Bahasa Melayu

30/60/90 Hari Pertama Anda sebagai Controller Baharu

Anda masuk pada hari Isnin dan penutupan sudah mengambil masa 12 hari. Terdapat dua penemuan audit terbuka dari tahun lepas yang tidak dipulihkan oleh sesiapa. CFO memberitahu lembaga pengarah, dalam slaid yang tidak anda tulis, bahawa pasukan akan mencapai penutupan 5 hari menjelang akhir S1. Dan terdapat penyesuaian Excel 47-tab dalam pemacu kongsi anda yang dibina oleh Controller terdahulu, yang tidak difahami sepenuhnya oleh orang lain, dan yang juruaudit tandakan setiap tahun.

Selamat datang ke pekerjaan ini.

Controller yang saya saksikan berjaya dalam 90 hari pertama mereka melakukan satu perkara yang berbeza daripada mereka yang gagal: mereka enggan berkomitmen kepada nombor kelajuan penutupan pada minggu pertama. Mereka yang menjanjikan penutupan 5 hari sebelum mereka pernah duduk melalui satu akhir bulan hampir selalu terlepas, dan kesilapan itulah yang mendefinisikan mereka untuk setahun berikutnya. Diagnos dahulu. Betulkan kedua. Komit ketiga. Dalam urutan itu.

Inilah pelannya.

Mengapa 90 Hari Pertama Sebenarnya Penting

Kelajuan penutupan adalah metrik Controller yang paling ketara kepada CFO dan jawatankuasa audit. Penutupan lebih cepat bermaksud pelaporan lebih cepat, lebih sedikit kejutan, lebih banyak masa untuk analisis. Setiap CFO telah dipersembahkan dengan slaid mengenainya. Setiap lembaga pengarah telah mendengar pembentangannya. Jadi apabila Controller baharu bermula, jam sudah berdetik, dan ia berdetik pada nombor yang tidak anda tetapkan.

Bergerak terlalu cepat dan anda terlepas sesuatu yang material. Kesilapan material menjadi pendedahan 10-K, penyataan semula, atau mesyuarat jawatankuasa audit yang tidak anda mahu hadiri. Bergerak terlalu perlahan dan anda menjadi kesesakan yang CFO sudah amaran CEO tentangnya, dan sekarang anda adalah topik perjumpaan satu-satu pada bulan keempat.

Triknya adalah 90 hari pertama mesti menghasilkan tiga perkara, mengikut urutan: diagnosis yang kukuh, tiga kemenangan kecil yang ketara, dan pelan bertulis yang CFO telah luluskan. Dapatkan ketiganya dan anda telah mendapat setahun landasan. Langkau mana-mana satu dan keyakinan pasukan terhadap anda akan terhakis secara senyap.

Hari 1-30: Diagnos, Jangan Betulkan

Kesilapan terbesar yang dilakukan Controller baharu pada bulan pertama adalah mengeluarkan arahan. Anda belum tahu cukup lagi. Pasukan yang anda warisi mempunyai pengetahuan yang tidak anda ada, penutupan mempunyai kebergantungan yang tidak dapat anda lihat, dan penemuan audit mempunyai sejarah yang anda tidak hadir. Jadi bulan pertama adalah pemerhatian dan dokumentasi. Tidak ada yang lain.

Minggu 1: baca segala-galanya

Tarik laporan audit tahun sebelumnya dan surat respons pengurusan. Baca setiap penemuan terbuka dan pemulihan yang dicadangkan. Baca matriks risiko dan kawalan SOX jika anda memilikinya, walaupun ia sudah tiga tahun lapuk. Baca enam bulan terakhir kalendar penutupan dan lihat varians antara hari penutupan yang dirancang dan sebenar. Jika penutupan yang dirancang adalah hari ke-8 dan sebenar adalah hari ke-12, jurang empat hari itu adalah petanda pertama anda.

Tarik pengikat penutupan, jika ada. Jika tiada, itu juga satu petanda.

Minggu 2: audit kalendar penutupan hari demi hari

Duduk bersama sesiapa yang memiliki kalendar penutupan (biasanya Pengurus Perakaunan Kanan atau Penolong Controller) dan lalui setiap tugas. Untuk setiap tugas, tulis: siapa yang melakukannya, bila ia bermula, bila ia berakhir, apa yang ia bergantung padanya, dan apa yang bergantung padanya. Anda mencari tiga perkara:

  1. Tugas berurutan yang boleh dijalankan secara selari. Kebanyakan kalendar penutupan yang lapuk mempunyai sekurang-kurangnya dua daripada ini. Penyesuaian bank yang menunggu tarikh potong AP adalah contoh klasik.
  2. Serah terima yang tergelincir. Seseorang menyelesaikan bahagian mereka pada hari ke-4 tetapi orang berikutnya tidak bermula sehingga hari ke-6. Jurang dua hari adalah masalah kalendar, bukan masalah kerja.
  3. Tugas yang menyekat berbilang tugas hilir. Ini adalah kesesakan sebenar anda. Tarikh potong hasil hampir selalu salah satunya.

Minggu 3: peta akaun material

Tentukan ambang materialiti anda dan tuliskannya. Kaedah lazim SaaS B2B adalah 5% daripada hasil atau 5% daripada pendapatan pra-cukai, yang mana lebih rendah, tetapi semak apa yang digunakan oleh firma audit anda. Kemudian senaraikan setiap akaun yang melebihi ambang itu. Ini adalah akaun yang akan gagal dalam audit jika anda tersalah. Segala-galanya lain adalah kerja kebersihan.

Anda akan mendapati senarai itu lebih pendek daripada yang anda jangkakan. Mungkin 15 hingga 25 akaun dalam syarikat SaaS ARR $50 juta hingga $200 juta. Itulah akaun yang mendapat perhatian sebenar anda. Apa sahaja di bawah ambang mendapat proses, bukan semakan mendalam.

Minggu 4: duduk melalui satu akhir bulan penuh sebagai pemerhati

Ambil nota. Jangan keluarkan arahan. Jangan cadangkan pembetulan. Jangan bina semula apa-apa. Hanya perhatikan.

Perhatikan di mana pasukan menunggu. Perhatikan penyesuaian mana yang dilakukan pada pukul 11 malam pada hari ke-5 kerana ia ditinggalkan sehingga terakhir. Perhatikan bagaimana tarikh potong hasil diselesaikan. Perhatikan apa yang fail Excel 47-tab Controller terdahulu sebenarnya lakukan semasa penutupan (ini adalah masa anda mendapati ia menarik hasil tertunda dari tiga sistem berbeza dan menggunakan penggantian manual yang tidak didokumentasikan oleh sesiapa).

Menjelang akhir minggu ke-4 anda sepatutnya boleh menamakan 3 penyekat penutupan teratas anda. Dalam SaaS B2B ia hampir selalu: (1) tarikh potong hasil dan rollforward hasil tertunda, (2) penyesuaian manual yang sepatutnya diotomatikkan, dan (3) penghapusan antara syarikat atau berbilang entiti. Jika milik anda berbeza, itu menarik dan patut direnungkan.

Baris yang perlu digunakan apabila CFO meminta komitmen lebih cepat pada minggu ke-3:

"Saya akan mempunyai pelan yang kukuh menjelang hari ke-90. Saya lebih suka memberikan anda nombor yang boleh saya capai daripada nombor yang kedengaran baik pada minggu ke-3 dan tergelincir pada bulan ke-5."

Kebanyakan CFO menghormati perkara itu. Mereka yang tidak memberitahu anda sesuatu yang berguna tentang bagaimana setahun berikutnya akan berlangsung.

Hari 31-60: Pilih Tiga Pertarungan, Menang Tiga Pertarungan

Bulan kedua anda menghantar sesuatu. Tiga perkara, khususnya. Bukan lima, bukan tujuh. Tiga. Pilih pertarungan yang benar-benar boleh anda menangkan dalam 30 hari, kerana kemenangan yang ketara pada bulan kedua adalah asas kredibiliti yang akan anda gunakan pada bulan ketiga.

Pertarungan 1: potong satu hari daripada penutupan

Satu. Hari. Bukan lima. Hari yang paling mudah dipotong hampir selalu adalah masalah kalendar, bukan masalah kerja. Cari corak tugas berurutan yang boleh dijalankan secara selari dari minggu ke-2. Langkah klasik: tarikh potong AP dan penyesuaian bank berjalan secara bersiri apabila tiada kebergantungan sebenar. Jalankan secara selari dan anda menjimatkan satu hari.

Jika anda tidak dapat menemui kemenangan selari, cari tugas yang dijadualkan untuk hari ke-4 tetapi semua inputnya sudah sedia menjelang hari ke-2. Alihkan lebih awal. Jika semakan Controller berlaku pada hari ke-7 kerana itulah masa ia sentiasa berlaku, tetapi jadual yang disemaknya dikunci pada hari ke-5, anda baru sahaja menemui dua hari.

Jangan cuba memampatkan seluruh penutupan. Potong satu hari, buktikan ia kekal selama dua bulan, kemudian potong yang seterusnya.

Pertarungan 2: otomatikkan satu penyesuaian

Penyesuaian bank adalah kemenangan pertama yang biasa kerana kebanyakan ERP sudah mempunyai penyambung suapan bank dan logik penyesuaian adalah mekanikal. Jika penyesuaian bank anda dilakukan secara manual dalam Excel berbanding penyata yang dimuat turun, platform perakaunan anda hampir pasti mempunyai penyambung yang melakukan 80% kerja. Baki 20% adalah pengendalian pengecualian, yang mana pasukan anda sepatutnya menghabiskan masa mereka.

Jika penyesuaian bank sudah diotomatikkan, lihat penyesuaian AR jumlah tinggi, iaitu menggunakan pembayaran pelanggan berbanding invois terbuka. Alat aplikasi tunai telah bertambah baik dengan ketara dalam dua tahun kebelakangan ini dan ROI adalah cepat.

Pilih satu. Otomatikkan. Dokumentasikan proses baharu. Tunjukkan penjimatan masa dalam slaid.

Pertarungan 3: betulkan satu jurang kawalan

Lihat penemuan audit terbuka dari tahun lepas. Pilih yang mempunyai pemulihan yang paling mudah, bukan risiko yang tertinggi. (Anda akan sampai ke yang berisiko tinggi dalam pelan H2 anda.) Dua kategori penemuan yang paling mudah untuk ditutup adalah:

  • Pengasingan tugas. Biasanya diselesaikan dengan menetapkan semula kebenaran ERP supaya orang yang membuat catatan jurnal bukan orang yang menerbitkannya. Ini kebanyakannya adalah perubahan konfigurasi.
  • Bukti semakan. Catatan jurnal disemak tetapi tiada bukti bertanda tangan mengenai semakan. Selesaikan ini dengan alat aliran kerja (atau kotak semak dalam ERP anda) yang merakam nama dan cap masa penyemak pada setiap JE di atas ambang.

Pilih satu. Tutup. Dokumentasikan untuk ketua audit supaya mereka boleh menandakannya sebagai dipulihkan dalam kertas kerja mereka.

Mulakan standup penyekat penutupan mingguan

15 minit, setiap hari Selasa, bersama pasukan penutupan. Tiga soalan: apa yang tergelincir minggu lepas, apa yang berisiko minggu ini, apa yang anda perlukan daripada saya. Tujuannya bukan untuk mengawal terlalu rapat. Ia untuk menampakkan isu dalam hari dan bukannya pada akhir bulan. Kos penyekat yang muncul pada hari ke-3 adalah setengah hari. Kos penyekat yang sama muncul pada hari ke-10 adalah penutupan yang terlepas.

Hari 61-90: Miliki Metrik, Raih Mandat

Bulan ketiga adalah masa anda menjadi awam. Fasa diagnostik telah selesai, anda mempunyai tiga kemenangan untuk ditunjukkan, dan pasukan telah melihat anda beroperasi selama dua bulan. Masa untuk berkomitmen.

Ambil pemilikan kelajuan penutupan secara terbuka

Letakkan kelajuan penutupan dalam papan pemuka bulanan CFO. Bukan tertimbus dalam laporan operasi kewangan. Letakkannya dalam papan pemuka yang CFO sebenarnya buka. Dua nombor: hari penutupan sebenar bulan ini, rancangan untuk bulan depan. Itu sahaja.

Memiliki metrik secara terbuka melakukan dua perkara. Ia menyelaraskan pasukan sekitar nombor yang anda ambil berat, dan ia memberitahu CFO bahawa anda adalah orang yang akan mereka datangi apabila lembaga pengarah bertanya. Kedua-duanya penting.

Bentangkan laporan 90 hari kepada CFO

Laporan 90 hari adalah dokumen, bukan dek slaid. Lima bahagian, tiga muka surat.

  1. Apa yang saya dapati. Diagnosis dari hari 1-30. 3 penyekat penutupan teratas, senarai akaun material, kalendar penutupan semasa dengan kesesakan ditanda.
  2. Apa yang saya betulkan. Tiga pertarungan dari hari 31-60. Dikuantifikasikan: 1 hari dipotong, 1 penyesuaian diotomatikkan (X jam/bulan disimpan), 1 jurang kawalan ditutup.
  3. Apa yang masih rosak. Fail Excel 47-tab, penemuan audit lain yang masih terbuka, proses tarikh potong hasil, antara syarikat. Jangan lembutkan perkara ini. CFO perlu melihat anda telah menamakan masalah sebenar.
  4. Pelan penutupan H2. Sasaran khusus (contoh: 12 hari kepada 7 hari menjelang akhir S3), perubahan khusus yang diperlukan (bilangan kakitangan, alat, proses, sistem), risiko khusus.
  5. Apa yang saya perlukan daripada anda. Belanjawan, kelulusan bilangan kakitangan, perlindungan jawatankuasa audit untuk penemuan berisiko tinggi, sokongan eksekutif untuk bahagian rentas fungsi (tarikh potong hasil biasanya memerlukan kerjasama Ops Jualan).

Dapatkan pengesahan bertulis CFO mengenai pelan H2

Ini adalah dokumen yang melindungi anda pada bulan ke-6 apabila sesuatu diutamakan semula, atau pada bulan ke-9 apabila lembaga pengarah bertanya mengapa penutupan masih 8 hari. "Kita bersetuju kepada 7 menjelang akhir S3 dengan tiga kebergantungan ini, dan kebergantungan kedua tergelincir kerana kita tidak mengutamakan kerja ERP untuk pusingan pembiayaan" adalah jawapan yang boleh dipertahankan. "Keadaan telah sibuk" adalah tidak.

Dapatkan pengesahan secara bertulis. Balasan e-mel sudah memadai. Memo bertanda tangan adalah lebih baik.

Perangkap Dunia Sebenar

Perangkap penemuan audit terbuka. Jangan berjanji untuk menutup semua daripada mereka dalam 90 hari. Anda tidak akan, dan anda akan membakar kredibiliti dalam usaha mencuba. Pilih yang paling berisiko (atau yang paling dibimbangkan oleh ketua audit anda) dan dokumentasikan pelan pemulihan untuk selebihnya, dengan tarikh sasaran. Juruaudit lebih mengambil berat tentang pelan yang kukuh daripada penutupan yang cepat.

Perangkap penyesuaian Excel 47-tab. Jangan bina semula pada bulan pertama. Dokumentasikan apa yang dilakukannya, siapa yang bergantung padanya, apa yang menyuapnya, dan apa yang akan rosak jika ia hilang. Penggantian adalah projek S2-S3. Controller yang cuba menggantikannya pada bulan kedua akhirnya mendapat penggantian separuh siap, fail Excel yang sudah lapuk, dan penutupan yang lebih lama daripada ketika mereka bermula.

Perangkap "kemenangan cepat." Perubahan proses yang memecahkan kawalan bukan kemenangan. Jalankan setiap perubahan kepada ketua audit anda sebelum anda melaksanakannya. Jika anda memotong langkah semakan untuk menjimatkan masa, tanya sama ada langkah semakan itu adalah apa yang juruaudit anda bergantung padanya. Jika ya, penjimatan masa mengenakan kos pada anda dalam audit.

Perangkap "Saya akan betulkan budaya kemudian." Dua bulan masuk anda akan menyedari pasukan penutupan keletihan, Pengurus Kanan sedang menemu duga di tempat lain, atau ketua AP sedang melakukan minggu kerja 60 jam setiap penutupan. Jangan tunggu sehingga bulan keempat untuk menanganinya. Keletihan yang ketara dalam pasukan penutupan anda adalah masalah anda dari hari pertama. Pelan H2 sepatutnya merangkumi orang, bukan sekadar alat.

Apa yang "Baik" Kelihatan pada Hari ke-90

Inilah papan skor. Jika anda boleh menjawab ya kepada kesemua lima, anda telah menjalani 90 hari pertama yang berjaya.

  1. Penutupan sekurang-kurangnya 1 hari lebih pendek daripada ketika anda bermula, dan ia kekal selama sekurang-kurangnya dua bulan.
  2. Satu penyesuaian yang manual kini diotomatikkan, dengan proses yang didokumentasikan dan penjimatan masa yang dikuantifikasikan.
  3. Satu jurang kawalan terbuka ditutup dan ketua audit telah mengesahkan pemulihan.
  4. CFO mempunyai pelan H2 bertulis daripada anda dengan sasaran kelajuan penutupan khusus dan kebergantungan yang jelas.
  5. Ketua audit tidak terkejut dengan apa sahaja yang anda lakukan.

Yang terakhir itu adalah yang paling diremehkan. Ketua audit tidak terkejut pada hari ke-90 adalah perbezaan antara audit S4 yang mudah dan yang sukar. Controller baharu yang melangkau hubungan ketua audit dalam 90 hari pertama mereka mendapati kos dalam bulan November.

Anda tidak selesai pada hari ke-90. Anda telah mendapat hak untuk bermula. 90 hari seterusnya adalah di mana pelan sebenar dilaksanakan, pembaikan tarikh potong hasil, potongan hari kedua, penemuan audit yang tidak dapat anda capai dalam S1. Tetapi ia hanya berlaku jika 90 hari pertama berjalan dengan baik.

Diagnos dahulu. Betulkan kedua. Komit ketiga. Dalam urutan itu.

Ketahui Lebih Lanjut