ClickUp vs monday.com: Welches Tool übersteht 100 Seats?

Von Camellia · Aktualisiert am 26. August 2026

Aktualisiert im August 2026

ClickUp und monday.com tauchen in unserer eigenen Berichterstattung häufiger gemeinsam auf als jedes andere Paar im Projektmanagement, und das ist kein Zufall. Beide versprechen, jeden Workflow abzubilden, den Sie ihnen vorsetzen, beide liefern einen wirklich nutzbaren kostenlosen Tarif, und beide werden als „flexible Arbeitsplattformen“ für Teams empfohlen, die einer schlichten Aufgabenliste entwachsen sind. Stellt man sie in ein Funktionsraster, wirken sie fast austauschbar: Aufgaben verfolgt, Automatisierungen ausgeführt, Dashboards gebaut.

Dieses Raster verbirgt das, was tatsächlich entscheidet. Der eigentliche Unterschied ist nicht, was jedes Tool kann, sondern was jedes Tool Sie falsch machen lässt und wie weit Sie kommen, bevor es jemand merkt. ClickUp gibt Ihnen eine Hierarchie mit sechs Ebenen, bei der fast jeder Zweig eigene Status, Felder und Ansichten tragen kann, und vertraut dann darauf, dass Sie sie kohärent halten. monday.com gibt Ihnen ein Board mit einem Spaltensatz, den alle gemeinsam nutzen, und vertraut dann darauf, dass Sie aufhören, neue Boards zu bauen, statt das vorhandene zu verbessern. Beide funktionieren bei 10 Personen gut. Dieser Artikel handelt davon, welches noch funktioniert, und zu welchem Preis, wenn Sie es mit 100 Personen betreiben und niemand formal mit der Verantwortung für den Workspace betraut wurde.

TL;DR

Wofür jedes Tool tatsächlich gebaut wurde

ClickUps Versprechen lautete schon immer „alles ersetzen“: Aufgaben, Docs, Whiteboards, Chat, Goals, Zeiterfassung und Sprint-Werkzeuge leben in einem Produkt, organisiert durch eine Hierarchie, die tief genug ist, um fast jedes Organigramm abzubilden. Diese Tiefe ist für ein Team, das bereit ist, Einrichtungszeit zu investieren, wirklich nützlich, weshalb Agenturen und technische PMs dazu neigen, und weshalb Teams, die alte Trello- oder Asana-Daten importieren und dann improvisieren, innerhalb eines Monats oft einen Workspace haben, in dem sich niemand zurechtfindet. Der Unterschied liegt ganz darin, wer die Einrichtungsarbeit leistet und ob jemand sie weiterführt.

monday.coms Versprechen ist ein anderes: Bilden Sie Ihren Prozess als Board ab und bringen Sie Ihr Team in derselben Woche zur Nutzung, ohne Schulungsprogramm. Die Board-zuerst-Struktur, das boardübergreifende Spiegeln und die ausgereifte Automatisierungs-Engine lassen Sie eine Sales-Pipeline, einen Content-Kalender oder einen Onboarding-Tracker bauen, ohne ein Einstellungsmenü zu berühren, das die meisten Nutzer nie sehen werden. Der Kompromiss zeigt sich später: Ohne jemanden, der den Workspace pflegt, vermehren sich Boards, statt wiederverwendet zu werden, und das System, das sich bei 15 Personen sauber anfühlte, wird bei 60 unordentlich.

Keiner der Käufer liegt falsch; sie lösen unterschiedliche Probleme, die zufällig dieselbe Suchanfrage eingeben. Noch unsicher, ob eine der beiden Formen überhaupt passt? Die Übersicht der besten Projektmanagement-Software deckt 15 Tools über alle Teamgrößen und Arbeitsstile ab, diese beiden eingeschlossen.

Die eigentliche Trennlinie: Konfigurationstiefe vs. Board-Breite

Hier ist der Test, der es schneller entscheidet als jede Funktionscheckliste: Wohin kommt ein neuer Anwendungsfall, wenn Ihr Team auf einen stößt, den es noch nicht abgebildet hat?

Bei ClickUp geht er tiefer in die Hierarchie, die Sie bereits haben. ClickUps eigene Dokumentation legt sechs Ebenen dar: Workspace, dann Spaces (Abteilungen oder Schwerpunktbereiche), dann Folders, dann Lists, dann Tasks, dann Subtasks, die sich noch weiter verschachteln. Jeder Space trägt eigene Einstellungen, Status und benutzerdefinierte Felder, und Folders oder Lists darin können diese Voreinstellungen überschreiben, statt sie zu erben. Das ist echte Stärke: Der Space des Marketings kann ganz anders aussehen als der der Entwicklung, und keiner muss Kompromisse eingehen. Es ist auch der Grund, warum nichts zwei Personen daran hindert, zwei verschiedene Status-Sätze für denselben Workflow zu bauen. Das System erzwingt keine Konsistenz. Ein Mensch muss das tun.

Bei monday.com bekommt ein neuer Anwendungsfall meist stattdessen ein neues Board. mondays Hierarchie läuft über Account, Workspaces, Folders, Boards, Groups, Items, wobei Subitems seit 2026 bis zu vier Ebenen tief verschachtelt werden können. Aber jedes Item auf einem Board teilt dasselbe Spaltenschema, ohne Überschreibung pro Gruppe, wie ClickUp sie pro List bei den Status erlaubt. Diese Einschränkung macht monday schneller einführbar: Sie füllen nur Spalten aus, die bereits existieren. Die Kosten zeigen sich seitlich: Ihr Workspace füllt sich mit nahezu identischen Boards für Content-Kalender, Kampagnen-Tracker und Launch-Checkliste, jedes gebaut von einem Team, das nicht wusste, dass die anderen existieren.

Keine der beiden Fehlformen ist hypothetisch. Unsere eigene Berichterstattung zu monday.com-Alternativen benennt dasselbe Risiko direkt: monday „kann bei größeren Teams auf dieselbe Weise ausufern wie ClickUp“, sobald niemand auf die Ordnung im Workspace achtet. Entscheidend ist, welche Fehlform Ihr Team günstiger entdeckt: tiefe Fehlkonfiguration innerhalb einer Hierarchie oder breite Duplikation über eine Board-Liste.

Wichtige Fakten

• ClickUp hat in einer Richtlinienänderung 2026 interne „Gast“-Nutzer derselben Domain als abgerechnete Limited Members neu eingestuft: Ein Mitarbeitender mit reinem Kommentarzugriff auf eine Aufgabe wird nun zum vollen Mitgliedspreis berechnet. ClickUps Team nannte dies in seinem eigenen Feedback-Forum eine Angleichung der Gast-Abrechnung „im Einklang mit Branchenstandards“, laut ClickUps offiziellem Feedback-Thread.
• monday.com verlangt in jedem Bezahltarif mindestens 3 Seats und verkauft in festen Stufen (3, 5, 10, 15, 20, 25, 30, 40, 50, 100, 200) statt einzeln, laut monday.coms Preisseite und usecarly.coms Preisübersicht.
• monday.com meldete rund 250.000 Kunden weltweit und einen Umsatz von $364,6 Millionen im zweiten Quartal 2026, ein Plus von 22 % gegenüber dem Vorjahr, laut der Mitteilung der Investor Relations. ClickUp, in Privatbesitz, legt keine vergleichbare Zahl offen, nur „Millionen von Teams“ auf der About-Seite, eine Angabe des Anbieters, keine geprüfte.
• Beide Tools werden stark bewertet: ClickUp hat über 10.000 G2-Bewertungen bei etwa 4,6 bis 4,7 von 5, und monday.com knapp 19.000 bei 4,7, laut G2s ClickUp-Seite und G2s monday.com-Seite. Dies ist kein Vergleich zwischen gutem und schlechtem Tool; beide erfüllen die Hürde, die die meisten Käufer überhaupt für eine Shortlist ansetzen.

Ansichten, Felder und wie tief die Anpassung tatsächlich geht

Beide Plattformen decken den Standardsatz an Ansichten ab: Liste, Board, Kalender, Gantt oder Timeline, irgendeine Workload-Ansicht. Der Unterschied liegt darin, was darunter bearbeitbar ist.

ClickUps benutzerdefinierte Felder (Text, Zahl, Währung, Formel, Bewertung, Fortschritt, Dropdown, Relationship und mehr) lassen sich pro List festlegen, und ClickApps schalten Funktionen wie Zeiterfassung, Abhängigkeiten oder Sprint-Punkte pro Space ein. Das Relationship-Feld ist allerdings ein leichterer Eingriff, als eine echte Datenbank ihn bietet: Teams, deren Daten wirklich strukturiert sind, Lieferanten verknüpft mit Verträgen, Bestand verknüpft mit Bestellungen, stellen am Ende tendenziell eine ganz andere Frage, behandelt in ClickUp vs Airtable. Diese Granularität lässt einen Space Scrum-Sprints fahren, während ein anderer im selben Workspace schlichtes Kanban betreibt. Sie verlangsamt auch das Onboarding: Eine neue Kraft lernt nicht „ClickUp“, sondern die spezifische Konfiguration Ihres Teams, die dem Space nebenan nicht ähneln muss.

monday.coms Spaltentypen (Text, Status, Timeline, Formel, Abhängigkeit, Personen, Dutzende weitere) gelten board-weit, und die Dashboards ziehen aus mehreren Boards in eine Reporting-Ansicht. Eine neue Kraft, die irgendein Board ansieht, sieht ein System, das so funktioniert wie jedes andere Board. Was monday nicht bietet, ist eine Möglichkeit, ein Board für einen Sonderfall anders funktionieren zu lassen, außer mit einer neuen gemeinsamen Spalte oder einem ganz neuen Board.

Automatisierung und die Workflow-Engine

Beide Anbieter messen Automatisierung nach monatlicher Laufzahl, statt sie unbegrenzt zu lassen.

ClickUps Business-Tarif enthält 5.000 Automatisierungsläufe pro Monat (Statuswechsel, Fälligkeitsdaten und Feldaktualisierungen als Trigger; Slack-Beiträge, Aktualisierungen verknüpfter Aufgaben und Neuzuweisung als Aktionen). Enterprise hebt diese Obergrenze auf 250.000 Läufe, laut ClickUps Preisseite.

monday.com skaliert nach Tarif schärfer: Standard enthält nur 250 Automatisierungsläufe und 250 Integrationsaktionen pro Monat, genug für die wiederkehrenden Workflows eines Teams und nicht viel mehr. Pro springt auf jeweils 25.000, und Enterprise erreicht 250.000, fast genau ClickUps Obergrenze, laut monday.coms Preisseite. Sind Ihre Anforderungen wirklich gering, ist Standard dünn; sind sie echt, zahlen Sie für Pro, was die Preisrechnung später verändert.

Bei der letzten Zeile lohnt es sich zu verweilen: ClickUp Business und monday Standard kosten pro Seat genau dasselbe, und eines liefert den zwanzigfachen Spielraum bei der Automatisierung.

Berechtigungen, Gäste und was bei 100 Seats tatsächlich bricht

Diesen Abschnitt überspringen Funktionsraster, und er entscheidet, ob eines der Tools über 100 Personen hinaus ohne dedizierten Administrator überlebt.

Beide Plattformen liefern dieselbe grobe Voreinstellung: feste Rollen (Owner, Admin, Member, Guest bei ClickUp; Admin, Member, Viewer, Guest bei monday), plus Berechtigungseinstellungen eine Ebene darunter, Space bei ClickUp, Board bei monday. Keines bietet echte benutzerdefinierte Rollen, Berechtigungen auf Feldebene, SAML SSO oder einen Audit-Trail unterhalb von Enterprise, auf beiden Seiten verkauft per individuellem Angebot. Das ist eine echte Lücke: Der Tarif, den sich ein Team mit 100 Seats leisten kann, ClickUp Business für $12/Seat oder monday Pro für $19/Seat, enthält nicht die Governance-Werkzeuge, die ein Rollout dieser Größe braucht.

Wo die beiden wirklich auseinandergehen, ist das, was standardmäßig passiert. ClickUps Richtlinienänderung 2026 stufte interne Gäste, alle, die sich mit der E-Mail-Domain Ihres Unternehmens anmelden, als abgerechnete Limited Members neu ein, selbst bei auf das Kommentieren einer Aufgabe beschränktem Zugriff. Teams, die stillschweigend Auftragnehmer als „Gäste“ hinzugefügt hatten, sahen ihre Rechnungen ohne Vorwarnung steigen, weil sich die Definition eines bezahlten Seats unter ihren Füßen änderte. ClickUps Team hat gesagt, dies bringe die Gast-Abrechnung in Einklang mit „Branchenstandards“, aber für jeden Workspace, den niemand aktiv prüft, ist es eine echte Überraschung. monday.com hält Guest strukturell von bezahlten Seats getrennt, sodass Gäste nicht stillschweigend anhand der E-Mail-Domain umgewandelt werden.

mondays Version desselben Problems ist strukturell: Rollen auf Account-Ebene bleiben unabhängig vom Tarif bei vier, und während Enterprise kürzlich eine Funktion „Board Roles“ für Board-Berechtigungen pro Rolle ergänzt hat, teilen sich Pro und darunter vier voreingestellte Konfigurationen pro Board. Ein Team mit 100 Seats im Pro-Tarif kann einschränken, wer ein Board bearbeitet, aber niemandem „darf Items bearbeiten, nicht Spalten“ geben, ohne zu upgraden.

KI im Jahr 2026

Beide Anbieter haben KI in die Preisgestaltung eingearbeitet, aber auf entgegengesetzte Weise.

ClickUp Brain ist ein separates Add-on auf jedem Bezahltarif, abgerechnet für jedes zahlende Mitglied statt pro Nutzer wählbar: $9/Seat/Monat bei jährlicher Abrechnung für 1.500 KI-Credits, oder die umfangreichere Stufe Everything AI bei etwa $22,40/Seat/Monat, laut ClickUps Preisseite. Legen Sie Brain AI auf Business, sind Sie bei $21/Seat/Monat, bevor eine einzige Automatisierung läuft.

mondays KI ist stattdessen in jedem Tarif im Preis pro Seat gebündelt: Basic AI im Einstieg (3 Tools, 1.000 Credits/Monat), AI Essentials in Standard (5 Tools, 2.000 Credits), Premium AI in Pro (6 Tools, 3.000 Credits), laut monday.coms Preisseite. Ein Team mit 100 Seats auf monday Pro bekommt KI ohne Mehrkosten; dasselbe Team auf ClickUp Business zahlt $9/Seat/Monat extra dafür und erhält trotzdem nur halb so viele monatliche Credits wie in Pro enthalten.

Preise: Was jeder Anbieter veröffentlicht

Beide Anbieter veröffentlichen Listenpreise direkt, mehr Transparenz, als viele dieser Kategorie bieten.

Quellen: ClickUps Preisseite und monday.coms Preisseite, beide direkt im August 2026 geprüft.

Reale Jahreskosten bei 10, 25 und 100 Seats

Der Listenpreis pro Seat sagt fast nichts aus, bis man ihn auf eine reale Mitarbeiterzahl anwendet, weil die beiden Plattformen unterschiedlich runden. ClickUp berechnet die exakte Zahl benannter Seats, die Sie haben; monday.com rundet auf die nächste Seat-Stufe auf, sodass ein Team aus 11 Personen für die 15er-Stufe zahlt, nicht für 11 Seats. Bei genau 10, 25 und 100 kostet dieses Runden nichts, da alle drei auf mondays eigene Stufengrenzen fallen, aber prüfen Sie Ihre tatsächliche Mitarbeiterzahl gegen die Stufenliste, bevor Sie anhand dieser Tabelle budgetieren.

Jede Zahl ist der veröffentlichte jährliche Preis pro Seat multipliziert mit 12 Monaten und der Seat-Zahl, anhand der jeweiligen Preisseite des Anbieters.

Zwei Dinge ergeben sich aus diesem Raster. Erstens kosten ClickUp Business und monday Standard bei jeder gezeigten Seat-Zahl gleich, der fairste Vergleich auf Augenhöhe: Beide landen bei 100 Seats bei $14.400 im Jahr, und der Unterschied liegt ganz in dem, was Sie dafür bekommen, 5.000 Automatisierungsläufe und unbegrenzte Dashboards bei ClickUp gegenüber 250 Läufen und Timeline-Ansichten bei monday. Zweitens zahlen Sie, wenn Ihr Team mondays echte Automatisierungstiefe braucht, Pro, nicht Standard: $22.800 bei 100 Seats gegenüber ClickUp Business mit $14.400, bevor ClickUps KI-Add-on ins Bild kommt. Mit Brain AI landet ClickUp bei $25.200, mehr als monday Pros alles-inklusive-Preis von $22.800 bei kleinerem KI-Kontingent. Keines der Tools ist schlicht „das günstige“; die Rangfolge kippt je nachdem, ob Sie Automatisierungstiefe oder KI-inklusive Preisgestaltung kaufen.

Verhandelte Preise verschieben diese Zahlen weiter. Das Beschaffungs-Benchmarking-Unternehmen Vendr berichtet, dass mittelgroße Käufer bei mehrjährigen monday.com-Verträgen oft unter dem Listenpreis für Standard und Pro landen, laut anonymisierten Transaktionsdaten (Vendrs monday.com-Marktplatzseite). Betrachten Sie die Tabelle oben als Obergrenze, nicht als Untergrenze.

Implementierung und Zeit bis zur Produktivität

monday.com ist darauf gebaut, ein Team schnell zur Nutzung zu bringen. Templates decken die gängigen Anwendungsfälle ab (Content-Kalender, CRM-light-Pipeline, Sprint-Board), die Oberfläche liest sich wie eine Tabellenkalkulation, die die meisten bereits verstehen, und ein kleines Team kann innerhalb von Tagen ohne formalen Rollout-Plan echte Arbeit abwickeln.

ClickUps Onboarding-Kurve ist steiler, weil die Hierarchie selbst eine Entscheidungsfläche ist: Bevor jemand eine Aufgabe anlegt, muss jemand entscheiden, wie Spaces auf Ihre Organisation abgebildet werden, welche Status wo leben und welche ClickApps jedes Team braucht. Teams, die das als echtes Projekt behandeln, nicht als Einstellungs-Checkliste, berichten Monate später von hoher Zufriedenheit. Teams, die es überspringen und einfach Lists anlegen, sind tendenziell diejenigen, die innerhalb eines Jahres nach ClickUp-Alternativen suchen.

Wann ClickUp die richtige Wahl ist

• Ihre Arbeit braucht wirklich Docs, Sprints, Goals, Chat und Aufgaben in einem System, und vier separate Tools zu bezahlen ist die reale Alternative zu ClickUps Lernkurve.
• Sie haben oder benennen eine Person, die die Hierarchie verantwortet (Space-Struktur, Status-Standards, Feldbenennung), bevor das Team anfängt zu bauen.
• Ihre Teams haben echte strukturelle Unterschiede, die Entwicklung fährt Sprints, das Marketing Kampagnen, und jedes soll eigene Status konfigurieren, ohne Kompromisse für das andere.
• Automatisierungstiefe zählt zu einem Preis, den Sie sich vor Enterprise leisten können: 5.000 Läufe pro Monat in Business schlagen mondays Standard-Tarif zum selben Seat-Preis von $12 deutlich.

Wann monday.com die richtige Wahl ist

• Sie brauchen ein nicht technisches Team, Marketing, Kreativ, Ops, HR, das das Tool innerhalb einer Woche tatsächlich nutzt, ohne vorheriges strukturiertes Onboarding-Projekt.
• Ihre Workflows lassen sich sauber auf Boards abbilden: eine Pipeline, ein Kalender, ein Tracker, jeweils mit einem einheitlichen Spaltensatz, den alle darauf teilen.
• Sie managen lieber Board-Wildwuchs (ein Problem, das Sie sehen und konsolidieren können) als Hierarchie-Drift (ein Problem, das sich in Spaces versteckt, bis jemand prüft).
• KI spielt für Ihre Kaufentscheidung eine Rolle, und Sie haben sie lieber im Preis pro Seat gebündelt, als eine separate Add-on-Position zu verhandeln.

Entscheidungsrahmen

Die nächsten Schritte

1. Benennen Sie den Verantwortlichen, bevor Sie das Tool benennen. Beide Plattformen scheitern im großen Maßstab auf dieselbe Weise: zu wenig Governance bei zu viel Konfigurierbarkeit. Wenn niemand bereit ist, die Space-Standards (ClickUp) oder Board-Templates (monday) zu verantworten, budgetieren Sie diese Rolle ein oder rechnen Sie in beiden Fällen mit demselben Wildwuchs.
2. Bepreisen Sie den Tarif, den Sie tatsächlich nutzen werden, nicht den günstigsten. ClickUp Business und monday Standard kosten dasselbe; monday Pro und ClickUp Business plus Brain AI sind der reale Vergleich bei Automatisierung und KI.
3. Führen Sie einen echten zweiwöchigen Piloten mit Ihrem chaotischsten Workflow durch, nicht mit einem Demo-Template. Die Hierarchieentscheidungen bei ClickUp und die Entscheidung zwischen Board und neuem Board bei monday zeigen sich beide schnell, sobald echte, uneinheitliche Daten im Spiel sind.
4. Prüfen Sie Ihre Mitarbeiterzahl gegen mondays Seat-Stufen, und klären Sie, welche Mitarbeitenden ClickUp nach seiner Gast-Richtlinie 2026 nun als Limited Members berechnen würde.
5. Nutzen Sie unseren Leitfaden zu Bewertungskriterien für eine formale Bewertungsmatrix, und lesen Sie die wahren Kosten von Software-Sprawl, wenn das Governance-Risiko, nicht der Preis, das eigentliche Hindernis ist.

Es gibt auch eine Weggabelung, die dieser Artikel nicht behandelt: ob Aufgaben überhaupt die richtige Arbeitseinheit für Ihr Team sind, im Gegensatz zu Dokumenten. Wenn das die eigentliche Debatte ist, nicht Board gegen Hierarchie, sondern Aufgaben gegen Seiten, stellen ClickUp vs Notion und monday.com vs Notion jeweils eines dieser beiden Tools gegen diese Alternative.

Wenn Sie in Wahrheit gar keine Aufgabenplattform brauchen, sondern teamübergreifende Operations und ein CRM in einem System, ist das eine andere Kategorie als die, für die eines der beiden Tools hier gebaut ist. Unser Vergleich Rework vs Monday.com behandelt diese Weggabelung, falls sie auf Sie zutrifft; für die meisten Teams, die ClickUp gegen monday auf die Shortlist setzen, wird sie es nicht.

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