AI dalam Aliran Kerja Chief of Staff: Apa yang Benar-Benar Berkesan (dan Apa yang Menghasilkan Sampah)

Bengkel kepimpinan berlangsung selama empat jam. Granola merakam setiap perkataan. Anda kembali ke meja, tekan "summarize," dan tampal hasilnya ke Slack. CEO membacanya sekali dan tidak pernah lagi membuka ringkasan CoS daripada anda.

Inilah yang berlaku. Transkrip itu merakam kata-kata. Ia terlepas bahagian di mana VP of Sales menjadi senyap pada minit ke-34 dan tidak lagi bersuara. Ia terlepas CFO yang berkata "interesting" tiga kali berturut-turut, yang semua orang dalam bilik faham bermakna tidak. Ia meratakan jeda enam puluh saat selepas slaid roadmap produk menjadi butiran yang kemas: "Pasukan bersetuju dengan keutamaan Q3."

Pasukan tidak bersetuju. Anda tahu itu. AI tidak tahu.

Inilah masalah utama AI dalam aliran kerja Chief of Staff. Pekerjaan ini terdiri daripada satu bahagian pemampatan mekanikal dan tiga bahagian pemadanan corak politik, dan kebanyakan CoS yang menggunakan alat AI mengelirukan keduanya. Mereka menggunakan model di tempat ia bersinar dan juga di tempat ia gagal, dan kegagalan itu tidak kelihatan sehingga CEO berhenti mempercayai pandangan mereka tentang suasana bilik.

Mari kita tetapkan garisan dengan jelas.

Mengapa Ini Penting Sekarang

CoS adalah peranan yang paling banyak dimanfaatkan dalam syarikat. Anda adalah tiga orang yang disatukan: COO yang belum diambil bekerja, EA yang sebenarnya seorang ahli strategi, dan diplomat yang menghalang pasukan kepimpinan daripada berpecah-belah. Setiap minit yang anda habiskan untuk menyalin mesyuarat atau memformat memo lembaga pengarah adalah minit yang anda tidak membuat keputusan strategik yang hanya anda boleh buat.

AI adalah pengganda kuasa. Jika digunakan dengan betul, ia mengembalikan sepuluh hingga lima belas jam seminggu kepada anda. Jika digunakan dengan salah, ia menghasilkan output yang diabaikan oleh CEO pada perenggan kedua dan secara perlahan-lahan menurunkan kredibiliti anda sementara anda fikir anda sedang cekap.

CoS yang boleh membezakan antara "AI memampatkan ini" dan "AI merosakkan ini" akan mendapat kerusi COO dalam masa lapan belas bulan. Yang tidak boleh membezakannya akan digantikan oleh AI.

Di Mana AI Membantu (Gunakan Secara Agresif)

Sintesis transkrip mesyuarat

Granola atau Otter untuk rakaman. Tiada yang ajaib, kedua-duanya cukup baik. Otter lebih baik dalam bilik yang bising, Granola lebih baik apabila anda mahukan output berstruktur yang bersih dan tidak memerlukan petikan yang tepat perkataan demi perkataan. Pilih satu dan berhenti berdebat tentangnya.

Rakaman adalah bahagian yang mudah. Bahagian yang sukar adalah apa yang anda lakukan dengan transkrip itu. Jangan tampal ke Claude dan minta "summarize this meeting." Itu menghasilkan butiran generik yang tidak dibaca oleh sesiapa pun. Gunakan prompt seperti ini:

Baca transkrip ini. Ekstrak: (1) setiap keputusan yang benar-benar dibuat, (2) pemilik dan tarikh untuk setiap satu, (3) setiap perselisihan yang tidak diselesaikan, (4) setiap komitmen yang tersirat tetapi tidak eksplisit. Format sebagai empat senarai. Jangan melembutkan perselisihan. Jangan tafsirkan kesunyian sebagai persetujuan.

Baris terakhir itulah yang penting. Tingkah laku lalai LLM adalah untuk melicinkan konflik menjadi konsensus. Tugas anda adalah sebaliknya. Timbulkan konflik supaya CEO boleh bertindak atasnya.

Draf pertama memo taklimat

Claude atau ChatGPT untuk kerangka. Anda kemudian menulis semula dalam suara CEO, yang tidak dapat direplikasi oleh model betapa pun banyak konteks yang anda berikan.

Corak yang berkesan: suapkan model dengan input mentah (data WBR, utas Slack, transkrip, memo minggu lalu), minta ia membuat draf pertama berstruktur dengan format tertentu ("tiga bahagian: apa yang berjalan, apa yang rosak, apa yang saya minta anda putuskan"), dan anggap outputnya sebagai rangka kerja. Mungkin 20% bahasa itu bertahan setelah ditulis semula. Tujuannya bukan untuk menghantar draf AI. Tujuannya adalah untuk melangkau halaman kosong.

Draf naratif lembaga pengarah

Model menulis versi yang selamat. Anda menambah kebenaran yang tidak selesa.

Pembentangan lembaga pengarah adalah dua dokumen dalam satu: versi yang menerangkan apa yang berlaku, dan versi yang memberi isyarat di mana syarikat sebenarnya berada. Yang pertama adalah mekanikal dan model boleh melakukan 80% daripadanya. Yang kedua adalah pertimbangan, dan jika anda biarkan model menulisnya, anda akan menghasilkan pembentangan yang membuatkan syarikat kedengaran seperti setiap syarikat lain. Lembaga pengarah menyedari itu. Mereka mula bertanya soalan yang lebih tajam kerana naratif terasa generik.

Gunakan AI untuk penjelasan carta, jadual lampiran, konteks sejarah. Tulis bahagian "apa yang kami lakukan salah suku ini dan mengapa" dengan tangan.

Automasi penjadualan

Reclaim, Motion, atau hanya persediaan Cal.com yang bersih. Tetris mekanikal memindahkan mesyuarat adalah perkara yang paling rendah leverage yang dilakukan oleh CoS dan perkara yang paling tinggi leverage untuk diautomasikan. Jika anda masih menempah 1:1 CEO secara manual, anda membayar diri sendiri $150K untuk melakukan apa yang alat $20/bulan lakukan dengan lebih baik.

Pengecualian: sebarang mesyuarat yang melibatkan konflik, isu prestasi, atau pihak berkepentingan luaran yang mempunyai hubungan dengan CEO. Itu anda tempah sendiri, kerana pembingkaian jemputan adalah sebahagian daripada kerja.

Bahan bacaan awal pihak berkepentingan

Ahli lembaga pengarah menghantar dek 40 muka surat pada malam sebelum mesyuarat. CEO tidak akan membacanya. Anda juga tidak, tetapi anda perlu masuk dalam keadaan bersedia.

Suapkan ke Claude dengan prompt seperti: "Ringkaskan ini untuk seseorang yang mempunyai 8 minit. Mulakan dengan apa yang mereka cuba meyakinkan kita, kemudian tiga hujah terkuat mereka, kemudian tuntutan paling lemah yang tersembunyi dalam data." Klausa terakhir itulah yang membuka kunci. Ringkasan lalai meratakan segala-galanya kepada berat yang sama. Anda mahukan bacaan yang asimetrik.

Di Mana AI Gagal (Lakukan Sendiri)

Keputusan yang memerlukan pertimbangan

Inisiatif mana yang perlu dihentikan. Siapa yang perlu dinaikkan pangkat. Sama ada pekerja baru akan berjaya pada bulan ketiga. Ini bukan masalah teks. Ini adalah pemadanan corak merentasi manusia, sejarah, dan konteks yang tidak dimiliki oleh model dan tidak sepatutnya dimilikinya.

CoS yang mengoutsource pertimbangan kepada model menghasilkan analisis yang kedengaran ketat tetapi kosong. CEO boleh menghidunya. Begitu juga pasukan kepimpinan.

Pengantaraan konflik kepimpinan

Apabila VP of Engineering dan VP of Product berada dalam pergaduhan perlahan mengenai pemilikan roadmap, kerjanya bukan teks. Kerjanya adalah membaca suasana bilik, mengetahui siapa yang sebenarnya bertengkar tentang sesuatu yang lain (biasanya pampasan, skop, atau rasa tidak didengar), dan mengantarakan perbualan yang membolehkan kedua-duanya menyelamatkan maruah.

Anda tidak boleh prompt jalan keluar dari itu. Model akan memberikan anda "kerangka untuk menyelesaikan konflik merentas fungsi" dan ia akan terasa seperti artikel Harvard Business Review dari 2014. Tidak berguna.

Keputusan kepercayaan CEO

Apa yang perlu dieskalasikan, apa yang perlu diserap, apa yang perlu ditangani tanpa memberitahu CEO sama sekali. Ini adalah pertimbangan paling sensitif dalam pekerjaan ini dan model tidak ada urusan dengannya. Model tidak tahu ahli lembaga pengarah mana yang sedang cuba diuruskan oleh CEO, hubungan pengasas bersama mana yang rapuh suku ini, e-mel pelabur mana yang sebenarnya ancaman lembut.

Jika anda biarkan AI membantu anda memutuskan apa yang perlu ditimbulkan, anda akan menimbulkan perkara yang salah. CEO kehilangan kepercayaan pada penapis anda. Setelah itu hilang, anda hanyalah penjadual yang megah.

Naratif strategik

Kisah di sebalik angka-angka adalah milik anda untuk dibina. Bukan penjelasan carta; itu mekanikal. Kisahnya. Mengapa kami terlepas suku ini. Mengapa pasaran baru lebih sukar daripada yang kami sangka. Apa yang berubah pada separuh kedua yang menjadikan pelan asal salah.

Model boleh menghasilkan naratif yang kompeten. Ia tidak boleh menghasilkan yang benar, kerana kebenaran dalam konteks ini adalah fungsi daripada apa yang mampu didengari oleh syarikat, apa yang CEO bersedia untuk bertindak, dan apa yang sebenarnya dibimbangkan oleh lembaga pengarah. Anda memegang tiga pembolehubah itu. Model tidak memegang satu pun daripadanya.

Corak Sampah yang Perlu Dielakkan

Menampal transkrip mentah ke Slack. Transkrip adalah input, bukan output. Sesiapa sahaja boleh menjalankan Granola. Nilai anda adalah sintesis, bukan rakaman.

Menggunakan butiran yang dijana AI dalam memo yang berhadapan dengan CEO tanpa menulis semula. Tanda-tandanya jelas. Setiap masa. CEO mengenali suara anda. Butiran AI lebih rata, lebih berhati-hati, dan menggunakan perkataan "leverage" sebagai kata kerja. Jika anda menghantarnya tanpa suntingan, anda melatih CEO untuk mengimbas kerja anda.

Membiarkan AI melicinkan konflik. Ini adalah yang paling teruk. Mesyuarat kepimpinan di mana Engineering dan Sales bertengkar adalah peristiwa bersignal tinggi. Ringkasan AI yang melaporkan "pasukan membincangkan keutamaan Q3 dan bersetuju dengan langkah seterusnya" menghapuskan keseluruhan isyarat. Memo anda sepatutnya berbunyi: "Engineering dan Sales tidak bersetuju mengenai peruntukan kapasiti Q3. Engineering meminta dua minggu untuk mengkaji pertimbangan tersebut. Cadangkan kami tidak membuat keputusan sehingga mereka kembali." Itulah bunyi CoS.

Memperlakukan AI sebagai rakan sejawat. Ia adalah analis junior dengan kesabaran yang tidak terbatas dan konteks sifar. Brief dengan sewajarnya. Prompt yang samar menghasilkan output yang samar. CoS yang menulis prompt yang baik mendapat draf yang berguna. CoS yang menaip "summarize this meeting" mendapat sampah.

Set Alat yang Berkesan

Langkau lawatan pasaran. Berikut adalah set yang agnostik versi dan berkesan.

• Transkrip: Granola (lalai) atau Otter (untuk bilik yang bising). Pilih satu.
• Draf dan sintesis: Claude (lebih baik untuk penaakulan panjang yang berdekatan dengan pertimbangan) atau ChatGPT (lebih baik apabila anda memerlukan output berstruktur yang cepat). Kebanyakan CoS akan menggunakan kedua-duanya.
• Penjadualan: Reclaim atau Motion untuk kalendar autopilot; Cal.com untuk tempahan luaran.
• Carian merentasi alat anda: Notion AI jika organisasi anda hidup dalam Notion, jika tidak Glean atau Mem.
• Penyelidikan: Perplexity untuk soalan faktual pantas dengan sumber. Langkau carian ChatGPT untuk apa sahaja yang akan anda petik.

Itu sahaja. Jika anda memerlukan lebih daripada lima alat untuk menjalankan bahagian AI aliran kerja anda, anda sedang mengumpul alat dan bukannya melakukan kerja.

Pelan 30 Hari untuk Mengintegrasikan AI

Minggu 1: Audit. Jejak setiap tugas yang anda lakukan selama satu minggu. Tandai setiap satu sebagai mekanikal (transkripsi, jadual, ringkasan) atau pertimbangan (eskalasi, pengantaraan, naratif). Jangan ubah apa-apa lagi. Audit itulah kerjanya.

Minggu 2: Tambah transkrip dan draf. Pilih Granola atau Otter. Jalankan pada setiap mesyuarat di mana anda biasanya mengambil nota. Akhiri setiap hari, suapkan transkrip kepada Claude dengan prompt berstruktur di atas. Mula menghasilkan draf taklimat pertama dalam Claude sebelum menulis semula. Matlamat: potong separuh masa pusingan memo anda.

Minggu 3: Tambah penjadualan dan penyelidikan. Sediakan Reclaim atau Motion untuk kalendar CEO. Pindahkan semua bacaan awal pihak berkepentingan ke dalam saluran paip Perplexity-kemudian-Claude. Matlamat: berhenti menjadi orang yang menempah mesyuarat secara manual.

Minggu 4: Ukur. Jam yang dipulihkan setiap minggu. Masa pusingan memo taklimat. Dan ujian yang paling penting: apa kata CEO tentang output anda? "Ini terasa seperti anda" adalah matlamatnya. "Ini kedengaran berbeza kebelakangan ini" adalah amaran. "Saya tidak membaca ini" bermakna anda sudah gagal.

Selepas 30 hari, anda sepatutnya mendapat kembali 8-12 jam seminggu. Masa itu pergi kepada kerja pertimbangan: perbualan, pemadanan corak, keputusan yang hanya anda boleh buat.

Pilihan: Lensa ACE Framework

Jika anda mahukan cara berstruktur untuk memetakan AI kepada aliran kerja anda, ACE Framework (Ingest, Analyze, Predict, Generate, Execute) adalah hamparan yang berguna:

• Ingest: transkrip, Slack, muat naik dek. AI melakukan ini dengan baik.
• Analyze: sintesis, pengekstrakan tema, permukaan corak. AI membantu; anda mengesahkan.
• Predict: konflik kalendar, jurang persediaan mesyuarat, risiko susulan. AI mengendalikan versi mekanikal.
• Generate: memo draf pertama, penjelasan carta, ringkasan bacaan awal. AI menghasilkan; anda menulis semula.
• Execute: eskalasi, pengantaraan konflik, keputusan. Masih anda. Selama-lamanya anda.

Coraknya: AI memampatkan empat lapisan pertama. Anda memiliki yang kelima. Jika anda membalikkannya, anda sudah selesai.

Mengukur Kejayaan

Tiga metrik, mengikut urutan kepentingan.

1. CEO mengulas output anda. "Ini terasa seperti anda" mengatasi setiap papan pemuka produktiviti. Jika CEO mula memajukan memo anda verbatim kepada lembaga pengarah, anda menang. Jika mereka berhenti membukanya, anda telah menghantar sampah dan perlu berundur.

2. Masa pusingan memo taklimat. Sasaran: 60 minit dari tamat mesyuarat hingga memo dihantar. Sebelum AI, ini adalah 3-4 jam untuk kebanyakan CoS. Dengan saluran paip yang betul, ia kurang dari satu jam.

3. Jam yang dipulihkan setiap minggu. Jejak dengan jujur. Kebanyakan CoS yang mengintegrasikan AI dengan baik mendapat kembali 8-15 jam. Jika anda mendapat kembali 2 jam, anda tidak menggunakannya secara agresif pada kerja mekanikal. Jika anda mendapat kembali 25, anda mungkin telah mengoutsource sesuatu yang tidak sepatutnya.

Ujian Sebenar

Mesyuarat kepimpinan berakhir. CFO berkata "interesting" dua kali. VP of Engineering memandang lantai ketika pelan Q3 dibawa ke meja. CEO menamatkan sesi lima minit lebih awal.

Anda mempunyai dua pilihan.

Pilihan pertama: tampal ringkasan Granola ke dalam Slack CEO dengan senarai butiran yang kemas. Tiga hari kemudian, konflik yang sama meletus secara bertulis dan CEO bertanya mengapa anda tidak menandakannya.

Pilihan kedua: hantar memo pendek yang berbunyi, "Pelan itu tidak mendarat. Engineering mempunyai kebimbangan yang tidak mereka timbulkan. CFO memberi isyarat tidak tanpa mengatakannya. Cadangkan kami berjumpa semula dengan hanya bertiga pada hari Khamis." Tiada senarai butiran. Tiada transkrip. Hanya bacaan.

Yang pertama adalah apa yang AI hasilkan. Yang kedua adalah apa yang anda hasilkan. Keseluruhan pekerjaan adalah mengetahui yang mana satu untuk dihantar.

Ketahui Lebih Lanjut

• Templat Memo Taklimat yang Benar-Benar Dibaca CEO
• Menjalankan Irama Operasi Eksekutif
• Cara CoS Membina Kepercayaan dengan CEO
• Perihal Kerja Pengurus Operasi Perniagaan