Audit Mesyuarat: Cara Membunuh Mesyuarat yang Dibenci Pasukan Anda

Sarah mengurus pasukan produk 9 orang yang sentiasa bermesyuarat. Perancangan Selasa, Standup Rabu, Penyegerakan Khamis, Retrospektif Jumaat, ditambah lima acara berulang sekali-sahaja yang terkumpul selama dua tahun. Apabila dia sebenarnya menyenaraikan semuanya, dia mengira 17 mesyuarat mingguan. Kemudian dia bertanya kepada pasukan: "Yang mana satu daripada ini yang akan anda perasan jika ia hilang?" Sebelas tidak mempunyai jawapan yang jelas. Dia memotong lapan daripadanya dalam tempoh empat minggu. Pasukan tidak meminta satu pun daripada mereka kembali.

Purata pekerja berpengetahuan menghabiskan 31 jam sebulan dalam mesyuarat yang tidak produktif. Tetapi kebanyakan pengurus tidak memotong mesyuarat kerana mereka tidak mempunyai proses. Mereka mempunyai perasaan kabur bahawa sesuatu tidak kena, tiada alat untuk mendiagnosis mesyuarat mana yang menjadi masalah, dan tiada kaedah untuk mengeluarkannya tanpa kelihatan seperti mereka meruntuhkan penyelarasan pasukan. Jadi mesyuarat kekal.

Panduan ini memberi anda audit berstruktur yang mengambil kira-kira dua jam dan menghasilkan kalendar mesyuarat yang boleh anda pertahankan.

Mengapa Audit Mesyuarat Gagal Sebelum Bermula

Kebanyakan percubaan untuk mengurangkan mesyuarat tersilap pada langkah pertama: orang cuba memotong mesyuarat dengan bertanya kepada pasukan mereka yang mana yang mereka benci. Ini bertukar menjadi rundingan politik di mana tiada siapa mahu mengakui mesyuarat mereka tidak berguna, dan orang yang menjalankan mesyuarat terbanyak mempunyai paling banyak yang rugi. Tiada yang dipotong.

Penyelesaiannya adalah mengaudit sebelum anda berunding. Anda tidak meminta kebenaran untuk memotong mesyuarat. Anda mengumpulkan data, menerapkan rangka kerja pemarkahan yang konsisten, dan kemudian membawa cadangan kepada pemilik mesyuarat, bukan peserta. Perbezaan itu penting.

Langkah 1: Tarik Inventori Kalendar Penuh

Jangan mulakan dengan bertanya kepada sesiapa apa-apa. Mulakan dengan data mentah.

Eksport setiap mesyuarat berulang dari kalendar anda dan kalendar bersama pasukan anda. Untuk setiap mesyuarat, rekodkan yang berikut:

Medan Apa yang Ditangkap
Nama mesyuarat Seperti yang kelihatan dalam kalendar
Pemilik Siapa yang mencipta atau menjalankannya
Peserta Semua orang dalam jemputan
Tujuan yang dinyatakan Apa yang mesyuarat sepatutnya dicapai
Kekerapan Mingguan, dua mingguan, bulanan
Tempoh 30, 60, 90 minit
Terakhir diadakan Tarikh kejadian terkini sebenar

Ini kedengaran membosankan tetapi mengambil masa kira-kira 20 minit untuk pasukan 15 orang. Tindakan menyenaraikan setiap mesyuarat di satu tempat itu sendiri berguna. Kebanyakan pengurus belum melihat beban mesyuarat pasukan mereka secara keseluruhan. Apabila ia semua dalam satu hamparan, corak menjadi jelas serta-merta.

Penemuan biasa pada peringkat ini: mesyuarat yang menyenaraikan empat peserta tetapi sebenarnya menarik lapan melalui jemputan yang diteruskan; mesyuarat berulang tanpa tujuan yang dinyatakan; sesi "perancangan" yang dijadualkan pada hari yang sama dengan sesi "semakan" yang meliputi perkara yang sama; mesyuarat yang dimiliki oleh orang yang meninggalkan syarikat enam bulan lalu.

Langkah 2: Markah Setiap Mesyuarat pada 4 Kriteria

Setelah anda mempunyai inventori, jalankan setiap mesyuarat melalui empat soalan. Markah setiap Ya (1) atau Tidak (0):

1. Adakah ia memerlukan interaksi masa nyata? Sesetengah keputusan dan perbualan benar-benar memerlukan semua orang dalam ruang yang sama pada masa yang sama: menyelesaikan konflik, balas-balas cepat, membaca keadaan. Tetapi kebanyakan perkongsian maklumat, kemas kini status, dan kelulusan tidak. Jika kandungan mesyuarat boleh disampaikan dalam video Loom atau dokumen bersama, itu adalah Tidak.

2. Adakah ia menghasilkan keputusan atau hasil tertentu? Bukan "penyelarasan" atau "dalam gelung." Keputusan tertentu yang mengubah apa yang seseorang lakukan seterusnya. Dokumen yang dikemas kini. Item tindakan dengan pemilik dan tarikh. Mesyuarat yang wujud untuk memaklumkan bukannya memutuskan adalah calon untuk alternatif tak segerak. Jika anda tidak dapat menamakan hasilnya, itu adalah Tidak.

3. Adakah hasilnya akan terjejas jika ia berjalan tak segerak? Sesetengah mesyuarat sebenarnya berfungsi lebih baik sebagai utas bertulis, kemas kini yang direkodkan, atau semakan berasaskan komen. Yang lain benar-benar memerlukan perbualan. Jika anda boleh menggantikan mesyuarat ini dengan dokumen yang berstruktur dengan baik dan hasilnya adalah setara atau lebih baik, itu adalah Tidak.

4. Adakah ia sebenarnya berlaku dalam 4 minggu terakhir? Mesyuarat berulang sering melebihi tujuannya. Mesyuarat perancangan Q4 kekal dalam kalendar pada Q1. Penyegerakan Onboarding kekal dalam buku lama selepas orang telah di-onboard. Jika mesyuarat tidak berlaku dalam sebulan, sama ada ia tidak perlu wujud atau tiada siapa memilikinya lagi. Itu adalah Tidak.

Jumlahkan markah. Mesyuarat yang mendapat markah 3-4 mungkin berbaloi dikekalkan dalam bentuk semasa. Mesyuarat yang mendapat markah 0-1 adalah calon kuat untuk dihapuskan atau digantikan.

Langkah 3: Kategorikan Setiap Mesyuarat

Dengan markah anda, isih setiap mesyuarat ke dalam salah satu daripada empat kategori:

Kekal: Mendapat markah 3-4, berjalan secara konsisten, pasukan merasakan hasilnya. Jangan sentuh ini.

Tukar kepada dokumen: Mendapat markah 0-2 kerana tidak memerlukan interaksi masa nyata. Ini biasanya mesyuarat kemas kini status, laporan mingguan, atau taklimat maklumat. Gantikannya dengan format tak segerak yang berstruktur: halaman Notion bersama yang dikemas kini sebelum waktu yang ditetapkan setiap minggu, atau rakaman Loom untuk kemas kini yang memerlukan penjelasan tetapi bukan respons.

Potong: Mendapat markah 0-1, tidak berlaku baru-baru ini, tiada pemilik atau hasil yang jelas. Mesyuarat ini telah ditinggalkan dalam amalan. Jadikannya rasmi. Padamkan dari kalendar.

Reka bentuk semula: Mendapat markah 2-3 tetapi secara konsisten melebihi masa, berakhir tanpa hasil yang jelas, atau mempunyai kehadiran yang tidak sepadan dengan tujuan yang dinyatakan. Mesyuarat ini melakukan sesuatu yang nyata tetapi melakukannya dengan teruk. Mereka memerlukan agenda yang lebih ketat, senarai peserta yang lebih kecil, atau mandat keputusan yang lebih jelas sebelum berbaloi dikekalkan.

Langkah 4: Cadangkan Perubahan kepada Pemilik Mesyuarat, Bukan Peserta

Di sinilah kebanyakan audit hancur. Pengurus mengumumkan pemotongan mesyuarat secara meluas kepada seluruh pasukan dan kemudian menghadapi akibat apabila seseorang berasa mesyuarat mereka dinafikan tanpa perundingan.

Pergi kepada pemilik mesyuarat dahulu, secara persendirian. Perbualan itu singkat: "Saya sedang menjalankan audit kalendar dan saya mahu berbincang tentang apa yang kami perolehi dari [nama mesyuarat]. Inilah cara saya menanda. Apa yang saya terlepas?" Kebanyakan pemilik sama ada bersetuju mesyuarat tidak berfungsi, atau mereka menjelaskan sesuatu yang mengubah markah anda. Sama ada cara, mereka adalah sebahagian daripada keputusan, bukan sekadar tertakluk padanya.

Untuk mesyuarat yang anda miliki sendiri, anda boleh bergerak lebih cepat. Tetapi untuk mesyuarat yang orang lain jalankan, mereka perlu berada dalam perbualan sebelum apa-apa berubah.

Apabila anda membawa cadangan kepada pasukan yang lebih luas, framing sebagai percubaan, bukan dekri. "Kami akan memotong empat mesyuarat ini selama empat minggu dan lihat apa yang berlaku kepada beban kerja dan kualiti keputusan kami."

Langkah 5: Gantikan Mesyuarat yang Dipotong dengan Alternatif Tak Segerak

Memotong mesyuarat tanpa menggantikan fungsi yang mereka layani mencipta masalah yang berbeza: perkara terlepas dari celah, orang tidak berasa dimaklumkan, dan dalam dua bulan mesyuarat kembali dalam kalendar kerana "kita perlu kekal sejajar."

Untuk kemas kini status: Pindahkan ke dokumen bersama atau saluran Slack yang berdedikasi dengan format kemas kini mingguan yang konsisten. Sesuatu seperti: Apa yang dihantar minggu ini, apa yang disekat, apa yang akan datang.

Untuk kelulusan keputusan: Gunakan Rework, Notion, atau Google Doc dengan proses semakan berasaskan komen. Tetapkan tetingkap respons (48 jam adalah munasabah untuk kebanyakan keputusan yang tidak mendesak) dan lalai kepada tak segerak kecuali keputusan disekat oleh perdebatan langsung.

Untuk sesi perkongsian maklumat: Rakaman Loom berfungsi dengan baik di sini. Video 5 minit yang menerangkan kemas kini produk atau perubahan proses lebih cepat untuk dihasilkan berbanding mesyuarat 30 minit, dan orang boleh menontonnya mengikut jadual mereka sendiri.

Untuk Standup pasukan yang berjalan 20+ minit: Tukar ke format tak segerak dalam Rework atau saluran Slack yang berdedikasi. Tiga soalan: Apa yang saya selesaikan? Apa yang sedang saya kerjakan? Apa yang menghalang saya? Standup tak segerak berfungsi terutamanya baik untuk pasukan teragih.

Langkah 6: Jalankan Percubaan 4 Minggu Sebelum Menjadikannya Kekal

Jangan isytiharkan kejayaan selepas satu minggu. Jalankan percubaan empat minggu yang berstruktur dan ukur tiga perkara:

Masa yang dipulihkan: Berapa banyak jam yang diperoleh kembali oleh pasukan? Kira ini dengan mudah: (mesyuarat yang dipotong) x (purata peserta) x (tempoh mesyuarat). Walaupun memotong empat mesyuarat 30 minit dengan 6 peserta masing-masing mengembalikan 12 jam-orang seminggu kepada pasukan.

Keputusan yang dibuat: Adakah keputusan yang sepatutnya dihasilkan oleh mesyuarat tersebut masih dibuat? Adakah ia mengambil masa lebih lama? Jika alternatif tak segerak berfungsi, keputusan masih harus berlaku pada kadar yang sebanding.

Eskalasi: Adakah perkara yang dieskalasi kepada perbualan langsung yang sebelumnya diselesaikan dalam mesyuarat? Sesetengah eskalasi adalah normal dan dijangkakan. Banyak eskalasi bermakna anda memotong mesyuarat yang salah atau tidak membina alternatif tak segerak yang mencukupi.

Pada akhir empat minggu, semak data dengan pasukan anda. Laraskan berdasarkan apa yang sebenarnya berlaku, bukan apa yang anda ramalkan.

Perangkap Biasa

Memotong mesyuarat yang salah: Mesyuarat yang kelihatan paling tidak berguna — yang mempunyai 12 peserta dan tiada agenda — kadangkala melakukan lebih daripada yang kelihatan. Sebelum memotong, tanya: "Apa yang paling teruk yang berlaku jika ini berhenti?" Jika jawapannya adalah khusus dan akibat, reka bentuk semula bukannya potong.

Tidak menggantikan dengan alternatif tak segerak: Mesyuarat yang wujud untuk berkongsi maklumat meninggalkan jurang maklumat apabila ia hilang. Isikan jurang sebelum memotong mesyuarat, bukan selepas.

Membiarkan mesyuarat yang dipotong merayap kembali pada Q2: Seseorang menjadualkan "penyegerakan cepat" sahaja untuk mengendalikan sesuatu, dan ia menjadi jemputan berulang. Cipta peraturan mudah: sebarang mesyuarat berulang baru memerlukan kelulusan dari anda atau ketua pasukan sebelum ia masuk dalam kalendar.

Apa yang Perlu Dilakukan Seterusnya

Jadualkan audit mesyuarat seterusnya anda tiga bulan ke hadapan. Letakkan dalam kalendar hari ini. Beban mesyuarat cenderung berkembang semula secara organik apabila projek menambah penyegerakan sendiri dan pengambilan baru membawa tabiat lama. Audit suku tahunan memastikan kalendar tetap jujur.

Dan sebelum anda menjalankan audit sendiri, pertimbangkan menjalankan latihan pemarkahan empat soalan dengan pasukan anda semasa retrospektif seterusnya. Apabila orang memahami kriteria (keperluan masa nyata, hasil tertentu, kemungkinan tak segerak, kebaruan), mereka mula menerapkannya sendiri tanpa memerlukan pengurus untuk mendorong mereka. Hasil terbaik audit mesyuarat bukan kalendar yang lebih ramping. Ia adalah pasukan yang mengaudit tingkah laku mesyuarat mereka sendiri tanpa memerlukan pengurus untuk mendorong mereka.

Ketahui Lebih Lanjut