Bahasa Melayu

Sehari dalam Kehidupan Seorang Controller (B2B SaaS, ARR $20J-$200J)

Pukul 7:42 pagi. Anda belum menuang kopi dan Slack sudah menyala. Ketua FP&A menghantar mesej kepada anda pada pukul 7:31 tentang varians penyesuaian bank sebanyak $14K daripada persediaan penutupan semalam. Jenis perkara yang penerangan kerja anda dengan sopan menyebutnya "memastikan ketepatan rekod kewangan" dan anda menyebutnya pedih hati yang membangunkan anda pada pukul 5 pagi.

Anda merenung mesej itu. Anda tahu dengan tepat pembayaran Stripe mana yang menyebabkannya sebelum anda membuka NetSuite. Itulah kerja ini. Bukan mengetahui jawapannya, tetapi mengetahui di mana jawapan itu mungkin tersembunyi. JD menyebut "urus penutupan." Tiada siapa yang memberitahu anda bahawa penutupan sebenarnya adalah 47 sistem yang berpura-pura bercakap antara satu sama lain manakala tiga ketua jabatan terlupa memajukan invois vendor mereka.

Inilah yang sebenarnya kelihatan seperti hari seorang Controller di syarikat B2B SaaS antara ARR $20 juta dan $200 juta. Bukan versi di halaman kerjaya. Versi pukul 4 petang pada hari Selasa.

8:00 pagi, Semakan Kalendar Penutupan dalam FloQast

Tindakan sebenar pertama pada hari itu: buka FloQast (atau Blackline, jika CFO anda memenangkan perdebatan perolehan itu dua tahun lalu) dan lihat kalendar penutupan. Bukan untuk melakukan apa-apa lagi. Hanya untuk melihat siapa yang ketinggalan.

Controller adalah pengawal lalu lintas udara. Anda tidak mendarat setiap kapal terbang sendiri. Anda memerhati kapal terbang mana yang beratur, mana yang kehabisan bahan api, mana yang juruterbangnya baru sahaja menghubungi radio bahawa mereka memerlukan satu jam lagi. Susunan hari ini:

  • Penyesuaian bank: 80% siap, dua akaun disekat oleh masalah Stripe semalam
  • Jadual pelunasan prabayar: ditugaskan kepada akauntan kanan anda, belum bermula, perlu selesai esok
  • Perbelanjaan terakru: sedang dalam proses, tetapi menunggu invois vendor yang masih tidak ada dalam Bill.com
  • Rollforward hasil tertunda: disekat oleh struktur kontrak baharu yang Jualan tutup minggu lepas (lebih lanjut mengenai ini pada pukul 12:30)
  • Tambahan aset tetap: selesai, ditanda tangan
  • Penghapusan antara syarikat: dalam semakan oleh penolong Controller anda

Anda menghantar mesej kepada akauntan kanan tentang prabayar. Bukan untuk memarahi mereka. Untuk menyahsekat mereka. Separuh daripada menjadi Controller adalah bertanya "apa yang anda perlukan daripada saya untuk menyelesaikan ini hari ini?" dan bermaksud demikian. Separuh lagi adalah mengetahui bila "saya menunggu Jualan" sebenarnya bermaksud "saya belum bermula lagi."

Lapan minit. Itulah semakan FloQast anda. Lebih lama daripada itu dan anda sedang mengawal terlalu rapat.

9:00 pagi, Penyesuaian GL dalam NetSuite

Sekarang kerja sebenar. Anda membuka NetSuite dan terus ke akaun gantungan. Sentiasa mulakan dengan gantungan. Jika ada sesuatu yang duduk di sana pada pukul 9 pagi pada hari perniagaan ketiga penutupan, ia biasanya adalah masalah yang lebih besar daripada apa sahaja yang ada dalam senarai anda.

Gantungan hari ini adalah $4,200 daripada transaksi Brex yang disalah kategorikan oleh integrasi. Lima minit untuk mengklasifikasi semula. Mudah.

Kemudian hasil tertunda. Anda menarik jadual dan mengikatnya ke sistem pengebilan. Berbeza sebanyak $2,847. Anda tahu, sebelum anda pun menyemak, bahawa ia adalah pindaan kontrak yang operasi kejayaan pelanggan proses minggu lepas tanpa melibatkan kewangan. Anda menghantar mesej kepada ketua ops CS. Anda tidak menuduh. Anda hanya bertanya: "Adakah ada sesuatu yang berubah pada kontrak Acme antara 28 Mac dan 4 April?" Jawapan datang kembali dalam 90 saat: ya, mereka mengurangkan tempat duduk dari 50 kepada 35, berkuat kuasa 1 Mac, dan tiada siapa yang memberitahu pengebilan sehingga Selasa lepas. Sekarang anda mempunyai nota kredit, pelarasan hasil tertunda, dan nota senyap untuk diletakkan dalam semakan proses bulan depan.

Inilah bahagian kerja yang tidak muncul di mana-mana. Masalah "47 sistem" sebenarnya bukan tentang sistem. Ia tentang fakta bahawa setiap sistem mempunyai seorang manusia di hulu yang membuat keputusan yang mempengaruhi buku-buku anda. Stripe, Bill.com, Expensify, Brex, CRM, sistem pengebilan, gaji, alat perakaunan pajakan, tambahan pengurusan perbelanjaan yang ketua hasil lancarkan tanpa memberitahu sesiapa. Semuanya menyuap GL dengan keanehan sendiri, masa sendiri, definisi sendiri tentang "dicatatkan."

Penilaian semula FX seterusnya. Syarikat anda mempunyai subsidiari UK, jadi setiap akhir bulan anda menjalankan semula kadar pada kadar spot dan mencatat keuntungan atau kerugian belum direalisasi. NetSuite mengendalikan matematik. Anda mengendalikan penjelasan apabila CFO bertanya mengapa FX memukul P&L sebanyak $63K bulan ini.

Menjelang pukul 9:55, tiga penyesuaian adalah bersih. Dua ditanda untuk tindak lanjut. Satu sepenuhnya diselaraskan dan ditanda tangan dalam FloQast. Anda beralih.

10:00 pagi, Mengejar Akruan Vendor

Inilah sesuatu yang tiada siapa memberitahu anda dalam peranan Controller pertama anda: anda akan menghabiskan lebih banyak masa mengejar akruan daripada merekodkannya. Perekodannya adalah mekanikal. Pengejaran adalah kerjanya.

Anda membuka Bill.com dan menarik laporan usia AP. Kemudian anda membuat rujukan silang dengan senarai kontrak daripada perolehan. Tiga vendor mempunyai kontrak yang ditandatangani dan perkhidmatan aktif bulan ini, tetapi belum ada invois lagi. Anda mula menggubal mesej Slack.

Kepada ketua pemasaran: "Hei, satu soalan cepat. Kontrak agensi dengan Studio Forty menyebut bayaran tetap bulanan sebanyak $42K. Saya tidak nampak apa-apa daripada mereka dalam Bill.com untuk April lagi. Bolehkah anda menghubungi eksekutif akaun anda dan tanya sama ada mereka telah menginvois? Jika ya, bolehkah anda memajukan e-mel kepada saya supaya saya boleh mengejar? Jika tidak, saya akan mengakrukan $42K untuk berhati-hati."

Kepada ketua undang-undang: "Adakah kita benar-benar melibatkan Morrison dan Wells dalam kerja penyiasatan wajar M&A? Saya melihat SOW bertarikh 3 April tetapi tiada invois dan tiada PO dalam sistem. Tidak mahu lebih atau kurang mengakrukan."

Kepada ketua kejuruteraan: "Bil AWS, biasanya tiba menjelang hari ke-5. Saya melihat kita sedang menjejak tetapi ingin mengesahkan: adakah migrasi persekitaran dev masih pada landasan untuk mendarat dalam tempoh ini, atau ditolak ke bulan depan?"

Tiga mesej. Tiga akruan menunggu tiga jawapan. Anda akan mendapat satu kembali dalam 20 minit, satu menjelang akhir hari, dan satu daripadanya, biasanya undang-undang, tidak akan bertindak balas sehingga anda menghantar mesej lagi esok. Jadi anda menetapkan tindak lanjut dalam pengurus tugas anda dan teruskan.

Diagnosis yang akan saya berikan kepada setiap Controller baharu: kebanyakan kerja akruan anda bukan perakaunan. Ia adalah arkeologi organisasi. Anda menyusun apa yang sebenarnya dikomitkan oleh perniagaan, dalam tempoh apa, dengan pihak tandingan mana, sebelum invois mengejar komitmen.

11:00 pagi, Async dengan FP&A mengenai Varians

Rakan FP&A anda telah bertanya tentang OpEx pemasaran. Mereka melihat $87K melebihi belanjawan untuk April dan CFO mahukan penjelasan menjelang EOD.

Anda sudah tahu jawapannya kerana anda melihatnya dalam penyesuaian GL pagi tadi. Invois agensi yang sepatutnya tiba pada bulan Mac dimasukkan dengan tarikh invois April. Ia adalah isu masa, bukan perbelanjaan berlebihan. Pemasaran sebenarnya tidak memecahkan belanjawan mereka; buku-buku hanya membuatnya kelihatan seolah-olah mereka melakukannya.

Anda menulis penjelasan dalam utas Slack:

Melihat varians pemasaran $87K: ia adalah isu masa. Bayaran tetap Mac Studio Forty ($42K) diinvoiskan pada 4/2 dengan tarikh April, jadi ia mendarat dalam tempoh ini dan bukan Mac. $45K lagi adalah penajaan persidangan yang prabayar pada bulan Februari dan kini sedang dilunaskan. Jadual ada dalam kertas kerja prabayar. Kadar operasi pemasaran April sebenar mengikut rancangan. Saya akan menambah nota dalam ringkasan penutupan supaya CFO dapat melihat penyesuaian. Mahu saya menolak agensi untuk mendatkan invois mereka dengan betul pada masa hadapan?

Di sinilah geseran dengan FP&A adalah nyata dan patut dinamakan. Mereka mahukan ketepatan ramalan. Anda mahukan buku-buku yang bersih. Kedua-dua anda betul. Pasukan FP&A akan melihat mana-mana bulan di mana sebenar menyimpang daripada ramalan dan cuba membetulkan ramalan. Anda akan melihat penyimpangan yang sama dan cuba membetulkan masa. Kadang-kala matlamat tersebut menunjuk ke arah yang sama. Kadang-kala tidak.

Triknya adalah anda berdua kalah jika anda menganggap satu sama lain sebagai masalah. Masalah sebenar adalah agensi yang tidak mendatkan invoisnya dengan konsisten. Betulkan isu hulu sekali dan anda menjimatkan 12 bulan penjelasan varians.

12:30 tengah hari, Persediaan Audit (Sepanjang Tahun)

Makan tengah hari di meja anda kerana juruaudit SOC 2 menghantar permintaan sampel lagi. Mereka mahukan sokongan untuk 25 catatan jurnal daripada S1: dokumentasi sokongan, aliran kerja kelulusan, bukti pengasingan tugas.

Mitos adalah bahawa audit adalah satu musim. S1, mungkin sedikit S2, kemudian anda kembali normal. Realiti, terutamanya di syarikat SaaS dengan SOC 2, adalah bahawa audit adalah gaya hidup. Anda mempunyai audit kewangan (tahunan), SOC 2 (tahunan, tetapi dengan pemantauan berterusan), kertas kerja peruntukan cukai (suku tahunan), semakan nexus negeri (berterusan), dan rejim pematuhan baharu yang syarikat anda ambil kerana pelanggan Fortune 500 menuntutnya.

Senarai tugas audit hari ini:

  • Tarik sokongan JE daripada NetSuite untuk 25 catatan sampel (kira-kira 90 minit)
  • Kemas kini memo RevRec untuk struktur kontrak berbilang elemen baharu yang Jualan tutup minggu lepas. Perlu menjelaskan peruntukan harga jualan tunggal di bawah ASC 606
  • Balas soalan pasukan cukai tentang pengiraan kredit R&D
  • Semak tinjauan proses ITGC yang penolong Controller anda gubal

Anda selesaikan sampel JE dahulu kerana ia mempunyai tarikh akhir. Memo RevRec mendapat sesi kerja 30 minit. Soalan R&D dikembalikan kepada cukai dengan pengalihan hala: "Ini adalah soalan untuk pengiraan cukai tertunda pasukan FP&A, bukan penutupan. Libatkan saya apabila mereka mempunyai angka."

Realiti audit-sebagai-gaya-hidup bermakna kerja anda mempunyai bunyi latar belakang yang berterusan mengenai dokumentasi. Setiap memo yang anda tulis hari ini adalah memo yang tidak perlu anda buat semula secara tergesa-gesa pada bulan Mac depan apabila juruaudit bertanya. Itulah kuasa senyap Controller: orang yang benci menulis sesuatu menjadi Controller yang dihubungi pada hari Sabtu semasa musim audit.

2:00 petang, Pemeriksaan Pertengahan Hari dengan AP/AR

Ketua pasukan AP/AR mampir ke pejabat anda. Anda berbincang tentang:

  • Semakan usia. DSO meningkat tiga hari, kebanyakannya didorong oleh satu pelanggan yang lambat membayar kerana pasukan perolehan mereka diputar ganti
  • Koleksi pelanggan yang bertukar menjadi perbualan jualan. Akaun pasaran pertengahan sedang mempertikaikan invois berdasarkan soalan penetapan harga berasaskan penggunaan; anda mengembalikannya kepada eksekutif akaun untuk menjelaskan terma kontrak
  • Situasi vendor. Vendor SaaS kecil yang kami gunakan untuk analitik pemasaran mengancam untuk menggantung perkhidmatan kerana invois mereka dari Januari rupanya tidak pernah dibayar; rupanya e-mel mereka melantun daripada peti masuk AP kami kerana mereka menukar alamat pengebilan; anda membenarkan pindahan wang untuk menyelesaikannya hari ini dan mendokumentasikan jurang proses

Workday Adaptive terbuka dalam tab lain. Penolong Controller anda mengemas kini input ramalan berterusan berdasarkan sebenar yang anda tutup semalam. Anda menyemak bahawa aliran akruan bilangan kakitangan sepadan dengan apa yang pasukan orang ada dalam Workday, kerana dua sumber mempunyai tabiat menyimpang sebanyak beberapa FTE dan itu menjadi varians kos kakitangan yang akan anda jelaskan kepada FP&A kemudian.

Menjelang pukul 2:45 anda kembali di meja anda. Anda sedar anda belum makan. Anda makan bar granola.

4:00 petang, Catatan Jurnal Akhir Hari

Ini adalah ritual senyap Controller. Catatan jurnal manual yang belum boleh diotomatikkan lagi, dan mungkin tidak akan selama dua kitaran produk lagi.

JE manual hari ini:

  • Kumpulan bonus terakru. $340K berdasarkan prestasi sepanjang tahun berbanding rancangan pampasan. Dikira dalam hamparan kerana alat pampasan mengeksport CSV yang tidak sepadan dengan carta akaun GL.
  • Pengubahsuaian pajakan. Syarikat anda mengembangkan pejabat SF suku lepas dan alat perakaunan pajakan akhirnya mengejar dengan pelarasan aset hak guna dan liabiliti pajakan. Anda mencatat entri dan mengikatnya kembali kepada jadual sokongan.
  • Tangkapan komisen tertunda di bawah ASC 606. Tiga wakil jualan baharu bermula pada bulan Mac, dua kontrak ditutup awal April perlu perbelanjaan komisen mereka dilunaskan sepanjang hayat pelanggan. Alat pampasan jualan anda memberikan jumlah dolar; anda memutuskan tempohnya.
  • Penyelarasan pampasan berasaskan saham. Pentadbir ekuiti menghantar fail geran yang dikemas kini. Anda menyesuaikan dengan perbelanjaan bulan lepas, mencatat varians.

Ini belum boleh diotomatikkan kerana setiap satu memerlukan keputusan pertimbangan. Akruan bonus bergantung kepada pembacaan anda tentang pencapaian sepanjang tahun. Pengubahsuaian pajakan bergantung kepada sama ada anda mengklasifikasikan pengembangan itu sebagai kontrak berasingan atau pengubahsuaian kontrak yang sedia ada. Komisen tertunda bergantung kepada apa yang anda putuskan adalah tempoh pelunasan yang betul untuk kohort pelanggan tersebut.

Jurang alat adalah nyata. NetSuite sangat baik dalam perkara yang mekanikal. Perkara keputusan pertimbangan masih tinggal dalam hamparan, memo, dan kepala anda. Itu tidak berubah tahun ini. Mungkin bukan tahun depan juga.

5:30 petang, Kepanikan Penyesuaian Bank

Anda sedang berkemas. Telefon anda bergetar. Ia adalah ketua FP&A dari pagi tadi, masih mengenai varians $14K.

Anda membuka NetSuite. Anda membuka suapan bank. Anda mula menjejak.

Ia adalah pembayaran Stripe. Sudah tentu. Kelompok Stripe mencatatkan pada cuti Ahad, yang bermaksud tarikh pembayaran dalam Stripe adalah 31 Mac, tetapi bank sebenarnya menerima dana pada 2 April kerana bank tidak memproses pada hari cuti. Separuh pembayaran dibersihkan pada 1 April, separuh lagi pada 2 April kerana bank memisahkan deposit merentas dua hari atas sebab yang tidak boleh dijelaskan oleh sesiapa di Stripe atau bank.

Empat puluh lima minit yang tidak akan anda dapatkan kembali. Anda mencatat pengklasifikasian semula, mendokumentasikan isu masa, memfailkannya di bawah "perkara yang perlu ditanda dalam semakan proses seterusnya," dan keluar dari pintu pada pukul 6:17 petang.

Anda akan mempunyai perbualan yang sama, dengan jumlah dolar yang berbeza, dalam lapan minggu. Hujung minggu cuti dan pembayaran Stripe adalah punca berulang varians penyesuaian bank. Kerja anda bukan untuk menghapuskannya. Kerja anda adalah untuk mengetahui, dalam masa lima minit setelah melihat varians, di mana ia mungkin datang.

Apa yang JD Tidak Nyatakan

Penerangan kerja untuk Controller adalah senarai butiran yang kemas. Urus penutupan bulanan. Pastikan ketepatan rekod kewangan. Pimpin pasukan perakaunan. Selaraskan dengan juruaudit.

Realiti adalah bahawa Controller adalah lapisan integrasi manusia antara setiap sistem yang disentuh kewangan. NetSuite, FloQast, Bill.com, Expensify, Brex, Workday Adaptive, sistem pengebilan, CRM, gaji, alat perakaunan pajakan, platform pentadbir ekuiti, perisian peruntukan cukai, alat pemantauan SOC 2. Alat membantu. Alat mengurangkan beban. Alat tidak menggantikan keputusan pertimbangan tentang bila akruan adalah "cukup dekat" atau sama ada pindaan kontrak harus dilayan sebagai pengubahsuaian atau kontrak baharu.

Perkara lain yang JD tidak nyatakan: Controller adalah orang yang menyedari apabila buku-buku tidak mencerminkan apa yang sebenarnya dilakukan oleh perniagaan. Itu bukan tugas senarai semak. Itu adalah sikap. Anda menghabiskan sepanjang hari bertanya "adakah entri ini masuk akal, memandangkan apa yang saya tahu tentang perniagaan?" dan jawapannya adalah tidak cukup kerap sehingga menangkapnya menjadi tabiat.

Jika anda adalah IC Controller di syarikat SaaS antara ARR $20 juta dan $200 juta, anda sedang mengangguk sekarang. Jika anda adalah pengurus pengambilan pekerja yang membaca ini cuba memahami mengapa Controller terakhir anda mengalami keletihan, jawapannya ada di suatu tempat dalam penyesuaian GL pukul 9 pagi, permintaan varians pukul 11 pagi, dan kepanikan penyesuaian bank pukul 5:30 petang. Kerja ini boleh dilakukan. Ia hanya bukan kerja yang ada dalam halaman kerjaya.

Ketahui Lebih Lanjut