Async-First Bukan Sama dengan Remote-First. Inilah Mengapa Ia Penting

Syarikat remote-first memindahkan pejabat mereka ke Zoom. Syarikat async-first mereka bentuk semula cara keputusan dibuat. Kedua-duanya bukan perkara yang sama, dan kekeliruan ini menjelaskan mengapa begitu banyak pasukan "remote-friendly" masih membawa sifat produktiviti terburuk pejabat bersama: lalai segerak, membuat keputusan ad hoc, dan pemecahan kalendar, hanya dengan kualiti audio yang lebih buruk dan penggantian yang berakhir di meja rumah. Laporan Kerja Jarak Jauh Tahunan GitLab telah mendokumentasikan jurang ini selama bertahun-tahun, mendapati bahawa kebanyakan syarikat yang menerangkan diri mereka "remote" tidak mereka bentuk semula komunikasi atau seni bina keputusan mereka — mereka hanya memindahkan corak segerak yang sama dalam talian.

Kekeliruan ini penting kerana dua model mempunyai kesan bergabung yang sangat berbeza dari masa ke masa. Pasukan remote-first yang tidak pernah menjadi async-first akhirnya mencapai dinding penskalaan: koordinasi menjadi lebih sukar apabila headcount berkembang, zon waktu mewujudkan geseran berbukan leverage, dan kalendar dipenuhi dengan mesyuarat yang tidak akan wujud jika keputusan boleh bergerak secara bertulis. Pasukan async-first berskala secara berbeza. Konteks bergerak tanpa pengarangnya. Kerja berlaku merentasi zon waktu berbukan disekat olehnya. Dan kerja yang berfokus menjadi mungkin secara struktural dengan cara yang tidak pernah ada dalam budaya lalai segerak.

Kebanyakan pasukan tidak pernah membuat perbezaan ini secara eksplisit. Mereka pergi jauh, menggunakan Slack, menjadikan video pilihan, dan memanggil diri mereka async. Mereka tidak.

Taksonomi Salah Faham

Terdapat tiga perkara yang pasukan remote secara konsisten lakukan yang mereka salah anggap sebagai kerja async.

Menggunakan Slack berbukan e-mel. Beralih dari e-mel ke Slack tidak mengubah model komunikasi. Ia biasanya mempertingkatkan jangkaan segerak. E-mel mempunyai tetingkap respons tersirat yang diukur dalam jam; Slack mempunyai tetingkap respons tersirat yang diukur dalam minit. Apabila pasukan berpindah ke Slack, mereka sering mendapat respons yang lebih cepat dan e-mel panjang yang lebih sedikit, tetapi mereka juga mendapat budaya di mana "pergi" selama dua jam menimbulkan kebimbangan. Itu bukan async. Itu adalah komunikasi segerak pada medium yang lebih menimbulkan kebimbangan.

Menjadikan video pilihan. Memanggil mesyuarat "async-friendly" kerana kehadiran tidak wajib tidak menjadikannya async. Mesyuarat masih berlaku dalam masa nyata. Keputusan masih dibuat secara segerak. Orang yang tidak hadir terlepas konteks dan perlu diringkaskan kemudian, yang merupakan kos, bukan faedah. Menjadikan video pilihan adalah faedah fleksibiliti; ia bukan perubahan model operasi.

Menawarkan waktu fleksibel. Membiarkan orang bekerja dari 7 pagi hingga 3 petang berbukan 9 pagi hingga 5 petang adalah penampungan jadual. Ia menjadi async jika dan hanya jika kerja itu sendiri tidak memerlukan koordinasi masa nyata pada masa tertentu. Ramai pasukan "fleksibel" secara fungsional adalah segerak: jam teras bertindih, keputusan masih berlaku secara langsung, dan orang yang bekerja pada waktu luar biasa mendapati diri mereka dikecualikan dari lapisan keputusan tidak formal yang berjalan melalui sembang dan panggilan ad hoc. Fleksibiliti tanpa koordinasi yang direka bentuk semula hanyalah perubahan jadual.

Kerja async sebenar kelihatan berbeza. Ia bermakna mod lalai untuk komunikasi adalah bertulis, kekal, dan konteks yang cukup lengkap sehingga penerima boleh bertindak ke atasnya tanpa perbualan susulan. Ia bermakna keputusan mempunyai pemilik yang didokumentasikan yang membuat keputusan secara bertulis dengan input bertulis daripada pemegang kepentingan, bukan dalam mesyuarat. Ia bermakna soalan "boleh saya sebentar sahaja tumpang ke panggilan untuk lima minit?" dilayan sebagai pilihan terakhir berbukan laluan kurang rintangan.

Apa yang Async-First Sebenarnya Perlukan

Tiga perkara perlu benar sebelum async-first benar-benar memberikan kelebihan produktiviti.

Budaya keputusan-bertulis-dahulu. Setiap keputusan yang signifikan memerlukan rekod bertulis yang boleh berdiri sendiri. Bukan hanya ringkasan selepas fakta, tetapi penaakulan sebenar, pilihan yang dipertimbangkan, rasional pemilik, dan hasil. Apabila ini adalah norma, ahli pasukan baru boleh mengejar dengan membaca berbukan menyoal siasat rakan sekerja. Penyelidikan Doist mengenai komunikasi async mendapati bahawa pasukan bertulis-dahulu secara konsisten melaporkan autonomi yang lebih tinggi, lebih sedikit gangguan, dan hasil yang lebih kukuh pada tugas kerja mendalam berbanding rakan segerak-lalai mereka. Ahli pasukan dalam zon waktu yang berbeza boleh membuat keputusan dengan konteks yang sama seperti seseorang di pejabat yang sama. Dan keputusan tidak menghilang dari ingatan organisasi apabila orang yang membuat keputusan itu pergi.

Ini memerlukan pelaburan. Menulis dokumen keputusan yang jelas mengambil masa lebih lama daripada membuat keputusan secara lisan. Tetapi kosnya adalah satu kali; faedahnya terkumpul setiap kali seseorang memerlukan konteks tersebut. Organisasi yang melakukan ini dengan baik, dan alat seperti Notion dan ClickUp menjadikannya jauh lebih mudah, mendapati bahawa pelaburan dokumentasi membayar balik dengan cepat dalam pengurangan overhed koordinasi. Panduan saluran komunikasi async menguraikan secara khusus bila hendak menggunakan Slack, bila hendak menulis dokumen, dan bila mesyuarat adalah pilihan yang betul.

Mesyuarat sebagai pilihan terakhir. Dalam organisasi lalai segerak, mesyuarat adalah cara konteks dipindahkan. Dalam organisasi async-first, dokumentasi memindahkan konteks dan mesyuarat berlaku apabila interaksi masa nyata menambah nilai khusus yang penulisan tidak dapat berikan: penyelesaian masalah kreatif yang mendapat manfaat daripada tenaga masa nyata, perbualan yang kompleks secara emosi, situasi di mana membaca bilik penting. Mesyuarat tersebut patut diadakan. Mesyuarat status di mana semua orang melaporkan apa yang mereka kerjakan minggu lepas tidak.

Ujian untuk mana-mana mesyuarat berulang: jika semua peserta menulis kemas kini secara async dan membaca kemas kini satu sama lain, adakah mesyuarat masih perlu berlaku? Jika jawapan jujurnya adalah tidak, mesyuarat itu wujud kerana organisasi belum membina infrastruktur dokumentasi untuk menggantikannya.

Konteks yang didokumentasikan yang bergerak tanpa pengarangnya. Ini adalah keperluan yang paling sukar dan paling signifikan. Dalam kebanyakan organisasi, konteks paling penting tentang projek tinggal dalam kepala pemimpin projek. Apa yang telah dicuba, apa yang gagal, apa kekangan, apa titik keputusan seterusnya: tiada yang ditulis dalam bentuk yang boleh dicari dan dibaca oleh seseorang yang tidak ada dalam bilik.

Apabila konteks itu hanya wujud secara peribadi, setiap peralihan mewujudkan cukai koordinasi. Pengambilan baru? Mereka perlu diterangkan segala-galanya. Serahan projek? Ia memerlukan siri mesyuarat. Ahli pasukan bercuti? Kerja perlahan. Organisasi async-first merawat konteks yang tidak didokumentasikan sebagai hutang organisasi dan membayarnya secara berterusan, kerana kos dokumentasi hampir selalu lebih rendah daripada kos koordinasi terkumpul yang ia cegah.

Hujah Leverage Zon Waktu

Di sinilah async-first menjadi kelebihan kompetitif yang tulen berbukan hanya pilihan keselesaan. Pasukan remote segerak tidak menangkap kepelbagaian zon waktu; mereka dihukum olehnya. Kajian Ulasan Pengurusan MIT Sloan mengenai pasukan yang diedarkan mendapati bahawa geseran zon waktu antara tiga halangan kerjasama teratas untuk organisasi global — dan bahawa ia diselesaikan oleh reka bentuk proses, bukan penampungan penjadualan. Setiap kali anda menambah ahli pasukan dalam zon waktu yang tidak bertindih dengan jam teras, anda mewujudkan geseran penjadualan mesyuarat, anda mewujudkan kelewatan komunikasi, dan anda mewujudkan pengecualian separa dari lapisan keputusan tidak formal yang berjalan melalui sembang dan panggilan ad hoc.

Pasukan async-first menjalankan ini secara terbalik. Penyebaran zon waktu enam jam bukan bermakna koordinasi sukar; ia bermakna kerja berlaku dalam dua shift berurutan yang menghantar melalui dokumentasi. Jurutera di Lisbon menutup kerja mereka pada pukul 6 petang dan menulis dengan tepat di mana mereka tinggal, keputusan apa yang tertunda, dan apa yang orang seterusnya perlu tahu. Jurutera di Austin mengambil dokumentasi itu pada pukul 9 pagi dan meneruskan dengan konteks penuh. Tiada pertindihan segerak diperlukan, tiada mesyuarat dijadualkan pada waktu yang tidak sesuai, tiada kerja disekat oleh jadual tidur seseorang.

Ini hanya berfungsi jika dokumentasi benar-benar lengkap, yang kembali kepada budaya keputusan-bertulis-dahulu. Apabila ia berfungsi, pasukan dengan agihan zon waktu sebenarnya menghantar lebih cepat daripada pasukan bersama pada projek kompleks, kerana kerja bergerak ke hadapan 16 jam sehari berbukan 8.

Bila Async Gagal

Async-first mempunyai mod kegagalan yang nyata, dan kebanyakannya berpunca dari sumber yang sama: merawat perubahan komunikasi sebagai mencukupi tanpa membina infrastruktur sokongan.

Keputusan perlahan yang menyamar sebagai proses async. Apabila autoriti keputusan tidak jelas dan proses untuk meningkat keputusan tidak didokumentasikan, "async" menjadi alasan untuk kelewatan tidak terbatas. Keputusan duduk dalam dokumen menunggu input pemegang kepentingan yang tiada siapa tahu mereka sepatutnya berikan. Pemilik menunggu, pemegang kepentingan tidak tahu mereka adalah pemegang kepentingan, dan seminggu berlalu. Itu bukan proses async. Itu adalah pemilikan yang tidak jelas mengenakan pakaian async.

Akauntabiliti rendah dalam ketiadaan keterlihatan. Dalam pejabat segerak, akauntabiliti sebahagiannya dikekalkan melalui keterlihatan sosial; orang boleh melihat satu sama lain bekerja. Dalam persekitaran async, lapisan keterlihatan perlu direka bentuk secara eksplisit. Pasukan yang pergi async tanpa membina irama daftar masuk, log kerja awam, atau dokumen status bersama sering mendapati bahawa pemain yang berprestasi rendah menghilang ke dalam ketiadaan pengawasan. Sistem akauntabiliti perlu bersifat arkitektur, bukan sosial.

Rakan sekerja yang menghilang. Apabila "async" bermakna "tiada siapa yang dijangka menjawab dalam tempoh tertentu," pasukan kehilangan keupayaan untuk bergerak cepat pada keputusan sensitif masa. Setiap pasukan async-first memerlukan norma eksplisit tentang tetingkap respons: keputusan mendesak mendapat tetingkap respons 4 jam; keputusan rutin mendapat 24 jam; input tidak mendesak mendapat 48 jam. Tanpa norma tersebut, "async" mewujudkan persekitaran komunikasi yang tidak dapat diramalkan yang menghakis kepercayaan.

Senarai Semak Kesediaan Async

Sebelum async-first memberikan manfaat produktiviti, lapan syarat organisasi perlu benar. Bersikap jujur tentang mana yang belum anda miliki.

  1. Pemilikan keputusan didokumentasikan. 20 keputusan paling biasa dalam pasukan anda mempunyai pemilik yang jelas dan laluan peningkatan yang didokumentasikan.

  2. Konteks projek ditulis dan boleh dicari. Projek aktif mempunyai dokumen yang menerangkan keadaan semasa, keputusan yang dibuat, soalan terbuka, dan langkah seterusnya, dan dokumen tersebut dikekalkan.

  3. Norma respons adalah eksplisit. Orang tahu apa maksud "mendesak," "rutin," dan "tidak mendesak" dari segi tetingkap respons yang dijangkakan.

  4. Mesyuarat mempunyai bar yang jelas. Ada sebab yang diartikulasikan mengapa mesyuarat diperlukan berbukan kemas kini bertulis.

  5. Dokumentasi dipercayai. Apabila seseorang menulis keputusan dalam dokumen bersama, keputusan itu sebenarnya ditindaklanjuti tanpa pengesahan lisan.

  6. Pengambilan baru boleh berorientasi dari dokumentasi. Ahli pasukan baru boleh memahami konteks dan sejarah projek dengan membaca, bukan dengan menjadualkan perbualan onboarding. Templat pelan 30-60-90 adalah struktur yang berguna untuk menjadikan pencapaian onboarding konkrit dan dikaitkan dengan konteks bertulis berbukan serahan lisan.

  7. Prestasi dinilai berdasarkan output. Pengurus menilai hasil berbukan responsif. Orang tidak dihukum kerana pergi semasa jam teras jika kerja mereka selesai.

  8. Ada dokumen "cara kami membuat keputusan." Bukan pernyataan nilai generik. Dokumen khusus yang menjelaskan, dengan contoh, bagaimana keputusan dibuat pada peringkat yang berbeza dan dalam situasi yang berbeza.

Jika kurang daripada lima daripada ini benar, pergi async-first akan memberikan kurang daripada yang dijanjikan. Masalah koordinasi yang diselesaikan oleh mesyuarat segerak masih akan wujud. Mereka hanya akan menjadi lebih perlahan dan lebih kabur berbukan lebih bising.

Satu Dokumen yang Diperlukan Setiap Pasukan Async-First

Kebanyakan panduan async-first mengesyorkan alat yang baik, audit mesyuarat, dan standard dokumentasi. Semua itu betul. Tetapi ada satu dokumen yang lebih penting daripada mana-mana mereka: panduan operasi "cara kami membuat keputusan."

Dokumen ini menjawab soalan yang, dalam budaya segerak, dijawab dalam masa nyata melalui hierarki dan tekanan sosial. Perjanjian operasi pasukan berkhidmat dengan fungsi yang berkaitan: ia adalah rekod bertulis tentang cara pasukan berfungsi, bukan hanya cara ia memutuskan, dan ia mewujudkan titik rujukan bersama yang menjadikan norma tersirat eksplisit. Keputusan apa yang dimiliki setiap orang? Tahap keputusan yang memerlukan tandatangan bertulis dari berbilang pemegang kepentingan? Bila keputusan boleh diterbalikkan dan bila tidak? Apakah laluan peningkatan apabila seseorang tidak bersetuju dengan keputusan yang telah dibuat?

Dalam budaya segerak, jawapan ini wujud secara tidak formal dalam kepala pemimpin kanan, dipindahkan melalui dekad konteks dan kedekatan. Dalam budaya async-first, ia perlu ditulis dan dikongsi, kerana mekanisme pemindahan tidak formal yang menjadikan budaya segerak berfungsi tidak wujud apabila orang tidak berada dalam ruang fizikal yang sama yang mempunyai perbualan santai yang sama.

Organisasi yang berjaya beralih kepada async-first hampir selalu mempunyai versi dokumen ini. Ia tidak perlu panjang. Ia perlu spesifik, jujur tentang kawasan kelabu, dan benar-benar dirujuk apabila keputusan sedang dibuat.

Tanpanya, async-first kembali kepada "pasukan remote yang banyak menggunakan Slack." Yang merupakan apa yang kebanyakan syarikat remote sudah ada.

Berkaitan: