Einen ManyChat-Ablauf aufbauen, der B2B-Leads wirklich qualifiziert

Die meisten ManyChat-Flows scheitern an einem der beiden Extremen. Entweder sind sie so kurz, dass der Vertrieb keine nützlichen Informationen erhält: „Hinterlassen Sie Ihre E-Mail, und wir melden uns!" Oder sie sind so lang, dass Nutzer abbrechen, bevor sie Frage drei erreichen: acht Fragen, Dropdown-Menüs, branchenspezifische Verzweigungen.

Was tatsächlich funktioniert, ist ein Flow mit vier Fragen, bei dem jede Frage einen Routing-Entscheid trifft und jede Antwort an Ihr CRM übergeben wird. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter eine Benachrichtigung erhält, weiß er bereits, ob es sich um einen qualifizierten Lead handelt oder nicht.

Dieser Leitfaden behandelt die Struktur, die Routing-Logik und die CRM-Integration, die diesen Ansatz umsetzbar machen.

Schritt 1: Den Qualifizierungsrahmen vor der Ablauf-Erstellung definieren

Bevor Sie ManyChat öffnen, beantworten Sie drei Fragen:

1. Was definiert einen qualifizierten Lead für Ihr Team? Für die meisten B2B-SaaS-Unternehmen kombiniert das Antworten auf diese Fragen:

  • Unternehmensgröße oder Teamgröße (passt das in Ihren ICP?)
  • Schmerzpunkt oder Anwendungsfall (löst Ihr Produkt das Problem?)
  • Kaufabsicht oder Zeitplan (bewerten sie aktiv oder erkunden sie nur?)
  • Autorität oder Zugangsmöglichkeit (können sie einen Kauf genehmigen oder bringen sie jemanden mit, der das kann?)

2. Welche Antwortoptionen entstehen Routing-Unterschiede? Sie benötigen keine fünf Optionen pro Frage. Zwei oder drei, die aussagekräftige Unterscheidungen treffen, sind ausreichend. Bei der Frage zur Teamgröße könnten Ihre Optionen lauten: „Unter 10 / 10-50 / Über 50". Die dritte Kategorie bekommt sofortige Rep-Benachrichtigung. Die erste wird möglicherweise disqualifiziert.

3. Welche Daten müssen in Ihr CRM übertragen werden? Listen Sie die CRM-Felder auf, die Sie am Ende des Flows gefüllt haben möchten: Telefonnummer, Teamgröße, primäre Herausforderung, Kaufzeitplan, Lead-Bewertungs-Tag.

Schritt 2: Den 4-Fragen-Flow-Rahmen aufbauen

Richten Sie in ManyChat eine neue Flow ein. Benennen Sie sie nach dem Eintrittspunkt: z.B. „WhatsApp-Anzeigen-Qualifizierung" oder „Website-Chat-Qualifizierung".

Auslöser einrichten:

  • Für Click-to-WhatsApp-Kampagnen: Auslöser als „Neues Gespräch" setzen, mit einem Filter für den Anzeigen-Quelltag
  • Für Website-Widget: Auslöser als „Keyword empfangen" mit dem Schlüsselwort aus dem Welcome-Message-Button

Flow-Rahmenstruktur:

Begrüßungsnachricht
→ Frage 1: Teamgröße (Schaltflächen)
  → Frage 2: Hauptherausforderung (Schaltflächen)
    → Frage 3: Kaufzeitplan (Schaltflächen)
      → Routing-Zweig (basierend auf kombinierten Antworten)
        → Pfad A: Heiß → Rep-Benachrichtigung + CRM-Erstellung
        → Pfad B: Warm → Ressourcen-Follow-up + CRM-Erstellung
        → Pfad C: Disqualifiziert → Ressourcen-Link + CRM-Erstellung (mit Tag)

Schritt 3: Die vier Nachrichten schreiben

Nachricht 1 – Begrüßung + Erste Frage:

„Hallo [Vorname]! Ich bin hier, um Ihnen zu helfen, die richtige Person in unserem Team zu finden.

Kurze Frage: Wie groß ist Ihr Vertriebsteam?"

Schaltflächen:

  • Unter 10 Personen
  • 10-50 Personen
  • Über 50 Personen

Hinweis zur Formulierung: Die Begrüßung sollte Ihren Ton widerspiegeln, nicht generisch klingen. Wenn Ihr Unternehmen leger kommuniziert, passen Sie es an. Die Frage muss direkt sein.

Nachricht 2 – Herausforderungs-Frage:

„Verstanden! Was ist Ihre größte Herausforderung im Vertrieb gerade?"

Schaltflächen:

  • Lead-Qualität verbessern
  • Reaktionszeit verkürzen
  • Pipeline-Transparenz
  • Etwas anderes

Nachricht 3 – Zeitplan-Frage:

„Und wo stehen Sie im Entscheidungsprozess?"

Schaltflächen:

  • Wir evaluieren aktiv
  • Noch in der Recherchephase
  • Kein akuter Bedarf

Nachricht 4 – Routing-Zweig:

Das ist kein einzelner Text, sondern ein bedingter Zweig basierend auf den vorherigen Antworten. In ManyChat wird das mit der „Condition"-Aktion umgesetzt.

Routing-Logik:

  • Heiß (Team 10+, aktive Evaluierung): „Super, ein Mitarbeiter aus unserem Team wird sich innerhalb der nächsten Stunde bei Ihnen melden. Wie ist die beste Nummer, um Sie auf WhatsApp zu erreichen?"
  • Warm (kleineres Team oder Recherchephase): „Danke! Wir senden Ihnen einige relevante Ressourcen und melden uns in 24 Stunden."
  • Disqualifiziert (unter 10 Personen, kein Schmerz): „Danke für das Gespräch! Hier ist ein Leitfaden, der helfen könnte: [Link]"

Schritt 4: Benutzerdefinierte Felder und Variablen einrichten

ManyChat speichert Schaltflächenantworten in Benutzerfeldern. Sie müssen diese Felder vor dem Aufbau des Flows erstellen.

Benutzerdefinierte Felder in ManyChat erstellen:

  1. Zu Einstellungen → Benutzerdefinierte Felder gehen
  2. Ein Feld für jede Qualifizierungsfrage erstellen:
    • qual_team_size (Text oder Zahl)
    • qual_challenge (Text)
    • qual_timeline (Text)
    • qual_score (Text: heiß / warm / disqualifiziert)
    • qual_date (Datum)

Im Flow Felder zuweisen: Nach jeder Schaltflächen-Interaktion die Aktion „Benutzerdaten setzen" hinzufügen. Zum Beispiel: Wenn der Nutzer „10-50 Personen" tippt, qual_team_size auf „10-50" setzen.

Das ist ein wichtiger Schritt, den viele Flows auslassen. Ohne Feldzuweisung haben Sie nach dem Gespräch keine strukturierten Daten, nur eine Abschrift.

Schritt 5: CRM-Integration konfigurieren

ManyChat nativ mit HubSpot:

  1. Zu Integrationen → HubSpot gehen
  2. Konto via OAuth verbinden
  3. Am Ende jedes Routing-Pfads (Heiß, Warm, Disqualifiziert) eine HubSpot: Kontakt erstellen/aktualisieren-Aktion hinzufügen
  4. Feld-Mapping konfigurieren:
ManyChat-Feld HubSpot-Eigenschaft
Vorname Vorname
Telefon Telefonnummer
qual_team_size Mitarbeiteranzahl (benutzerdefiniert)
qual_challenge Lead-Notizen (benutzerdefiniert)
qual_timeline Lead-Stufe
qual_score Lead-Bewertung
Gesprächs-Startdatum Letzte Aktivität

ManyChat mit Salesforce oder anderen CRMs über Zapier:

  1. Eine Webhook-Aktion an einem Routing-Zweig-Endpunkt hinzufügen
  2. In Zapier einen Webhook-Auslöser einrichten, der auf diesen Endpunkt zeigt
  3. Als Ziel-Aktion Salesforce auswählen: Lead erstellen oder Kontakt aktualisieren
  4. Felder manuell mappen

Schritt 6: Rep-Benachrichtigungen einrichten

Für heiße Leads: Im Heiß-Pfad vor dem CRM-Erstellungsschritt eine Benachrichtigung hinzufügen. ManyChat unterstützt E-Mail- und Slack-Benachrichtigungen nativ.

E-Mail-Benachrichtigung: An: vertrieb@ihrunternehmen.de Betreff: Heißer Lead: [Vorname] [Nachname] – [Teamgröße] Text: „[Vorname] hat gerade den Qualifizierungsflow abgeschlossen. Team: [qual_team_size]. Herausforderung: [qual_challenge]. Zeitplan: [qual_timeline]. WhatsApp-Nummer: [Telefon]"

Slack-Benachrichtigung: ManyChat kann über Zapier oder direkt (wenn Sie Slack-Integration aktiviert haben) in Slack-Kanäle posten. Für #heiße-leads-Kanal eine Nachricht im gleichen Format wie oben konfigurieren.

Wichtig: Benachrichtigen Sie Ihren Rep nicht für warme oder disqualifizierte Leads. Wenn jede Benachrichtigung aufmerksamkeitsbedürftig ist, werden alle ignoriert.

Schritt 7: Den Flow vor dem Start testen

Einen vollständigen Durchlauf von einem persönlichen WhatsApp oder dem ManyChat-Test-Tool absolvieren:

  1. Flow auf einem Testgerät auslösen
  2. Alle vier Fragen als „heißer" Lead beantworten
  3. In ManyChat-Benutzerfelder überprüfen: Sind qual_team_size, qual_challenge, qual_timeline, qual_score befüllt?
  4. In HubSpot (oder Ihrem CRM): Wurde ein neuer Kontakt mit korrekten Feldwerten erstellt?
  5. In Ihrem Posteingang oder Slack: Wurde die Rep-Benachrichtigung ausgelöst?

Dann den Flow erneut als warmen und als disqualifizierten Lead durchlaufen. Jeder Pfad sollte das richtige Routing, die korrekte CRM-Erstellung und keine unerwünschten Rep-Benachrichtigungen produzieren.

Häufige Fallstricke

Flow wird für Nicht-Anzeigen-Gespräche ausgelöst. Wenn Ihr Auslöser „Neues Gespräch" ohne Quellfilter ist, läuft der Qualifizierungsflow für jeden, der Ihrer WhatsApp schreibt: Bestandskunden, Support-Anfragen, Spam. Immer einen Quellfilter oder ein Schlüsselwort-Auslöser verwenden.

Feldzuweisung nach Schaltflächen-Klick vergessen. Der häufigste Fehler. Wenn Nutzer auf „10-50 Personen" tippen und Sie keine Feldzuweisung haben, haben Sie am Ende nur eine Gesprächsabschrift, keine strukturierten CRM-Daten.

Zu viele Schaltflächenoptionen. Wenn Sie mehr als vier Optionen pro Frage anbieten, sinkt die Abschlussrate. WhatsApp zeigt Schaltflächen in einem Dropdown, wenn es mehr als drei sind. Maximal drei Optionen pro Frage anstreben.

Zu lange Wartezeiten zwischen den Nachrichten. Wenn Ihr Flow Verzögerungen zwischen den Nachrichten hat (z.B. 24-Stunden-Warten), unterbrechen Sie das Gespräch. Qualifizierungsflows sollten synchron in 2-5 Minuten abgeschlossen werden.

Kein Fallback für unerwartete Eingaben. Nutzer tippen manchmal Freitext statt Schaltflächen zu klicken. Einen „Schlüsselwort nicht erkannt"-Fallback einrichten, der die Frage wiederholt oder zu einem menschlichen Agent weiterleitet.

Was als Nächstes zu tun ist

Erstellen Sie eine Testversion dieses Flows und führen Sie ihn mit Ihrem Vertriebsteam durch. Bitten Sie Ihre Reps, ihn als potenzielle Kunden zu durchlaufen und Ihnen zu sagen, welche Informationen fehlen, um einen qualifizierten Erstanruf zu tätigen. Dann passen Sie Fragen und Routing-Logik entsprechend an. Ein Flow, der auf dem Papier logisch aussieht, funktioniert möglicherweise anders, wenn echte Nutzer ihn durchlaufen.

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