Delegation meistern: 5 Schritte, die Manager befolgen sollten

"Diese Aufgabe ist zu wichtig, um sie jemand anderem anzuvertrauen." "Das Team hat nicht die Fähigkeiten, um die zugewiesenen Aufgaben zu bewältigen." "Was, wenn etwas schiefgeht?" "Ich muss die Mitarbeitenden erst noch weiter schulen, denn nur ich habe die Fähigkeiten, diese Aufgabe richtig zu erledigen." "Letztes Mal, als ich delegiert habe, lief es nicht gut, wie soll ich ihnen also wieder vertrauen?"

Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie mögen denken, das sind berechtigte Bedenken, aber die Realität ist: Sie sind immer beschäftigt, weil Sie alles selbst erledigen.

Es gibt ein Sprichwort: „Willst du schnell vorankommen, geh allein. Willst du weit kommen, geh gemeinsam." Egal, wie kompetent oder erfahren Sie sind, Sie können nicht alles allein bewältigen. Sie brauchen ein Team, Menschen, die helfen, unterstützen und mit Ihnen zusammenarbeiten, um Erfolg zu erzielen.

Vielen Managern fällt es aus den oben genannten Gründen extrem schwer, Aufgaben loszulassen. Aber wenn Sie die Kunst der Delegation und des Empowerments beherrschen, bauen Sie ein Spitzenteam auf, das jede Herausforderung meistern kann.

Was bedeutet Delegieren?

Delegieren bedeutet, dass ein Manager oder eine Führungskraft große Projekte oder Aufgaben in kleinere, besser handhabbare Teilaufgaben für Mitarbeitende aufteilt. Es ist auch eine Managementtechnik, um Aufgaben so zu organisieren, dass sie zu den Fähigkeiten und Stärken jedes Mitarbeitenden passen, damit die Arbeit reibungslos, effizient und mit maximaler Produktivität voranschreitet.

Durch die Zuweisung konkreter Aufgaben an Mitarbeitende können Manager Zeit gewinnen, um sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren, während sie gleichzeitig ihre Teammitglieder befähigen, Verantwortung für ihre Arbeit zu übernehmen. Das übergeordnete Ziel ist, dass alle effektiv zusammenarbeiten und Aufgaben erledigen, die zu den Teamzielen beitragen.

Wann sollten Sie delegieren (und wann nicht)?

Die Kunst der Delegation liegt darin, zu wissen, wann man loslassen und anderen Verantwortung anvertrauen sollte.

Wenn Sie mit der

Eisenhower matrix vertraut sind, wissen Sie, dass Delegation ein Muss ist, wenn es um dringende, aber nicht allzu wesentliche Aufgaben geht, also Aufgaben, die nur Sie selbst die Fähigkeit und Befugnis haben zu erledigen.

Häufige Herausforderungen bei der Delegation und wie man sie überwindet

In der Praxis können viele Hindernisse Manager davon abhalten, Aufgaben effektiv zu delegieren, was zu schlechter Leistung führt. Hier sind einige häufige Schwierigkeiten und vorgeschlagene Lösungen:

Schwache Delegationsfähigkeiten

Schwache Delegationsfähigkeiten zeigen sich, wenn ein Manager die Ziele und Anforderungen einer Aufgabe nicht klar definiert, nicht ausreichend kommuniziert, seine Mitarbeitenden nicht versteht oder nicht einschätzen kann, wer für eine Aufgabe am besten geeignet ist. Zudem weisen sie möglicherweise nicht die passende Befugnis und Verantwortung zu.

Um das anzugehen, wird Managern empfohlen:

• Schulungen und Workshops zu besuchen oder von erfahrenen Personen zu lernen, um ihre Delegationsfähigkeiten zu verbessern.

• Regelmäßig zu üben und effektive Delegationstipps in realen Situationen anzuwenden.

Mangelndes Vertrauen

Ein häufiges Problem am Arbeitsplatz ist das mangelnde Vertrauen von Managern gegenüber ihren Mitarbeitenden. Manager überwachen und mischen sich möglicherweise häufig in die Arbeit der Mitarbeitenden ein, was Motivation und Kreativität mindern kann.

Um das anzugehen, wird Managern empfohlen:

• Eine Beziehung zu Mitarbeitenden durch offene Kommunikation, Respekt und aktives Zuhören aufzubauen.

• Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, ihre Fähigkeiten und Eigenständigkeit bei der Arbeit zu zeigen.

• Die Leistungen der Mitarbeitenden anzuerkennen.

Aufgaben und Fähigkeiten passen nicht zusammen

Ein häufiges Problem entsteht, wenn Manager Aufgaben zuweisen, die entweder zu einfach oder zu schwierig für die Mitarbeitenden sind, was zu Frustration und Minderleistung oder verschenktem Potenzial führt.

Um das zu verhindern, sollten Sie:

• Beobachten, wie Mitarbeitende ihre aktuellen Aufgaben bewältigen, und dabei ihre Problemlösungsfähigkeiten, Genauigkeit und Effizienz beachten.

• Gespräche mit Mitarbeitenden führen, um ihre Stärken, Präferenzen und die Bereiche zu verstehen, in denen sie sich am sichersten fühlen.

Aufgabenüberlastung

Wenn zu viele Aufgaben auf einmal zugewiesen werden, kann das Mitarbeitende überfordern, die Arbeitsqualität mindern und ihr Wohlbefinden beeinträchtigen.

Um das zu verhindern, sollten Sie:

• Einen sinnvollen Arbeitsplan entwickeln, indem Sie Aufgaben aufteilen und die Arbeitslast systematisch verteilen.

• Management-Tools nutzen, um den Fortschritt zu verfolgen und die Arbeitslast bei Bedarf anzupassen.

• Mitarbeitende befähigen, die Organisation und Erledigung ihrer Aufgaben selbst zu übernehmen.

Mangelnde Überwachung und Bewertung

Ohne zeitnahes Feedback und Anleitung fühlen sich Mitarbeitende möglicherweise nicht unterstützt und unsicher über ihre Leistung, was ihr Engagement und ihre Entwicklung beeinträchtigen kann.

Um das anzugehen, wird Managern empfohlen:

• Regelmäßige One-on-One-Meetings mit Mitarbeitenden einzurichten, um Fortschritte, Herausforderungen und Ziele zu besprechen.

• Konkretes, umsetzbares Feedback zur Leistung zu geben, das Verbesserungsbereiche aufzeigt und Erfolge anerkennt.

„Der Unternehmer muss effektiv AN dem Geschäft arbeiten, statt sich intensiv IN ihm zu verlieren." (Sangeeta Badal & Bryant Ott von Gallup)

Letzte Worte

Wenn ein Unternehmen wächst, stehen Gründer vor der Herausforderung, über ihr ursprüngliches Fähigkeitsspektrum hinauszuwachsen. Sie müssen Talente einstellen, ein Team aufbauen und managen und den Fokus verlagern, vom Arbeiten IM Geschäft hin zum Arbeiten AN dem Geschäft.

Deshalb erscheint Delegation manchmal schwieriger, als die Arbeit selbst zu erledigen. Es erfordert Sorgfalt, Fähigkeiten und Geduld, die richtigen Aufgaben den richtigen Personen zur richtigen Zeit zuzuweisen. Aber dieser Wandel ist entscheidend, um Wachstum und langfristigen Erfolg zu sichern.