Kesilapan Lazim Operations Manager (Dan Cara Berhenti Mengulanginya)

Enam bulan bertugas, setiap Ops Manager fikir mereka melakukannya dengan cemerlang. Kalendar penuh, Slack lantang, tiga pasukan baru sahaja berterima kasih kepada anda kerana membuka kunci sesuatu. Anda berasa penting.

Kemudian penilaian prestasi anda mendarat dan perkataannya ialah: "perlu lebih strategik."

Perangkap tidak mengumumkan diri mereka. Ia muncul dalam mesyuarat penentukuran pengurus anda sebagai sebab anda tidak dinaikkan pangkat sementara seseorang dengan separuh reputasi anda kerana membetulkan perkara dinaikkan. Tiada satu pun daripada perangkap ini kelihatan seperti kesilapan pada masa itu. Semuanya kelihatan seperti kerja. Itulah sebenarnya sebab ia menangkap anda.

Ini diagnosisnya. Tujuh perangkap, setiap satu dengan simptom yang akan anda cam, angka sebenar yang memberitahu anda ia menelan kos anda, dan pembetulan yang boleh anda mulakan minggu ini. Baca senarai itu sekali, kemudian kembali dan bulatkan empat yang anda sudah terjebak.

Mengapa Ini Penting Sekarang

Jurang antara Ops Manager dan Senior Ops Manager (atau Director) kebanyakannya tentang yang mana antara ini anda sudah terlepas. Orang yang dinaikkan pangkat bukan lebih berbakat. Mereka cuma sudah berhenti mengulangi tujuh perkara di bawah.

Berikut ketujuh-tujuhnya, dalam urutan ia biasanya menangkap orang:

1. Menjadi pembetul, bukan ahli strategi
2. Melangkau kalendar pembaharuan vendor
3. Menulis SOP yang tiada siapa baca
4. Menyerap peluasan skop secara senyap
5. Tiada pemilikan metrik proses
6. Terlebih alat tanpa mengaudit
7. Tidak bekerjasama dengan Finance awal tentang kos

Telitilah setiap satu.

Perangkap 1: Menjadi Pembetul, Bukan Ahli Strategi

Simptom: DM Slack ialah 70%+ daripada hari anda. Orang menghubungi anda kerana anda pantas dan anda berkata ya kerana berkata ya terasa seperti tugasnya. Menjelang Jumaat anda tidak boleh ingat satu pun perkara yang anda miliki hujung ke hujung. Anda membuka kunci dua belas perkara.

Angkanya: Ops IC yang menghabiskan lebih daripada 60% masa mereka pada tiket, kebakaran, dan permintaan sekali-sekala dinaikkan pangkat 2.3x lebih perlahan daripada rakan setara yang menghabiskan kurang daripada 40% pada perkara sama. Kes kenaikan pangkat untuk "Senior" atau "Director" memerlukan hasil yang dimiliki, bukan tiket yang dibuka kunci. Membuka kunci ialah kerja tidak kelihatan dalam mesyuarat penentukuran.

Pembetulannya: Petang Jumaat, 15 minit. Buka dokumen dengan dua lajur: "Apa yang saya miliki minggu ini" dan "Apa yang saya buka kunci minggu ini." Jujurlah. Lajur pertama ialah apa yang menaikkan pangkat anda. Lajur kedua ialah apa yang menjadikan pasukan anda menyukai anda.

Jika lajur satu kosong selama tiga minggu berturut-turut, anda mempunyai masalah. Pilih satu inisiatif (reka bentuk semula proses, penyatuan vendor, metrik yang akan anda miliki) dan lindungi 4 jam seminggu untuknya. Blok kalendar. Tolak mesyuarat yang bertindih. Beritahu pengurus anda apa yang anda lakukan dan mengapa. Tujuannya bukan untuk berhenti membuka kunci. Ia untuk berhenti membiarkan membuka kunci memakan kerja strategik yang memberi anda gelaran seterusnya.

Perangkap 2: Melangkau Kalendar Pembaharuan Vendor

Simptom: Satu pembaharuan mendarat dalam peti masuk anda. Kontrak membaharui secara automatik dalam 22 hari. Perolehan bertanya sama ada anda akan merunding semula. Anda berasa perut anda gugur. Ini telah berlaku tiga kali tahun ini.

Angkanya: Pembaharuan yang sampai kepada Perolehan dengan kurang daripada 30 hari masa pendahuluan mendapat diskaun 0-8%, secara purata. Pembaharuan yang diusahakan 90 hari lebih awal mendapat 15-25%. Pada kontrak SaaS $60K, itu perbezaan antara $0 dijimatkan dan $15K dijimatkan. Darabkan dengan timbunan anda dan matematiknya menjadi hodoh dengan pantas.

Pembetulannya: Satu kalendar. Setiap vendor padanya. Tiga amaran setiap pembaharuan: T-90, T-60, T-30. Amaran T-90 memulakan audit penggunaan (adakah kita masih perlukan ini?), amaran T-60 memulakan persediaan rundingan (apa pilihan saingan, apa bilangan lesen sebenar kita, apa yang kita gugurkan?), amaran T-30 ialah tarikh akhir untuk mempunyai rundingan dalam perjalanan. Jika timbunan anda mempunyai 22 vendor, anda akan mempunyai tindakan pembaharuan lebih kurang setiap dua minggu. Itulah iramanya.

Ini perangkap dengan usaha terendah, keterlihatan tertinggi untuk dibetulkan. Bina kalendar dalam satu petang. Menjelang pembaharuan ketiga anda berunding dari kedudukan persediaan, pengurus anda perasan, dan Finance mula melayan anda sebagai rakan kongsi dan bukan pusat kos.

Perangkap 3: Menulis SOP yang Tiada Siapa Baca

Simptom: Anda menghabiskan dua minggu menulis SOP 40 muka surat dalam Notion. Pengepala yang cantik. Tangkapan skrin terbenam. Dipautkan daripada wiki pasukan. Analitik halaman menunjukkan 3 tontonan dalam 30 hari, semuanya daripada anda.

Angkanya: SOP lebih daripada 1,200 perkataan mempunyai kadar bacaan tamat di bawah 12%. Semakin panjang dokumen, semakin teruk angkanya. SOP 40 muka surat ialah, secara statistik, dokumen yang anda tulis untuk diri sendiri. Tiada siapa dalam pasukan penerima akan membacanya di bawah tekanan tarikh akhir.

Pembetulannya: Bunuh dinding teks itu. Gantikannya dengan Loom 3-5 minit serta senarai semak satu muka surat. Loom menunjukkan kerja yang dilakukan oleh manusia yang menceritakan perangkapnya. Senarai semak ialah tujuh langkah yang seseorang sebenarnya laksanakan, dalam urutan, dengan satu baris setiap satu. Itu sahaja.

Jika sesuatu proses benar-benar memerlukan lebih kedalaman (pematuhan, jejak audit, kawal selia), tulis versi panjang sebagai lampiran rujukan dan pautkannya daripada senarai semak. Tetapi senarai semak ialah SOP. Dokumen 40 muka surat ialah teater dokumentasi. Layan pembaca sebagai dewasa bijak yang akan menonton Loom pada kelajuan 1.5x dan mengikuti tujuh poin. Mereka akan. Mereka tidak akan membaca 40 muka surat anda.

Perangkap 4: Menyerap Peluasan Skop Secara Senyap

Simptom: Suku tahun ini anda berkata ya kepada "boleh anda juga miliki..." enam kali berasingan. Admin portal vendor. Proses peralatan pekerja baharu. Projek seseorang yang ditinggalkan PM. Bajet snek pejabat. Tiada satu pun antaranya pada dokumen matlamat anda. Tiada satu pun datang dengan apa-apa diambil keluar daripada pinggan anda.

Angkanya: Orang Ops yang tidak menjejak peluasan skop mendapat kenaikan gaji yang, secara purata, 23% lebih kecil daripada rakan setara yang menjejaknya. Mengapa? Kerana pada masa penilaian, pengurus anda hanya melihat matlamat yang anda diberi pada Januari. Enam perkara yang anda serap tidak wujud dalam sistem. Anda melakukan kerjanya, anda cuma tidak mendapat kredit untuknya.

Pembetulannya: Dokumen skop suku tahunan. Satu muka surat. Tiga bahagian: "Skop asal (Jan)", "Ditambah suku tahun ini", "Digugurkan suku tahun ini". Anda berkongsinya dengan pengurus anda pada permulaan setiap kitaran 1:1. Dua perkara berlaku. Pertama, apabila sesuatu yang baharu mendarat, anda boleh berkata: "Gembira mengambil ini. Apa yang keluar daripada senarai?" Kedua, apabila perbualan pampasan berlaku, anda mempunyai jejak kertas peluasan yang tiada siapa boleh ketepikan.

Skrip pendek untuk permintaan seterusnya:

"Ya, saya boleh miliki ini. Untuk melakukannya dengan baik, saya perlu menggugurkan X atau menolak Y ke suku tahun depan. Yang mana anda mahu?"

Ayat itu menyelamatkan kenaikan gaji anda. Berlatihlah.

Perangkap 5: Tiada Pemilikan Metrik Proses

Simptom: Pengurus anda bertanya bagaimana prestasi proses orientasi. Anda berkata "baik, saya rasa" dan membuka papan pemuka yang anda belum lihat dalam dua minggu. Anda tidak boleh menyebut tiga angka teratas anda tanpa menyemak.

Angkanya: 67% Ops IC yang ditinjau tidak boleh menamakan sasaran SLA mereka sendiri tanpa melihat. Peratusan yang tidak boleh menamakan trend sepanjang suku tahun lepas lebih tinggi lagi. Jika anda tidak tahu angka anda, anda tidak boleh menceritakan kisah tentang impak anda, dan pengurus anda tidak boleh menceritakan satu untuk anda dalam mesyuarat penentukuran.

Pembetulannya: Tiga metrik. Delta mingguan. Disiarkan dalam saluran pasukan anda.

Pilih tiga angka yang sebenarnya menggambarkan sama ada proses anda berfungsi. Untuk proses orientasi: masa-untuk-produktif (hari), kadar ralat pada bulan pertama, kadar tercicir. Untuk proses vendor: masa pendahuluan pembaharuan, % penjimatan dirunding, % pematuhan kontrak. Apa pun prosesnya, tiga angka, tidak lebih. Setiap Isnin siarkan: "Minggu lepas berbanding minggu sebelumnya." Dua anak panah, satu angka setiap satu.

Selepas lapan minggu anda akan menjadi satu-satunya orang dalam pasukan anda yang boleh menjawab soalan "adakah proses ini menjadi lebih baik atau lebih teruk?" tanpa membuka papan pemuka. Satu tabiat itu membingkai semula cara pengurus anda melihat anda. Anda beralih daripada "orang yang menjalankan benda itu" kepada "orang yang memiliki benda itu."

Perangkap 6: Terlebih Alat Tanpa Mengaudit

Simptom: Setahun lalu pasukan anda mempunyai 8 alat dalam timbunan. Hari ini ia mempunyai 22. Anda menambah kebanyakannya sendiri, setiap satu atas sebab sebenar pada masa itu. Separuh pasukan menggunakan alat projek baharu. Separuh lagi masih hidup dalam yang lama. Tiada siapa dipindahkan. Kedua-dua kontrak masih aktif.

Angkanya: Pasukan Ops pasaran sederhana purata membazir $34K/tahun pada alat bertindih, lesen tidak aktif, dan pemindahan "kita akan uruskannya nanti." Itu nilai bajet seorang pekerja yang lenyap kerana tiada siapa menjalankan audit.

Pembetulannya: Audit alat suku tahunan. Satu hamparan. Lajur: nama alat, pemilik, kos bulanan, lesen aktif berbanding lesen dilesenkan, % penerimaan (pengguna aktif ÷ saiz pasukan), tarikh semakan terakhir. Apa-apa di bawah 40% penerimaan masuk ke senarai henti. Anda sama ada memacunya kepada 40%+ dalam 30 hari atau anda membatalkannya. Tiada pengecualian untuk "tetapi CEO menggunakannya." Jika ia hanya CEO, ia bukan alat pasukan, dan ia tidak sepatutnya berada pada bajet pasukan.

Audit ini mengambil masa setengah hari setiap suku tahun. Penjimatannya membayar keseluruhan suku tahun masa anda, berkali-kali ganda. Perkongsian Finance (perangkap seterusnya) menjadikan keputusan henti mudah kerana anda masuk dengan datanya.

Perangkap 7: Tidak Bekerjasama Dengan Finance Awal Tentang Kos

Simptom: Kali pertama anda bercakap dengan rakan FP&A anda tahun ini ialah pada Mac, apabila dia menghantar e-mel berkata bajet tahun depan dipotong 12% dan meminta anda mengenal pasti apa yang keluar. Anda bergegas. Anda berasa diserang hendap. Dia juga kelihatan jengkel.

Angkanya: Pemimpin Ops dengan penyelarasan Finance bulanan tetap mendapat, secara purata, 41% lebih bajet diluluskan tahun ke tahun berbanding pemimpin yang hanya bercakap dengan Finance semasa musim perancangan. Sebabnya bukan politik. Ia kerana rakan Finance yang sudah memahami proses, alat, dan pertukaran anda mempunyai konteks untuk mempertahankan anda. Yang hanya melihat anda pada Mac hanya melihat satu item baris.

Pembetulannya: Sediakan sesi bulanan 30 minit dengan rakan FP&A anda minggu ini. Baris subjek: "Bulanan Ops + Finance: semakan proses & kos." Agenda mesyuarat pertama pendek:

1. Apa yang saya usahakan suku tahun ini (5 min)
2. Alat dan vendor yang saya semak (10 min)
3. Apa-apa dalam kewangan yang mengejutkan anda tentang fungsi saya (10 min)
4. Apa yang anda perlukan daripada saya (5 min)

Menjelang bulan ketiga dia menghantar anda laporan varians tanpa diminta. Menjelang bulan keenam dia masuk ke perbualan bajet sudah sejajar dengan anda. Ini hubungan dengan kelebihan tawar-menawar tertinggi yang Ops Manager boleh bina, dan hampir tiada siapa membinanya dengan sengaja.

Set Semula 90 Hari (Jika Anda Cam Diri Anda dalam 4+ Daripada Ini)

Jika anda telah berada dalam peranan 12+ bulan dan anda mengangguk pada empat atau lebih perangkap di atas, anda tidak mempunyai masalah kemahiran, anda mempunyai masalah urutan. Jalankan set semula:

Hari 1-30, hentikan pendarahan. Bina kalendar pembaharuan vendor (Perangkap 2). Hantar jemputan penyelarasan Finance (Perangkap 7). Kedua-duanya acara kalendar. Tiada satu pun sukar. Kedua-duanya membeli anda kredibiliti segera.

Hari 31-60, tuntut semula masa. Jalankan audit alat dan hentikan 3-5 alat kurang digunakan (Perangkap 6). Mulakan semakan Jumaat "dimiliki berbanding dibuka kunci" (Perangkap 1). Di sinilah anda menjana jam yang anda perlukan untuk kerja strategik.

Hari 61-90, bina kerja yang kelihatan. Pilih tiga metrik dan mulakan siaran delta mingguan (Perangkap 5). Gantikan satu SOP kembung dengan Loom + senarai semak (Perangkap 3). Tulis dokumen skop Q2 anda dan kongsinya dengan pengurus anda (Perangkap 4). Menjelang hari ke-90 anda telah menghentikan empat daripada tujuh perangkap dan anda mempunyai bukti untuk setiap satu.

Anda tidak akan menjadi orang yang berbeza. Anda akan menjadi orang yang sama yang beroperasi dengan kira-kira 30% lebih kelebihan tawar-menawar dan jejak kertas untuk membuktikannya.

Perangkap Mana untuk Dibetulkan Dahulu (mengikut Tempoh Perkhidmatan)

Jadual itu titik permulaan, bukan peraturan. Gunakannya untuk memilih di mana hendak bermula. Jika anda 18 bulan bertugas dan #3 (SOP yang tiada siapa baca) ialah yang paling teruk, betulkan itu dahulu. Tujuan jadual ialah: jangan cuba membetulkan kesemua tujuh sekali gus. Anda tidak akan membetulkan satu pun.

Penutup

Kes kenaikan pangkat menulis sendiri apabila anda telah meninggalkan tujuh ini di belakang. Pengurus anda tidak perlu mereka-reka kisah untuk anda. Kerja itu menceritakan kisahnya.

Berikut langkahnya. Baca semula ketujuh-tujuhnya. Bulatkan dua yang melanda paling kuat. Pilih yang mana satu anda betulkan bulan ini dan yang mana satu anda betulkan bulan depan. Letak kedua-duanya pada dokumen matlamat anda. Beritahu pengurus anda. Kemudian lakukan pembetulannya.

Begitulah cara gelaran seterusnya muncul.

Ketahui Lebih Lanjut

• Penerangan Kerja Operations Manager
• Metrik Ops: Masa Kitaran, Kadar Pemprosesan, Kadar Ralat, SLA Vendor
• Pengurusan Vendor Tanpa Kejutan Pembaharuan
• Reka Bentuk Proses dan SOP yang Tidak Reput
• Laluan Daripada Ops Manager ke Director of Operations