Beralih dari HubSpot ke Rework Tanpa Kehilangan Sejarah Anda

Ia biasanya bermula dengan invois pembaharuan.

E-mel tiba pada Februari atau September, 60 hari sebelum kontrak diperbaharui secara automatik, dan buat pertama kali dalam berbulan-bulan, seseorang benar-benar melihat nombor tersebut. Bil telah merangkak naik: peringkat kenalan naik tahun lepas, anda menambah tempat duduk Sales Hub Pro untuk AE baharu, dan kini anda membayar untuk ciri Marketing Hub yang jualan tidak pernah sentuh. Pasukan 12 orang sedang melihat item baris $4,200/bulan untuk CRM.

Itulah saat kebanyakan keputusan penghijrahan HubSpot dibuat. Bukan kerana Rework adalah lebih baik dalam setiap dimensi (ia tidak), tetapi kerana persamaan nilai berhenti berfungsi. Dan sebaik sahaja seseorang menarik kontrak dan melihat tetingkap pembatalan 30 hari, soalannya bukan "adakah kita perlu beralih?" Ia adalah "bagaimana kita melakukan ini tanpa meletupkan pipeline?"

Itulah yang panduan ini merangkumi.

Sebelum Anda Mula: Apa Yang Perlu Diaudit dalam HubSpot

Jangan sentuh Rework sehingga anda telah melakukan audit ini. Pasukan yang melangkauinya adalah yang berakhir dengan melakukan semula penghijrahan enam minggu kemudian.

Rekod kenalan, syarikat, dan tawaran. Tarik eksport kenalan dan lihat kualiti data. Data HubSpot sering lebih kotor daripada yang kelihatan dalam UI. HubSpot adalah longgar tentang rekod pendua: ia membenarkan kenalan wujud tanpa persatuan syarikat, membenarkan berbilang kenalan dengan alamat e-mel yang sama jika mereka datang dari borang yang berbeza, dan tidak menguatkuasakan kelengkapan medan yang dilakukan oleh Salesforce. Jalankan semakan penyahduplikasian sebelum anda mengimport apa-apa. Penanda aras kasar: pasukan yang telah berada di HubSpot lebih dari 18 bulan biasanya mendapati kadar kenalan pendua 8 hingga 15% apabila mereka melihat dengan serius.

Sequences aktif dan kenalan yang didaftarkan. Ini adalah yang berbahaya. Jika anda mempunyai kenalan yang kini didaftarkan dalam sequences Sales Hub HubSpot (urutan e-mel aktif, susulan yang dijadualkan, tugas yang tertangguh), ia perlu dikendalikan secara individu sebelum anda beralih. Anda tidak boleh memigrasikan secara pukal sequences aktif ke Rework. Kenalan boleh berpindah, tetapi keadaan pendaftaran dan langkah seterusnya yang dijadualkan tidak. Lebih lanjut tentang ini dalam bahagian yang dikhaskan di bawah.

Automasi workflow. Eksport workflow HubSpot aktif anda. Untuk setiap satu, catat: apa yang mencetuskannya, apa yang dilakukannya, dan berapa kerap ia berfungsi. Fokus pertama pada yang berfrekuensi tinggi. Workflow yang berfungsi beberapa kali sehari adalah yang akan muncul masalah paling cepat jika tidak dibina semula sebelum peralihan.

Templat e-mel dan petikan. Ini mudah terlepas pandang dan menjengkelkan untuk hilang. Eksport templat HubSpot tidak bersih, jadi anda mungkin perlu menyalin secara manual yang paling banyak digunakan pasukan anda. Minta wakil mengenal pasti lima templat teratas mereka sebelum anda mula. Jangan migrasikan perpustakaan penuh; migrasikan yang digunakan.

Laporan dan papan pemuka dalam penggunaan harian. Tanya setiap pengurus laporan mana yang mereka semak sebelum panggilan pasukan Isnin mereka. Senarai tersebut adalah apa yang anda perlukan berfungsi dalam Rework pada hari pertama. Selebihnya boleh dibina semula dari masa ke masa.

Integrasi yang disambungkan. Petakan setiap integrasi HubSpot aktif: Gmail atau Outlook, Google Calendar, Slack, LinkedIn Sales Navigator, Intercom, Stripe, Aircall, Zoom, dan sebarang alat pengayaan (ZoomInfo, Clearbit, Apollo). Setiap integrasi memutuskan sambungan dari HubSpot dan perlu menyambung semula ke Rework. Itu adalah tugas berasingan untuk setiap alat.

Apa Yang Akan Anda Hilangkan — Berlaku Jujur Tentang Ini

Bahagian ini penting untuk kepercayaan pasukan. Jika wakil atau pasukan pemasaran anda menemui jurang selepas peralihan, mereka akan menyalahkan penghijrahan dan meragui setiap keputusan lain yang bersamanya.

Ciri Marketing Hub. Jika pasukan anda menggunakan HubSpot Marketing Hub (kempen e-mel, halaman pendaratan, borang, pelaporan iklan), ciri-ciri tersebut tidak datang dengan Rework. Rework adalah CRM dan alat produktiviti. Jika pemasaran kini menghantar surat berita atau menjalankan kempen nurture melalui HubSpot, mereka memerlukan pengganti (Brevo, Mailchimp, ActiveCampaign) sebelum jualan beralih. Jangan biarkan pemasaran dan jualan beralih pada masa yang sama.

Kedalaman automasi pemasaran e-mel. Automasi pemasaran HubSpot adalah betul-betul baik. Workflow berbilang cabang, pencetus tingkah laku, pembahagian senarai, dan ujian A/B pada sequences e-mel adalah semua kekuatan HubSpot. Automasi Rework merangkumi logik proses jualan dengan baik (peralihan peringkat tawaran, penciptaan tugas, peraturan penugasan), tetapi ia bukan platform automasi pemasaran. Jika pasukan jualan anda menggunakan sequences HubSpot sebagai pengganti automasi pemasaran ringan, jurang itu akan kelihatan selepas penghijrahan.

Halaman pendaratan dan borang natif. Pembina halaman pendaratan dan borang natif HubSpot adalah kemudahan sebenar. Banyak pasukan jualan kecil menggunakannya untuk perkara seperti pendaftaran acara, muat turun kandungan, atau tangkapan lead mudah. Rework tidak mempunyai setara. Anda akan menghala yang tersebut ke alat borang khusus (Typeform, Tally, atau yang serupa) dan menyambung melalui webhook.

Pelaporan iklan HubSpot. Jika pasukan hasil anda menyemak atribusi LinkedIn atau Google Ads dalam HubSpot, paparan tersebut tidak akan wujud dalam Rework. Anda perlu menarik prestasi iklan dari platform iklan natif terus.

Integrasi aplikasi yang tiada setara Rework. Pasaran Aplikasi HubSpot mempunyai lebih dari 1,500 integrasi. Rework tidak memadankan kedalaman tersebut. Sebelum anda komited kepada penghijrahan, semak lima atau enam integrasi yang pasukan anda bergantung dan sahkan Rework mempunyai penyambung natif atau alternatif yang boleh digunakan.

Apa Yang Menjadi Lebih Baik

Berlaku jujur tentang pertukaran menjadikan bahagian ini patut dibaca.

Kebolehramalan harga. Harga HubSpot adalah berasaskan peringkat kenalan, yang bermakna bil anda naik apabila pangkalan data anda berkembang, walaupun saiz pasukan anda kekal rata. Rework mengenakan caj setiap tempat duduk, bukan setiap kenalan. Untuk pasukan yang aktif melakukan prospek outbound dan mempunyai pangkalan data kenalan yang besar, perbezaan tersebut adalah signifikan. Harga Sales Hub HubSpot menunjukkan struktur peringkat semasa. Lihat perangkap harga HubSpot dan cara mengelaknya dan harga Rework dijelaskan untuk analisis penuh.

Penerimaan wakil jualan. HubSpot adalah lebih intuitif daripada Salesforce, tetapi ia masih mempunyai pelbagai hab, dan antara muka Sales Hub telah menjadi lebih sesak dengan setiap kitaran produk. Permukaan CRM Rework adalah lebih kecil dan lebih fokus. Pasukan melaporkan bahawa onboarding wakil baharu turun dari tiga hingga empat minggu ke satu hingga dua minggu, terutamanya kerana terdapat lebih sedikit menu, lebih sedikit medan yang diperlukan, dan tiada konfigurasi warisan untuk dijelaskan.

CRM dan produktiviti yang digabungkan. Jika wakil anda kini berpindah antara HubSpot untuk pipeline dan alat lain (Notion, Asana, Trello) untuk pengurusan tugas dan kerja projek, Rework menggabungkan kedua-duanya dalam satu ruang kerja. Itu mengurangkan peralihan tab dan memudahkan untuk melihat konteks tawaran bersama tugas yang perlu berlaku untuk memajukannya. Untuk pasukan yang membina semula proses lead mereka pada masa yang sama dengan penghijrahan CRM, perpustakaan pengurusan lead merangkumi penilaian, nurturing, dan kadence susulan yang diterjemahkan terus ke persediaan workflow Rework.

Langkah-Langkah Penghijrahan

Langkah 1: Eksport Data Anda dari HubSpot

Pergi ke Tetapan > Pengurusan Data > Import & Eksport > Eksport data. Pilih kenalan, syarikat, tawaran, dan aktiviti. HubSpot akan menghantar fail ZIP dengan CSV melalui e-mel. Dokumentasi eksport rasmi HubSpot menelusuri setiap pilihan eksport dan sifat yang disertakan dalam setiap fail.

Satu perkara yang perlu diketahui: eksport aktiviti HubSpot termasuk pembukaan e-mel, klik, dan penyerahan borang sebagai sebahagian dari eksport kenalan jika anda memilih "sertakan semua sifat." Itu adalah konteks yang berguna tetapi ia juga membengkak fail. Putuskan sama ada anda mahu mengimport sejarah penglibatan penuh atau hanya data CRM teras.

Rekod tawaran dieksport dengan semua ID kenalan berkaitan, yang membolehkan anda mengekalkan hubungan kenalan-ke-tawaran dalam Rework jika anda mengimportnya mengikut urutan yang betul (syarikat dahulu, kemudian kenalan, kemudian tawaran).

Langkah 2: Bersih dan Sahduplikasikan Sebelum Import

Data HubSpot adalah lebih kotor daripada yang kelihatan. Isu biasa:

Kenalan tanpa persatuan syarikat (mereka datang melalui borang dan tidak pernah dikaitkan)
Kenalan pendua dari orang yang sama yang menghantar borang berbeza dengan alamat e-mel yang sedikit berbeza
Tawaran tanpa kenalan berkaitan (seseorang mencipta tawaran secara manual)
Sifat khusus dengan nilai yang hanya masuk akal dalam proses jualan yang lalu

Jalankan alat penyahduplikasian terhadap CSV sebelum anda mengimport. Alat seperti Dedupe.io atau pendekatan VLOOKUP manual pada lajur e-mel adalah mencukupi untuk kebanyakan pasukan. Matlamatnya adalah dataset yang bersih, bukan yang sempurna. Panduan penghijrahan data mempunyai senarai semak pra-import penuh yang merangkumi ambang penyahduplikasian, pengesahan medan, dan apa yang perlu dilakukan dengan kenalan yang tiada syarikat berkaitan.

Langkah 3: Petakan Sifat HubSpot ke Medan Rework

Cipta hamparan pemetaan: lajur kiri adalah nama sifat HubSpot, lajur kanan adalah medan Rework yang sepadan. Untuk medan standard (nama pertama, nama akhir, e-mel, telefon, syarikat, jawatan, jumlah tawaran, peringkat tawaran), pemetaan adalah langsung.

Untuk sifat khusus, anda mempunyai dua pilihan: cipta medan khusus setara dalam Rework, atau biarkan sifat tersebut pergi. Jika sifat khusus tidak dikemas kini dalam 90 hari dan tiada siapa yang boleh menjelaskan untuk apa ia, biarkan ia pergi.

Langkah 4: Sediakan Pipeline, Peringkat, dan Automasi Rework

Konfigurasikan peringkat pipeline anda dalam Rework untuk memadankan peringkat tawaran HubSpot semasa anda. Jika anda telah mahu menyemak semula pipeline anda, lakukan sekarang sebelum anda mempunyai data langsung dalam sistem. Jangan cuba menyemak dan memigrasikan pada masa yang sama.

Bina semula lima workflow teratas anda dahulu. Semak bahawa setiap satu berfungsi dengan betul pada rekod ujian sebelum anda meneruskan ke import penuh.

Langkah 5: Migrasikan Sequences Aktif Terakhir Sekali

Sequences aktif adalah perkara terakhir untuk dimigrasikan, bukan yang pertama. Inilah sebabnya.

Apabila kenalan didaftarkan dalam sequences HubSpot, HubSpot memiliki masa dan penghantaran setiap e-mel seterusnya. Apabila akaun dinyahaktifkan, sequences berhenti. Secara senyap. Kenalan tidak mendapat lantunan atau ralat. E-mel itu sahaja tidak tiba. Jika wakil anda tidak menyedarinya, prospek menjadi sejuk dengan menyangka mereka diabaikan.

Pendekatan yang selamat: sebelum anda beralih, tarik senarai setiap kenalan yang kini didaftarkan dalam sequences aktif. Eksport nama, e-mel, sequences yang mereka masuki, langkah seterusnya yang dijadualkan, dan tarikh. Kemudian, dalam Rework, daftarkan semula setiap kenalan secara manual dalam sequences yang setara, tetapkan tarikh langkah seterusnya untuk sepadan, dan tambah nota pada rekod kenalan yang menjelaskan penghijrahan.

Untuk pasukan kecil dengan beberapa dozen pendaftaran aktif, ini mengambil masa beberapa jam. Untuk pasukan dengan ratusan pendaftaran aktif, ini adalah projek hujung minggu. Jangan langkauinya. Terlepas susulan dengan kenalan yang berada di pertengahan sequences adalah cara tercepat untuk kehilangan tawaran semasa peralihan.

Langkah 6: Tempoh Selari dan Latihan Pasukan

Jalankan kedua-dua sistem secara selari selama satu minggu. HubSpot adalah baca sahaja; Rework adalah tempat data baharu pergi. Ini bermakna kenalan baharu, tawaran baharu, dan aktiviti baharu semua direkodkan dalam Rework dari hari pertama tempoh selari. Wakil boleh merujuk HubSpot untuk sejarah, tetapi mereka menulis ke Rework.

Latihan perlu berlaku pada permulaan tempoh selari, bukan pada penghujungnya. Jalankan satu sesi 90 minit dengan wakil dan satu dengan pengurus. Wakil perlu dapat merekodkan panggilan, mengemas kini peringkat tawaran, dan mencari paparan pipeline mereka. Pengurus perlu dapat menarik laporan pipeline dan melihat aktiviti pasukan.

Langkah 7: Beralih dan Nyahaktifkan HubSpot

Pilih Isnin untuk peralihan. Umumkan tarikh itu 10 hari lebih awal. Pada hari tersebut, tandakan HubSpot sebagai baca sahaja dalam komunikasi pasukan anda dan jadikan Rework sebagai sumber kebenaran tunggal.

Semak kontrak HubSpot anda untuk tetingkap pembatalan sebelum anda beralih. HubSpot biasanya memerlukan notis 30 hari untuk membatalkan, dan kontrak diperbaharui secara automatik melainkan anda memberi notis. Polisi pembatalan HubSpot didokumenkan dalam katalog produk mereka — sahkan terma anda sebelum anda menetapkan tarikh peralihan. Jika anda terlepas tetingkap, anda membayar untuk sistem yang mati selama setahun lagi.

Masalah Sequences Aktif

Ini patut mendapat bahagiannya sendiri kerana di sinilah kebanyakan penghijrahan HubSpot kehilangan tawaran.

Sequences HubSpot dikaitkan dengan akaun HubSpot anda. Apabila akaun dinyahaktifkan, sequences berhenti. Secara senyap. Kenalan tidak mendapat lantunan atau ralat. E-mel itu sahaja tidak tiba. Jika wakil anda tidak menyedarinya, prospek menjadi sejuk dengan menyangka mereka diabaikan.

Mod kegagalan yang paling biasa: pasukan menjalankan penghijrahan, menyahaktifkan HubSpot, dan dua minggu kemudian seorang wakil menyedari bahawa tiga prospek yang mereka nurture telah menjadi gelap. Mereka menyemak HubSpot, melihat bahawa sequences berhenti pada tarikh penghijrahan, dan menyedari mereka terlepas empat titik sentuh yang dijadualkan setiap prospek.

Untuk mencegah ini:

Tarik laporan pendaftaran sequences aktif dari HubSpot seminggu sebelum penghijrahan
Untuk setiap kenalan yang didaftarkan, catat langkah seterusnya yang dijadualkan dan tarikh
Daftarkan semula dalam sequences Rework secara manual sebelum menyahaktifkan HubSpot
Tetapkan peringatan untuk menyemak spot penghantaran sequences dalam Rework tiga hari selepas peralihan

Ia adalah manual. Tetapi ia jauh lebih baik daripada kehilangan tawaran kerana susulan jatuh melalui jurang.

Pemeliharaan Sejarah E-mel

Sejarah e-mel kenalan dari HubSpot dibawa melalui eksport kenalan. HubSpot menyertakan aktiviti e-mel yang direkodkan dalam CSV kenalan jika anda memilih eksport sifat penuh. Sejarah tersebut diimport ke Rework sebagai nota pada rekod kenalan.

Apa yang tidak dibawa: sejarah penyegerakan e-mel dua hala yang direkodkan melalui sambungan Gmail atau Outlook HubSpot. E-mel tersebut berada dalam peti masuk anda; ia hanya tidak dikaitkan dengan rekod kenalan dalam Rework sehingga wakil anda mula merekodkan dari integrasi e-mel Rework. Ini mewujudkan jurang yang kelihatan dalam garis masa kenalan untuk e-mel yang dihantar sebelum tarikh penghijrahan.

Pendekatan pragmatik: jangan cuba mengisi semula. Tambah nota pada rekod kenalan yang berkata "Dimigrasikan dari HubSpot [tarikh] — sejarah e-mel terdahulu dalam eksport arkib." Itu adalah konteks yang mencukupi untuk wakil mengetahui di mana perlu mencari.

Mengendalikan Integrasi

Penyambungan semula yang mudah (1 hingga 3 jam setiap satu): Gmail, Outlook, Google Calendar, Slack, DocuSign.

Usaha sederhana (setengah hari setiap satu): LinkedIn Sales Navigator, Stripe, Zoom, Aircall. Ini memerlukan pengesahan semula dan pengesahan pemetaan medan tetapi biasanya tidak melibatkan penyegerakan data yang kompleks.

Lebih terlibat (1 hari setiap satu): ZoomInfo, Clearbit, Intercom. Alat pengayaan dan sokongan ini mempunyai andaian integrasi Salesforce dahulu. Penyambung Rework wujud untuk kebanyakannya, tetapi anda perlu membina semula pemetaan medan dan menguji logik penyegerakan.

Tiada setara langsung dalam Rework: Integrasi HubSpot Marketing Hub (halaman pendaratan yang menghantar ke senarai HubSpot, penyerahan borang yang mencetuskan workflow HubSpot). Jika anda mempunyai automasi pemasaran yang masuk ke HubSpot, anda perlu menghalakan semula aliran tersebut ke platform automasi pemasaran berasingan dan menghubungkannya ke Rework melalui webhook atau integrasi natif. Perpustakaan integrasi HubSpot Make adalah titik permulaan yang praktikal untuk memetakan automasi mana yang boleh direplikasi menggunakan lapisan middleware.

Penerimaan Pasukan

Dua perkara yang menentukan sama ada penerimaan berjaya: sama ada pengurus menggunakan Rework secara ketara, dan sama ada terdapat satu juara dalaman tunggal yang boleh dijawab soalan oleh wakil. Panduan onboarding pasukan mempunyai pelan pelancaran berstruktur — termasuk agenda sesi untuk latihan wakil dan senarai semak penerimaan 30 hari — yang kebanyakan ketua ops gunakan sebagai templat permulaan.

Jika pengurus masih menyemak pipeline dalam HubSpot semasa tempoh selari, pasukan mereka akan melakukan perkara yang sama. Pengurus perlu memodelkan tingkah laku: merekodkan panggilan dalam Rework, menarik ramalan dari Rework, menjalankan ulasan pasukan dari Rework. Ini lebih penting daripada mana-mana sesi latihan.

Juara dalaman tidak perlu menjadi orang teknikal. Ia adalah ahli pasukan yang telah melalui persediaan, memahami keanehan, dan bersedia untuk menjadi orang pertama yang wakil hubungi melalui Slack apabila sesuatu kelihatan salah. Namakan orang ini sebelum tempoh selari bermula.

Kesilapan Biasa Yang Menghentikan Penghijrahan HubSpot

Berpindah sebelum tetingkap kontrak. HubSpot diperbaharui secara automatik. Pasukan yang tidak menyemak tarikh pembaharuan memulakan penghijrahan dan kemudian menyedari mereka membayar untuk kedua-dua sistem kerana mereka terlepas tetingkap pembatalan. Semak kontrak dahulu.

Mengimport pangkalan data kenalan penuh HubSpot. Pangkalan data HubSpot mengumpul kenalan dari setiap penyerahan borang, setiap imbasan lencana pameran perdagangan, setiap import senarai yang seseorang jalankan pada 2022. Import kenalan yang terlibat (tawaran dicipta, e-mel dibuka dalam 12 bulan lepas, mesyuarat ditempah), bukan arkib penuh. Import Rework 10,000 kenalan yang bersih lebih berguna daripada import 80,000 kenalan yang berselerak.

Meremehkan penghijrahan sequences. Pasukan yang menganggap ini sebagai tugas 30 minit dan bukannya projek berbilang hari kehilangan tawaran. Bajetkan masanya.

Tidak menetapkan tarikh sunset Salesforce yang keras. Jika anda berkata "kami akan menyahaktifkan HubSpot apabila kami bersedia" dan bukannya memilih tarikh tertentu, penghijrahan berlarutan. Tarikh mewujudkan akauntabiliti. Pilihnya, umumkan, kuatkuasakan.

Adakah Ini Masa Yang Betul untuk Beralih?

Pergi sekarang jika:

Pembaharuan HubSpot anda adalah 30 hingga 60 hari keluar
Pasukan anda terutamanya menggunakan Sales Hub (bukan Marketing Hub)
Anda mempunyai kurang dari empat integrasi aktif
Kenaikan harga tidak dibenarkan oleh ciri yang pasukan anda sebenarnya gunakan
Anda mempunyai sumber RevOps atau Sales Ops yang boleh memiliki penghijrahan selama empat minggu

Tunggu jika:

Pasukan anda aktif menggunakan HubSpot Marketing Hub untuk kempen. Peralihan tersebut memerlukan projek tersendiri
Anda berada di pertengahan kitaran dengan lebih dari 15% hasil tahunan dalam tawaran aktif
Anda mempunyai lebih dari 200 kenalan yang didaftarkan dalam sequences aktif dan tiada kapasiti untuk mendaftarkan semula secara manual
Anda berada di pertengahan suku dan penurunan produktiviti akan mempengaruhi pencapaian secara material

Jika anda juga membandingkan penghijrahan HubSpot dengan penghijrahan Salesforce (kerana anda menilai kedua-dua jalan), Beralih dari Salesforce ke Rework merangkumi perbezaan khusus Salesforce. Profil penghijrahan adalah berbeza dengan ketara.

Apa Yang Perlu Dilakukan Seterusnya

Tarik kontrak HubSpot anda dan cari tarikh pembaharuan. Itu adalah langkah pertama, dan ia adalah langkah yang menentukan garis masa anda.

Jika kontrak diperbaharui dalam kurang dari 60 hari, mulakan audit data minggu ini. Eksport kenalan, syarikat, tawaran, dan senarai pendaftaran sequences aktif. Eksport tersebut memberitahu anda semua yang anda perlu tahu tentang usaha yang terlibat.

Jika kontrak adalah lebih jauh, gunakan masa untuk melakukan perbandingan Rework vs HubSpot CRM yang betul dan sahkan bahawa ciri yang anda akan hilangkan adalah yang boleh anda hidup tanpanya.

Penghijrahan adalah kira-kira empat minggu kerja sebenar jika anda melakukannya dengan teliti. Pasukan yang telah melakukannya berkata bahagian tersukar bukan teknikal. Ia adalah membuatkan semua orang untuk benar-benar berhenti menggunakan HubSpot sebaik sahaja Rework adalah langsung. Pilih tarikh peralihan anda, kuatkuasakan, dan anda akan baik-baik sahaja.

Switch to Rework