Dominar la delegación: 5 pasos que los managers deben seguir

"Este trabajo es demasiado importante como para confiárselo a alguien más." "El equipo no tiene las habilidades para manejar las tareas asignadas." "¿Qué pasa si algo sale mal?" "Necesito que los empleados se capaciten más, porque solo yo tengo las habilidades para hacer bien este trabajo." "La última vez que delegué no salió bien, ¿cómo puedo confiar en ellos de nuevo?"

¿Le suena familiar? Puede pensar que estas son preocupaciones válidas, pero la realidad es que usted siempre está ocupado, encargándose de todo por sí mismo.

Existe un dicho: "Si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado". Sin importar cuánto conocimiento o habilidad tenga, no puede hacerlo todo solo. Necesita un equipo: personas que puedan ayudar, apoyar y trabajar con usted para alcanzar el éxito.

Muchos managers encuentran extremadamente difícil soltar las tareas por las razones mencionadas anteriormente. Pero si domina el arte de la delegación y el empoderamiento, construirá un equipo campeón capaz de superar cualquier desafío.

¿Qué es delegar?

Delegar es el acto mediante el cual un manager o líder divide proyectos o tareas grandes en asignaciones más pequeñas y manejables para que los subordinados las lleven a cabo. También es una técnica de gestión para organizar las tareas de manera que se alineen con las habilidades y fortalezas de cada empleado, asegurando que el trabajo avance de forma fluida, eficiente y con la máxima productividad.

Al asignar tareas específicas a los subordinados, los managers pueden liberar tiempo para enfocarse en actividades de mayor valor, además de empoderar a los miembros de su equipo para que se apropien de su trabajo. El objetivo final es que todos colaboren de manera efectiva, completando tareas que contribuyan a alcanzar los objetivos del equipo.

¿Cuándo debería delegar (y cuándo no)?

El arte de la delegación radica en saber cuándo soltar y confiar responsabilidades a otros.

Si está familiarizado

con la Eisenhower matrix, sabe que la delegación es indispensable cuando se trata de tareas urgentes pero no demasiado esenciales, las tareas que solo usted tiene la capacidad y autoridad para manejar.

Desafíos comunes en la delegación y cómo superarlos

En la práctica, muchos obstáculos pueden impedir que los managers deleguen tareas de manera efectiva, lo que lleva a un desempeño deficiente. Aquí presentamos algunas dificultades comunes y las soluciones sugeridas:

Habilidades de delegación deficientes

Las habilidades de delegación deficientes se hacen evidentes cuando un manager no define claramente los objetivos y requisitos de una tarea, no se comunica lo suficiente, no comprende a sus empleados o no puede evaluar quién es el más adecuado para una tarea. Además, puede que no asigne la autoridad y responsabilidad apropiadas.

Para abordar esto, se recomienda a los managers:

• Asistir a cursos de capacitación y talleres, o aprender de personas con experiencia para mejorar sus habilidades de delegación.

• Practicar regularmente y aplicar consejos de delegación efectivos en situaciones de la vida real.

Falta de confianza

Un problema común en el lugar de trabajo es la falta de confianza de los managers hacia sus empleados. Los managers pueden supervisar e interferir con frecuencia en el trabajo de los empleados, lo que puede reducir la motivación y la creatividad.

Para abordar esto, se recomienda a los managers:

• Construir una relación con los empleados a través de la comunicación abierta, el respeto y la escucha activa.

• Dar a los empleados oportunidades para demostrar sus habilidades y autonomía en su trabajo.

• Reconocer los logros de los empleados.

Desajuste entre tareas y habilidades

Un problema frecuente surge cuando los managers asignan tareas que son demasiado fáciles o demasiado difíciles para los empleados, lo que genera frustración y un desempeño inferior o potencial desperdiciado.

Para prevenir esto, debería:

• Observar cómo los empleados manejan sus tareas actuales, prestando atención a sus habilidades de resolución de problemas, atención al detalle y eficiencia.

• Mantener conversaciones con los empleados para comprender sus fortalezas, preferencias y las áreas en las que se sienten más seguros.

Sobrecarga de tareas

Asignar demasiadas tareas a la vez puede abrumar a los empleados, reduciendo la calidad del trabajo y afectando su bienestar.

Para prevenir esto, debería:

• Desarrollar un plan de trabajo razonable, dividiendo las tareas y distribuyendo la carga de trabajo de manera científica.

• Usar herramientas de gestión para hacer seguimiento del progreso y ajustar las cargas de trabajo según sea necesario.

• Empoderar a los empleados para que tomen el control de organizar y completar sus tareas.

Falta de seguimiento y evaluación

Sin feedback y orientación oportunos, los empleados pueden sentirse sin apoyo e inseguros sobre su desempeño, lo que puede afectar su compromiso y crecimiento.

Para abordar esto, se recomienda a los managers:

• Establecer reuniones individuales regulares con los empleados para hablar sobre su progreso, desafíos y objetivos.

• Ofrecer feedback específico y accionable sobre el desempeño, destacando las áreas de mejora y reconociendo los logros.

"El emprendedor debe trabajar de manera efectiva en el negocio, en lugar de trabajar intensamente dentro de él." - Sangeeta Badal & Bryant Ott, de Gallup

Palabras finales

A medida que un negocio crece, los fundadores enfrentan el desafío de expandirse más allá de su conjunto de habilidades inicial. Deben contratar talento, construir y gestionar un equipo, y cambiar el enfoque de trabajar en el negocio a trabajar sobre el negocio.

Por eso, a veces la delegación parece más difícil que hacer el trabajo uno mismo. Requiere meticulosidad, habilidad y paciencia para asignar las tareas correctas a las personas correctas en el momento correcto. Pero este cambio es esencial para sostener el crecimiento y el éxito a largo plazo.