7 Perangkap Biasa Controller (dan Cara Keluar dari Setiap Satu)

Anda telah melepasi fasa bulan madu. Enam hingga lapan belas bulan dalam jawatan, CFO telah berhenti memuji anda kerana "menstabilkan penutupan." Dek lembaga berlalu tanpa ulasan. Nama anda muncul dalam perbualan penggantian, tetapi selalu dengan "tetapi." Dan perkara yang membawa anda ke jawatan itu (kepahlawanan, malam lewat, menyimpan pengiraan dalam kepala) adalah tepat perkara yang menghalang anda daripada yang seterusnya.

Inilah yang saya lihat apabila saya melihat Controller yang mencapai pegun. Ia bukan kemalasan. Ia bukan kekurangan kemahiran teknikal. Ia adalah tujuh perangkap khusus. Setiap satunya adalah tabiat yang berjaya pada peringkat akauntan kanan dan secara senyap gagal pada peringkat Controller. Setiap satu mempunyai nombor yang dilampirkan. Setiap satu mempunyai penyelesaian 30 hingga 90 hari yang tidak memerlukan sistem baharu, pasukan yang lebih besar, atau CFO yang akhirnya mendengar.

Baca ini dengan jujur. Nilai diri anda di penghujung. Pilih satu. Blok kalendar. Pergi.

Perangkap 1: Memadam Kebakaran Penutupan Berbanding Mereka Bentuk Semula

Gejala: Pelarasan catatan jurnal yang sama setiap bulan. Penutupan 12 hari yang sama. Mesej Slack pukul 11 malam pada hari kelapan yang sama. Anda tahu tepat akaun mana yang akan rosak kerana ia rosak setiap kali, dan anda telah membina sedikit ritual untuk menangkapnya.

Nombor: APQC meletakkan median penutupan akhir bulan pasaran menengah pada 6.4 hari. Milik anda adalah dua belas. Setiap hari tambahan membakar kira-kira $15K dalam jam pasukan kewangan, ditambah cukai bergerak ke atas FP&A yang tidak dapat meramal semula pada data yang lapuk. Sepanjang setahun anda membakar $90K dan satu kitaran ramalan.

Mengapa ia berlaku: Memadam kebakaran terasa produktif. Anda menangkap tarikh potong AR yang rosak, anda membaikinya, penutupan mendarat, anda mendapat terima kasih. Masalah berstruktur (bahawa tarikh potong AR itu rosak setiap bulan) tidak pernah dinamakan kerana anda terus menyelesaikan gejala pada hari keenam.

Penyelesaian (30-60 hari): Pilih tiga item lewat berulang teratas dari tiga penutupan terakhir anda. Bukan lima. Tiga. Untuk setiap satu, tolak tarikh potong ke minggu pra-penutupan. Ops jualan menghantar data komisen akhir pada hari ke-28, bukan ke-4. AR menjalankan penerapan tunai pada hari perniagaan terakhir, bukan hari ketiga. Inventori mengambil kiraan fizikalnya dua hari lebih awal. Anda akan berjuang untuk tarikh ini tepat dua kali. Selepas penutupan kedua mendarat dua hari lebih cepat, tiada siapa yang melawan anda lagi.

Jika anda tidak dapat menyenaraikan tiga item lewat berulang teratas anda dengan serta-merta, anda bukan mempunyai masalah penutupan. Anda mempunyai masalah penjejakan penutupan, iaitu perangkap tujuh.

Perangkap 2: Mendokumentasikan Akruan Kurang

Gejala: Hanya anda yang tahu mengapa akruan bonus adalah apa yang ia. Pengiraan sewa tertunda berada dalam tab yang dilabelkan "JE-23 v4 FINAL_sebenar." Apabila juruaudit bertanya bagaimana anda saizkan rizab waranti, anda memulakan jawapan dengan "baik, secara historis..."

Nombor: Satu akruan yang tidak didokumentasikan memerlukan empat hingga lapan jam audit apabila pasukan audit perlu membina semula. Pada kadar audit pasaran menengah campuran itu adalah $1,200 hingga $2,400 setiap akruan dalam yuran. Controller pasaran menengah biasa mempunyai 15 hingga 25 akruan material. Lakukan matematik: dasar akruan yang tidak didokumentasikan adalah item baris $20K hingga $60K tahunan yang anda bayar tanpa ada yang ditunjukkan untuk itu.

Mengapa ia berlaku: Anda melakukan pengiraan dalam kepala anda tiga tahun lalu. Ia berjaya. Anda telah menyesuaikannya sejak itu. Menulisnya terasa seperti kerja tambahan untuk masalah yang tiada siapa sedang bertanya.

Penyelesaian (30 hari): Setiap akruan, sebelum JE disiarkan, mendapat memo satu halaman. Empat bahagian: apa yang diliputi, cara pengiraan (formula dan data sumber), siapa yang menyemaknya, bila ia disemak semula. Satu halaman, bukan lima. Akauntan junior sepatutnya dapat membaca dan menghasilkan semula JE. Simpan dalam satu folder dengan konvensyen penamaan yang bersih. Lakukan ini untuk akruan baharu bermula penutupan seterusnya. Isi semula yang sedia ada satu per minggu.

ROI muncul di dua tempat: yuran audit jatuh, dan anda berhenti menjadi satu-satunya orang yang dapat menjawab soalan akruan. Yang kedua itulah yang membawa anda naik pangkat.

Perangkap 3: Melangkau Persediaan Audit Sehingga Oktober

Gejala: Q4 adalah neraka. Pasukan audit anda melayan senarai PBC anda sebagai rundingan permusuhan. Perkara yang anda lakukan pada bulan Februari kembali sebagai soalan pada November dan anda telah lupa konteksnya. Akhir tahun merentang ke pertengahan Mac dan seseorang dalam pasukan anda berhenti pada bulan Februari.

Nombor: Persediaan audit yang lewat menambah 30 hingga 50 peratus kepada yuran audit. Di pasaran menengah, itu adalah $40K hingga $120K perbelanjaan yang boleh dielakkan. Ia juga membakar kira-kira tiga minggu kesabaran CFO, yang lebih sukar untuk diletakkan nilai dolar tetapi lebih mudah dirasai.

Mengapa ia berlaku: Persediaan audit terasa pilihan pada bulan Mac. Penutupan adalah bulanan, audit adalah tahunan, dan penutupan terus memenangi pertarungan kalendar. Menjelang ia tidak pilihan, anda telah kehilangan tetingkap persediaan.

Penyelesaian (60-90 hari): Mini-PBC bulanan. Lapan hingga sepuluh item yang disegar semula setiap penutupan berbanding semua 200 pada musim luruh. Penyerahan ke hadapan, jadual sokongan, dokumentasi anggaran utama: ini disentuh setiap bulan semasa data masih segar. Simpan log mudah dengan nama item, tarikh segar semula terakhir, pemilik, kawasan audit. Tunjukkan kepada CFO pada akhir suku tahun. Menjelang Oktober, senarai PBC anda 80 peratus bersedia dan juruaudit fikir anda adalah ahli sihir.

Bina senarai sekali dengan rakan kongsi audit anda. Mereka akan memberitahu anda item mana 10 yang mereka tanya setiap tahun. Itulah yang anda segar semula setiap bulan. Selebihnya kekal bermusim.

Perangkap 4: Terlalu Bergantung pada Penyesuaian Excel

Gejala: Buku kerja 14 tab yang tiada orang lain boleh buka tanpa merosakkan formula. Penyesuaian yang mengambil masa tiga jam kerana makro yang tidak ada yang mendokumentasikan berhenti berfungsi pada 2024. Penyesuaian tunai yang disatukan oleh VLOOKUP yang menunjuk ke laluan fail dengan nama pengguna komputer riba lama anda.

Nombor: Penyesuaian manual mengambil masa tiga hingga lima kali lebih lama berbanding yang beralat. IMA meletakkan kos purata satu kesilapan kesilapan jari pada sekitar $7K dalam nombor yang dinyatakan semula, ditambah kos terbenam redo. Kos sebenar bukan masa, walaupun. Ia adalah bahawa penyesuaian teratas anda tertumpu dalam satu kepala (kepala anda), dan itulah kelemahan kawalan yang juruaudit akhirnya akan temui.

Mengapa ia berlaku: Excel berfungsi. Ia telah berfungsi. Bos anda tidak meluluskan alat penyesuaian, jadi anda membina Excel yang lebih baik. Setiap kes tepi baharu menambah tab lagi. Kini anda menyelenggara produk perisian kecil tanpa kawalan versi dan tanpa liputan ujian.

Penyelesaian (60-90 hari): Pindahkan lima penyesuaian teratas anda ke dalam alat penyesuaian. Tunai, AR, AP, antara syarikat, hasil tertunda. Walaupun alat asas. Vendor tidak penting sebanyak memindahkannya keluar dari Excel. Anda tidak perlu memigrasikan semua. Hanya penyesuaian yang menyentuh baki material dan yang mengambil masa anda paling banyak. Bina kes perniagaan berdasarkan jam yang dijimatan ditambah peningkatan kawalan, bukan berdasarkan kebencian Excel.

Jika CFO anda tidak akan meluluskan alat, keluarkan penyesuaian tunai dari Excel menggunakan modul penyesuaian asli ERP anda. Kebanyakan ERP mempunyai satu. Kebanyakan Controller tidak menggunakannya.

Perangkap 5: Tidak Bermitra dengan FP&A

Gejala: Anda menyerahkan imbangan duga pada hari keenam dan menghilang. FP&A meramal semula tanpa konteks, tidak tahu tentang penyetujuan sekali yang anda pesan, terkejut dengan akruan guaman. Kepimpinan tidak mempercayai kedua-dua nombor kerana ia tidak diselaraskan dan tiada siapa yang dapat menjelaskan mengapa.

Nombor: Data penanda aras kewangan Deloitte menunjukkan syarikat di mana pengurusan kawalan dan FP&A bertemu setiap minggu menutup varians ramalan mereka sebanyak kira-kira tiga mata peratusan. Pada syarikat hasil $50 juta, itu adalah $1.5 juta ketepatan ramalan. CFO perasan.

Mengapa ia berlaku: Anda adalah akauntan. Mereka adalah pembuat model. Hubungan itu terasa seperti melemparkan sesuatu yang sudah siap melepasi dinding. Juga: mesyuarat mingguan kedengaran banyak.

Penyelesaian (30 hari): Penyegerakan mingguan 30 minit dengan ketua FP&A. Agenda tetap: akruan yang anda pesan minggu ini, kejutan yang anda lihat dalam angka sebenar, perkara yang mereka harus tekanan-uji dalam model. Itu sahaja. Tiada PowerPoint. Tiada kemas kini status. Hanya tiga topik. Dua mesyuarat pertama akan terasa janggal. Pada yang ketiga, FP&A akan mula membawa perkara kembali kepada anda. Menjelang bulan kedua, ketepatan ramalan anda bertambah baik dan CFO mula menyebut anda dan ketua FP&A dalam ayat yang sama.

Tujuannya bukan untuk melakukan kerja FP&A. Ia adalah untuk memberi mereka konteks yang tidak dapat mereka perolehi daripada GL. Konteks itu adalah kelebihan daya saing anda sebagai Controller dan anda telah memberikannya dalam serpihan berbanding berdagang dengannya.

Perangkap 6: Menjadi Suara "Tidak" Tanpa Menawarkan Laluan

Gejala: Setiap e-mel rakan perniagaan bermula dengan "kita tidak dapat melakukan itu kerana GAAP." Jualan meminta struktur tawaran, anda berkata tidak. Pemasaran meminta untuk memodifikasi kempen, anda berkata tidak. CRO telah berhenti memasukkan anda dalam semakan tawaran kerana jawapannya selalu sama dan mereka telah menemui jalan sekeliling anda.

Nombor: Data kepimpinan kewangan Russell Reynolds menunjukkan Controller yang dinilai sebagai "penghalang" oleh CFO mereka adalah kira-kira dua kali lebih berkemungkinan untuk dilepasi untuk peranan VP. CFO tidak mengatakannya begitu. Mereka mengatakan perkara seperti "bagus dalam jawatan" atau "sangat kukuh secara teknikal." Frasa-frasa itu adalah ciuman kematian apabila ia tidak disertai dengan "dan rakan perniagaan yang kukuh."

Mengapa ia berlaku: Jawapan teknikal sering kali benar-benar tidak. Struktur tawaran memang mempunyai masalah rev rec. Kos kempen memang tidak boleh dimodifikasi. Anda melindungi syarikat. Perangkapnya bukan "tidak," ia adalah berhenti pada "tidak."

Penyelesaian (30 hari): Peraturan dua. Setiap "tidak" datang dengan dua alternatif yang mencapai 80 peratus daripada apa yang rakan mahukan. Jualan ingin mengiktiraf hasil pada tandatangan? Dua alternatif: bersihkan sepanjang tempoh kontrak tetapi hadapkan hasil perkhidmatan, atau susun semula kontrak dengan dua obligasi prestasi. Pemasaran ingin memodifikasi kempen? Dua alternatif: kenal pasti bahagian yang merupakan aset boleh guna semula, atau belanjakan tetapi tangguhkan rawatan hasil yang sepadan.

Ini mengambil masa 10 minit tambahan setiap e-mel. Ia juga memerlukan beberapa kedalaman teknikal, yang anda miliki. Apa yang ia lakukan, minggu demi minggu, adalah mengposisi semula anda daripada penghalang kepada rakan. Enam bulan kemudian, anda ada dalam semakan tawaran lagi. Dua belas bulan kemudian, CRO meminta anda untuk akaun strategik.

Jika anda tidak dapat memikirkan dua alternatif, itu adalah isyarat anda perlu menggali lebih dalam atau memperkenalkan cukai/penasihat luar. "Saya akan kembali esok dengan dua laluan" masih lebih baik daripada "tidak."

Perangkap 7: Kurang Melabur dalam Alat Pengurusan Penutupan

Gejala: Anda menjejak penutupan dalam Helaian Google. Kemas kini status berada dalam DM Slack. Jejak audit siapa yang melakukan apa bila berada dalam kepala anda dan folder yang dihantar. Apabila seseorang dalam pasukan tidak hadir, penutupan terbantut kerana tiada orang lain yang tahu keadaan semasa.

Nombor: Data kematangan penutupan Ventana Research menunjukkan pasukan tanpa perisian pengurusan penutupan berjalan dua hingga tiga hari lebih lama dan kehilangan sekitar 20 peratus jam penutupan untuk mengejar status. Untuk pasukan kewangan pasaran menengah biasa, itu adalah kira-kira $80K hingga $120K setahun dalam overhead status sahaja, sebelum anda mengira hari penutupan yang tidak dapat anda mampatkan tanpa keterlihatan.

Mengapa ia berlaku: Alat penutupan memerlukan wang. CFO anda melihatnya sebagai sesuatu yang baik untuk ada. Helaian Google adalah percuma dan "cukup baik." Juga, membina kes perniagaan terasa seperti kerja tambahan yang anda tidak ada masa, yang merupakan contoh yang baik tentang perangkap yang sama memakan dirinya.

Penyelesaian (60-90 hari): Bina kes perniagaan untuk alat penutupan. Bayaran balik biasanya mendarat pada empat hingga tujuh bulan dalam jam kewangan yang dijimatan, tidak mengira pengurangan yuran audit atau pemampatan penutupan. Frasa dalam tiga cara: jam yang dijimatan (konkrit, mudah dimodelkan), peningkatan kawalan (yuran audit dan liputan SOX), dan pengurangan risiko (kebergantungan orang utama pada anda khususnya).

Jangan cadangkan pilihan yang paling mahal. Cadangkan yang mempunyai laluan pelaksanaan yang paling bersih dan bayaran balik enam bulan. Dapatkan perintis pada penyesuaian tunai dan satu kawasan akruan. Tunjukkan kepada CFO penjimatan masa selepas satu penutupan penuh. Kembangkan dari situ. Nama produk kurang penting daripada disiplin untuk mengeluarkan penutupan anda dari helaian dan ke dalam sesuatu dengan akses berasaskan peranan, jejak audit, dan penjejakan kebergantungan.

Jika CFO masih berkata tidak, pindahkan penjejak penutupan ke alat pengurusan projek yang sudah anda bayar. Walaupun papan Trello percuma dengan lajur untuk "terbuka/dalam semakan/ditandatangani" mengalahkan budaya status-DM.

Diagnostik Kendiri: Di Mana Anda Berdarah?

Nilai diri anda 0 hingga 2 pada setiap perangkap. Sifar bermaksud bersih. Satu bermaksud anda mempunyai tabiat tetapi ia terkawal. Dua bermaksud ia secara aktif menyakiti anda.

Jumlah 0-3: Anda baik. Pilih markah tunggal tertinggi dan baikinya suku tahun depan. Jumlah 4-7: Controller pertengahan tempoh biasa. Pilih dua perangkap. Satu operasi (1, 4, atau 7), satu relasional (5 atau 6). Baiki satu setiap suku tahun. Jumlah 8 atau lebih tinggi: Berhenti membaca. Berhenti mengoptimumkan. Pilih markah tunggal tertinggi, blok kalendar anda minggu ini, dan mulakan penyelesaian 30 hari Isnin. Apa-apa lain adalah menyusun kerusi dek.

Apa yang Controller yang Dinaikkan Pangkat Sebenarnya Lakukan

Controller yang mendapat panggilan VP Kewangan bukan mereka yang tidak pernah terjatuh dalam perangkap ini. Semua orang terjatuh. Yang dinaikkan pangkat menamakan perangkap dengan lantang, dalam sesi satu-satu mereka sendiri, sebelum CFO mereka perlu. Kemudian mereka membaiki satu setiap suku tahun. Empat perangkap setahun. Dua tahun dari sekarang anda telah bergerak secara sistematik melalui semua tujuh dan CFO anda telah menyaksikan anda melakukannya.

Itulah langkahnya. Bukan kepahlawanan. Bukan rangka kerja baharu. Bukan menunggu pelaksanaan sistem seterusnya untuk membaiki semua. Pilih perangkap dengan markah tertinggi. Blok kalendar. Mulakan Isnin. Beritahu CFO anda apa yang anda lakukan dan mengapa. Tunjukkan nombor selepas 60 hari.

Organisasi kewangan yang menghormati anda adalah yang menyaksikan anda mengubah tabiat menjadi sistem. Lakukan itu tujuh kali dan anda bukan lagi Controller.

Baca Lagi

• Templat JD Controller
• Senarai Semak Penutupan Akhir Bulan untuk Controller
• Cara Controller Bermitra dengan FP&A
• Kalendar Persediaan Audit untuk Controller