Die besten KI-Tools für die Eventplanung 2026: 15 Tools nach ihrer Aufgabe bewertet

Wenn Sie 2026 KI-Tools für die Eventplanung auswählen, bleiben Cvent und Bizzabo die Standardwahl als Komplettplattform für mittelgroße und Enterprise-Konferenzen, Swapcard und Grip führen beim KI-Matchmaking und Networking, EventMobi und Whova bleiben am budgetflexibelsten für Einzelevents und Abrechnung pro Event, und ein zweiter Stack aus universellen KI-Tools (ChatGPT, Canva, Notion AI, Zapier, Jasper, Superpowered, Reclaim) erledigt still und leise ebenso viel von der täglichen Planungsarbeit wie jede dedizierte Eventplattform. Kein einzelnes Tool deckt Registrierung, Matchmaking, Marketing und Nachbereitung gleich gut ab, deshalb ist dieser Leitfaden nach der Aufgabe geordnet, die jedes Tool tatsächlich erfüllt, und nicht als eine einzige flache Rangliste.

Jeder Preis unten wurde im Juli 2026 direkt gegen die Preisseiten der Anbieter und gegen von Käufern gemeldete Daten geprüft, nicht aus veralteten Schätzungen übernommen. Die meisten Enterprise-Eventplattformen in dieser Kategorie (Cvent, Grip, die Registrierungsstufe von Swapcard, der Nachfolger von Hubilo) veröffentlichen überhaupt keine Listenpreise. Wo eine Zahl also eine Schätzung auf Angebotsbasis und kein veröffentlichter Tarif ist, wird sie unten entsprechend gekennzeichnet.

Update Juli 2026: Was sich geändert hat

• Hubilo existiert nicht mehr als eigenständige Plattform. Brandlive hat Hubilo im September 2025 übernommen, und bestehende Kunden wurden auf Virtual PRO migriert, die Enterprise-Eventplattform von Brandlive. Wenn Sie immer noch "Hubilo" auf Ihre Shortlist setzen, bewerten Sie in Wahrheit Brandlive.
• Cvent hat auf der Cvent CONNECT 2026 34 komplett neue KI-Funktionen vorgestellt, gestützt auf eine Technologieinvestition von 1 Milliarde US-Dollar, darunter einen dialogorientierten Cvent Assistant, der aus einem hochgeladenen Budget oder Briefing einen gebrandeten Evententwurf erstellt, sowie CventIQ Skills, mit denen externe AI agents (darunter Claude und ChatGPT) Event-Workflows direkt ausführen können.
• Notion hat sein separates KI-Add-on in die Business-Stufe überführt. Was früher ein Add-on für 10 US-Dollar pro Mitglied und Monat auf jedem Plan war, ist jetzt nur noch in Business (20 US-Dollar pro Benutzer und Monat) enthalten. Free und Plus erhalten eine begrenzte KI-Testphase, nicht die vollständige Suite aus Notion Agent und AI Meeting Notes.
• Canva Teams ist auf Preise pro Platz umgestellt. Der alte pauschale Teams-Plan für 119,99 US-Dollar pro Jahr ist für Neuanmeldungen weg und wurde durch 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung mit mindestens 3 Plätzen ersetzt, eine echte Kostensteigerung für kleine Eventteams, die sich früher einen pauschalen Plan geteilt haben.

Wichtige Fakten

• 95 % der Eventveranstalter erwarten, dass ihre KI-Nutzung 2026 zunimmt, und 35 % erwarten eine deutliche Zunahme, laut Bizzabos State of Events Benchmark Report 2026.
• 65 % der Eventplaner nutzen bereits generative KI in ihrer Planung, aber nur 16 % sagen, dass sie Planung und Durchführung deutlich verbessert hat, laut der PULSE-Branchenumfrage von Cvent und Northstar Meetings.
• 40 % der Veranstalter finden es 2026 nach wie vor schwierig, den Event-ROI nachzuweisen, auch wenn das ein deutlicher Rückgang gegenüber 70 % im Jahr 2025 ist, laut Bizzabos Benchmark-Daten.
• 73 % der Teilnehmer erwarten, dass Präsenzkonferenzen moderne Eventtechnologie einsetzen, und 55 % sagen, dass die mobile Event-App über ihr Erlebnis entscheidet, laut Bizzabos Statistiken zum Eventmarketing.
• 60 % der Veranstalter bewerten das Networking auf ihren Events inzwischen nur als "einigermaßen effektiv", gegenüber 46 %, die es 2025 als "sehr effektiv" bezeichneten, eine Lücke, die die Nachfrage nach KI-Matchmaking-Tools wie Swapcard und Grip antreibt, laut Bizzabo.
• Dynamische, personalisierte Registrierungsstrecken konvertieren mit 24,4 %, mehr als doppelt so gut wie die Konversionsrate von 11,6 % bei statischen Registrierungsstrecken, laut Bizzabos Daten.
• 63 % der Planer nennen die Datenqualität und nicht das KI-Tool selbst als größte Hürde, um echten Nutzen aus KI zu ziehen, laut der PULSE-Umfrage von Cvent und Northstar.

Schnellvergleichstabelle

So wählen Sie KI-Tools für die Eventplanung aus

Die meisten Teams starten die Suche nach "einem KI-Eventtool", als gäbe es das eine. Gibt es nicht. Eventplanung zerfällt in klar getrennte Aufgaben: Registrierung und Logistik, Teilnehmer-Matchmaking, Marketinginhalte sowie interne Planung und Nachbereitung. Und die Tools, die jede dieser Aufgaben gut erledigen, kommen selten vom selben Anbieter.

Drei Fragen grenzen das Feld schnell ein:

1. Was ist gerade tatsächlich kaputt? Wenn Teilnehmer über schwaches Networking klagen, ist das ein Matchmaking-Problem (Swapcard, Grip) und kein Registrierungsproblem. Wenn Ihr Team in Ablaufplan-Tabellen ertrinkt, ist das ein Planungs- und Betriebsproblem (Notion AI, Zapier) und kein Marketingproblem.
2. Wie viele Events veranstalten Sie pro Jahr, und wie groß sind sie? Eine einzelne Jahreskonferenz mit 300 Personen braucht keinen Enterprise-Vertrag von Cvent. Eine Roadshow durch 12 Städte mit Venue-Sourcing über mehrere Märkte hinweg wahrscheinlich schon.
3. Brauchen Sie eine Plattform oder einen verbundenen Stack? Cvent und Bizzabo wollen die gesamte Plattform sein. Die meisten mittelgroßen Teams betreiben in Wirklichkeit einen Stack: ein Registrierungstool, eine Matchmaking-Ebene, wenn Networking im Zentrum steht, und universelle KI-Tools (ChatGPT, Canva, Notion, Zapier), die den Rest zusammenhalten.

Bevor Sie Anbieter vergleichen, hilft es außerdem, Ihr Event gegen einen Entscheidungsrahmen für Käufer zu prüfen, genauso wie Sie jede andere Softwarekategorie auf eine Shortlist bringen würden: die Aufgabe definieren und dann Tools den Aufgaben zuordnen, statt einen Stapel beeindruckender Funktionslisten zu sammeln.

Rahmen: nach primärer Aufgabe

Rahmen: nach Eventgröße und Budget

1. Cvent: umfangreichster Enterprise-Funktionsumfang, jetzt mit CventIQ AI

Cvents Wette lautete immer Breite: Registrierung, Venue-Sourcing, mobile Apps und Hospitality-Lösungen unter einem Enterprise-Vertrag. 2026 läuft diese Wette über CventIQ, eine plattformweite KI-Ebene rund um einen dialogorientierten Cvent Assistant. Veranstalter können ein Event beschreiben und ein früheres Budget oder Briefing hochladen, und der Assistant entwirft daraus in Minuten ein vollständig gebrandetes Event auf Basis vorhandener Vorlagen. CventIQ Skills gehen noch weiter und verpacken Event-Workflows so, dass externe AI agents, darunter Claude, ChatGPT und Salesforce Agentforce, Events anlegen, Vertriebsmitarbeiter briefen oder Inhalte verstärken können, ohne dass ein Mensch sich durch die Cvent-Oberfläche klickt.

Diese Tiefe hat ihren Preis, in Geld wie in Komplexität. Cvent veröffentlicht keine Listenpreise; von Käufern gemeldete Daten setzen Verträge am unteren Ende bei rund 19.500 \(pro Jahr an, mit einem Median über alle Verträge näher bei 79.000\) pro Jahr, sobald Venue-Sourcing und Attendee-Hub-Funktionen dazukommen. Registrierungsgebühren und Attendee-Hub-Kosten pro Registrierung (gemeldet mit bis zu 7 bis 12 $ pro Registrierung) können die tatsächlichen Kosten weit über die Basislizenz treiben.

Preise: Nur auf individuelles Angebot. Von Käufern gemeldete Daten setzen Einstiegsverträge bei rund 19.500 \(pro Jahr an, mit einem Median nahe 79.000\) pro Jahr; der Attendee Hub wird mit bis zu 7 \(pro Registrierung gemeldet, und die Implementierung schlägt im ersten Jahr typischerweise mit 5.000 bis 50.000\) zu Buche.

Am besten für: Enterprise-Teams, die pro Jahr mehrere große Konferenzen mit Venue-Sourcing- und Hospitality-Bedarf ausrichten und bei denen der Dokument-zu-Entwurf-Workflow des AI Assistant den Koordinationsaufwand ausgleicht.

2. Bizzabo: Event Experience OS mit Bizzy AI

Bizzabos Philosophie ist ein einziges einheitliches "Event Experience OS": Event-Websites, Registrierung, Agenda-Builder, mobile App, E-Mail und Analytics in einem Produkt, wobei Bizzy AI inzwischen als KI-Copilot über alle Events auf der Plattform hinweg verfügbar ist und Teilnehmern hilft, Sessions zu navigieren und relevante Kontakte zu finden. Unbegrenzte Events und Registrierungen sind im Basisabo enthalten, was Bizzabo für Teams mit einem stetigen Kalender mittelgroßer Events besser passt als Cvent, das eher auf einmalige Enterprise-Programme zielt.

Die Preisstruktur sollten Sie vor dem Kauf verstehen: 499 US-Dollar pro Benutzer und Monat, mindestens drei Benutzer, also eine Untergrenze von 17.999 \(pro Jahr. "Benutzer" meint ein Teammitglied mit Plattformzugang, nicht einen Teilnehmer. Ein fünfköpfiges Eventteam liegt damit schon nahe bei 30.000\) pro Jahr, bevor White-Label, SSO, Badge-Druck oder CRM-Integrationen dazukommen, die je nach Modul jeweils 3.000 bis über 40.000 $ pro Jahr aufschlagen.

Preise: 499 \(pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung, mindestens 3 Benutzer (Untergrenze 17.999\) pro Jahr). CRM- und Marketing-Integrationen 5.000 bis 25.000 $/Jahr; virtuelle und hybride Module 5.000 bis über 40.000 $/Jahr; Badge-Druck vor Ort über vier Events hinweg kann mehr als 20.000 $ zusätzlich kosten.

Am besten für: Teams vom Mittelstand bis Enterprise mit einem wiederkehrenden Eventkalender, die eine Plattform wollen, statt Registrierung, App und Analytics-Tools zusammenzuflicken.

3. Swapcard: KI-Matchmaking für Umsatz, nicht nur für Networking

Swapcards Kernunterscheidungsmerkmal ist die KI-Matchmaking-Engine, die Teilnehmer, Aussteller und Sponsoren anhand erklärter Ziele, Session-Aktivität und Verhalten in der App zusammenbringt und dann automatisch Terminvorschläge liefert, statt Networking einem statischen Teilnehmerverzeichnis zu überlassen. Bei Events, deren Budget vom Sponsor-ROI und der Leadqualität für Aussteller abhängt, tut diese Matchmaking-Ebene für die Verlängerungsquote oft mehr als jede Registrierungsfunktion.

Bei den Preisen handelt es sich tatsächlich um zwei getrennte Produkte: Die Event Engagement Platform (Matchmaking, Networking, mobile App) startet bei rund 610 US-Dollar pro Benutzer und Jahr, während die Registration & Management Platform (Registrierung, Ausstellerverwaltung, Badging vor Ort, Reporting) keinen öffentlichen Preis hat und separat angeboten wird. Wer Swapcard als vollständigen Ersatz prüft, sollte beide Angebote plus Implementierung einplanen, gemeldet mit 25.000 bis 150.000 $ je nach Komplexität.

Preise: Event Engagement Platform ab 610 \(pro Benutzer und Jahr; Registration & Management Platform auf individuelles Angebot. Implementierung gemeldet mit 25.000 bis 150.000\).

Am besten für: Konferenzen mit mehreren Formaten und Messen, bei denen die Qualität des Sponsoren- und Ausstellernetworkings die wichtigste Erfolgskennzahl ist.

4. Grip: Enterprise-KI-Matchmaking im Messemaßstab

Grip ist für die größten und komplexesten Networking-Umgebungen gebaut: große Messen wie SXSW und Events von RX und Clarion. Das KI-Matchmaking stützt sich auf rund 70 Millionen Datenpunkte und führt 16 Machine-Learning-Strategien gleichzeitig aus, wobei ausdrückliche Teilnehmerpräferenzen neben Verhaltenssignalen wie Profilklicks, Session-Aufrufen und Kalenderaktivität gewichtet werden, um hochwertige Termine zu empfehlen. Veranstalter können Premium-Matchmaking außerdem als Umsatzquelle einziehen und gesponserte Terminplätze oder VIP-Networking-Bereiche anbieten.

Grip veröffentlicht überhaupt keine Preise. Branchenschätzungen setzen Enterprise-Konferenzeinsätze bei 10.000 bis 50.000 $ oder mehr pro Event an, ausschließlich über einen vertriebsgeführten Prozess verkauft. Neue Veranstalter sollten außerdem eine echte Implementierungsphase einplanen; Grips eigener Onboarding-Leitfaden nennt bis zu vier Monate für eine saubere Einrichtung, was das Tool für kurzfristige Events ausschließt.

Preise: Nur auf individuelles Angebot. Branchen-Benchmarks legen 10.000 bis über 50.000 $ pro Event für Enterprise-Einsätze nahe.

Am besten für: Große Messen und Fachausstellungen, bei denen die Matchmaking-Qualität direkt Sponsoren- und Ausstellerumsatz treibt und ein mehrmonatiger Einrichtungszeitraum akzeptabel ist.

5. EventMobi: transparente Preise pro Event, keine Registrierungsgebühren

EventMobis Versprechen ist das Gegenteil von Cvent und Bizzabo: keine Platzgebühren, keine versteckten Kosten und eine echte Wahl zwischen Abrechnung pro Event und Jahrespreis. Per Event startet bei 3.000 \(und skaliert mit der Teilnehmerzahl und den Produkten, die Sie aktivieren (Registrierung, Badge-Druck, Check-in, Event-App, Lead-Erfassung, virtuell). Die Jahresoption startet bei 8.900\) pro Jahr für unbegrenzte Events, plus einen dedizierten Event Success Manager und vierteljährliche Business Reviews. Entscheidend: EventMobi erhebt über die übliche Zahlungsabwicklung hinaus keinerlei Registrierungsgebühren auf kostenlose oder bezahlte Tickets, was für Organisationen mit vielen Tickets zu niedrigen Preisen viel ausmacht.

Der Preis für diese Transparenz ist eine dünnere KI- und Matchmaking-Ebene als bei Swapcard oder Grip. EventMobi ist eine starke operative Plattform, aber kein primäres Networking-Intelligence-Produkt. Events, bei denen Sponsoren-Matchmaking der Haupttreiber ist, werden es also mit einem dedizierten Matchmaking-Tool kombinieren oder dieses stattdessen wählen müssen.

Preise: Per Event ab 3.000 \(pro Event; jährlich ab 8.900\) pro Jahr (unbegrenzte Events). Keine Registrierungsgebühren; Streaming- und Video-Add-ons ab 500 \(pro Event; Badges je 3,99\).

Am besten für: Teams, die pro Jahr eine überschaubare Zahl mittelgroßer Events ausrichten und planbare, transparente Preise ohne plattformweiten Platzvertrag wollen.

6. Whova: funktionsdichte Konferenz-App zum niedrigeren Einstiegspreis

Whova hat sich seinen Ruf damit erarbeitet, einen großen Funktionsumfang (Agenda-Builder, Networking, Sponsoren-Showcase, Gamification, Session-Q&A) in eine günstigere Konferenz-App zu packen als die Enterprise-Plattformen oben. Feste Preise veröffentlicht das Unternehmen nicht; Angebote skalieren mit der Teilnehmerzahl, der Zahl der Events pro Jahr und den aktivierten Add-ons, wobei gemeldete Teilnehmerstaffeln von wenigen Hundert bis in die Zehntausende reichen.

Die Gebührenstruktur hat eine Feinheit, die Käufer übersehen: Whova berechnet 3,0 % + 0,99 \(pro bezahltem Ticket, wobei kostenlose Events unbegrenzt kostenlose Tickets ohne Ticketgebühr ausgeben können. Manche Funktionsgrenzen, etwa bei Dokument-Uploads, lassen sich nur gegen eine zusätzliche Pauschale (gemeldet mit rund 2.000\)) vollständig aufheben. Lesen Sie das Angebot also Zeile für Zeile, bevor Sie annehmen, "inklusive" bedeute unbegrenzt.

Preise: Nur auf Anfrage, skaliert nach Teilnehmerzahl und Funktionen. Gebühr für bezahltes Ticketing: 3,0 % + 0,99 $ pro Ticket. Auf kostenlose Tickets fällt keine Plattform-Ticketgebühr an.

Am besten für: Konferenzveranstalter, die eine funktionsreiche App ohne Enterprise-Plattformpreis wollen, besonders bei überwiegend kostenlosen Events.

7. Highbar.ai: KI-native Self-Service-Event-App ohne Vertriebsgespräche

Highbar stammt vom Team hinter Attendify (von Hopin übernommen) und verfolgt bewusst ein anderes Vertriebsmodell: pauschale, transparente Preise ohne Vertriebsgespräche und ohne Einrichtungsgebühren. Jeder Plan enthält einen KI-Concierge, der Teilnehmerfragen beantwortet und Sessions empfiehlt, plus einen Networking-Agenten, der auf Basis erklärter Ziele Kontakte vorschlägt, alles in weniger als einem Tag live. Es gibt keine Funktionsstufen; jeder Plan bekommt das volle Produkt, inklusive individuellem Branding, White-Labeling, Lead-Erfassung und Engagement-Analytics.

Die Preisgestaltung ist im Vergleich zum Rest dieser Liste wirklich einfach: pauschal 2.500 \(pro Event, oder eine ergebnisbasierte Option mit 5\) pro aktivem Teilnehmer (gedeckelt bei insgesamt 9.500 $, die ersten 20 aktiven Teilnehmer über ein Guthaben von 100 \(kostenlos), oder 10.000\) pro Jahr unbegrenzt für bis zu 2.000 Teilnehmer und unbegrenzt viele Events. Der Haken ist die Markenreife: Highbar ist jünger als Cvent, Bizzabo oder Swapcard, mit dünneren Enterprise-Referenzen und weniger großen Fallstudien zur Bewertung.

Preise: 2.500 \(pauschal pro Event; oder 5\) pro aktivem Teilnehmer (gedeckelt bei 9.500 $, die ersten 20 kostenlos); oder 10.000 $ pro Jahr unbegrenzt (2.000 Teilnehmer, unbegrenzt viele Events).

Am besten für: Teams, die schnell eine moderne, KI-native Event-App wollen, ohne Vertriebszyklus, und die kein Venue-Sourcing oder Hospitality-Tooling auf Cvent-Niveau brauchen.

8. Brandlive (früher Hubilo): Enterprise-Produktion für virtuelle und hybride Events

Brandlive hat Hubilo im September 2025 übernommen, und jeder bestehende Hubilo-Kunde wurde automatisch auf Virtual PRO migriert, die Enterprise-Plattform von Brandlive für virtuelle und hybride Events. Wenn ein Anbietervergleich oder ein älterer Artikel "Hubilo" noch als eigenständige Option führt, ist das inzwischen überholt; das Produkt und das Unternehmen dahinter haben sich verändert.

Der Jahrespreis von Virtual PRO richtet sich nach der Zahl der Admins mit Plattformzugang statt nach der Teilnehmerzahl und skaliert mit Teamgröße, Eventkomplexität und Programmumfang. Konkrete Zahlen sind nicht öffentlich gelistet, deshalb sollten Teams, die diese Plattform prüfen, jede online gefundene Zahl als ungesichert behandeln, bis sie direkt mit dem Vertriebsteam von Brandlive bestätigt ist.

Preise: Individuelles Angebot auf Basis der Zahl der Admin-Plätze. Wenden Sie sich direkt an Brandlive; Stand Juli 2026 sind keine öffentlichen Preise verfügbar.

Am besten für: Organisationen mit einem bestehenden Hubilo-Vertrag, die migriert werden, oder Enterprise-Teams, die gezielt Tiefe in der virtuellen und hybriden Produktion brauchen.

9. ChatGPT: der schnellste Weg zu jedem Eventdokument

ChatGPT kennt weder Ihre Registrierungszahlen noch Ihre Lieferantenverträge, ist aber trotzdem oft das meistgenutzte KI-Tool auf dem Desktop eines Eventteams, weil so viel an der Eventplanung Schreibarbeit ist: Ablaufpläne, Texte für das Sponsoring-Exposé, Briefing-E-Mails an Speaker, FAQ-Seiten, Notfallpläne für den Eventtag. Fügen Sie Ihr Event-Briefing ein, und ChatGPT entwirft, überarbeitet und formatiert schneller, als Sie mit einem leeren Dokument beginnen könnten, und das für jede Aufgabe auf dieser Liste, nicht nur für eine.

Der Kompromiss ist genau der, den man von einem universellen Tool erwartet: keine nativen Eventdaten, keine Registrierungsintegration, kein eingebautes Matchmaking. Alles, was es produziert, ist nur so gut wie der Kontext, den Sie einfügen, und jeder Entwurf braucht eine menschliche Prüfung gegen Ihre tatsächlichen Eventdetails, bevor er rausgeht. Einen breiteren Blick darauf, wo universelle KI-Assistenten gegenüber dedizierten Plattformen über Kategorien hinweg stehen, gibt unsere Übersicht Die besten KI-Tools 2026.

Preise: Kostenlos; Go 8 $/Monat; Plus 20 $/Monat; Pro 100 bis 200 $/Monat; Team und Business 25 bis 30 $/Benutzer/Monat; Enterprise ab rund 50 bis 60 $/Benutzer/Monat nach Verhandlung (mindestens 150 Plätze, Untergrenze ca. 108.000 $ pro Jahr).

Am besten für: Jedes Eventteam, das schnelle, flexible Unterstützung beim Entwerfen braucht und die Eventdetails bereits vorliegen hat, um sie als Kontext einzufügen.

10. Canva: markenkonformes Eventdesign ohne Designer

Canvas Rolle in einem Eventteam ist Designtempo: Beschilderung, Badges, Sponsorendecks, Social-Grafiken, Namensschilder und E-Mail-Header, alles aus Vorlagen gebaut, mit KI-gestützter Freistellung und Magic-Studio-Werkzeugen, die in Pro eingebaut sind. Für Teams ohne eigene Designerin ist Canva häufig der Unterschied zwischen markenkonformen Eventmaterialien und einem Durcheinander unpassender Schriften über zehn verschiedene Assets hinweg.

Die Preisänderung, die man im Blick behalten sollte, ist der Wechsel von Canva Teams zur Abrechnung pro Platz: 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (mindestens 3 Plätze), statt des alten pauschalen Plans für 119,99 $ pro Jahr, auf den sich viele kleine Eventteams verlassen haben. Für ein fünfköpfiges Eventteam ist das eine echte Kostensteigerung, die vor der Verlängerung ins Budget gehört. Für Teams, die einen kompletten Stack zur Eventpromotion aufbauen, zeigt unser Leitfaden Die besten KI-Tools für Social Media, wo Canva neben Planungs- und Content-Generierungs-Tools passt.

Preise: Kostenlos; Pro 15 $/Monat (120 $/Jahr, effektiv ca. 10 $/Monat); Teams 10 $/Benutzer/Monat jährlich, mindestens 3 Plätze (20 $/Monat bei monatlicher Zahlung).

Am besten für: Eventteams ohne eigene Designerin, die schnelle, konsistente, markenkonforme Materialien für Beschilderung, Decks und Social Content brauchen.

11. Notion AI: ein Workspace für den gesamten Eventplan

Notions Wert für die Eventplanung liegt nicht allein in der KI-Ebene, sondern darin, Ablaufplan, Lieferantenübersicht, Budgetdokument, Speakerliste und Aufgabenboard in einem verbundenen Workspace zu haben statt in sechs unverbundenen Tabellen und einem geteilten Laufwerk, das niemand durchsuchen kann. Notion AI ergänzt die Suche über all das, entwirft und fasst Inhalte zusammen und erzeugt in Business AI Meeting Notes sowie den Notion Agent für autonomere Aufgabenbearbeitung.

Die Preisänderung 2026 ist hier entscheidend: Das separate KI-Add-on für 10 US-Dollar pro Mitglied und Monat, das früher auf jedem Plan funktionierte, gibt es nicht mehr, und die volle KI-Suite erfordert jetzt Business für 20 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Free- und Plus-Nutzer bekommen eine begrenzte KI-Testphase, keinen dauerhaften Zugang zu Notion Agent oder KI-Suche. Für Teams, die den Rest ihres internen Planungs-Stacks aufbauen, zeigt unser Leitfaden Die besten KI-Produktivitätstools, wo Notion AI gegenüber anderen Workspace- und Aufgabenverwaltungsoptionen steht.

Preise: Free 0 $; Plus 10 $/Benutzer/Monat (nur einfache KI-Testphase); Business 20 $/Benutzer/Monat (volle KI-Suite: Notion Agent, KI-Suche, AI Meeting Notes); Enterprise individuell; Custom Agents 10 $ pro 1.000 Credits.

Am besten für: Eventteams, die eine einzige verlässliche Quelle für den gesamten Plan wollen, mit KI-Suche über jedes Dokument statt der Jagd durch Tabellen.

12. Zapier: der Klebstoff zwischen Tools, die nicht miteinander sprechen

Kein Event-Tech-Stack ist in der Praxis eine einzige Plattform. Registrierungsdaten müssen ins CRM gelangen, neue Anmeldungen müssen eine Bestätigungs-E-Mail auslösen, und Antworten aus der Nachbefragung müssen in einer Tabelle landen, in die tatsächlich jemand schaut. Zapiers Aufgabe ist es, all das ohne Eigenentwicklung zu verbinden, mit KI-Feldern in den bezahlten Plänen für Formatierung und leichte Datentransformation zwischen Apps, die nie füreinander gebaut wurden.

Die Preise laufen über Tasks statt über Plätze, was schlanke Stacks belohnt und Registrierungsströme mit hohem Volumen bestraft. Die 100 Tasks pro Monat im kostenlosen Plan sind schnell weg, sobald Sie über ein echtes Event hinweg Automatisierungen live betreiben; Professional für 19,99 US-Dollar pro Monat (750 Tasks, jährlich) ist die Stufe, auf der die meisten kleinen Eventteams landen, während Team für 69 US-Dollar pro Monat geteilte Zaps und Verbindungen für bis zu 25 Benutzer freischaltet. Einen breiteren Blick darauf, wo Zapier in einen automatisierten Planungs-Stack passt, gibt unser Leitfaden Die besten KI-Automatisierungstools.

Preise: Kostenlos (100 Tasks/Monat); Professional 19,99 $/Monat jährlich (750 Tasks); Team 69 $/Monat jährlich (2.000 Tasks, bis zu 25 Benutzer); Enterprise individuell.

Am besten für: Eventteams, deren Registrierungs-, CRM- und E-Mail-Tools nicht nativ zusammenarbeiten und die Automatisierung brauchen, ohne eine Entwicklerin einzustellen.

13. Jasper: markenkonforme Marketingtexte im Promotionsmaßstab

Jaspers Unterschied zu ChatGPT ist Markenkonsistenz bei hoher Menge. Eventpromotion bedeutet Dutzende fast identischer Assets, Save-the-date-E-Mails, Sponsoren-Onepager, Social-Captions, Texte zur Speaker-Ankündigung, und Jaspers Funktionen Brand Voice und Knowledge halten Tonalität und Terminologie über all das hinweg konsistent, ohne dass ein Mensch die Markenrichtlinien in jedem prompt neu erklärt.

Diese Konsistenz kostet mehr als ein universeller Assistent: Creator startet bei 39 US-Dollar pro Monat jährlich, Pro bei 59 US-Dollar pro Monat jährlich, und Business ist ein individuelles Angebot, das für kleine Teams typischerweise bei rund 900 US-Dollar pro Monat beginnt, womit Jasper deutlich über ChatGPT liegt, wenn ein Team nur gelegentlich Entwürfe braucht. Es ist das richtige Tool, wenn der Output im Eventmarketing hohes Volumen hat und markensensibel ist, und das falsche für ein schlankes Team, das ein paar E-Mails im Monat schreibt. Unser Leitfaden Die besten KI-E-Mail-Tools zeigt, wo Jasper gegenüber dedizierten KI-Tools für E-Mail-Marketing in Teilnehmerkampagnen steht.

Preise: Creator 39 $/Monat jährlich (49 \(monatlich); Pro 59\)/Monat jährlich (69 \(monatlich); Business individuell, für kleine Teams typischerweise ab ca. 900\)/Monat.

Am besten für: Marketingteams oder Agenturen, die mehrere Events oder eine Kampagne mit hohem Volumen bewerben und bei denen Markenkonsistenz über Dutzende Assets hinweg zählt.

14. Superpowered: Notizen ohne Bot für Lieferantengespräche und Debriefings

Eventplanung läuft über Gespräche: Locationbegehungen, Verhandlungen mit AV-Dienstleistern, Sponsoren-Check-ins, Debriefings nach dem Event. Superpowered transkribiert diese aus dem Geräteton, ohne dass ein sichtbarer Bot dem Gespräch beitritt, was in Lieferantenverhandlungen zählt, wo ein deutliches "KI-Notizassistent ist beigetreten" verändern kann, wie offen ein Anbieter über Preisspielräume spricht. Es unterstützt über 50 Sprachen, nützlich für Teams, die internationale Anbieter oder Events in mehreren Märkten koordinieren.

Superpowered ist ein Meeting-Tool und keine Plattform für den Eventbetrieb, also eine Ergänzung zu den Plattformen oben und kein Ersatz. Es bietet einen kostenlosen Plan für Einzelnutzer und bezahlte Pläne ab 25 US-Dollar pro Monat. Einen vollständigen Vergleich mit der breiteren Kategorie der KI-Meeting-Assistenten, inklusive Optionen mit tieferer CRM-Synchronisierung, bietet unser Leitfaden Die besten KI-Meeting-Assistenten.

Preise: Kostenlos (begrenzt, Einzelnutzer); bezahlte Pläne ab 25 $ pro Monat.

Am besten für: Eventplaner, die präzise, unaufdringliche Notizen aus Verhandlungs- und Debriefing-Gesprächen wollen, ohne dass sich ein Bot ankündigt.

15. Reclaim.ai: Planungszeit in einem vollen Kalender schützen

In der Woche vor einem Event verwandelt sich der Kalender einer Eventplanerin in Termin an Termin mit Anbietern, Durchläufen und Stakeholder-Check-ins, und die eigentliche Planungsarbeit (den Ablaufplan finalisieren, den Hallenplan prüfen, ausstehende Anbieterbestätigungen nachfassen) rutscht in die Zeit, die übrig bleibt. Reclaim.ai plant Fokusblöcke, Gewohnheiten und Pufferzeiten automatisch rund um bestehende Termine direkt in einen Google- oder Outlook-Kalender ein, was für dieses Problem eine echte, wenn auch unspektakuläre Lösung ist.

Es ist ein Kalendertool und keine Eventplattform, es erfüllt also genau eine Aufgabe und tut das rund um Ihre bestehende Terminlast, statt irgendeine Eventsoftware zu ersetzen. Reclaim berichtet, dass seine Planungs-Engine für Teams, die es konsequent nutzen, rund 40 % mehr verfügbare Zeit schafft. Einen breiteren Blick auf Zeitmanagement- und Workspace-Tools, die gut dazu passen, gibt unser Leitfaden Die besten KI-Produktivitätstools zur gesamten Kategorie.

Preise: Kostenlos (2 Kalender, 1 Buchungslink); Plus 8 $/Benutzer/Monat jährlich; Business 12 $/Benutzer/Monat jährlich; Enterprise 18 $/Benutzer/Monat jährlich.

Am besten für: Eventplaner, deren Kalender sich in den Wochen vor einem Event mit Anbieter- und Stakeholder-Terminen füllen und die geschützte Zeit brauchen, um den Plan wirklich fertigzustellen.

Fehler beim Kauf von KI-Eventtools, die Sie vermeiden sollten

Die Datenqualität bleibt der eigentliche Engpass hinter den durchwachsenen KI-Ergebnissen bei Events: 63 % der Planer nennen sie als größte Hürde, häufiger als die Tools selbst, laut der PULSE-Umfrage von Cvent und Northstar. Kein KI-Tool auf dieser Liste bereinigt von sich aus unsaubere Registrierungsdaten oder ein unklares Event-Briefing. Wenn Ihr Team nach dem Event auch die Teilnehmernachbereitung in eine Vertriebspipeline überführt, lohnt sich die Prüfung, ob Ihre CRM-Software tatsächlich mit Ihren Registrierungsdaten verbunden ist, bevor Sie noch eine KI-Ebene obendrauf setzen.

Entscheidungsrahmen

Nutzen Sie die Matrix unten, um Eventaufgabe und Größenordnung dem passenden Tool zuzuordnen, bevor Sie Implementierungs- oder Preisdetails vergleichen.

Die nächsten Schritte

Kaufen Sie noch keine Plattform. Schreiben Sie die konkrete Aufgabe auf, die tatsächlich kaputt ist (schwaches Networking, unsaubere Registrierung, verstreute Planungsdokumente, inkonsistente Marketingtexte), und ordnen Sie sie den Rahmentabellen oben zu. Testen Sie dann bei Ihrem nächsten Event zwei Tools, eine dedizierte Eventplattform und ein universelles KI-Tool, bevor Sie für eines von beiden einen Jahresvertrag unterschreiben.

Wenn Ihre größte Lücke darin besteht, Eventteilnehmer nach dem Event in eine echte Vertriebspipeline zu überführen, ist das ebenso ein CRM- und Lead-Management-Problem wie ein Event-Tech-Problem. Prüfen Sie, ob Ihre Registrierungsdaten tatsächlich in ein System fließen, das Ihr Vertriebsteam nutzt, und nicht nur in ein Event-App-Dashboard, das außerhalb des Eventteams nie jemand öffnet.