Apa itu ERP: Pertimbangan dan alternatifnya

Mengimplementasikan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah langkah besar bagi bisnis mana pun. Meskipun solusi ERP menjanjikan penyederhanaan operasional dan peningkatan produktivitas, jalan menuju implementasi yang berhasil tidaklah mudah. Mulai dari menyelaraskan sistem dengan kebutuhan bisnis hingga memastikan tim Anda siap menghadapi transisi, sangat penting untuk mempertimbangkan faktor-faktor kunci guna menghindari kesalahan yang berbiaya tinggi.

Dalam artikel ini, kami akan membahas semua faktor kunci yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memutuskan apakah akan mengimplementasikan ERP di bisnis Anda dan, jika ya, bagaimana cara melakukannya.

Apa itu ERP?

---

ERP, yang merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning, secara harfiah berarti perencanaan dan pengelolaan semua sumber daya bisnis.

Perangkat lunak ERP adalah solusi teknologi lengkap yang mengintegrasikan berbagai aplikasi ke dalam modul-modul dalam satu paket perangkat lunak. Perangkat lunak ERP bertujuan untuk menciptakan sistem data yang terpadu dan terstruktur di seluruh departemen dan fungsi, seperti pembelian, produksi, dan manajemen sumber daya manusia.

Sistem ERP yang lengkap biasanya terdiri dari modul-modul berikut:

• Keuangan (Akuntansi)
• Perencanaan dan pengendalian produksi
• Pengendalian pembelian
• Manajemen penjualan dan distribusi
• Manajemen proyek
• Manajemen sumber daya manusia
• Manajemen layanan
• Pengendalian stok
• Pelaporan pajak
• Pelaporan manajemen

Beberapa perangkat lunak ERP modern juga mencakup integrasi dengan perangkat seperti ponsel, pemindai barcode, komputer genggam, dan sebagainya, untuk meningkatkan fungsionalitas.

Mengapa ERP penting?

---

Kekuatan ERP terletak pada "basis data terpadu", yang darinya pemimpin bisnis dapat mengekstrak wawasan dari operasional mereka sekaligus meminimalkan risiko kesalahan data.

ERP membantu mengendalikan informasi keuangan

Biasanya, data keuangan dikompilasi dari berbagai departemen, yang mengarah pada ketidaksesuaian. Dengan ERP, semua data terkait keuangan dikonsolidasikan di satu tempat, memastikan satu versi yang terpadu di semua departemen dan lokasi. Ketika satu angka berubah, semua informasi terkait secara otomatis dihitung ulang dan diperbarui untuk memastikan konsistensi, sehingga mengurangi risiko kesalahan keuangan.

Berkat ERP, perusahaan besar dan kompleks tidak lagi perlu menunggu hingga akhir bulan atau kuartal untuk mengompilasi data. Kapan pun manajemen membutuhkan laporan keuangan yang akurat dan terkini, mereka cukup memeriksa data langsung di sistem ERP.

ERP mengurangi kesalahan ketika banyak orang menangani data yang sama

Dalam praktiknya, bisnis sering menghadapi kesalahan data saat informasi berpindah melalui berbagai departemen. Misalnya, angka "14" yang ditulis tangan dapat dengan mudah terbaca sebagai "19", atau kesalahan ketik dapat mengubah pelanggan "Micheal" menjadi "Michelle". Kesalahan seperti itu memperlambat alur kerja, merusak citra perusahaan, mengurangi transparansi, dan menyebabkan gesekan internal antar karyawan.

Dengan ERP, data hanya perlu dimasukkan sekali oleh orang pertama, dan data tersebut tersimpan utuh dalam sistem. Karyawan mana pun yang mengakses data akan melihat versi aslinya, bukan "salinan ketiga".

ERP memudahkan pemantauan alur kerja karyawan

Basis data terpusat dengan proses bisnis yang terstandarisasi memudahkan perusahaan untuk menerapkan kontrol internal. Perangkat lunak ERP memungkinkan Anda melacak asal-usul transaksi dengan cepat dan mengidentifikasi karyawan mana yang terlibat.

Manajer dapat berada di satu tempat, membuka antarmuka ERP yang terpadu, dan langsung melihat hasil kerja semua karyawan, bahkan hingga detail terkecil, seperti produk apa yang terjual pagi ini dan berapa pendapatan yang dihasilkan.

Beberapa sistem ERP juga memiliki fitur analisis data otomatis yang menugaskan pekerjaan kepada karyawan berdasarkan kekuatan mereka, sehingga menghemat waktu manajer dalam pendelegasian tugas.

ERP menciptakan jaringan sosial internal bagi perusahaan

Perangkat lunak ERP sering mengintegrasikan fitur komunikasi internal bagi pengguna dalam sistem. Ini dapat mencakup obrolan pribadi atau pembaruan status, yang berfungsi seperti jaringan sosial internal bagi perusahaan.

Tanda-tanda bahwa Anda mungkin memerlukan sistem ERP

---

Sebuah bisnis perlu mempertimbangkan implementasi perangkat lunak ERP jika berada dalam salah satu dari tiga situasi berikut:

- Sering mengalami kesalahan dalam transfer data dan koordinasi antar departemen, seperti masalah pengiriman, ketidaksesuaian faktur, atau pelacakan inventaris yang tidak akurat. ERP memastikan pembaruan real-time dan aliran data yang terpadu, meningkatkan akurasi dan kepuasan pelanggan.

Sebagai contoh, seorang sales representative mengonfirmasi pesanan 20 item, tetapi gudang hanya memiliki 10 stok. Ini memaksa perwakilan untuk kembali ke pelanggan dan menerbitkan ulang faktur, membuang waktu dan merusak kepercayaan. Dengan ERP, pembaruan real-time memastikan sales representative memiliki data inventaris yang akurat, meningkatkan kualitas layanan dan pengambilan keputusan.

- Mengalami pertumbuhan transaksi yang pesat. Ketika produk dan operasional perusahaan berkembang melampaui kapasitas manajemennya, hal itu mengarah pada informasi yang terfragmentasi dan tersebar. ERP membantu memusatkan dan menyederhanakan fungsi departemen untuk pengawasan dan kontrol yang lebih baik.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan produksi makanan kecil berkembang pesat setelah dua tahun, sehingga membutuhkan pembagian fungsi seperti inventaris, akuntansi, dan pemasaran ke departemen yang terpisah. Modul ERP membantu memusatkan informasi ini, memudahkan pengelolaan di seluruh departemen.

- Beroperasi dengan efisiensi rendah dan sistem manajemen yang rumit, di mana proses manual dan downtime menciptakan biaya tersembunyi.

Sebagai contoh, dalam pemrosesan pesanan manual, membuat, mengirimkan, dan menyetujui pesanan memakan waktu, sementara ERP mengotomatiskan tugas-tugas ini dan menghasilkan laporan terperinci. Ini membantu perusahaan mengidentifikasi inefisiensi dan mengoptimalkan alur kerjanya.

Berapa biaya ERP?

---

Biaya implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dapat sangat bervariasi, biasanya berkisar dari $50.000 hingga beberapa juta dolar. Total investasi bergantung pada banyak faktor, termasuk ukuran organisasi, kompleksitas proses, solusi ERP tertentu yang dipilih, serta sejauh mana kustomisasi dan integrasi yang diperlukan.

Faktor-faktor utama yang memengaruhi biaya ERP

1. Biaya lisensi perangkat lunak

• ERP on-premises: Mengharuskan pembelian lisensi di muka, yang dapat menjadi pengeluaran awal yang signifikan.
• ERP berbasis cloud (Software-as-a-Service): Melibatkan model langganan dengan biaya bulanan atau tahunan yang berulang, yang dapat lebih mudah dikelola.

2. Implementasi dan layanan konsultasi

• Perencanaan dan manajemen proyek: Biaya untuk konsultan dan manajer proyek yang mengawasi implementasi.
• Kustomisasi dan konfigurasi: Menyesuaikan sistem ERP agar sesuai dengan proses bisnis spesifik Anda dapat menambah biaya.
• Integrasi: Menghubungkan sistem ERP dengan perangkat lunak yang ada (misalnya, CRM, sistem HR) mungkin memerlukan investasi tambahan.

3. Perangkat keras dan infrastruktur

• Untuk sistem on-premises: Biaya server, peralatan jaringan, dan perangkat keras lainnya.
• Untuk sistem cloud: Biaya perangkat keras yang lebih rendah tetapi mungkin melibatkan pengeluaran untuk internet berkecepatan tinggi dan langkah-langkah keamanan.

4. Migrasi data

Pembersihan dan transfer data: Proses memindahkan data dari sistem lama ke ERP baru bisa memakan waktu dan biaya, terutama jika kualitas data buruk.

5. Pelatihan dan manajemen perubahan

• Pelatihan pengguna: Mendidik karyawan tentang cara menggunakan sistem baru secara efektif.
• Program manajemen perubahan: Inisiatif untuk membantu staf beradaptasi dengan proses dan alur kerja baru.

6. Pemeliharaan dan dukungan

• Biaya dukungan berkelanjutan: Biaya untuk dukungan teknis dari vendor atau penyedia pihak ketiga.
• Peningkatan dan pembaruan: Pengeluaran di masa mendatang untuk menjaga sistem tetap mutakhir dengan fitur dan patch keamanan terbaru.

7. Modul dan fitur tambahan

Modul untuk kebutuhan khusus seperti analitik canggih, manajemen rantai pasok, atau operasi internasional dapat meningkatkan biaya.

Estimasi kisaran biaya

Cara mengoptimalkan biaya ERP

• Perencanaan menyeluruh: Definisikan persyaratan Anda dengan jelas untuk menghindari perluasan lingkup dan fitur yang tidak perlu.
• Memilih model penerapan yang sesuai: Pertimbangkan solusi berbasis cloud untuk mengurangi biaya perangkat keras dan infrastruktur awal.
• Batasi kustomisasi: Berpegang pada fungsionalitas standar jika memungkinkan untuk meminimalkan biaya kustomisasi.
• Negosiasi vendor: Negosiasikan persyaratan dan harga dengan vendor; pertimbangkan beberapa penawaran untuk mendapatkan kesepakatan terbaik.
• Implementasi bertahap: Luncurkan sistem ERP secara bertahap untuk menyebarkan biaya dan mengurangi risiko.
• Investasikan dalam pelatihan: Pelatihan yang tepat dapat meningkatkan penerimaan pengguna dan mengurangi kebutuhan dukungan ekstensif.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan ERP?

---

Waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dapat sangat bervariasi, biasanya berkisar dari beberapa bulan hingga beberapa tahun. Durasi bergantung pada beberapa faktor:

• Ukuran dan kompleksitas organisasi: Organisasi yang lebih besar dengan beberapa departemen, lokasi, atau proses yang kompleks pada umumnya membutuhkan lebih banyak waktu untuk mengimplementasikan sistem ERP.
• Lingkup implementasi: Mengimplementasikan hanya modul inti (seperti keuangan dan inventaris) lebih cepat daripada implementasi skala penuh yang mencakup modul tambahan seperti sumber daya manusia, manajemen hubungan pelanggan, dan manajemen rantai pasok.
• Kebutuhan kustomisasi: Solusi ERP siap pakai dengan kustomisasi minimal dapat diterapkan lebih cepat. Namun, implementasi akan memakan waktu lebih lama jika bisnis Anda memerlukan kustomisasi signifikan untuk menyesuaikan proses tertentu.
• Migrasi data: Membersihkan, mengorganisasi, dan mentransfer data yang ada ke sistem baru membutuhkan waktu tetapi sangat penting untuk implementasi yang berhasil.
• Alokasi sumber daya: Ketersediaan sumber daya internal dan eksternal, termasuk manajer proyek, staf IT, dan konsultan, dapat memengaruhi jadwal.
• Pelatihan dan adopsi pengguna: Memastikan semua pengguna terlatih dengan baik dan nyaman dengan sistem baru dapat memperpanjang periode implementasi tetapi penting untuk keberhasilan jangka panjang.

Estimasi jadwal umum

• Usaha kecil hingga menengah (SMB): 3 hingga 6 bulan, karena biasanya memiliki lebih sedikit pengguna dan proses yang lebih sederhana serta mungkin memilih solusi ERP berbasis cloud dengan konfigurasi standar.
• Perusahaan besar: 2 hingga 5 tahun, karena sering melibatkan operasi yang kompleks dan multi-lokasi serta memerlukan kustomisasi dan integrasi yang ekstensif dengan sistem lain.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum implementasi ERP

---

Bisnis harus memperhatikan hal-hal berikut saat mengimplementasikan ERP:

Rencana terperinci untuk biaya, sumber daya, dan waktu

Saat mengimplementasikan sistem ERP, bisnis perlu merencanakan biaya, sumber daya, dan waktu dengan cermat karena:

• ERP memerlukan biaya yang besar

Seperti yang telah dibahas sebelumnya dan menurut Laporan ERP Panorama 2022, total biaya implementasi ERP untuk bisnis berukuran menengah berkisar dari $150.000 hingga $750.000. Harga ini mencakup sistem lengkap dengan semua modul ERP yang disertakan. Namun, sebagian besar perusahaan tidak memerlukan setiap modul, dan sistem ERP umumnya tidak memungkinkan bisnis untuk memilih aplikasi tertentu untuk proses individu.

• ERP bersifat kompleks

Sistem ERP bisa sangat membebani untuk diimplementasikan dan dipelihara, memerlukan staf IT yang terampil atau konsultan eksternal untuk mengelolanya.

• Implementasi ERP membutuhkan waktu

Proses implementasi yang panjang dapat membuat sistem menjadi usang pada saat sepenuhnya diterapkan, berpotensi tidak selaras dengan kebutuhan perusahaan saat ini. Selain itu, waktu implementasi yang lama dapat menyebabkan downtime dan hilangnya produktivitas selama periode transisi.

Waspadai risiko teknis potensial

Meskipun ERP meningkatkan akurasi dan membantu mengoptimalkan proses bisnis, ERP juga datang dengan risiko teknis yang signifikan. Sebagai contoh, jika terjadi masalah di satu langkah, hal itu dapat menjadi bottleneck pada seluruh proses dan menunda operasi selanjutnya.

Dalam sistem ERP, semua modul, seperti keuangan, perencanaan produksi, pembelian, penjualan, dan manajemen proyek, menggunakan aliran data yang sama. Ini berarti perubahan kecil di satu area berdampak pada seluruh sistem, dan kesalahan proses kecil dapat berkembang menjadi masalah yang lebih besar ketika ditangani melalui ERP.

Bersiaplah untuk peningkatan dan perubahan ERP di masa depan

Setelah diimplementasikan, ERP dapat sulit untuk diubah atau diskalakan karena beberapa alasan:

• Mengubah ERP pasca-implementasi memerlukan biaya yang besar, seringkali hampir sama mahalnya dengan mengimplementasikan sistem baru.
• Penelitian yang tidak memadai tentang perubahan dapat menyebabkan konflik dalam struktur ERP, menyebabkan kesalahan atau bahkan penghentian sistem.
• Perubahan pasca-peluncuran mengganggu alur kerja, karena sistem perlu dinonaktifkan sementara.

Kustomisasi atau implementasi yang buruk dapat menghasilkan sistem yang tidak sepenuhnya memenuhi kebutuhan perusahaan, mengakibatkan pemanfaatan yang kurang optimal dan investasi yang terbuang. Oleh karena itu, bisnis harus mengevaluasi dengan cermat apakah sistem ERP adalah pilihan yang tepat untuk sistem operasional dan tujuan jangka panjang mereka.

Jenis bisnis apa yang cocok untuk ERP?

---

Mempertimbangkan faktor-faktor yang telah disebutkan, hanya jenis bisnis tertentu yang cocok untuk implementasi ERP.

• Perusahaan besar - Perusahaan dengan beberapa departemen atau anak perusahaan yang tersebar di berbagai lokasi memerlukan sistem terpusat untuk mengelola operasional kompleks mereka. Biaya investasi awal masih dalam anggaran, dibandingkan dengan manfaat yang dapat dibawa oleh ERP.
• Perusahaan manufaktur - Produsen sering menangani proses produksi yang rumit, manajemen inventaris, dan koordinasi rantai pasok. Sistem ERP dapat mengotomatiskan dan mengintegrasikan fungsi-fungsi ini, bahkan jika sistemnya kompleks dan mahal untuk diimplementasikan.
• Perusahaan menengah yang sedang berkembang - Bisnis yang mengalami pertumbuhan pesat dan memperluas operasional dapat membenarkan investasi dalam sistem ERP, karena membantu mengelola volume transaksi yang meningkat dan berbagai operasional dengan lebih efisien, meskipun ada biaya awal dan pelatihan yang diperlukan.
• Industri dengan persyaratan kepatuhan dan pelaporan - Bisnis di industri seperti kesehatan, keuangan, atau farmasi sering memiliki persyaratan regulasi yang ketat. Sistem ERP dapat memusatkan data dan mengotomatiskan pelaporan, sehingga memudahkan pemeliharaan kepatuhan, meskipun sistem tersebut mungkin sulit dimodifikasi nantinya.

Menggabungkan ERP dengan Rework.com

---

Meskipun sistem ERP unggul dalam menyediakan sumber kebenaran yang terpadu dan mengotomatiskan proses transaksional, sistem ini sering kali gagal memenuhi kebutuhan komunikasi dan kolaborasi dinamis dari bisnis modern. Itulah mengapa sistem ini disebut sebagai sistem pencatatan (system of record), yang sebagian besar berfokus pada pemusatan dan pengelolaan data bisnis penting seperti keuangan, inventaris, dan operasional rantai pasok.

Di sinilah sistem ERP menemui keterbatasannya, karena tidak dirancang sebagai sistem keterlibatan (system of engagement). Kolaborasi real-time, komunikasi lintas fungsi, dan manajemen tugas sering kali tidak didukung, yang mengarah pada silo, bottleneck, dan proses internal yang tidak efisien.

Dengan menggabungkan ERP dengan Rework.com, bisnis dapat menjembatani kesenjangan ini dan menciptakan solusi yang lebih komprehensif yang menangani baik manajemen data maupun kolaborasi internal.

Inilah mengapa kombinasi ini sangat penting:

Fleksibilitas dan skalabilitas

Sistem ERP sering kali kaku dan sulit diadaptasi seiring berkembangnya bisnis. Rework, bagaimanapun, menawarkan fleksibilitas yang diperlukan untuk menyesuaikan alur kerja dan proses seiring pertumbuhan perusahaan. Setiap aspek operasional Anda di Rework dilengkapi dengan pengaturan kustomisasi dan izin yang dapat Anda rancang, dan tidak memerlukan pengalaman coding. Anda selalu dapat membuat, menjalankan, memantau, dan menyesuaikan secara langsung, yang sangat berguna bagi bisnis yang mengalami perubahan cepat atau memasuki pasar baru.

Kolaborasi internal yang lebih baik

Sistem ERP tidak menyediakan alat untuk kolaborasi tim secara real-time, sehingga tim harus mengandalkan platform eksternal yang dapat menyebabkan inefisiensi. Rework berfungsi sebagai sistem keterlibatan (system of engagement), di mana karyawan dapat berkomunikasi, berbagi pembaruan, berkolaborasi dalam tugas, dan melacak kemajuan semuanya di satu tempat. Interaksi real-time ini memastikan alur kerja yang lebih lancar dan koordinasi yang lebih baik antar departemen, menutup celah yang sering ditinggalkan terbuka oleh sistem ERP.

Selalu berkomunikasi dengan konteks - Pusatkan semua diskusi terkait proyek, keputusan, atau proses

Dirancang untuk tim kecil hingga menengah

Rework sangat ideal untuk tim yang lebih kecil baik dari segi biaya investasi maupun kemudahan penggunaan. Anda selalu dapat meningkatkan upaya kolaborasi tanpa beban administratif yang berat dari ERP skala penuh.

ERP x Rework.com: Beberapa kasus penggunaan

---

Kasus penggunaan 1: Permintaan pembelian untuk bahan tambahan

Sistem ERP biasanya memiliki alur persetujuan yang tetap untuk pesanan pembelian besar dan rutin. Namun, permintaan yang lebih kecil dan bersifat ad-hoc, seperti bahan tambahan atau perlengkapan keselamatan, dapat tertunda oleh langkah persetujuan yang tidak perlu.

Untuk pembelian yang mendesak atau bernilai rendah, bisnis dapat menggunakan Rework Requests bersamaan dengan ERP mereka. Aplikasi ini menyederhanakan proses dengan:

• Menyederhanakan pembuatan permintaan dengan detail seperti bahan, kuantitas, biaya, dan pemberi persetujuan.
• Memberi tahu pemberi persetujuan secara instan, memungkinkan persetujuan dengan satu klik.
• Mengorganisasi data persetujuan untuk pelaporan dan audit yang mudah.

Kasus penggunaan 2: Pelacakan proses pembelian

Sistem ERP biasanya hanya mencatat interaksi akhir dengan pemasok selama fase permintaan pembelian, melewatkan langkah-langkah sebelumnya seperti pengukuran beban kerja, pelacakan pesanan, pencarian pemasok, dan negosiasi, yang memerlukan fleksibilitas.

Untuk alur kerja yang lebih adaptif, bisnis dapat menggunakan Rework Flows untuk melengkapi ERP mereka.

Pemikiran akhir

---

ERP adalah sistem yang kuat dan tetap menjadi pilihan utama untuk menyelesaikan tantangan bisnis. Namun, seperti sistem apa pun, ERP memiliki ketidaksempurnaannya. Bisnis harus bersiap dengan solusi untuk mengatasi keterbatasan ini guna memastikan operasional yang lancar dan mencapai efisiensi tertinggi. Saya berharap artikel ini telah memberikan wawasan yang berguna tentang sistem ERP bagi Anda dan bisnis Anda, dan semoga Anda dapat mempertimbangkan pilihan lain yang menambah nilai ERP.

Pertanyaan yang Sering Diajukan