O que é Kanban? Um guia para aplicar Kanban na gestão de projetos de trabalho

A gestão de projetos e tarefas pode frequentemente se tornar complexa e desafiadora no ambiente de trabalho moderno. É por isso que metodologias de gestão reconhecidas globalmente são estudadas, atualizadas e aplicadas extensivamente. Entre elas, Kanban se destaca como uma chave que ajudou a Toyota a se tornar uma das principais fabricantes de automóveis do mundo.

Este artigo explorará os princípios centrais do Kanban, como implementá-lo e estratégias para otimizar seu fluxo de trabalho usando o modelo Kanban.

O que é Kanban?

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Definição de Kanban

Kanban é um termo japonês usado pela primeira vez pela Toyota na indústria automobilística. Em japonês, "Kanban" é derivado de "kan" (visual) e "ban" (cartão ou quadro), que pode ser simplesmente entendido como um "quadro de informações".

O modelo Kanban é uma ferramenta visual para rastrear tarefas, permitindo que os membros da equipe do projeto vejam onde cada tarefa está dentro do fluxo de trabalho. A maneira mais simples de implementar isso é usar quadros brancos com notas adesivas coloridas para descrever e gerenciar processos de trabalho.

A história do Kanban

No final da década de 1940, a Toyota enfrentou uma crise devido à intensa competição doméstica e internacional. Para enfrentar este desafio, o engenheiro Taiichi Ohno propôs um método para melhorar e otimizar o sistema de produção da empresa. Este método foi inicialmente chamado de "Just-in-Time" (JIT) e foi projetado para atender aos cronogramas de produção com base na demanda do cliente, identificando escassez de materiais dentro do processo.

A equipe registrou informações usando cartões Kanban coloridos, que eram então movidos através de várias estações de trabalho na linha de produção. Por exemplo, um cartão pode servir como um formulário de pedido em uma estação e depois se tornar uma etiqueta de envio na próxima.

Ao implementar este sistema, a Toyota aderiu a vários princípios fundamentais:

• A informação é sempre passada de um passo do processo para o próximo.
• A produção não começa sem receber um cartão Kanban.
• Cada container na linha de produção deve ter um cartão Kanban especificando detalhes do produto, local de produção, destino e quantidade.
• Os containers devem conter a quantidade exata especificada—nem mais, nem menos.
• Produtos defeituosos ou itens em excesso não são passados para a próxima etapa.
• O intervalo entre entregas e o número de cartões Kanban devem ser minimizados.

Como resultado, os cartões Kanban permitiram que a equipe controlasse rigidamente cada etapa da linha de produção. Crucialmente, todos esses cartões se conectavam com o fluxo de trabalho anterior e carregavam informações completas.

Mais tarde, Taiichi Ohno e a Toyota perceberam que os princípios Kanban não eram limitados à manufatura e poderiam ser aplicados a qualquer processo ou organização, o que estabeleceu a base para o método moderno de gestão Kanban.

Sistema Kanban na fábrica da Toyota

Como o Kanban funciona

Nas aplicações de hoje, o modelo Kanban é baseado em vários princípios centrais:

• Visualizar o fluxo de trabalho: Kanban utiliza quadros, colunas e cartões Kanban para visualizar tarefas e fluxos de trabalho. Lembre-se do seguinte texto: Cada cartão representa uma tarefa que precisa ser concluída. As colunas no quadro representam diferentes etapas do fluxo de trabalho, indicando os vários status das tarefas. Um quadro Kanban básico normalmente consiste em três colunas: "A fazer", "Fazendo" e "Concluído".
• Limitar trabalho em progresso (WIP): Kanban restringe o número de tarefas sendo trabalhadas simultaneamente em uma etapa. O número de tarefas que cada pessoa ou departamento lida também deve ser limitado a uma quantidade gerenciável. Isso ajuda a prevenir sobrecarga e encoraja indivíduos a focar em suas tarefas atuais em vez de fazer malabarismos com múltiplos trabalhos simultaneamente.
• Manter um fluxo constante de trabalho: O objetivo do Kanban é otimizar o fluxo de trabalho, garantindo que as tarefas se movam suavemente de uma etapa para a próxima sem atrasos desnecessários. Mover sequencialmente um cartão Kanban de uma coluna para outra ajuda a prevenir gargalos.
• Foco em melhoria contínua: Mesmo que um processo já seja altamente eficiente, sempre há espaço para melhorias. Pequenas melhorias contínuas podem levar a ganhos significativos ao longo do tempo. Por exemplo, aumentar a produtividade em 1% cada semana resultaria em um aumento de 67% ao longo de um ano.
• Zero defeitos: O objetivo é garantir que nenhum produto defeituoso ou erro seja passado para a próxima etapa do processo.

Conceitos-chave do Kanban

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Quadro Kanban

Um quadro Kanban é uma representação visual das tarefas dentro de um projeto ou fluxo de trabalho. Os cartões de tarefas se movem através de colunas que correspondem a diferentes etapas no fluxo de trabalho, representando o progresso das tarefas.

Além disso, o quadro Kanban pode incluir informações suplementares como gráficos de desempenho, requisitos, notas ou outros diagramas para auxiliar na gestão e rastreamento do progresso do trabalho.

Ao olhar para o quadro Kanban, os membros da equipe podem rapidamente compreender o roteiro em direção à meta, o progresso geral do fluxo de trabalho e informações críticas como tarefas priorizadas, prazos próximos e tarefas atrasadas.

Colunas Kanban

As colunas Kanban descrevem seções do quadro Kanban, com cada seção representando uma etapa ou status diferente no fluxo de trabalho. Os cartões de tarefas se movem através dessas colunas à medida que progridem através do fluxo de trabalho.

Cada coluna Kanban contém uma lista (ou coleção) de cartões de tarefas—normalmente aqueles na mesma etapa do fluxo de trabalho. Em ferramentas tradicionais de gestão de projetos, isso é chamado de "lista de tarefas" ou "lista de afazeres".

Cartões Kanban

Os cartões de tarefas Kanban visualizam tarefas dentro do fluxo de trabalho. Cada cartão de tarefa representa uma tarefa específica, como um trabalho a ser concluído ou um produto a ser criado. Em ferramentas tradicionais de gestão de projetos, isso é uma "tarefa" ou "afazer".

Cada cartão Kanban normalmente inclui as seguintes informações:

• Título do cartão: Uma breve descrição da tarefa a ser concluída.
• Pessoa designada: O nome da pessoa responsável pela tarefa.
• Data de vencimento: O prazo ou tempo estimado para conclusão da tarefa.
• Número identificador: Um número único atribuído a cada cartão para fácil identificação e rastreamento dentro do sistema Kanban.
• Código de cor ou etiqueta: Indicadores que mostram o status da tarefa ou categorizam os cartões.
• Marcador de prioridade: Um indicador para identificar tarefas que precisam ser priorizadas.

Os cartões de tarefas servem como evidência de todas as atividades que levam aos resultados do trabalho. Portanto, quando é necessário revisar todo o fluxo de trabalho, a equipe de gestão pode rapidamente verificar cada cartão de tarefa para obter uma visão geral detalhada e precisa.

Prós e Contras do Kanban

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Nenhum método é perfeito, e o Kanban também tem seus pontos fortes e fracos que são importantes considerar.

Benefícios do Kanban

• Transparência: Kanban facilita que todos vejam todas as tarefas e suas responsabilidades, trazendo transparência para todo o fluxo de trabalho. Esta visibilidade permite que os membros da equipe eliminem tarefas desnecessárias e foquem nas mais críticas.
• Gestão de trabalho flexível: Novos cartões Kanban podem ser facilmente adicionados ao longo do processo de trabalho, e seu status ou prioridade pode ser ajustado. Esta flexibilidade torna o Kanban um modelo responsivo, ajudando o fluxo de trabalho a se adaptar rapidamente às demandas em mudança.
• Aumento da produtividade: Kanban encoraja as pessoas a focarem em tarefas atuais até que sejam concluídas, evitando multitarefas que podem criar gargalos no processo ou afetar a qualidade do trabalho. Este princípio leva a um manuseio de tarefas mais organizado e eficiente, aumentando significativamente a produtividade.
• Identificação de gargalos: Ao trabalhar com um quadro Kanban cheio de cartões de tarefas, torna-se fácil identificar gargalos: colunas sobrecarregadas, tarefas que estagnaram ou cartões que não progrediram há muito tempo. Esta é uma das vantagens destacadas de usar gestão visual.
• Implementação simples: Graças aos seus princípios diretos e modelo de configuração fácil, o Kanban pode ser implantado em qualquer equipe ou organização, independentemente da indústria ou tamanho. Pode até ser aplicado flexivelmente a diferentes processos ou etapas de um projeto sem causar interrupções significativas.

Desvantagens do Kanban

Dificuldade em estimar tempo: Kanban foca no fluxo de trabalho contínuo sem restrições de tempo rigorosas. As colunas representam diferentes etapas, mas não fornecem prazos específicos, tornando desafiador planejar quando as tarefas serão concluídas ou estimar tempos de conclusão.

Atualizações frequentes necessárias: Kanban requer que os usuários atualizem o status dos cartões de tarefas regularmente, às vezes em tempo real. Se não for feito, a equipe corre o risco de trabalhar com informações desatualizadas, o que prejudica o propósito de visualizar o fluxo de trabalho através de quadros e colunas.

Desafiador em escala: O quadro Kanban pode ficar desorganizado em fluxos de trabalho com muitas atividades interconectadas que requerem transições frequentes. Isso pode dificultar que a equipe rastreie e gerencie todas as atividades efetivamente.

Qualidade de saída não garantida: Embora o Kanban enfatize a execução de tarefas, pode apresentar riscos para um quadro mais amplo—tarefas podem ser concluídas, mas a saída geral ou qualidade do produto final pode não ser garantida.

Quando usar Kanban?

Kanban é mais adequado para projetos onde as prioridades mudam frequentemente—às vezes diariamente—especialmente quando o projeto tem as seguintes características:

• Focar no fluxo de trabalho contínuo em vez de prazos críticos específicos.
• Encontrar atrasos devido a trabalho estagnado, onde o processo básico está no lugar e uma operação mais suave e eficiente é necessária.
• Não há prazo rigoroso para conclusão.
• Precisar adicionar, remover ou editar informações de tarefas flexivelmente durante o fluxo de trabalho.
• Requerer melhoria contínua ao longo do processo.
• A equipe é esperada para reportar a qualquer momento.

Comparando Kanban, Scrum e Agile

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A diferença central

No seu núcleo, Agile é uma metodologia—uma filosofia ampla fundamentada em princípios iterativos e incrementais de gestão de projetos. Agile visa encurtar os ciclos de desenvolvimento de produtos e entregar produtos aos clientes rapidamente.

Scrum é uma estrutura de gestão que adere à metodologia Agile. É comumente usada em projetos onde o usuário não define completamente a meta final. Scrum foca em otimizar valor dentro de iterações de tempo fixo, conhecidas como sprints, normalmente durando de 1 a 4 semanas. Este ciclo contínuo visa melhorar o produto, técnicas, dinâmica da equipe e ambiente de trabalho.

Por outro lado, Kanban é um modelo de gestão dentro da família Agile, fornecendo ferramentas e processos específicos para implementar Agile. Ele incorpora muitos princípios da metodologia Agile, incluindo adaptabilidade à mudança e forte ênfase na transparência em toda a equipe.

Portanto, a comparação precisa aqui é entre Kanban e Scrum para destacar suas diferenças:

Você deve escolher Kanban ou Scrum?

Dependendo da escala e natureza do seu projeto, você pode aplicar Kanban ou Scrum. Ambas as abordagens prometem tornar o processo de execução mais transparente, eficiente e continuamente melhorado.

Alternativamente, você poderia implementar e gerenciar seu projeto usando um modelo híbrido influenciado tanto por Kanban quanto por Scrum—conhecido como Scrumban. Scrumban incorpora os processos do Scrum e as ferramentas de visualização do Kanban. Por exemplo, o quadro Kanban pode ser uma excelente ferramenta para rastrear tarefas dentro de um sprint Scrum.

Como configurar quadros Kanban

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Passo 1: Delinear seu fluxo de trabalho no quadro Kanban

Comece configurando um quadro branco físico ou um quadro Kanban online para implementar Kanban. Em seguida, divida seu fluxo de trabalho em etapas específicas, desde o início da tarefa até sua conclusão. Desenhe colunas no quadro, cada uma representando uma etapa no fluxo de trabalho.

Passo 2: Definir limites WIP para cada coluna

Para que o Kanban seja eficaz, é crucial estabelecer limites de Trabalho em Progresso (WIP) para cada coluna Kanban—o número máximo de tarefas permitidas naquela coluna a qualquer momento. Este passo é vital para garantir um fluxo de trabalho suave em todo o projeto e prevenir sobrecarga de trabalho.

Para cargas de trabalho individuais, limitar tarefas a 2-3 por vez também é aconselhável. Isso ajuda a manter o foco, reduz o estresse da multitarefa e garante qualidade de saída.

Passo 3: Criar cartões Kanban

Em seguida, crie um cartão Kanban para cada tarefa ou atividade e coloque-os nas colunas apropriadas no quadro. Cada cartão deve incluir detalhes essenciais como o título, pessoa responsável, data de vencimento e qualquer informação adicional relevante.

Você pode organizar os cartões em cada coluna com base na prioridade, com as tarefas mais urgentes no topo. Isso permite visibilidade clara do trabalho em andamento e ajuda a priorizar tarefas efetivamente.

Considere usar cores diferentes para os cartões para indicar vários tipos de tarefas, níveis de urgência ou prioridade (por exemplo, vermelho para urgente, amarelo para prioridade média, verde para tarefas regulares).

Passo 4: Começar a trabalhar

Uma vez que seu quadro Kanban esteja configurado, você pode começar a trabalhar nas tarefas no topo de cada coluna. Após concluir uma tarefa, mova o cartão para a próxima coluna no fluxo de trabalho. Aderir aos limites WIP é essencial para evitar sobrecarga e otimizar eficiência.

Aborde quaisquer problemas ou obstáculos que surjam durante o processo prontamente para garantir que o fluxo de trabalho permaneça o mais suave possível.

Passo 5: Melhorar o sistema Kanban

Colete continuamente feedback de sua equipe e partes interessadas (parceiros, clientes, equipe de suporte) e use esta informação para melhorar o sistema Kanban. Isso inclui refinar o fluxo de trabalho, ajustar a estrutura do quadro e colunas, ou reorganizar e rotular cartões Kanban.

Periodicamente, você pode revisar e avaliar o status dos cartões de tarefas, como quantos se moveram para a coluna final, quantos estão atrasados, etc. Essas métricas podem ajudar a determinar se o Kanban melhorou efetivamente a eficiência comparado ao sistema anterior.

Últimas palavras

O método Kanban e software de suporte simplificaram significativamente a gestão de tarefas e fluxo de trabalho. Kanban pode ser aplicado flexivelmente em várias situações, seja em diferentes momentos, locais ou cenários, desde que o usuário tenha uma mentalidade sistemática e compreenda seus princípios.

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