was möglicherweise nicht mehr mit den aktuellen Anforderungen des Unternehmens übereinstimmt. Darüber hinaus können längere Implementierungszeiten zu Ausfallzeiten und Produktivitätsverlusten während des Übergangs führen.

Potenzielle technische Risiken beachten

Während ERP die Genauigkeit verbessert und hilft, Geschäftsprozesse zu optimieren, birgt es auch erhebliche technische Risiken. Wenn beispielsweise in einem Schritt ein Problem auftritt, kann es den gesamten Prozess blockieren und nachfolgende Vorgänge verzögern.

In einem ERP-System verwenden alle Module, wie Finanzen, Produktionsplanung, Einkauf, Vertrieb und Projektmanagement, denselben Datenstrom. Das bedeutet, dass eine geringfügige Änderung in einem Bereich das gesamte System beeinflusst und ein kleiner Prozessfehler sich zu einem größeren Problem eskalieren kann, wenn er durch ERP verarbeitet wird.

Auf zukünftige ERP-Upgrades und Änderungen vorbereiten

Einmal implementiert, können ERPs aus mehreren Gründen schwer zu ändern oder zu skalieren sein:

• Die Änderung eines ERP nach der Implementierung ist kostspielig und oft fast so teuer wie die Implementierung eines neuen Systems.
• Unzureichende Forschung zu Änderungen kann zu Konflikten innerhalb der ERP-Struktur führen und Fehler oder sogar Systemausfälle verursachen.
• Änderungen nach dem Start stören Arbeitsabläufe, da das System vorübergehend offline genommen werden müsste.

Schlechte Anpassung oder Implementierung kann zu einem System führen, das die Anforderungen des Unternehmens nicht vollständig erfüllt, was zu Unternutzung und vergeudeter Investition führt. Daher müssen Unternehmen sorgfältig evaluieren, ob ein ERP-System für ihr Betriebssystem und ihre langfristigen Ziele geeignet ist.

Für welche Unternehmenstypen ist ERP geeignet?

Unter Berücksichtigung der genannten Faktoren sind nur bestimmte Unternehmenstypen gut für die ERP-Implementierung geeignet.

• Große Unternehmen – Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Tochtergesellschaften an verschiedenen Standorten benötigen ein zentralisiertes System zur Verwaltung ihrer komplexen Abläufe. Die anfänglichen Investitionskosten sind im Vergleich zu den Vorteilen, die ERP bringen kann, im Budget.
• Fertigungsunternehmen – Hersteller haben es oft mit komplexen Produktionsprozessen, Bestandsverwaltung und Supply-Chain-Koordination zu tun. Ein ERP-System kann diese Funktionen automatisieren und integrieren, auch wenn das System komplex und teuer zu implementieren ist.
• Wachsende mittelgroße Unternehmen – Unternehmen, die schnell wachsen und expandieren, können die Investition in ein ERP-System rechtfertigen, da es hilft, steigende Transaktionsvolumen und vielfältige Operationen effizienter zu verwalten, trotz der anfänglichen Kosten und des erforderlichen Schulungsaufwands.
• Branchen mit Compliance- und Berichtsanforderungen – Unternehmen in Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzen oder Pharmazeutika haben häufig strenge regulatorische Anforderungen. Ein ERP-System kann Daten zentralisieren und die Berichterstattung automatisieren, was die Einhaltung von Vorschriften erleichtert, auch wenn das System möglicherweise schwer zu modifizieren ist.

ERP mit Rework.com kombinieren

Während ERP-Systeme hervorragend darin sind, eine einheitliche Informationsquelle bereitzustellen und transaktionale Prozesse zu automatisieren, erfüllen sie oft nicht die dynamischen Kommunikations- und Kollaborationsanforderungen moderner Unternehmen. Deshalb werden sie als System of Record bezeichnet, das sich hauptsächlich auf die Zentralisierung und Verwaltung kritischer Geschäftsdaten wie Finanzen, Lager und Supply-Chain-Operationen konzentriert.

Hier liegen die Grenzen von ERP-Systemen: Sie sind nicht als System of Engagement konzipiert. Echtzeit-Zusammenarbeit, funktionsübergreifende Kommunikation und Aufgabenmanagement werden oft nicht unterstützt, was zu Silos, Bottlenecks und ineffizienten internen Prozessen führt.

Durch die Kombination von ERP mit Rework.com können Unternehmen diese Lücke schließen und eine umfassendere Lösung schaffen, die sowohl Datenmanagement als auch interne Zusammenarbeit adressiert.

Deshalb ist diese Kombination entscheidend:

Flexibilität und Skalierbarkeit

ERP-Systeme sind oft starr und schwer anzupassen, wenn sich Unternehmen weiterentwickeln. Rework bietet jedoch die nötige Flexibilität, um Arbeitsabläufe und Prozesse anzupassen, wenn Unternehmen wachsen. Jeder Aspekt Ihres Betriebs auf Rework kommt mit Anpassungs- und Berechtigungseinstellungen, die Sie gestalten können, und erfordert keine Programmierkenntnisse. Sie können jederzeit erstellen, ausführen, überwachen und anpassen, was besonders für Unternehmen nützlich ist, die schnellen Veränderungen unterliegen oder in neue Märkte eintreten.

Verbesserte interne Zusammenarbeit

ERP-Systeme bieten keine Tools für die Echtzeit-Teamzusammenarbeit und überlassen Teams externen Plattformen, was zu Ineffizienzen führen kann. Rework fungiert als System of Engagement, bei dem Mitarbeitende kommunizieren, Updates teilen, an Aufgaben zusammenarbeiten und Fortschritte an einem Ort verfolgen können. Diese Echtzeit-Interaktion sorgt für reibungslosere Arbeitsabläufe und bessere Koordination zwischen Abteilungen und schließt die Lücke, die ERP-Systeme oft offen lassen.

Kommunizieren Sie immer im Kontext: Zentralisieren Sie alle Diskussionen zu Projekten, Entscheidungen oder Prozessen

Zugeschnitten für kleine bis mittelgroße Teams

Rework ist besonders ideal für kleinere Teams, sowohl hinsichtlich der Investitionskosten als auch der Benutzerfreundlichkeit. Sie können Ihre Kollaborationsanstrengungen jederzeit steigern, ohne den hohen administrativen Aufwand eines vollständigen ERP.

ERP x Rework.com: Einige Anwendungsfälle

Anwendungsfall 1: Kaufanfragen für zusätzliche Materialien

ERP-Systeme haben in der Regel feste Genehmigungsabläufe für große, routinemäßige Kaufaufträge. Kleinere, ad-hoc-Anfragen, wie zusätzliche Materialien oder Schutzausrüstung, können jedoch durch unnötige Genehmigungsschritte verzögert werden.

Für dringende oder geringwertige Einkäufe können Unternehmen Rework Requests neben ihrem ERP verwenden. Diese App optimiert den Prozess durch:

• Vereinfachung der Anfrageerstellung mit Details wie Material, Menge, Kosten und Genehmiger.
• Sofortige Benachrichtigung des Genehmigers, die Ein-Klick-Genehmigungen ermöglicht.
• Übersichtliche Organisation der Genehmigungsdaten für einfache Berichterstattung und Prüfung.

Anwendungsfall 2: Verfolgung des Einkaufsprozesses

ERP-Systeme erfassen in der Kaufanfragephase typischerweise nur die abschließende Lieferanteninteraktion und lassen frühere Schritte wie Arbeitsaufwandsmessung, Auftragsverfolgung, Lieferantensuche und Verhandlungen aus, die Flexibilität erfordern.

Für anpassungsfähigere Arbeitsabläufe können Unternehmen Rework Flows als Ergänzung zu ihrem ERP einsetzen.

Abschließende Gedanken

ERP ist ein leistungsstarkes System und bleibt eine Top-Wahl zur Lösung geschäftlicher Herausforderungen. Wie jedes System hat ERP jedoch seine Unvollkommenheiten. Unternehmen müssen mit Lösungen zur Überwindung dieser Einschränkungen vorbereitet sein, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten und höchste Effizienz zu erzielen. Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen nützliche Einblicke in ERP-Systeme gegeben und Ihnen ermöglicht, andere Optionen zu erwägen, die den ERP-Wert ergänzen.

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