30/60/90 Hari Pertama Anda sebagai Controller Baru

Anda masuk pada hari Senin dan close sudah berjalan 12 hari. Ada dua temuan audit terbuka dari tahun lalu yang belum ada yang melakukan remediasi. CFO menyampaikan kepada dewan, dalam slide yang tidak Anda ikut tuliskan, bahwa tim akan mencapai close 5 hari pada akhir Q1. Dan ada rekonsiliasi Excel 47-tab di shared drive yang dibangun oleh Controller sebelumnya, yang tidak sepenuhnya dipahami siapa pun, dan yang ditandai auditor setiap tahun.

Selamat datang di pekerjaan ini.

Controller yang saya saksikan berhasil dalam 90 hari pertama mereka melakukan satu hal berbeda dari yang gagal: mereka menolak berkomitmen pada angka kecepatan close di minggu pertama. Mereka yang menjanjikan close 5 hari sebelum menjalani satu pun akhir bulan hampir selalu gagal mencapainya, dan kegagalan itulah yang mendefinisikan mereka selama setahun ke depan. Diagnosis dulu. Perbaiki kedua. Komitmen ketiga. Dalam urutan itu.

Inilah rencananya.

Mengapa 90 hari pertama benar-benar penting

Kecepatan close adalah metrik Controller yang paling terlihat oleh CFO dan komite audit. Close yang lebih cepat berarti pelaporan yang lebih cepat, lebih sedikit kejutan, lebih banyak waktu untuk analisis. Setiap CFO pernah mendapatkan pitchnya. Setiap dewan pernah mendengar slidenya. Jadi ketika Controller baru mulai, jam sudah berjalan, dan itu berjalan dengan angka yang tidak Anda tetapkan.

Bergerak terlalu cepat dan Anda melewatkan sesuatu yang material. Kesalahan material menjadi pengungkapan 10-K, penyajian kembali, atau rapat komite audit yang tidak ingin Anda hadiri. Bergerak terlalu lambat dan Anda menjadi hambatan yang sudah diperingatkan CFO kepada CEO, dan sekarang Anda menjadi topik one-on-one di bulan keempat.

Triknya adalah 90 hari pertama harus menghasilkan tiga hal, secara berurutan: diagnosis yang kredibel, tiga kemenangan kecil yang terlihat, dan rencana tertulis yang telah disetujui CFO. Dapatkan ketiganya dan Anda telah mendapatkan satu tahun kebebasan bergerak. Lewatkan salah satu dan kepercayaan tim pada Anda akan terkikis secara diam-diam.

Hari 1-30: Diagnosis, jangan perbaiki

Kesalahan terbesar yang dilakukan Controller baru di bulan pertama adalah mengeluarkan arahan. Anda belum cukup tahu. Tim yang Anda warisi memiliki pengetahuan yang tidak Anda miliki, close memiliki ketergantungan yang tidak bisa Anda lihat, dan temuan audit memiliki sejarah yang tidak Anda ikuti. Jadi bulan pertama adalah observasi dan dokumentasi. Tidak ada yang lain.

Minggu 1: baca segalanya

Tarik laporan audit tahun lalu dan surat respons manajemen. Baca setiap temuan terbuka dan remediasi yang diusulkan. Baca matriks risiko dan pengendalian internal SOX jika Anda memilikinya, meskipun sudah tiga tahun usang. Baca enam bulan terakhir kalender close dan lihat selisih antara hari close yang direncanakan dan aktual. Jika close yang direncanakan adalah hari ke-8 dan aktualnya hari ke-12, kesenjangan empat hari itu adalah petunjuk pertama Anda.

Tarik binder close, jika ada. Jika tidak ada, itu juga sebuah petunjuk.

Minggu 2: audit kalender close hari demi hari

Duduk bersama siapa pun yang memiliki kalender close (biasanya Sr. Accounting Manager atau Asst. Controller) dan telusuri tugas per tugas. Untuk setiap tugas, tuliskan: siapa yang mengerjakannya, kapan dimulai, kapan selesai, apa yang bergantung padanya, dan apa yang bergantung padanya. Anda mencari tiga hal:

Tugas berurutan yang bisa dijalankan paralel. Sebagian besar kalender close yang usang memiliki setidaknya dua hal ini. Bank rec yang menunggu AP cutoff adalah yang klasik.
Serah terima yang tergelincir. Seseorang menyelesaikan bagiannya pada hari ke-4 tetapi orang berikutnya tidak mulai sampai hari ke-6. Kesenjangan dua hari adalah masalah kalender, bukan masalah pekerjaan.
Tugas yang memblokir beberapa tugas hilir. Inilah hambatan nyata Anda. Batas waktu pendapatan hampir selalu salah satunya.

Minggu 3: petakan akun material

Tentukan ambang materialitas Anda dan tuliskan. Aturan praktis B2B SaaS standar adalah 5% dari pendapatan atau 5% dari laba sebelum pajak, mana yang lebih rendah, tetapi periksa apa yang digunakan firma audit Anda. Kemudian daftarkan setiap akun yang melampaui ambang itu. Inilah akun-akun yang akan gagal dalam audit jika Anda salah. Semua yang lain adalah kebersihan.

Anda akan menemukan daftarnya lebih pendek dari yang Anda bayangkan. Mungkin 15 hingga 25 akun di perusahaan SaaS ARR $50 juta-$200 juta. Itulah akun-akun yang mendapat perhatian nyata Anda. Apa pun di bawah ambang mendapatkan proses, bukan tinjauan mendalam.

Minggu 4: ikuti satu akhir bulan penuh sebagai pengamat

Catat. Jangan keluarkan arahan. Jangan sarankan perbaikan. Jangan bangun ulang apa pun. Cukup perhatikan.

Perhatikan di mana tim menunggu. Perhatikan rekonsiliasi mana yang dikerjakan pukul 23.00 pada hari ke-5 karena ditinggalkan hingga terakhir. Perhatikan bagaimana batas waktu pendapatan diselesaikan. Perhatikan apa yang sebenarnya dilakukan file Excel 47-tab Controller sebelumnya selama close (inilah saat Anda mengetahui bahwa file itu menarik pendapatan ditangguhkan dari tiga sistem berbeda dan menerapkan penggantian manual yang tidak didokumentasikan siapa pun).

Pada akhir minggu ke-4 Anda seharusnya bisa menyebutkan 3 hambatan close teratas Anda. Dalam B2B SaaS, hampir selalu: (1) batas waktu pendapatan dan waterfall pendapatan ditangguhkan, (2) rekonsiliasi manual yang seharusnya diotomatiskan, dan (3) eliminasi intercompany atau multi-entitas. Jika hambatan Anda berbeda, itu menarik dan patut dipikirkan.

Kalimat yang digunakan ketika CFO meminta komitmen yang lebih cepat di minggu ke-3:

"Saya akan punya rencana yang kredibel pada hari ke-90. Saya lebih suka memberi Anda angka yang bisa saya capai daripada angka yang terdengar bagus di minggu ke-3 dan tergelincir di bulan ke-5."

Sebagian besar CFO menghargai itu. Yang tidak, sedang memberitahu Anda sesuatu yang berguna tentang bagaimana setahun ke depan akan berjalan.

Hari 31-60: pilih tiga pertempuran, menangkan tiga pertempuran

Bulan kedua Anda mengirimkan sesuatu. Tiga hal, secara spesifik. Bukan lima, bukan tujuh. Tiga. Pilih pertempuran yang benar-benar bisa Anda menangkan dalam 30 hari, karena kemenangan yang terlihat di bulan kedua adalah fondasi kredibilitas yang akan Anda gunakan di bulan ketiga.

Pertempuran 1: potong satu hari dari close

Satu hari. Bukan lima. Hari termudah untuk dipotong hampir selalu masalah kalender, bukan masalah pekerjaan. Cari pola tugas-berurutan-yang-bisa-dijalankan-paralel dari minggu ke-2. Langkah klasiknya: AP cutoff dan bank rec berjalan berurutan padahal tidak ada ketergantungan aktual. Jalankan paralel dan Anda menghemat satu hari.

Jika Anda tidak bisa menemukan kemenangan paralelisasi, cari tugas yang dijadwalkan untuk hari ke-4 tetapi semua inputnya sudah siap pada hari ke-2. Pindahkan lebih awal. Jika tinjauan Controller terjadi pada hari ke-7 karena itulah yang selalu terjadi, tetapi jadwal yang ditinjau sudah dikunci pada hari ke-5, Anda baru saja menemukan dua hari.

Jangan coba kompres seluruh close. Potong satu hari, buktikan bertahan selama dua bulan, kemudian potong yang berikutnya.

Pertempuran 2: otomatiskan satu rekonsiliasi

Bank rec biasanya menjadi kemenangan pertama karena sebagian besar ERP sudah memiliki konektor feed bank dan logika reknya bersifat mekanis. Jika bank rec Anda dilakukan secara manual di Excel terhadap laporan yang diunduh, platform akuntansi Anda hampir pasti memiliki konektor yang melakukan 80% pekerjaannya. 20% yang tersisa adalah penanganan pengecualian, yang merupakan apa yang seharusnya dihabiskan tim untuk dilakukan.

Jika bank rec sudah diotomatiskan, lihat rekonsiliasi AR volume tinggi, yaitu menerapkan pembayaran pelanggan terhadap faktur terbuka. Alat aplikasi kas telah berkembang pesat dalam dua tahun terakhir dan ROI-nya cepat.

Pilih satu. Otomatiskan. Dokumentasikan proses baru. Tunjukkan penghematan waktu dalam sebuah slide.

Pertempuran 3: perbaiki satu kesenjangan pengendalian internal

Lihat temuan audit terbuka dari tahun lalu. Pilih yang paling mudah remediasinya, bukan yang paling tinggi risikonya. (Anda akan sampai pada yang berisiko tinggi dalam rencana H2 Anda.) Dua kategori temuan termudah untuk ditutup adalah:

Pemisahan tugas. Biasanya diselesaikan dengan menetapkan ulang izin ERP sehingga orang yang membuat jurnal akuntansi bukan orang yang membukukannya. Ini sebagian besar adalah perubahan konfigurasi.
Bukti tinjauan. Jurnal akuntansi ditinjau tetapi tidak ada bukti yang ditandatangani tentang tinjauan tersebut. Selesaikan ini dengan alat workflow (atau kotak centang di ERP Anda) yang menangkap nama dan stempel waktu peninjau pada setiap JE di atas ambang tertentu.

Pilih satu. Tutup. Dokumentasikan untuk pimpinan audit sehingga mereka dapat menandainya sebagai sudah diremediasi dalam kertas kerja mereka.

Mulai standup hambatan close mingguan

15 menit, setiap Selasa, bersama tim close. Tiga pertanyaan: apa yang tergelincir minggu lalu, apa yang berisiko minggu ini, apa yang Anda butuhkan dari saya. Tujuannya bukan untuk micromanaing. Ini untuk mengangkat masalah dalam hitungan hari bukan pada akhir bulan. Biaya hambatan yang muncul pada hari ke-3 adalah setengah hari. Biaya hambatan yang sama yang muncul pada hari ke-10 adalah close yang terlewat.

Hari 61-90: miliki metrik, raih mandat

Bulan ketiga adalah saat Anda tampil di depan publik. Fase diagnosis sudah selesai, Anda memiliki tiga kemenangan untuk ditunjukkan, dan tim sudah mengamati Anda beroperasi selama dua bulan. Saatnya berkomitmen.

Ambil kepemilikan kecepatan close secara publik

Masukkan kecepatan close di dashboard bulanan CFO. Bukan terkubur dalam laporan operasi keuangan. Masukkan di dashboard yang benar-benar dibuka CFO. Dua angka: hari close aktual bulan ini, rencana untuk bulan depan. Hanya itu.

Memiliki metrik secara publik melakukan dua hal. Itu menyelaraskan tim di sekitar angka yang Anda pedulikan, dan itu memberi tahu CFO bahwa Anda adalah orang yang akan mereka hubungi ketika dewan bertanya. Keduanya penting.

Presentasikan laporan 90 hari kepada CFO

Laporan 90 hari adalah dokumen, bukan deck slide. Lima bagian, tiga halaman.

Yang saya temukan. Diagnosis dari hari 1-30. Tiga hambatan close teratas, daftar akun material, kalender close kondisi saat ini dengan hambatan yang ditandai.
Yang saya perbaiki. Tiga pertempuran dari hari 31-60. Dikuantifikasi: 1 hari dipotong, 1 rekonsiliasi diotomatiskan (X jam/bulan dihemat), 1 kesenjangan pengendalian internal ditutup.
Yang masih rusak. File Excel 47-tab, temuan audit terbuka lainnya, proses batas waktu pendapatan, intercompany. Jangan perlunak ini. CFO perlu melihat bahwa Anda telah menyebutkan masalah nyata.
Rencana close H2. Target spesifik (misalnya, 12 hari menjadi 7 hari pada akhir Q3), perubahan spesifik yang diperlukan (jumlah karyawan, tooling, proses, sistem), risiko spesifik.
Yang saya butuhkan dari Anda. Anggaran, persetujuan jumlah karyawan, dukungan komite audit untuk temuan berisiko tinggi, sponsor eksekutif untuk bagian lintas fungsi (batas waktu pendapatan biasanya membutuhkan kerja sama Sales Ops).

Dapatkan persetujuan eksplisit CFO atas rencana H2

Inilah dokumen yang melindungi Anda di bulan keenam ketika sesuatu diprioritaskan ulang, atau di bulan kesembilan ketika dewan bertanya mengapa close masih 8 hari. "Kami sepakat pada 7 hari pada akhir Q3 dengan tiga ketergantungan ini, dan ketergantungan kedua tergelincir karena kami mendeprioritaskan pekerjaan ERP untuk putaran pendanaan" adalah jawaban yang bisa dipertahankan. "Semuanya sibuk" bukan.

Dapatkan persetujuan secara tertulis. Balasan email sudah cukup. Memo yang ditandatangani lebih baik.

Jebakan dunia nyata

Jebakan temuan audit terbuka. Jangan janjikan untuk menutup semuanya dalam 90 hari. Anda tidak akan, dan Anda akan membakar kredibilitas saat mencoba. Pilih yang paling berisiko (atau yang paling dikhawatirkan pimpinan audit Anda) dan dokumentasikan rencana remediasi untuk yang lainnya, dengan tanggal target. Auditor lebih peduli pada rencana yang kredibel daripada close yang cepat.

Jebakan rekonsiliasi Excel 47-tab. Jangan bangun ulang di bulan pertama. Dokumentasikan apa yang dilakukannya, siapa yang mengandalkannya, apa yang mengisinya, dan apa yang akan rusak jika hilang. Penggantian adalah proyek Q2-Q3. Controller yang mencoba menggantinya di bulan kedua berakhir dengan pengganti yang setengah jadi, file Excel yang sudah usang, dan close yang lebih panjang dari saat mereka mulai.

Jebakan "kemenangan cepat". Perubahan proses yang merusak pengendalian internal bukan kemenangan. Jalankan setiap perubahan melewati pimpinan audit sebelum Anda mengirimkannya. Jika Anda memotong langkah tinjauan untuk menghemat waktu, tanyakan apakah langkah tinjauan itu yang diandalkan auditor Anda. Jika ya, penghematan waktu itu membebani Anda dalam audit.

Jebakan "saya akan perbaiki budaya nanti". Dua bulan ke dalam Anda akan memperhatikan tim close kelelahan, Sr. Manager sedang wawancara di tempat lain, atau pimpinan AP bekerja 60 jam seminggu setiap close. Jangan tunggu sampai bulan keempat untuk menanganinya. Kelelahan yang terlihat dalam tim close Anda adalah masalah Anda dari hari pertama. Rencana H2 harus mencakup orang-orang, bukan hanya alat.

Seperti apa "bagus" pada hari ke-90

Inilah scoreboard-nya. Jika Anda bisa menjawab ya untuk kelima pertanyaan, Anda telah menjalani 90 hari pertama yang sukses.

Close setidaknya 1 hari lebih pendek dari saat Anda mulai, dan itu bertahan setidaknya dua bulan.
Satu rekonsiliasi yang tadinya manual kini sudah diotomatiskan, dengan proses yang terdokumentasi dan penghematan waktu yang dikuantifikasi.
Satu kesenjangan pengendalian internal terbuka sudah ditutup dan pimpinan audit telah menandatangani remediasi.
CFO memiliki rencana H2 tertulis dari Anda dengan target kecepatan close yang spesifik dan ketergantungan yang eksplisit.
Pimpinan audit tidak terkejut oleh apa pun yang telah Anda lakukan.

Yang terakhir itulah yang paling diremehkan. Pimpinan audit yang tidak terkejut pada hari ke-90 adalah perbedaan antara audit Q4 yang mudah dan yang sulit. Controller baru yang melewatkan hubungan dengan pimpinan audit dalam 90 hari pertama mereka mengetahui biayanya di bulan November.

Anda belum selesai pada hari ke-90. Anda baru mendapatkan hak untuk mulai. 90 hari berikutnya adalah tempat rencana nyata dijalankan, yaitu perombakan batas waktu pendapatan, pemotongan hari kedua, temuan audit yang tidak bisa Anda tangani di Q1. Tetapi itu hanya terjadi jika 90 hari pertama berjalan dengan baik.

Diagnosis dulu. Perbaiki kedua. Komitmen ketiga. Dalam urutan itu.

Panduan Controller