Daten vor der Migration vorbereiten

Hier ist, was Ihnen niemand vor einer CRM-Migration sagt: Der Import selbst dauert ein paar Stunden. Die Vorbereitung dauert Tage, manchmal Wochen. Und die Teams, die die Vorbereitung überspringen, sind diejenigen, die Sie um 23 Uhr am Umstiegstag anrufen und fragen, warum 40 % ihrer Kontakte verschwunden sind.

Ein RevOps-Team bei einem mittelständischen SaaS-Unternehmen verbrachte drei Wochen damit, 6.000 Kontakte von Salesforce zu einem neuen CRM zu migrieren. Der erste Durchlauf schlug fehl wegen 1.200 Duplikaten. Der zweite Durchlauf schlug fehl, weil vier verschiedene Datumsformate nicht abgeglichen werden konnten. Der dritte Durchlauf funktionierte schließlich — nach weiterer Bereinigungsarbeit. Das gesamte Chaos hätte mit einem einzigen Tag Vorab-Audit-Arbeit verhindert werden können.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die sieben Vorbereitungsschritte, die aus einer chaotischen Migration eine langweilige machen. Sie berühren das Zielsystem erst in Schritt sieben. Das ist beabsichtigt.

Schritt 1: Datenqualitäts-Audit Ihres Quellsystems durchführen

Bevor Sie eine einzige Zeile exportieren, müssen Sie verstehen, was Sie tatsächlich haben. Die meisten Teams entdecken ihre Datenqualitätsprobleme während der Migration. Kluge Teams entdecken sie vorher. Wenn Sie sich in der Frühphase der Bewertung befinden, welches System Sie migrieren, deckt die CRM-Käufer-Checkliste die Datenmodellfragen ab, die Sie stellen sollten.

Öffnen Sie Ihr Quell-CRM und erfassen Sie diese Zahlen:

Zeilenanzahl nach Objekt:

  • Gesamtanzahl Kontakte
  • Gesamtanzahl Unternehmen/Accounts
  • Gesamtanzahl Deals/Opportunities (offen und abgeschlossen)
  • Gesamtanzahl Aktivitäten (Anrufe, E-Mails, Notizen, Aufgaben)

Feld-Ausfüllungsraten für Ihre am häufigsten genutzten Objekte. Für Kontakte prüfen Sie: E-Mail, Telefon, Unternehmensname, Berufsbezeichnung, Lebenszyklus-Stufe, Lead-Quelle, Land. Jedes Feld unter 70 % Ausfüllung ist ein Problem, das Sie jetzt kennen sollten.

Duplikatschätzung. In Salesforce führen Sie einen Bericht über Kontakte geordnet nach E-Mail-Domain aus. In HubSpot verwenden Sie das Duplikatverwaltungs-Tool. In Pipedrive exportieren Sie in CSV und führen ein COUNTIF auf der E-Mail-Spalte aus.

Datumsformat-Inkonsistenz. Exportieren Sie 50 zufällige Datensätze und schauen Sie sich Ihre Datumsfelder an. Wenn Sie eine Mischung aus MM/TT/JJJJ, TT/MM/JJJJ, JJJJ-MM-TT und Textzeichenfolgen wie „Q3 2024" sehen, haben Sie ein Normalisierungsproblem.

Daten-Audit-Checkliste

Prüfung Was zu messen ist Akzeptabler Schwellenwert
Gesamtanzahl der Datensätze pro Objekt Zeilenanzahl Basiswert für Post-Migrations-QA
E-Mail-Feld-Ausfüllung % der Kontakte mit gültiger E-Mail >80 %
Telefon-Feld-Ausfüllung % der Kontakte mit irgendeiner Telefonnummer >60 %
Unternehmensnamen-Ausfüllung % der Kontakte mit Unternehmensverbindung >75 %
Lebenszyklus-Stufen-Ausfüllung % mit definierter Stufe >85 %
Duplikatschätzung % der Kontakte mit doppelter E-Mail <5 % vor Bereinigung
Datumsformat-Konsistenz Anzahl unterschiedlicher Datumsformate 1 (nach Normalisierung)
Land-Feld-Format Mix aus vollständigen Namen vs. ISO-Codes Auf eines standardisieren

Notieren Sie Ihre Zahlen. Dieser Audit-Basiswert ist auch Ihr Post-Migrations-QA-Ziel.

Schritt 2: Definieren Sie, welche Daten es wert sind, migriert zu werden

Nicht alles muss übertragen werden. Diese Entscheidung ist eine der wichtigsten im gesamten Migrationsprozess, und die meisten Teams treffen sie nie explizit.

Stellen Sie diese Fragen für jedes Objekt und jeden Datensatztyp:

Kontakte/Leads: Benötigen Sie Datensätze, die seit 3+ Jahren keine Aktivität hatten? Wenn Ihr Verkaufszyklus 90 Tage beträgt, ist ein Kontakt ohne Engagement seit 2021 kein Interessent — es ist Speicheraufwand. Legen Sie ein Stichtag fest.

Historische Aktivitäten: Anrufprotokolle, E-Mail-Threads, Meeting-Notizen von vor drei Jahren. Schauen Ihre Vertriebsmitarbeiter diese tatsächlich nach? Für die meisten Teams lautet die Antwort nein für alles, was älter als 18 Monate ist.

Deals/Opportunities: Closed-lost-Deals, die älter als Ihr durchschnittlicher Verkaufszyklus × 3 sind, werden selten wieder geöffnet.

Archivieren vs. migrieren — ein einfaches Framework:

Datensatzalter + Aktivität Entscheidung
Aktiv oder in den letzten 12 Monaten engagiert Migrieren
Keine Aktivität in 12–24 Monaten, hoher Wert (Enterprise-Account) Mit Markierung migrieren
Keine Aktivität in 12–24 Monaten, niedriger Wert Im Quellsystem archivieren
Keine Aktivität seit 24+ Monaten Archivieren oder löschen
Historische Aktivitäten > 18 Monate alt Quellsystem archivieren, nicht migrieren

Dokumentieren Sie diese Entscheidung. Sie erhalten Fragen von Vertriebsmitarbeitern, die fragen, wo ihre alten Daten sind.

Schritt 3: Deduplizierung vor dem Export

Dies ist der Schritt, den die meisten Teams überspringen, und er ist der Grund, warum die meisten Migrationen scheitern. Wenn Sie Duplikate exportieren, importieren Sie Duplikate — und die Deduplizierung in einem unbekannten neuen System ist schwieriger als in dem System, das Sie kennen.

In Salesforce: Verwenden Sie Duplikatregeln (Setup > Duplikatverwaltung). Für Bulk-Zusammenführungen bei Datensätzen über 5.000 Kontakten ist ein Drittanbieter-Tool wie Dedupely schneller.

In HubSpot: Kontakte > Aktionen > Duplikate verwalten. HubSpots Tool übernimmt das Matching für Sie und präsentiert Paare zur Überprüfung.

In Pipedrive: Pipedrive's native Dedup ist begrenzt. Exportieren Sie in CSV, führen Sie Dedup in Google Sheets oder Excel durch, dann reimportieren Sie.

Zusammenführungsstrategie:

  1. Beginnen Sie mit exakten E-Mail-Matches — diese sind sicher zum automatischen Zusammenführen
  2. Überprüfen Sie Name + Unternehmen Fuzzy-Matches manuell
  3. Führen Sie keine Datensätze zusammen, bei denen der Unternehmensname deutlich abweicht

Erstellen Sie immer ein Backup vor dem Zusammenführen.

Schritt 4: Schlüsselfelder normalisieren

Telefonnummern: Wählen Sie E.164-Format (+15551234567) als Zielstandard. Entfernen Sie Durchwahlen aus dem Haupttelefon-Feld. Entfernen Sie alle Formatierungszeichen (Klammern, Bindestriche, Leerzeichen).

Land-Felder: Wählen Sie ISO 3166-1 Alpha-2-Codes (US, GB, DE) oder vollständige Namen, nicht beides gemischt.

Lebenszyklus-Stufen: Quellsysteme haben oft 7 Stufennamen, die auf 4 im Ziel abgebildet werden müssen. Die Zuordnung kann nicht automatisiert werden — Sie müssen entscheiden, wohin „Marketing Qualified Lead" und „Product Qualified Lead" im neuen System gehen.

Lead-Quellen-Werte: Exportieren Sie alle unterschiedlichen Werte aus Ihrem Lead-Quellen-Feld und ordnen Sie sie der Picklist des Ziels zu.

Normalisierungsreferenz-Tabelle

Feld Häufige Probleme Normalisierungsziel
Telefon Gemischte Formate, Durchwahlen im Hauptfeld E.164 (+LL NNNNNNNNNNN)
Land Vollständiger Name / Abkürzung / ISO-Mix ISO 3166-1 Alpha-2
Lebenszyklus-Stufe Mehr Quellwerte als Ziel Explizite Wertezuordnung erstellen
Lead-Quelle Freitext-Einträge vs. Picklist-Werte Zu Ziel-Picklist zuordnen
Datumsfelder Gemischte Formate, Textzeichenfolgen, Nulls ISO 8601 (JJJJ-MM-TT)
Währung Gemischte Gebietsschema-Formate Numerisch, ohne Formatierung
Berufsbezeichnung Inkonsistente Großschreibung, Abkürzungen Konsistente Titelschreibung

Schritt 5: Feldzuordnung dokumentieren, bevor Sie das Ziel berühren

Feldzuordnung wird ständig als tagaktuelle Entscheidung behandelt. Das ist falsch. Entscheidungen, die unter Druck, während eines Import-Laufs, getroffen werden, erzeugen Fehler, die Sie erst erkennen, wenn Vertriebsmitarbeiter sie zwei Wochen später entdecken.

Feldzuordnungsvorlage

Quellfeld Quelltyp Quellobject Zielfeld Zieltyp Zielobject Transformationsregel
Vorname Text Kontakt Vorname Text Kontakt Keine
Nachname Text Kontakt Nachname Text Kontakt Keine
E-Mail E-Mail Kontakt E-Mail E-Mail Kontakt Alle Werte in Kleinbuchstaben
Telefon Telefon Kontakt Telefon Telefon Kontakt In E.164 konvertieren
Lebenszyklus-Stufe Picklist Kontakt Lebenszyklus-Stufe Picklist Kontakt Siehe Wertzuordnung unten
Jahresumsatz Währung Account Jahresumsatz Nummer Unternehmen Währungssymbol entfernen
Abschlussdatum Datum Opportunity Abschlussdatum Datum Deal In JJJJ-MM-TT konvertieren

Schritt 6: Entscheiden Sie, was mit historischen Aktivitäten zu tun ist

Aktivitäten — Anrufprotokolle, E-Mail-Threads, Notizen, Aufgaben — sind die schwierigste Migrationsentscheidung.

Praktische Orientierung:

  • Migrieren Sie alle Aktivitäten der letzten 12 Monate
  • Archivieren Sie Aktivitäten (ohne Migration), die älter als 12 Monate sind
  • Migrieren Sie immer Notizen, die mit aktiven Deals verbunden sind
  • E-Mail-Threads: Migrieren Sie nur die letzten 5 pro Kontakt, es sei denn, der Deal ist aktiv
  • Aufgaben und Erinnerungen: Migrieren Sie nur offene Aufgaben

Schritt 7: Eine Teststichprobe von 100 Datensätzen erstellen

Bevor Sie einen Import ausführen, benötigen Sie eine Teststichprobe. Dies sind 100–150 Datensätze, die die gesamte Bandbreite Ihrer Datenqualitätsprobleme repräsentieren.

So wählen Sie die Stichprobe aus:

  • 30 saubere Datensätze mit allen ausgefüllten Feldern
  • 20 Datensätze mit fehlenden Telefonnummern
  • 20 Datensätze mit ungewöhnlichen Zeichen in Namensfeldern (Akzente, Bindestriche, Apostrophe: O'Brien, Müller)
  • 15 Datensätze mit maximaler Feldlänge
  • 10 Datensätze mit mehrdeutigen Lebenszyklus-Stufenwerten
  • 5 Datensätze, die bekannte Grenzfälle in Ihrem Datensatz sind

Speichern Sie diese Stichprobe als separate CSV.

Häufige Fallstricke

Ihr Deduplizierungsproblem in das neue System verschieben. Wenn Sie vor dem Export nicht deduplizieren, verschieben Sie einfach das Durcheinander.

Feldzuordnung als tagaktuelle Entscheidung behandeln. Jeder „Wir klären das beim Import"-Moment fügt 45 Minuten Ausfallzeit hinzu und erhöht die Chance eines stillen Fehlers.

Transformationsregeln nicht dokumentieren. Sie verbringen 3 Stunden damit, die Lebenszyklus-Stufen-Zuordnungslogik auszuarbeiten, dokumentieren sie nirgendwo, und verbringen dann weitere 2 Stunden damit, sie drei Wochen später neu abzuleiten.

Jeden historischen Aktivitätseintrag migrieren, ohne Speicherkosten zu prüfen. Ein Team migrierte 800.000 historische Anrufprotokolle in ein neues CRM, das nach Speicher berechnet. Ihre Monatsrechnung war 3x höher als erwartet.

Was als Nächstes zu tun ist

Vervollständigen Sie das Daten-Audit, bevor Sie das Migrationsdatum festlegen. Das Festlegen des Umstiegs vor dem Audit ist rückwärts — Sie wissen nicht, wie lange die Bereinigung dauert, bis Sie wissen, wie schlecht die Daten sind.

Diese Woche:

  1. Die Daten-Audit-Checkliste ausführen und Basiswerte festhalten
  2. Die Entscheidung „Migrieren vs. Archivieren" für historische Datensätze treffen
  3. Alle unterschiedlichen Picklist-Werte aus Lebenszyklus-Stufe und Lead-Quelle exportieren
  4. Beginn mit dem Aufbau des Feldzuordnungsdokuments

Weitere Ressourcen