Medan Wajib berbanding Medan Berguna: Pengambilan Data CRM Tanpa Teater Rep

Bukan semua medan yang berguna wajar dijadikan wajib.

Medan wajib mewujudkan geseran. Jika medan itu tidak menyokong penghalaan, kelayakan, ramalan, serah tugas, pematuhan, atau penyampaian, memaksa pengguna melengkapkannya selalunya menghasilkan data yang lebih buruk.

Penyelidikan penjajaran teknologi RevOps oleh Forrester berguna di sini kerana keperluan medan bukanlah pilihan pentadbiran tempatan semata-mata. Ia memberi kesan kepada teknologi hasil dan aliran kerja yang dikongsi bersama. Penyelidikan keyakinan ramalan oleh Gartner turut menunjukkan mengapa kualiti data dan kepercayaan terhadap ramalan amat penting.

Fakta operasi utama

• Sesuatu medan hanya wajar diwajibkan apabila perniagaan menggunakannya untuk membuat keputusan sebenar atau mencetuskan aliran kerja sebenar.
• Medan wajib sepatutnya berasaskan peringkat. Medan yang tidak munasabah semasa pengambilan lead mungkin penting sebelum penciptaan opportunity atau serah tugas closed-won.
• Medan berguna boleh kekal pilihan, diperkaya secara automatik, diambil kemudian, atau dipindahkan kepada semakan pengurus dan bukannya kemasukan data oleh rep.
• Tadbir urus medan perlu mengimbangi kualiti keputusan dengan geseran pengguna. Terlalu banyak medan wajib selalunya menghasilkan kelengkapan palsu dan bukannya data yang lebih baik.

Jadual keputusan medan

Kaitkan ini dengan Tadbir Urus Medan CRM.

Ujian keputusan

Tanya satu soalan sebelum mewajibkan sesuatu medan:

Keputusan apakah yang gagal jika medan ini kosong?

Jika jawapannya jelas, medan itu mungkin wajar diwajibkan. Jika jawapannya kabur, kekalkan sebagai pilihan, automasikan, atau buangkannya.

Sebab yang kukuh:

• Menghalakan lead ini
• Menerima atau menolak SQL ini
• Mencipta satu opportunity
• Memeriksa ramalan
• Menyerah tugas seorang pelanggan
• Memulakan onboarding
• Menaikkan risiko pembaharuan
• Melapor kepada kewangan

Sebab yang lemah:

• Seseorang mungkin memerlukannya kelak
• Ia akan berguna untuk analisis
• Templat dashboard turut menyertakannya
• Seorang pemimpin pernah memintanya sekali

Ujian keputusan ini perlu ditulis ke dalam proses permintaan medan. Jika pemohon tidak dapat menamakan keputusan, pemilik, peringkat, serta laporan atau aliran kerja yang terlibat, medan itu belum bersedia untuk dijadikan wajib.

Ini melindungi kebolehgunaan CRM. Rep dan pengurus boleh menerima medan wajib apabila sebabnya jelas: penghalaan, ramalan, serah tugas, bilan, pematuhan, atau penyampaian pelanggan. Mereka hilang kepercayaan apabila medan itu terasa seperti cukai keingintahuan.

Wajib pada peringkat yang betul

Sesuatu medan boleh berguna pada peringkat awal tetapi hanya wajib kemudian.

Contoh:

Ini menghalang pengguna daripada meneka sebelum mereka tahu jawapannya.

Medan pilihan

Medan pilihan masih boleh bernilai.

Gunakan medan pilihan apabila:

• Data berguna tetapi tidak diperlukan untuk aliran kerja.
• Data boleh diambil kemudian.
• Data terlalu bergantung kepada pertimbangan.
• Data mempunyai keyakinan yang rendah.
• Data hanya diperlukan untuk analisis sekali-sekala.

Pilihan tidak bermaksud diabaikan. Ia bermaksud RevOps memilih untuk tidak mewujudkan geseran sebelum medan itu menyokong sesuatu keputusan.

Automasi dan enrichment

Sesetengah medan berguna sepatutnya diautomasikan:

• Saiz syarikat
• Industri
• Kawasan
• Laman web
• Isyarat teknologi
• Data pembiayaan
• Ambang penggunaan

Automasi masih perlu mempunyai peraturan keyakinan. Enrichment berkeyakinan rendah boleh mewujudkan penghalaan dan pelaporan yang buruk.

Teater rep

Teater rep berlaku apabila pengguna melengkapkan medan hanya untuk memenuhi kehendak sistem.

Isyarat:

• "Tidak diketahui" menjadi lazim.
• Nilai picklist tertumpu pada pilihan termudah.
• Medan wajib dilengkapkan dengan placeholder.
• Pengurus mengabaikan medan itu.
• Laporan yang menggunakan medan itu tidak dipercayai.

Apabila ini berlaku, buang keperluan itu atau reka semula aliran kerja.

Kitaran semakan medan

Semak medan wajib setiap suku tahun.

Tanya:

• Adakah medan itu digunakan?
• Adakah ia tepat?
• Adakah ia menyokong sesuatu keputusan?
• Adakah ia wajib pada peringkat yang betul?
• Bolehkah ia diautomasikan?
• Patutkah ia dihentikan?

Medan wajib perlu membuktikan tempatnya.

Senarai semak kesediaan

Sebelum mewajibkan sesuatu medan:

• Keputusan sudah jelas.
• Peringkat sudah betul.
• Pemilik sudah dinamakan.
• Nilai yang dibenarkan sudah ditetapkan.
• Pengguna tahu cara menjawab.
• Pengurus memeriksa kualiti.
• Laporan menggunakan medan itu.
• Pelan pembersihan sudah wujud.

Medan wajib yang terbaik terasa jelas kepada pengguna kerana masa dan tujuannya sepadan dengan kerja.

Medan wajib yang baik

Medan wajib yang baik menyokong keputusan jangka pendek: menghalakan lead ini, menerima SQL ini, memeriksa ramalan ini, menyerah tugas pelanggan ini, atau memperbaharui akaun ini.

Medan wajib yang buruk

Medan wajib yang buruk wujud kerana seseorang pernah mahukan satu laporan. Jika tiada sesiapa menggunakan data itu, medan tersebut mengajar pengguna bahawa kerja CRM adalah teater.

Pengajaran itu mahal. Sebaik sahaja pengguna percaya CRM meminta data yang tidak bermakna, mereka berhenti mempercayai medan yang bermakna juga.

Rangka kerja keputusan

Gunakan empat kategori:

Ini mengekalkan perbincangan tetap praktikal. Perdebatannya bukan sama ada sesuatu medan itu menarik. Perdebatannya ialah sama ada perniagaan patut meminta manusia memasukkannya.

Contoh

Sumber lead. Wajib semasa penciptaan kerana atribusi, penghalaan, dan pelaporan corong bergantung kepadanya.

Kes penggunaan. Berguna semasa discovery, wajib sebelum serah tugas closed-won kerana CS memerlukan konteks itu.

Pesaing. Berguna apabila pesaing diketahui, tetapi selalunya buruk sebagai medan wajib peringkat awal.

Industri. Selalunya lebih baik diautomasikan atau diperkaya, kemudian disemak apabila pelaporan segmen penting.

Isyarat pengembangan. Wajib apabila opportunity pengembangan dicipta, pilihan sebelum isyarat itu disahkan layak.

Masa medan wajib

Masa yang salah mewujudkan data yang buruk.

Jika sesuatu medan diwajibkan sebelum pengguna dapat mengetahui jawapannya, pengguna akan meneka. Jika medan itu diwajibkan selepas keputusan sudah berlaku, perniagaan kehilangan kawalan. Masa yang betul ialah saat data itu menjadi boleh diketahui dan diperlukan.

Cara mengurangkan geseran

RevOps boleh mengurangkan geseran dengan:

• Menggunakan nilai lalai dengan berhati-hati
• Mengautomasikan nilai yang sudah diketahui
• Mengehadkan medan wajib bagi setiap peringkat
• Mengumpulkan medan mengikut aliran kerja
• Membuang medan daripada susun atur laman apabila tidak relevan
• Menggunakan keperluan bersyarat
• Melatih pengurus untuk memeriksa kualiti

Matlamatnya bukan mengurangkan medan pada apa jua kos. Matlamatnya ialah mengurangkan kemasukan data yang tidak bermakna.

Semakan kualiti

Semak medan wajib berdasarkan kualiti, bukan sekadar kelengkapan.

Kelengkapan boleh mencapai 100 peratus sedangkan kualitinya lemah. Perhatikan nilai placeholder, nilai tidak diketahui, nilai lalai yang berulang, dan nilai yang tidak dipercayai oleh pengurus.

Jika kualiti lemah, perbetulkan masa, nilai yang dibenarkan, latihan, atau pemilikan.

Soalan tadbir urus

Sebelum meluluskan sesuatu medan wajib:

• Siapa yang memerlukannya?
• Keputusan apa yang bergantung kepadanya?
• Bila pengguna dapat mengetahuinya?
• Apakah nilai yang sah?
• Siapa yang menyemak kualiti?
• Apa akan berlaku jika ia salah?
• Bolehkah automasi mengisinya?

Jika jawapannya lemah, jangan jadikan ia wajib.

Peraturan tadbir urus

Medan wajib sepatutnya melindungi keputusan. Medan berguna sepatutnya menyokong pembelajaran. Medan pilihan tidak sepatutnya berpura-pura menjadi kawalan. Perbezaan itu mengekalkan data CRM yang boleh digunakan.

Pelan pelancaran

Audit medan wajib mengikut objek.

Bagi setiap medan wajib, tanya:

• Keputusan apa yang menggunakannya?
• Peringkat mana yang memerlukannya?
• Siapa yang menyemak kualiti?
• Apa berlaku jika ia kosong?
• Apa berlaku jika ia salah?
• Bolehkah ia diautomasikan?
• Patutkah ia dijadikan pilihan?

Kemudian susun medan ke dalam empat kumpulan:

Audit ini selalunya cepat mengurangkan geseran.

Kad skor medan wajib

Jejaki:

• Kadar kelengkapan
• Kadar tidak diketahui
• Kadar placeholder
• Skor kepercayaan pengurus
• Laporan yang menggunakan medan itu
• Aliran kerja yang menggunakan medan itu
• Aduan pengguna
• Masa yang diambil untuk memasukkan data

Kelengkapan sahaja tidak mencukupi. Sesuatu medan boleh lengkap tetapi masih tidak berguna.

Contoh masa peringkat

Peringkat lead:

• Wajib: sumber, pemilik, status
• Pilihan atau automatik: industri, bilangan pekerja, butiran enrichment

Peringkat opportunity:

• Wajib: jumlah, tarikh tutup, peringkat, langkah seterusnya
• Wajib kemudian: pembeli ekonomi, proses keputusan, risiko

Closed-won:

• Wajib: kriteria kejayaan, nota serah tugas, skop kontrak, tarikh pembaharuan

Risiko pembaharuan:

• Wajib: sebab risiko, pemilik, tindakan seterusnya

Masa ini mengekalkan kemasukan data selari dengan kerja.

Pemeriksaan pengurus

Pengurus sepatutnya memeriksa kualiti medan wajib.

Jika medan wajib dilengkapkan tetapi pengurus tidak pernah merujuknya, pengguna akan perasan. Medan itu menjadi teater. Apabila pengurus menggunakan medan itu dalam semakan pipeline, ramalan, dan serah tugas, pengguna memahami mengapa data itu penting.

Kewaspadaan automasi

Automasi boleh mengurangkan kemasukan data tetapi masih memerlukan tadbir urus.

Medan yang diisi secara automatik sepatutnya menunjukkan keyakinan atau sumber apabila digunakan untuk keputusan penting. Jika data enrichment menghalakan lead ke pasukan yang salah, automasi mewujudkan masalah yang sama seperti kemasukan manual yang buruk.

Senarai semak kewaspadaan automasi

Polisi medan wajib adalah sihat apabila:

• Pengguna memahami mengapa setiap medan itu penting.
• Medan diwajibkan pada peringkat yang betul.
• Pengurus memeriksa kualiti.
• Automasi mengisi apa yang tidak sepatutnya dilakukan oleh manusia.
• Medan pilihan kekal tersedia untuk pembelajaran.
• Medan yang buruk dihentikan.

Matlamatnya ialah medan yang lebih sedikit tidak bermakna dan data keputusan yang lebih baik.

Senario operasi

Senario: kepimpinan jualan mahu "langkah seterusnya" diwajibkan pada setiap opportunity.

Itu mungkin munasabah, tetapi masa dan kualiti penting. Langkah seterusnya sepatutnya terkini, khusus, dan berkait dengan tindakan pelanggan. Jika pengguna hanya menaip "susulan" sekadar untuk lulus pengesahan, keperluan itu tidak berkesan. Pemeriksaan pengurus masih diperlukan.

Senario: pemasaran mahu persona diwajibkan pada lead.

Jika persona menggerakkan penghalaan atau nurture, ia mungkin berguna. Jika ia diteka secara manual daripada pengisian borang, ia mungkin mewujudkan data yang buruk. RevOps sepatutnya menentukan sama ada enrichment, progressive profiling, atau pengambilan pilihan lebih baik.

Senario: CS mahu kriteria kejayaan diwajibkan pada closed-won.

Itu biasanya keperluan yang kukuh kerana onboarding bergantung kepadanya. Tetapi ia sepatutnya diwajibkan pada serah tugas, bukan pada penciptaan opportunity awal.

Bajet geseran medan

Setiap aliran kerja mempunyai bajet geseran.

Jika seorang rep perlu mengisi sepuluh medan untuk menggerakkan satu deal, kualiti akan menurun. Jika seorang CSM perlu melengkapkan borang panjang sebelum setiap kemas kini risiko, risiko mungkin kurang dilaporkan. RevOps sepatutnya menyimpan medan wajib untuk saat data itu berbaloi dengan geseran yang ditanggung.

Strategi medan berguna

Medan berguna boleh diambil melalui:

• Automasi
• Enrichment
• Gesaan pengurus secara pilihan
• Nota panggilan
• Borang pelanggan
• Penggunaan produk
• Nota CS
• Pembersihan berkala

Tidak semua data berguna perlu mengganggu aliran kerja teras.

Peraturan penghentian

Jika sesuatu medan wajib tidak diperiksa, dilaporkan, atau digunakan dalam aliran kerja selama satu suku tahun penuh, semaknya. Jika tiada pemilik mempertahankannya dengan keputusan sebenar, buang keperluan itu.

Amaran peraturan penghentian

Medan wajib adalah kontrak kepercayaan dengan pengguna. Apabila RevOps menjadikan sesuatu medan wajib, ia sebenarnya berkata bahawa perniagaan akan menggunakan jawapan itu. Memungkiri kontrak itu menyukarkan program data pada masa hadapan.

Contoh semakan

Jika "budget confirmed" diwajibkan terlalu awal, rep mungkin meneka. Lebih baik: jadikan ia pilihan semasa discovery, disemak oleh pengurus semasa solution fit, dan wajib sebelum commit jika proses ramalan bergantung kepadanya.

Jika "customer success risk" diwajibkan sebelum closed-won, rep mungkin tidak tahu. Lebih baik: wajibkan risiko pelaksanaan dan janji yang dibuat semasa serah tugas, kemudian benarkan CS mengemas kini risiko pelanggan selepas onboarding bermula.

Jika "industri" diperlukan untuk segmentasi, jangan minta rep menaipnya secara manual apabila enrichment boleh mengisinya. Kemasukan manual sepatutnya disimpan untuk perkara yang benar-benar lebih diketahui oleh manusia berbanding sistem.

Sprint pembersihan medan wajib

Jalankan sprint pembersihan:

1. Senaraikan semua medan wajib mengikut objek.
2. Kenal pasti keputusan perniagaan bagi setiap satu.
3. Semak kelengkapan dan kualiti.
4. Tanya pengurus sama ada mereka memeriksanya.
5. Pindahkan medan yang lemah kepada pilihan atau automatik.
6. Pindahkan keperluan awal kepada peringkat kemudian.
7. Kemas kini penerangan medan dan kamus data.
8. Sampaikan perubahan itu.

Ini selalunya meningkatkan penerimaan dengan cepat kerana pengguna merasakan CRM menjadi lebih ringan.

Rupa yang baik

Polisi medan wajib yang baik terasa selari dengan aliran kerja. Pengguna memahami mengapa medan itu wujud. Pengurus menggunakan jawapannya. Laporan bergantung kepadanya. RevOps memantau kualiti. Apabila sesuatu medan tidak lagi memenuhi standard itu, keperluannya disemak semula.

Peraturan geseran medan

Jangan keliru antara data yang tersedia dengan data yang diwajibkan. RevOps sepatutnya mengumpul data yang cukup untuk menjalankan perniagaan, bukan sebanyak data yang melatih pengguna untuk berpura-pura lengkap.

Senarai semak pembersihan medan

Sebelum sesuatu medan menjadi wajib, sahkan:

• Medan itu menyokong keputusan sebenar.
• Pengguna boleh mengetahui jawapannya pada peringkat itu.
• Nilai yang dibenarkan adalah jelas.
• Pemilik sudah dinamakan.
• Pengurus akan memeriksa kualiti.
• Laporan atau aliran kerja bergantung kepadanya.
• Medan itu didokumenkan dalam kamus data.
• Automasi sudah dipertimbangkan terlebih dahulu.

Jika mana-mana jawapan lemah, tangguhkan keperluan itu. Medan pilihan yang berguna lebih baik daripada medan wajib yang mengajar pengguna memasukkan data berkualiti rendah.

Polisi itu sihat apabila pengguna dapat menjangka mengapa sesuatu medan diwajibkan sebelum RevOps menerangkannya. Ini bermakna medan itu muncul pada saat yang tepat, menyokong keputusan yang jelas, dan diperiksa oleh pengurus yang mengambil berat tentang jawapannya.

Itulah standard yang perlu dikekalkan.

Selain itu, ia hanya mewujudkan geseran yang boleh dielakkan.

Model kitaran hayat medan

Medan sepatutnya mempunyai kitaran hayat. Ia dicadangkan, diluluskan, dilancarkan, disemak, dan kadangkala dihentikan.

Model ini menghalang penambahan medan tanpa kawalan. Banyak CRM menjadi sukar digunakan kerana medan senang ditambah tetapi sukar dibuang. RevOps sepatutnya menjadikan pembuangan sebahagian daripada tadbir urus sejak dari awal.

Langkah semakan amat penting. Medan wajib dengan kelengkapan tinggi tetapi kepercayaan rendah bukanlah berjaya. Pengguna mungkin mengisinya kerana sistem menghalang mereka, manakala pengurus mengabaikan nilainya kerana ia tidak tepat. Jejaki kedua-dua kelengkapan dan penggunaan. Jika tiada sesiapa menggunakan medan itu untuk membuat keputusan, ia tidak sepatutnya kekal wajib.

Tanggungjawab pemilik medan

Setiap medan wajib sepatutnya mempunyai pemilik.

Pemilik sepatutnya menentukan:

• Makna perniagaan
• Nilai yang dibenarkan
• Peringkat wajib
• Ambang kualiti data
• Laporan yang terlibat
• Aliran kerja yang terlibat
• Kitaran semakan
• Kriteria penghentian

RevOps boleh mentadbir urus proses itu, tetapi ia tidak sepatutnya mencipta makna perniagaan bersendirian. Jualan sepatutnya memiliki makna proses jualan. CS sepatutnya memiliki makna risiko pelanggan. Kewangan sepatutnya memiliki makna perancangan dan bilan. Pemasaran sepatutnya memiliki makna sumber dan kempen. RevOps menjadikan makna-makna itu cukup konsisten untuk sistem hasil yang dikongsi bersama.

Contoh medan wajib mengikut aliran kerja

Medan wajib yang terbaik muncul pada saat aliran kerja memerlukannya.

Masa ini mengelakkan kesilapan lazim: mewajibkan segalanya pada saat pertama yang mungkin. Keperluan awal selalunya mewujudkan data yang buruk kerana pengguna belum tahu jawapannya. Keperluan yang lewat boleh jauh lebih tepat kerana pengguna sudah sampai ke titik di mana maklumat itu adalah benar.

Sebagai contoh, seorang rep mungkin tidak tahu belanjawan semasa discovery pertama. Tetapi sebelum sesuatu deal memasuki commit, belanjawan dan laluan procurement mungkin penting. Seorang CSM mungkin tidak tahu risiko churn semasa onboarding kickoff. Tetapi apabila pembaharuan berada dalam tempoh yang ditetapkan, kategori risiko dan tindakan seterusnya sepatutnya jelas dilihat.

Medan wajib sepatutnya mengikut kematangan bukti.

Pakej keputusan medan

Sebelum menjadikan sesuatu medan wajib, jawab:

Ini mengubah medan wajib daripada teater rep kepada reka bentuk operasi. Jika sesuatu medan tiada keputusan, pemilik, masa, atau akibat, ia sepatutnya kekal pilihan atau dibuang.

Soalan Lazim

Siapa yang menentukan medan wajib?

RevOps sepatutnya mentadbir urus keputusan itu dengan input daripada pasukan yang menggunakan medan tersebut.

Bila sesuatu medan patut menjadi wajib?

Pada peringkat di mana data itu menjadi perlu, bukan lebih awal.

Ketahui lebih lanjut

• Model Operasi Penerimaan CRM
• Kamus Data Hasil
• Pengurusan Perubahan CRM