Planejamento de projetos simplificado: 6 passos para criar um plano de projeto

Quase dois terços dos planos de negócios falham durante a fase de execução.

O planejamento é a base sólida para o sucesso de qualquer projeto ou plano de negócios.

Para gestores e líderes, ter um plano bem estruturado permite que você fique por dentro das operações futuras, minimize o impacto de mudanças externas, evite desperdício de recursos e estabeleça padrões claros para monitorar o progresso. Para funcionários ou membros da equipe, o planejamento é uma ferramenta crucial que ajuda a alinhar esforços dentro de uma organização, reduzindo sobreposições e confusões.

No entanto, a maioria dos planos falha durante a fase de execução devido a riscos imprevistos que muitos gerentes de projeto ainda não consideraram. Isso é especialmente verdadeiro para gestores jovens e inexperientes que frequentemente tropeçam logo no primeiro passo. Então, como você pode garantir que seu "plano" não acabe como apenas mais um documento desperdiçado?

Vamos explorar os 6 passos essenciais para criar um plano completo que aumentará sua confiança e o ajudará a liderar rapidamente sua equipe ao sucesso do projeto!

O que é um plano de projeto?

Um plano de projeto é um documento formal que descreve os detalhes de como um projeto será executado, monitorado e controlado. Ele serve como um roteiro para o projeto, fornecendo orientação clara sobre os objetivos, escopo, cronograma, recursos e processos envolvidos.

O que incluir em um plano de projeto?

Os principais componentes de um plano de projeto incluem:

• Objetivos do projeto: Define o propósito do projeto, delineando as metas específicas e entregas que o projeto pretende alcançar.
• Escopo: O escopo do projeto identifica os limites do projeto, especificando o que será e o que não será incluído nas entregas.
• Cronograma: Inclui o cronograma do projeto, delineando as principais fases, marcos e prazos para conclusão das tarefas. Gráficos de Gantt ou cronogramas são frequentemente usados para visualizar o cronograma.
• Recursos: Uma divisão dos recursos necessários, incluindo membros da equipe, equipamentos e materiais. Também delineia funções e responsabilidades dentro da equipe.
• Orçamento: O plano de projeto detalha os custos estimados associados ao projeto, incluindo mão de obra, materiais e outras despesas.
• Plano de gestão de riscos: Esta seção identifica riscos potenciais, seu impacto no projeto e estratégias para mitigá-los.
• Plano de comunicação: O plano de projeto estabelece como e quando as informações serão compartilhadas com as partes interessadas.
• Gestão de qualidade: Descreve como a qualidade das entregas do projeto será assegurada, incluindo padrões, critérios e medidas de controle de qualidade.
• Gestão de mudanças: Um processo para como mudanças no escopo, cronograma ou recursos do projeto serão tratadas, ajudando as equipes a se adaptarem a desafios inesperados.

6 passos para criar um plano de projeto

Passo 1: Identificar as necessidades dos clientes e partes interessadas

Neste artigo, focamos em dois cenários comuns ao planejar um projeto.

Cenário 1: Construindo um projeto baseado nas necessidades do cliente

Neste caso, você é contratado para realizar o projeto. Portanto, há duas tarefas principais que você precisa completar nesta fase:

• Coletar os requisitos e expectativas do cliente para o projeto.
• Estabelecer as bases do projeto (escopo, orçamento, cronograma, recursos, expectativas do cliente e responsabilidades de todas as partes). Isso ajuda a prevenir problemas como transferência de culpa ou evitar responsabilidades se o projeto sofrer atrasos ou falhas.

Cenário 2: Criando um projeto/plano baseado em solicitações da gestão

Se você é um CEO ou chefe de departamento encarregado de planejar uma estratégia de desenvolvimento de produto ou estratégia de negócios mensal/trimestral, você deve:

• Compreender claramente os problemas ou solicitações feitas pela gestão.
• Estabelecer pontos-chave para conclusão do projeto em colaboração com a gestão: orçamento, cronograma, recursos e escopo do projeto (isso será semelhante ao Cenário 1).

Dica profissional:

Faça um esforço para se comunicar mais com clientes e partes interessadas para realmente entender suas necessidades mais profundas. Esta é a "chave de ouro" para construir confiança inicial entre ambas as partes no projeto.

Passo 2: Definir metas para o plano

Definir metas claras para o projeto é um passo crucial no processo de planejamento. As metas dão aos clientes e à gestão uma visão clara dos resultados esperados e facilitam a avaliação do sucesso do projeto. Metas bem definidas ajudam você e outras partes interessadas a estimar a carga de trabalho, recursos, tempo e custos com mais precisão e esclarecer as responsabilidades de todos.

No entanto, definir um número específico para essas metas nem sempre é direto.

Na verdade, 70% dos projetos de negócios falham em atingir suas metas definidas!

Uma das principais razões para essa falha é que o elemento-chave de "definição de metas" é frequentemente irrealista. Para evitar cair nessa armadilha, siga os critérios SMART ao definir suas metas.

Os critérios SMART garantem que suas metas de projeto sejam práticas e alcançáveis. Isso inclui:

S - Específico (Specific)

Suas metas de projeto devem ser específicas e responder a estas cinco questões-chave (os 5 W's):

• Qual é a meta?
• Por que é necessário alcançar esta meta?
• Onde o projeto será realizado?
• Quem será responsável por executá-lo?
• Quando é o cronograma para esta meta?

M - Mensurável (Measurable)

Uma meta de projeto deve ser mensurável, o que significa que você deve ser capaz de rastrear o progresso, recursos usados, custo e como as tarefas serão concluídas.

A - Alcançável (Achievable)

O projeto deve ser realizável em condições do mundo real. Uma meta alcançável responde à pergunta: "Como podemos fazer isso acontecer?".

R - Realista (Realistic)

Uma meta realista fornece benefícios tangíveis para as partes interessadas. Para garantir isso, a meta deve responder a estas perguntas:

• Que benefícios o projeto entregará?
• É o momento certo para isso?
• Esses benefícios estão alinhados com as necessidades e esforços do projeto?
• Quem são as partes interessadas certas para se beneficiar deste projeto?

T - Com prazo definido (Time-bound)

O projeto deve ser concluído dentro de um cronograma específico. Uma meta com prazo definido responde:

• Quando o projeto deve ser concluído?
• Quando ele começará?
• Que progresso deve ser feito dentro de cada período de tempo específico?

Dica profissional:

Nunca diga: "Toda meta é importante". Em vez disso, priorize metas com base em sua urgência e impacto no sucesso do projeto.

Passo 3: Definir entregas do projeto para cada fase

Uma vez que você tenha delineado as metas gerais, este passo envolve estimar a carga de trabalho específica e as entregas em cada marco do projeto. Em termos simples, trata-se de definir os resultados esperados para cada fase do projeto. Isso ajuda você e outras partes interessadas a acompanhar o progresso e antecipar riscos potenciais ao longo do caminho.

Seja você gerenciando um ciclo de desenvolvimento de software, lançando uma campanha de marketing ou trabalhando em como planejar um evento, dividir seu projeto em entregas claras mantém todos alinhados sobre como é o sucesso.

Então, como você pode acompanhar as entregas de cada fase?

Defina marcos-chave ou lembretes para cada prazo do projeto. Ao monitorar regularmente o progresso, você pode garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo, o que promove confiança e satisfação entre todas as partes interessadas.

Dica profissional:

Usar software para gerenciar projetos é uma das maneiras mais eficazes de manter sua equipe alinhada e garantir que o projeto permaneça no caminho certo. Com a ajuda de ferramentas digitais, você pode monitorar o progresso em tempo real, centralizar a documentação e melhorar a comunicação.

Rework Projects permite múltiplos tipos de visualização e quadros para planejamento e gestão flexível de projetos

Passo 4: Estabelecer o cronograma do projeto

Com base nas entregas do Passo 3, agora você precisa determinar a sequência de tarefas necessárias para o projeto. Para cada tarefa, defina claramente o prazo, os recursos necessários e a pessoa responsável por completá-la.

Em seguida, considere as dependências entre tarefas ou responsabilidades atribuídas aos membros da equipe. É crucial saber qual tarefa precisa ser concluída antes que outra possa começar, para que recursos e tempo sejam alocados eficientemente, evitando gargalos e atrasos.

Nesta fase, usar um gráfico de Gantt é essencial. Um gráfico de Gantt permite que você atribua prazos, do início ao fim, mantendo o controle de quem é responsável por cada tarefa e a carga de trabalho envolvida. Isso facilita o monitoramento do progresso, o controle do cronograma e fazer ajustes conforme necessário para prevenir interrupções quando as tarefas se sobrepõem.

Um projeto visualizado em Rework.com

Dica profissional:

Se seu projeto funcionará sem problemas depende muito deste passo. O melhor conselho é consultar os membros da sua equipe. Eles podem oferecer insights valiosos sobre como abordar tarefas, os prazos necessários e quem é mais adequado para responsabilidades específicas. Além disso, ao garantir o compromisso de cada pessoa com os prazos, você terá uma base sólida para comunicar com confiança o progresso do projeto com as partes interessadas.

Passo 5: Identificar riscos e avaliar seu impacto (Plano de gestão de riscos)

Nenhum projeto está livre de riscos, e certamente não podemos confiar na sorte para nos salvar quando as coisas dão errado!

O que você precisa fazer é antecipar riscos potenciais que poderiam afetar seu projeto ou os membros da sua equipe. Por exemplo, se uma fase do projeto coincide com um período de férias, pode impactar o progresso, então você precisará considerar tempo de buffer extra.

Às vezes, há circunstâncias imprevistas que podem seriamente interromper o projeto, como um membro da equipe saindo inesperadamente, equipamentos com defeito ou conflitos de equipe.

Considere cuidadosamente cada passo para prevenir que certos riscos aconteçam ou para minimizar seu impacto negativo no seu projeto.

Este passo envolve avaliar riscos e construir uma estratégia de gestão de riscos para garantir que seu plano de projeto tenha a menor margem de erro possível.

Dica profissional:

Para tarefas com alto nível de risco, é sábio criar um "buffer" alocando tempo adicional tanto para tarefas específicas quanto para o projeto inteiro. Este buffer lhe dará tempo suficiente para lidar com problemas inesperados à medida que surgirem.

Passo 6: Apresentar o plano de projeto às partes interessadas

Agora que todos os passos estão completos, é hora de apresentar seu plano de projeto às partes interessadas. Neste passo, você precisa explicar como a implementação do projeto impactará suas expectativas e necessidades. Além disso, você deve propor soluções para quaisquer conflitos potenciais. Lembre-se, sua apresentação não deve ser unilateral, deve ser uma discussão.

Você deve esclarecer: Quem precisa de quais relatórios e com que frequência? Quais decisões no plano ou durante a execução do projeto precisam de aprovação, e quem é responsável por essas decisões?

Também é crucial apresentar o plano claramente, apoiado por dados específicos, para garantir que as partes interessadas compreendam completamente seus requisitos, resultados esperados e responsabilidades.

Dica profissional:

Se o plano ou cronograma entrar em conflito com as expectativas iniciais, este é o momento de abordá-lo, garantindo que não haja surpresas ou frustrações mais tarde. Em vez de simplesmente dizer às partes interessadas que suas demandas são irrealistas, conduza a conversa fazendo perguntas como: Que prazo, orçamento ou recursos são necessários para tornar suas metas viáveis? Deixe-os decidir sobre compensações em vez de transformar isso em um debate.

Depois de completar estes seis passos...

Parabéns, você concluiu oficialmente sua fase de planejamento de projeto!

Com este forte começo, esperamos que você gerencie o projeto sem problemas. No entanto, tenha em mente que detalhes específicos sobre seu planejamento de projeto e descrições podem variar dependendo do método de gestão de projetos que você escolher. No próximo artigo, orientaremos você sobre as melhores práticas para gerenciar seu projeto com sucesso.