Senarai Semak Persediaan Alat Hari Pertama untuk Wakil Jualan Baharu

Aduan pekerja baharu yang paling biasa bukan "peranan tidak seperti yang dijangkakan." Ia adalah "saya tidak mempunyai akses kepada alat yang saya perlukan selama dua minggu." Laporan Sales Enablement HubSpot menyatakan bahawa kelewatan peruntukan alat adalah antara tiga titik geseran teratas yang disebut oleh pekerja baharu jualan dalam bulan pertama mereka.

Wakil jualan yang tidak boleh log masuk ke CRM pada hari pertama tidak boleh mengikuti pelan onboarding. Mereka tidak boleh mengikuti panggilan dengan cekap jika mereka tidak boleh menarik rekod akaun. Mereka tidak boleh menjalankan urutan pertama jika e-mel mereka tidak disambungkan. Setiap jurang akses adalah satu hari masa ramp yang hilang, dan ia membentuk tanggapan pertama wakil tentang kecekapan operasi syarikat. Senarai semak onboarding mingguan pengurus mempunyai tindakan pendamping untuk ini: sahkan persediaan alat menjelang pukul 11 pagi pada hari pertama, sebelum wakil menandakan apa-apa sendiri.

Seorang pengurus jualan di syarikat perisian B2B menyelesaikan masalah ini dengan senarai semak 15 item pra-pengambilan dan panduan hari pertama yang berstruktur. Wakil baharu beliau menyelesaikan kemasukan data CRM pertama mereka sebelum tengah hari pada hari pertama. Menjelang penghujung minggu kedua, mereka telah mencatat 12 panggilan dan mempunyai 3 peluang dalam saluran paip. Persediaan alat tidak meningkatkan ramp mereka. Tetapi menghilangkan geseran memungkinkan semua yang lain.

Panduan ini memberikan anda senarai semak itu, urutan hari pertama, dan proses pengesahan yang wakil selesaikan sendiri sebelum semakan pengurus penghujung hari.

Langkah 1: Peruntukan Pra-Pengambilan (Selesaikan Sebelum Hari Pertama)

Semua dalam senarai ini sepatutnya diselesaikan sebelum pagi pertama wakil. Jika ia tidak selesai sebelum mereka tiba, ia adalah masalah yang anda selesaikan menggunakan masa mereka.

Senarai semak peruntukan pra-pengambilan:

Satu nota SSO: jika syarikat anda menggunakan Okta atau pembekal identiti yang serupa, peruntukan SSO dahulu bermakna semua akses aplikasi hiliran boleh diberikan melalui pembekal identiti dan bukannya secara individu. Lakukan langkah ini sebelum sebarang peruntukan lain. Ia menjimatkan 45 minit pada hari pertama. Laporan Business at Work Okta secara konsisten menunjukkan bahawa syarikat yang memusatkan peruntukan melalui pembekal identiti memotong masa akses alat pekerja baharu kira-kira separuh berbanding peruntukan aplikasi demi aplikasi.

Langkah 2: Panduan Persediaan Hari Pertama 4 Jam

Empat jam pertama hari pertama sepatutnya mempunyai urutan yang ditakrifkan. Berikan wakil salinan cetak atau digital panduan ini dan biarkan mereka melaluinya dengan anda tersedia untuk soalan. Jangan duduk di sebelah mereka dan bercerita setiap langkah. Persediaan yang diarahkan sendiri membina keyakinan dan mendedahkan di mana mereka sebenarnya tersekat.

9:00 pagi: E-mel (20 min)

Log masuk ke e-mel korporat melalui SSO
Konfigurasikan tandatangan e-mel (sediakan templat)
Hantar e-mel ujian kepada pengurus untuk mengesahkan penghantaran
Sediakan pemajuan e-mel atau akses mudah alih jika digunakan oleh pasukan anda

9:20 pagi: CRM (40 min)

Log masuk ke CRM melalui SSO
Lengkapkan profil: nama, jawatan, foto, keutamaan pemberitahuan
Sambungkan e-mel ke CRM (segerakkan e-mel HubSpot, Salesforce Einstein Activity, atau integrasi peti masuk CRM Rework)
Tetapkan paparan saluran paip lalai dan penapis peringkat
Semak 2-3 rekod akaun sedia ada untuk memahami struktur data

10:00 pagi: Segerak kalendar (20 min)

Sahkan segerak kalendar ke CRM berfungsi: cipta acara ujian dan sahkan ia muncul dalam garis masa CRM
Sediakan pautan penjadualan (Calendly, HubSpot Meetings, atau setara)
Kongsi pautan penjadualan dengan pengurus

10:20 pagi: Alat penglibatan jualan (30 min)

Log masuk ke Outreach, Salesloft, atau Apollo melalui SSO
Sambungkan akaun e-mel ke alat
Sahkan penghantaran e-mel dibenarkan (kebanyakan alat memerlukan pengesahan domain; sahkan dengan Ops sebelum hari pertama bahawa ini selesai)
Semak satu urutan sedia ada untuk memahami struktur (jangan daftarkan prospek lagi)

10:50 pagi: Slack (20 min)

Sertai semua saluran yang diperlukan (sediakan senarai: #pasukan-jualan, #tawaran, #kemenangan, #pengumuman, #umum, dan mana-mana saluran produk atau vertikal yang relevan dengan peranan mereka)
DM tiga rakan sepasukan untuk memperkenalkan diri
Cari dan semat playbook jualan dan dokumen onboarding

11:10 pagi: Kemasukan data pertama (30 min)

Cipta rekod kenalan sendiri dalam CRM (ujian aliran kemasukan data penuh yang rendah risiko)
Catat aktiviti ujian pada akaun sandbox yang ditetapkan
Sahkan aktiviti muncul dalam garis masa dan dalam paparan pengurus

Langkah 3: Konfigurasi CRM untuk Wakil Baharu

Sesetengah persediaan CRM adalah milik pentadbir; sesetengah adalah milik wakil. Mendapatkan sempadan ini betul mencegah dua masalah: pentadbir melakukan persediaan yang wakil tidak boleh reproduksi, dan wakil menghabiskan sejam pada konfigurasi yang tidak perlu mereka sentuh.

Pentadbir konfigurasikan sebelum hari pertama:

Set kebenaran berasaskan peranan (apa yang boleh mereka cipta, sunting, padam)
Penugasan wilayah atau akaun (jika berkenaan)
Peringkat saluran paip lalai yang kelihatan kepada wakil dalam peranan ini
Tetapan pengesahan medan yang diperlukan

Wakil konfigurasikan pada hari pertama:

Keutamaan pemberitahuan: acara CRM mana yang menghantar e-mel berbanding pemberitahuan dalam aplikasi (terlalu banyak pemberitahuan adalah pencetus limpahan biasa pada hari pertama)
Segerak tandatangan e-mel: templat yang akan mereka gunakan untuk semua e-mel yang dicatat oleh CRM
Paparan lalai: lajur mana yang muncul dalam paparan senarai kenalan, syarikat, dan tawaran mereka
Papan pemuka peribadi: metrik yang mereka mahu kelihatan pada skrin utama mereka

Apa yang perlu dilangkau pada hari pertama:

Automasi aliran kerja (mereka akan mempelajari ini pada minggu kedua apabila mereka memahami prosesnya)
Laporan tersuai (terlalu awal sehingga mereka mempunyai data untuk dilaporkan)
Integrasi dengan alat pihak ketiga selain e-mel dan kalendar

Langkah 4: Persediaan Alat Penglibatan Jualan

Sama ada pasukan anda menggunakan Outreach, Salesloft, atau Apollo, matlamat persediaan hari pertama adalah sama: wakil boleh menghantar satu e-mel dari alat sebelum hari berakhir.

Persediaan Outreach hari pertama:

Sahkan akaun e-mel disambungkan dan penghantaran dibenarkan
Cari urutan onboarding yang telah dibina oleh pasukan anda untuk pembelajaran wakil baharu (bukan untuk prospek; banyak pasukan membina urutan "asas prospek minggu pertama" untuk pekerja baharu)
Semak struktur urutan, konvensyen baris subjek, dan masa penghantaran
Jangan daftarkan prospek sebenar sehingga pengurus telah menyemak draf templat pertama mereka pada minggu kedua

Persediaan Salesloft hari pertama:

Sambungkan e-mel melalui OAuth
Sediakan panggilan jika pasukan anda menggunakan Salesloft Dialer
Semak satu kadens sedia ada untuk memahami struktur langkah
Cari pustaka templat pasukan dan baca melalui templat sentuhan pertama yang digunakan oleh pasukan anda

Persediaan Apollo hari pertama:

Sambungkan domain penghantaran e-mel
Semak pustaka urutan dan templat sentuhan pertama yang sedang digunakan
Sahkan peruntukan kredit untuk pencarian dan pengayaan e-mel

Satu templat yang mereka hantar pada hari pertama: Bukan kepada prospek. Kepada diri mereka sendiri, menggunakan e-mel ujian wakil yang akan anda sediakan dalam domain sandbox anda. Matlamatnya adalah untuk mengesahkan aliran penghantaran penuh berfungsi (e-mel disahkan, penghantaran dicatat dalam CRM, balasan dijejak) sebelum mereka menghantar kepada prospek sebenar.

Langkah 5: Pengesahan Segerak Kalendar dan E-mel

Segerak e-mel dan kalendar CRM gagal secara senyap lebih kerap daripada yang sepatutnya. Dua pengesahan ini sepatutnya diselesaikan sebelum semakan pengurus:

Pengesahan segerak e-mel:

Hantar e-mel kepada kenalan ujian dalam CRM dari klien e-mel wakil (bukan dari dalam CRM)
Buka rekod kenalan itu dalam CRM
Sahkan e-mel muncul dalam garis masa aktiviti dalam 5 minit
Balas e-mel dari dalam CRM dan sahkan ia dihantar dan dicatat

Pengesahan segerak kalendar:

Cipta acara kalendar dengan kenalan ujian dari dalam CRM
Sahkan ia muncul dalam Google Calendar atau Outlook wakil
Terima jemputan kalendar dari alamat luar dan sahkan ia dicatat dalam CRM

Jika mana-mana segerak tidak berfungsi, perbaikinya sebelum meneruskan. Segerak e-mel dan kalendar adalah infrastruktur untuk semua yang lain. Pencatatan aktiviti CRM, keterlihatan saluran paip, dan semakan panggilan semuanya bergantung pada ia berfungsi dengan boleh dipercayai. Untuk pandangan yang lebih mendalam tentang cara kualiti data CRM mempengaruhi keupayaan anda untuk membimbing dan meramal, kebersihan saluran paip sebagai amalan budaya patut dibaca.

Langkah 6: Ujian Semakan Diri

Sebelum semakan pengurus penghujung hari, wakil menyelesaikan lima tugas sendiri. Ini bukan ujian tentang apa yang mereka ketahui. Ia adalah pengesahan berfungsi bahawa persediaan mereka sebenarnya berfungsi.

5 pengesahan diri:

Catat panggilan telefon pada rekod akaun sandbox dalam CRM
Hantar e-mel dari dalam CRM dan sahkan ia muncul dalam folder hantar klien e-mel
Cipta rekod kenalan baharu dengan semua medan yang diperlukan diisi
Tempah mesyuarat ujian menggunakan pautan penjadualan mereka dan sahkan ia muncul dalam CRM
Hantar mesej dalam saluran Slack #pasukan-jualan memperkenalkan diri

Jika mereka tersekat pada mana-mana perkara ini, itulah isyarat untuk semakan penghujung hari. Anda akan tahu tepat apa yang perlu diperbaiki.

Langkah 7: Semakan Pengurus Pukul 4 Petang

Sepuluh minit pada penghujung hari pertama. Tiga soalan:

Mana satu daripada lima tugas pengesahan yang anda tersekat? Tangani apa-apa yang rosak sebelum mereka pergi. Isu akses yang tidak diselesaikan menjelang penghujung hari pertama cenderung berterusan selama berhari-hari.
Apakah satu perkara yang mengejutkan anda tentang proses persediaan hari ini? Ini mendedahkan geseran yang tidak anda ketahui wujud. Anda akan memperbaiki senarai semak untuk pengambilan seterusnya.
Adakah ada yang anda perlukan untuk disediakan sebelum esok pagi? Sesetengah wakil akan mempunyai keperluan khusus untuk CRM atau keutamaan alat sebelumnya. Lebih baik ketahui sekarang.

Apa yang perlu ditangani segera berbanding dibariskan untuk minggu kedua:

Tangani sekarang: mana-mana segerak yang tidak berfungsi, mana-mana alat yang wakil tidak boleh log masuk, mana-mana akses yang salah (baca sahaja apabila mereka memerlukan akses tulis).

Bariskan untuk minggu kedua: paparan tersuai, templat urutan, ciri lanjutan, persediaan integrasi. Ini adalah item minggu kedua apabila wakil mempunyai konteks yang mencukupi untuk mengkonfigurasikannya dengan bermakna.

Perangkap Biasa

Memperuntukkan akses tanpa mengkonfigurasikan lalai. Wakil dengan akses CRM tetapi tiada paparan saluran paip yang dikonfigurasikan atau segerak e-mel yang ditetapkan hampir tidak lebih baik daripada wakil tanpa akses. Lalai penting.

Melupakan bahawa SSO bermakna satu kegagalan berantai. Jika SSO tidak berfungsi, tiada yang berfungsi. Peruntukkan SSO dahulu, sahkannya, kemudian peruntukkan semua yang lain.

Memberikan akses kepada setiap alat pada hari pertama. Jika wakil mempunyai 12 alat untuk disediakan pada hari pertama, mereka akan mengkonfigurasikan separuh daripadanya dengan tidak betul dan menghabiskan baki minggu cuba mengingat tetapan mana yang pergi ke mana. Urutkan persediaan alat merentas dua minggu pertama. Pimpin dengan yang mereka perlukan untuk melakukan apa-apa (e-mel, CRM, Slack) dan tangguhkan yang lain.

Tiada langkah pengesahan, jadi masalah bersembunyi sehingga minggu kedua. Lima tugasan semakan diri wujud untuk sebab inilah. Jangan langkaunya.

Apa yang Perlu Dilakukan Seterusnya

Ubah senarai semak ini menjadi templat tugas yang boleh diulang dalam alat pengurusan projek anda sebelum pengambilan seterusnya anda bermula. Monday.com, ClickUp, Asana, dan Notion semuanya menyokong templat senarai semak yang boleh anda tetapkan kepada pengurus pengambilan atau Ops Manusia dengan tarikh tamat tempoh yang ditetapkan relatif kepada tarikh mula pengambilan. Jika anda juga memikirkan CRM mana yang perlu diperuntukkan dalam pertama tempat, senarai semak pembeli CRM adalah titik permulaan yang praktikal. Item pra-pengambilan mendapat tarikh tamat tempoh 3 hari perniagaan sebelum permulaan; item hari pertama mendapat tarikh permulaan itu sendiri. Anda hanya perlu membinanya sekali.

Team Onboarding Guide