Automasi Aliran Kerja: 10 Automasi yang Setiap CRM Perlu Ada pada Hari Pertama

Pasukan jualan dalam 12 orang menambah 10 automasi ini kepada HubSpot CRM mereka dalam tempoh dua minggu. Sebelum automasi, wakil mereka purata 45 minit sehari untuk kerja admin: penghala lead masuk secara manual, mencipta tugas susulan selepas demo, mengemas kini pemilik tawaran selepas perubahan wilayah, merekodkan peralihan tarikh penutupan. Selepas itu: 23 minit sehari. Itu 22 jam seminggu merentasi pasukan yang dibebaskan untuk jualan sebenar.

Masalahnya adalah kebanyakan pasukan mengautomasikan tiga perkara (penugasan lead, penciptaan tawaran, dan e-mel alu-aluan) dan kemudian menganggap mereka telah selesai dengan automasi. Panduan ini merangkumi 10 automasi yang benar-benar membuat perbezaan.

Cara Berfikir tentang Automasi CRM

Setiap automasi CRM mempunyai tiga bahagian yang sama:

Pencetus: Peristiwa atau syarat yang memulakan automasi. Kenalan baru dicipta. Peringkat tawaran berubah. Nilai medan dikemas kini. Tarikh dicapai.

Syarat: Penapis pilihan yang mempersempit bila automasi dijalankan. "Hanya jika sumber lead = Web Masuk." "Hanya jika nilai tawaran > RM20,000." "Hanya jika syarikat mempunyai lebih daripada 50 pekerja."

Tindakan: Apa yang berlaku. Cipta tugas. Hantar pemberitahuan. Kemaskini medan. Daftar dalam urutan. Rotasi kepada wakil.

Dapatkan pencetus dan syarat yang betul sebelum bimbang tentang tindakan. Kebanyakan automasi yang rosak bukan kerana tindakan salah. Ia rosak kerana pencetus beroperasi terlalu luas atau syarat terlalu longgar.

Dalam HubSpot, ini dibina dalam Aliran Kerja (Automasi → Aliran Kerja). Dalam Salesforce, ia dibina dalam Flow Builder — dokumentasi Flow Builder Salesforce adalah rujukan kanonik untuk membina automasi dipicu rekod. Dalam Pipedrive, ia berada di bawah Automasi. Logiknya sama; antara muka pengguna berbeza.

Automasi 1: Penugasan Lead mengikut Wilayah atau Round-Robin

Pencetus: Kenalan baru dicipta dengan Status Lead = "Baru" Syarat: Sumber Lead tidak kosong (kecualikan kenalan yang dicipta secara manual tanpa sumber) Tindakan: Tugaskan Pemilik Kenalan berdasarkan wilayah (medan negeri/rantau) atau rotasi melalui senarai wakil

Automasi ini menghapuskan barisan penghala lead manual. Tanpanya, seseorang (biasanya pengurus atau ketua SDR) menyemak barisan lead dan menyeret nama kepada wakil. Orang itu adalah hambatan. Mereka juga tidak konsisten.

Persediaan dalam HubSpot: Gunakan tindakan aliran kerja "Rotasi rekod kepada pemilik" untuk round-robin, atau tambah cawangan mengikut nilai medan wilayah untuk menugaskan wakil khusus kepada rantau tertentu.

Persediaan dalam Salesforce: Gunakan Peraturan Penugasan (Peraturan Penugasan Lead di bawah Persediaan). Cipta entri peraturan mengikut kriteria wilayah/industri/saiz dengan wakil atau barisan tertentu sebagai yang ditugaskan.

Persediaan dalam Pipedrive: Di bawah Automasi → cipta aliran kerja dipicu oleh "Tawaran dicipta" atau "Lead ditambah" dengan tindakan untuk menugaskan kepada pemilik berdasarkan kriteria penapis.

Automasi 2: Penciptaan Tawaran daripada Kenalan yang Layak

Pencetus: Sifat kenalan "Status Lead" berubah kepada "Layak" (atau nama peringkat setara anda) Syarat: Tiada tawaran terbuka yang sudah dikaitkan dengan kenalan ini Tindakan: Cipta rekod Tawaran, kaitkan dengan kenalan dan syarikat mereka, tetapkan Pemilik Tawaran = Pemilik Kenalan, tetapkan Peringkat Pipeline = peringkat aktif pertama

Automasi ini menukar aliran kerja lead anda kepada aliran kerja pipeline tanpa memerlukan wakil mencipta tawaran secara manual. Syarat yang mencegah tawaran pendua ("tiada tawaran terbuka yang sudah dikaitkan") adalah penting. Tanpanya, anda akan mencipta tawaran pendua setiap kali status lead dikemas kini.

Automasi 3: Penciptaan Tugas Berasaskan Peringkat

Pencetus: Peringkat pipeline tawaran berubah kepada peringkat tertentu Syarat: Tiada yang diperlukan (atau jenis tawaran = "Perniagaan Baru" jika anda mahu mengecualikan pembaharuan) Tindakan: Cipta tugas untuk pemilik tawaran dengan arahan khusus dan tarikh tamat

Apabila tawaran memasuki "Penemuan Selesai," tindakan wakil seterusnya seharusnya jelas: hantar agenda untuk panggilan susulan, atau jadualkan semakan teknikal. Penciptaan tugas berasaskan peringkat bermakna wakil tidak perlu mengingat apa yang akan berlaku seterusnya.

Contoh tugas mengikut peringkat:

  • Penemuan Selesai → Tugas: "Hantar ringkasan penemuan dan jadualkan demo penyelesaian" (tamat dalam 24 jam)
  • Demo Selesai → Tugas: "Hantar e-mel susulan dengan dokumentasi kes penggunaan dan gambaran keseluruhan harga" (tamat dalam 48 jam)
  • Cadangan Diterima → Tugas: "Jadualkan panggilan semakan kontrak dan hantar MSA kepada peguam" (tamat dalam 72 jam)

Automasi 4: Amaran Tawaran Tertangguh

Pencetus: "Tarikh Aktiviti Terakhir" tawaran lebih daripada X hari yang lalu DAN peringkat pipeline bukan Tutup Menang atau Tutup Hilang Syarat: Tawaran berada dalam peringkat aktif (kecualikan Tutup Menang/Hilang secara eksplisit) Tindakan: Cipta tugas untuk pemilik tawaran yang ditandakan sebagai keutamaan tinggi: "Tiada aktiviti dalam X hari — tawaran mungkin terhenti"

Tanpa automasi ini, tawaran yang terhenti duduk diam dalam pipeline dan mengembungkan ramalan anda. Pengurus menemuinya dalam semakan tawaran dan perlu mendesak wakil secara manual. Automasi ini mengemukakan masalah sebelum ia menjadi kejutan pipeline.

Ambang X bergantung pada tempoh kitaran anda. Untuk kitaran SMB 30 hari, tandai pada 5 hari tanpa aktiviti. Untuk kitaran perusahaan 90 hari, tandai pada 14 hari.

Automasi 5: Peringatan Susulan Selepas Demo

Pencetus: Peringkat pipeline tawaran berubah kepada "Demo Selesai" (atau setara anda) Syarat: Tiada Tindakan: Cipta tugas untuk pemilik tawaran yang tamat 24 jam selepas perubahan peringkat: "Susulan selepas demo: ringkaskan liputan kes penggunaan, sahkan langkah seterusnya, hantar kajian kes yang berkaitan"

Susulan pasca-demo 24 jam adalah salah satu tindakan dengan leverage tertinggi dalam jualan B2B. Pembeli paling terlibat dalam 24 jam selepas melihat penyelesaian. Wakil yang menindaklanjuti dalam tetingkap tersebut menukar pada kadar yang lebih tinggi. Tetapi peringatan susulan manual dilupakan.

Automasi 6: Penglibatan Semula Lead Selepas 30 Hari Sejuk

Pencetus: Sifat kenalan "Status Lead" = "Terbuka" DAN "Tarikh Aktiviti Terakhir" lebih daripada 30 hari yang lalu Syarat: Kenalan tidak didaftarkan dalam sebarang urutan aktif Tindakan: Daftarkan kenalan dalam urutan e-mel "penglibatan semula" (3-4 e-mel selama 2 minggu)

Lead yang senyap tidak semestinya mati. Mereka sering hanya kehilangan keutamaan. Urutan penglibatan semula yang ringan boleh mengaktifkan semula peratusan kenalan sejuk yang bermakna.

Automasi 7: Pemberitahuan Tawaran Baru kepada Slack atau Teams

Pencetus: Tawaran baru dicipta DAN peringkat pipeline = peringkat aktif pertama Syarat: Nilai tawaran melebihi ambang (pilihan — hanya beritahu pada tawaran melebihi RM20K, sebagai contoh) Tindakan: Hantar mesej Slack atau Teams ke saluran yang ditetapkan dengan butiran tawaran: nama tawaran, syarikat, nilai, pemilik

Ini adalah automasi yang mendapat sokongan wakil untuk keseluruhan sistem. Wakil suka melihat tawaran baru mereka diumumkan dalam Slack. Pengurus menyukainya kerana ia menunjukkan pipeline hidup. Dan ia mencipta gelung pengukuhan positif kecil: tawaran baru = perayaan dalam saluran.

Pastikan mesej mudah: "Tawaran baru: [Nama Syarikat] - [Nilai Tawaran] - Pemilik: [Nama Wakil]."

Automasi 8: Amaran Tolak Tarikh Penutupan

Pencetus: Sifat tawaran "Tarikh Penutupan" dikemas kini Syarat: Tawaran sebelum ini ditetapkan untuk ditutup bulan ini ATAU tarikh penutupan telah dipindahkan lebih daripada dua kali Tindakan: Beritahu pengurus pemilik tawaran melalui Slack atau e-mel: "Tarikh penutupan ditolak pada [Nama Tawaran] — tarikh baru: [Tarikh]. Pemilik: [Wakil]."

Peralihan tarikh penutupan adalah penunjuk utama masalah ramalan. Satu tolak adalah normal. Dua adalah corak. Tiga bermakna tawaran mungkin tidak ditutup suku ini sama sekali.

Membina medan "bilangan perubahan tarikh penutupan" memerlukan satu automasi tambahan: apabila tarikh penutupan berubah, tambahkan medan pembilang sebanyak 1. Kemudian automasi amaran menyemak sama ada pembilang tersebut melebihi 2.

Automasi 9: Penandaan Tawaran Hilang dan Sebab Hilang Diperlukan

Pencetus: Peringkat pipeline tawaran berubah kepada "Tutup Hilang" Syarat: Medan "Sebab Hilang" kosong Tindakan: Hantar wakil tugas: "Tawaran ditutup hilang — sila dokumentasikan sebab hilang sebelum menutup tugas ini."

Data sebab hilang adalah antara input paling berharga untuk menambah baik proses jualan anda. Dan ia secara konsisten paling kurang ditangkap. Wakil menutup tawaran sebagai hilang dan bergerak. Tiada siapa yang mendokumentasikan sebabnya.

Automasi ini tidak menyelesaikan masalah sepenuhnya, tetapi ia mencipta geseran pada masa yang betul. Wakil sedang berada dalam rekod tawaran menandakannya hilang. Tugas muncul serta-merta meminta sebab hilang. Kebanyakan wakil akan mengisinya.

Automasi 10: Serah Terima Onboarding kepada Kejayaan Pelanggan

Pencetus: Peringkat pipeline tawaran berubah kepada "Tutup Menang" Syarat: Jenis tawaran = "Perniagaan Baru" (langkau pembaharuan atau pengembangan) Tindakan: Cipta rekod Onboarding baru (atau tugas dalam platform CS anda), tugaskan kepada CSM yang sesuai berdasarkan wilayah atau saiz akaun, beritahu saluran CS dalam Slack, dan kemaskini Tawaran dengan pemilik CS

Automasi ini adalah jambatan antara jualan dan CS. Tanpanya, tawaran yang ditutup duduk dalam limbo CRM sementara pengurus jualan menghantar e-mel kepada CS secara manual untuk berkata "kami menang yang ini." Dengannya, serah terima adalah automatik, segera, dan didokumentasikan.

Perangkap Biasa

Automasi yang beroperasi terlalu luas. Jika automasi penugasan lead anda beroperasi pada setiap kenalan yang pernah dicipta (bukan hanya lead masuk baru), anda akan mula menugaskan semula kenalan sedia ada di tengah-tengah tawaran aktif. Sentiasa tambah syarat yang menghadkan automasi kepada rekod yang betul.

Lebihan pemberitahuan. Jika anda membina 10 automasi yang semuanya menghantar mesej Slack, wakil berhenti membaca Slack. Simpan pemberitahuan untuk tindakan yang memerlukan respons manusia dalam beberapa jam. Tugas lebih baik untuk perkara yang memerlukan respons dalam sehari.

Automasi yang tiada siapa matikan selepas percubaan. Apabila anda menjalankan pasukan percubaan sebelum pelancaran penuh, anda akan membina automasi ujian. Dokumentasikan setiap automasi yang anda cipta. Sebelum pelancaran penuh, audit senarai automasi dan nyahaktifkan apa-apa yang merupakan ujian.

Membina kerumitan sebelum mengesahkan pencetus. Uji setiap automasi dengan satu rekod sebelum mengaktifkannya untuk seluruh pangkalan data.

Apa yang Perlu Dilakukan Seterusnya

Selepas membina automasi ini, audit log automasi mingguan selama 30 hari pertama. Anda mencari pendaftaran yang tidak dijangka, tindakan yang beroperasi pada rekod yang salah, dan pemberitahuan yang tiada siapa mengakui.

Selepas 30 hari, anda akan mempunyai cukup data untuk menala syarat, menyesuaikan ambang, dan mengesahkan automasi mana yang menjana perubahan tingkah laku yang anda mahukan.

Langkah utama seterusnya adalah pelancaran pasukan penuh. Lihat panduan pelancaran dan penerimaan CRM tentang cara bergerak dari CRM yang dikonfigurasi kepada satu yang digunakan oleh seluruh pasukan anda.

Ketahui Lebih Lanjut