Dominando a delegação: 5 passos que os gestores devem seguir

"Esse trabalho é importante demais para confiar a outra pessoa." "A equipe não tem as habilidades para lidar com as tarefas atribuídas." "E se algo der errado?" "Preciso deixar os funcionários treinarem mais, porque só eu tenho as habilidades para fazer esse trabalho direito." "Da última vez que delegei, não deu certo, então como posso confiar neles de novo?"

Familiar? Você pode até achar que essas são preocupações válidas, mas a realidade é que você está sempre ocupado, cuidando de tudo sozinho.

Existe um ditado: "Se você quer ir rápido, vá sozinho. Se você quer ir longe, vá acompanhado." Por mais conhecimento ou habilidade que você tenha, não dá para fazer tudo sozinho. Você precisa de uma equipe: pessoas que possam ajudar, apoiar e trabalhar com você para alcançar o sucesso.

Muitos gestores acham extremamente difícil abrir mão das tarefas pelos motivos citados acima. Mas se você dominar a arte da delegação e do empoderamento, vai construir uma equipe campeã, capaz de superar qualquer desafio.

O que é delegar?

Delegar é o ato de um gestor ou líder dividir grandes projetos ou tarefas em atribuições menores e mais gerenciáveis para que os subordinados as executem. É também uma técnica de gestão para organizar tarefas de forma alinhada com as habilidades e os pontos fortes de cada funcionário, garantindo que o trabalho avance de forma tranquila, eficiente e com máxima produtividade.

Ao atribuir tarefas específicas aos subordinados, os gestores conseguem liberar tempo para focar em atividades de maior valor, ao mesmo tempo em que empoderam os membros da equipe a assumirem a autoria do próprio trabalho. O objetivo final é que todos colaborem de forma eficaz, concluindo tarefas que contribuam para alcançar os objetivos da equipe.

Quando você deve delegar (e quando não)?

A arte da delegação está em saber quando abrir mão e confiar responsabilidades a outras pessoas.

Se você conhece

a Eisenhower matrix, sabe que a delegação é obrigatória quando se trata de tarefas urgentes, mas não tão essenciais, ou seja, tarefas que só você tem a capacidade e a autoridade para lidar.

Desafios comuns na delegação e como superá-los

Na prática, muitos obstáculos podem impedir os gestores de delegar tarefas de forma eficaz, levando a um desempenho ruim. Aqui estão algumas dificuldades comuns e soluções sugeridas:

Habilidades de delegação insuficientes

Habilidades de delegação insuficientes ficam evidentes quando um gestor não consegue definir claramente os objetivos e requisitos de uma tarefa, não se comunica o suficiente, não entende seus funcionários ou não consegue avaliar quem é mais adequado para uma tarefa. Além disso, ele pode não atribuir a autoridade e a responsabilidade adequadas.

Para resolver isso, recomenda-se que os gestores:

• Participem de cursos e workshops de treinamento, ou aprendam com pessoas mais experientes para aprimorar suas habilidades de delegação.

• Pratiquem regularmente e apliquem dicas de delegação eficazes em situações reais.

Falta de confiança

Um problema comum no ambiente de trabalho é a falta de confiança dos gestores em relação aos funcionários. Os gestores podem monitorar e interferir com frequência no trabalho dos funcionários, o que pode reduzir a motivação e a criatividade.

Para resolver isso, recomenda-se que os gestores:

• Construam um relacionamento com os funcionários por meio de comunicação aberta, respeito e escuta ativa.

• Deem aos funcionários oportunidades de demonstrar suas habilidades e autonomia no trabalho.

• Reconheçam as conquistas dos funcionários.

Incompatibilidade entre tarefas e habilidades

Um problema frequente surge quando os gestores atribuem tarefas fáceis demais ou difíceis demais para os funcionários, gerando frustração, baixo desempenho ou potencial desperdiçado.

Para evitar isso, você deve:

• Observar como os funcionários lidam com suas tarefas atuais, notando suas habilidades de resolução de problemas, atenção aos detalhes e eficiência.

• Conversar com os funcionários para entender seus pontos fortes, preferências e as áreas em que se sentem mais confiantes.

Sobrecarga de tarefas

Atribuir tarefas demais de uma vez pode sobrecarregar os funcionários, reduzindo a qualidade do trabalho e afetando seu bem-estar.

Para evitar isso, você deve:

• Desenvolver um plano de trabalho razoável, dividindo tarefas e distribuindo a carga de trabalho de forma científica.

• Usar ferramentas de gestão para acompanhar o progresso e ajustar a carga de trabalho conforme necessário.

• Empoderar os funcionários para que assumam o controle da organização e conclusão de suas tarefas.

Falta de acompanhamento e avaliação

Sem feedback e orientação em tempo hábil, os funcionários podem se sentir desamparados e inseguros quanto ao próprio desempenho, o que pode afetar seu engajamento e crescimento.

Para resolver isso, recomenda-se que os gestores:

• Estabeleçam reuniões individuais (one-on-one) regulares com os funcionários para discutir seu progresso, desafios e objetivos.

• Deem feedback específico e acionável sobre o desempenho, destacando pontos de melhoria e reconhecendo sucessos.

"O empreendedor deve trabalhar de forma eficaz no negócio, em vez de intensamente nele." - Sangeeta Badal & Bryant Ott, da Gallup

Palavras finais

À medida que um negócio cresce, os fundadores enfrentam o desafio de ir além do conjunto de habilidades inicial. Eles precisam contratar talentos, construir e gerenciar uma equipe, e mudar o foco de trabalhar no negócio para trabalhar sobre ele.

É por isso que, às vezes, delegar parece mais difícil do que fazer o trabalho você mesmo. Isso exige meticulosidade, habilidade e paciência para atribuir as tarefas certas às pessoas certas, no momento certo. Mas essa mudança é essencial para sustentar o crescimento e o sucesso de longo prazo.